Planear conjuntos de documentos en SharePoint Server

Acerca de los conjuntos de documentos

Los conjuntos de documentos son una característica de SharePoint Server 2016 que permite a una organización administrar una sola entrega o un producto de trabajo, que puede incluir varios documentos o archivos. Un conjunto de documentos es un tipo especial de carpeta que combina atributos únicos de conjunto de documentos, los atributos y el comportamiento de carpetas y documentos, y proporciona una interfaz de usuario (IU), metadatos y elementos del modelo de objetos para ayudar a administrar todos los aspectos del producto de trabajo.

Para los equipos y usuarios de muchas organizaciones, se necesita un conjunto de documentos o un producto de trabajo para administrar mejor un proyecto o un Deliverable. Por ejemplo, es posible que un equipo legal necesite recopilar, crear y administrar varios documentos, fotos y archivos de audio relacionados con un caso concreto. O bien, es posible que un equipo de ventas necesite compilar documentos de varios orígenes para crear y administrar una solicitud de propuesta (RFP) para un posible cliente. Los conjuntos de documentos proporcionan a los equipos y usuarios la capacidad de administrar los conjuntos de documentos como una sola colección, una entrega o un producto de trabajo. Los propietarios del conjunto de documentos pueden crear una página de bienvenida personalizada que puede mostrar los elementos incluidos e información importante sobre el producto del trabajo.

En SharePoint Server 2016, las organizaciones que deseen crear y administrar conjuntos de documentos pueden configurar de forma coherente un tipo de contenido del conjunto de documentos para cada producto de trabajo que normalmente creen. Un tipo de contenido conjunto de documentos puede definir entonces tipos de contenido aprobados, atributos, elementos predeterminados, columnas, flujos de trabajo y directivas. A continuación, se pueden crear tipos de contenido del conjunto de documentos personalizados adicionales a partir del tipo de contenido primario, que heredan las propiedades y la configuración del tipo de contenido del conjunto de documentos primario. Después de agregar el tipo de contenido a una biblioteca, los usuarios pueden crear un conjunto de documentos que herede los atributos del tipo de contenido del conjunto de documentos mediante el comando nuevo . Un tipo de contenido del conjunto de documentos proporciona una configuración adicional que le permite especificar tipos de contenido permitidos, contenido predeterminado, columnas compartidas, columnas de la página de bienvenida y vista de página de bienvenida predeterminada.

Para obtener más información sobre los tipos de contenido, vea planear tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint Server 2010).

Para obtener más información sobre cómo crear y administrar conjuntos de documentos en SharePoint Server 2016, vea crear y configurar un nuevo tipo de contenido de conjunto de documentos en la ayuda de SharePoint Server 2016.

Administración de conjuntos de documentos

Los conjuntos de documentos de SharePoint Server 2016 comparten muchos de los mismos atributos y propiedades que las carpetas. Sin embargo, hay algunas consideraciones importantes que debe tener en cuenta al planear una solución de conjunto de documentos.

• No hay ningún límite en el número de documentos que pueden existir en un conjunto de documentos. Sin embargo, los tiempos de carga de visualización pueden estar limitados por el umbral de vista de lista que, de forma predeterminada, se establece en 5.000 elementos. Las carpetas están permitidas en los conjuntos de documentos, pero no se puede usar la navegación por metadatos en un conjunto de documentos. Por lo tanto, es importante considerar la posibilidad de sobrepasar los umbrales de la vista de lista y el diseño de navegación cuando determine cuántos elementos deben existir en un conjunto de documentos. Además, cuando usa la característica Enviar a con un conjunto de documentos, la suma de todos los documentos de un conjunto de documentos no puede ser superior a 50 MB. En el caso de una colección o un producto de trabajo con un número muy grande de elementos, una estructura de carpetas en una biblioteca de documentos puede ser una solución mejor.

• No hay ningún límite en el número de conjuntos de documentos que pueden existir en una biblioteca de documentos. Sin embargo, el número de conjuntos de documentos que pueden aparecer en las listas estará limitado por el umbral de vista de lista.

• Cuando se usan metadatos compartidos, si hay más de 10 elementos que usan metadatos compartidos en un conjunto de documentos, las actualizaciones de metadatos se ejecutarán a través de un trabajo del temporizador cada 15 minutos. Por ejemplo, si tiene 10 documentos en el nivel superior de la biblioteca y un único documento en un conjunto de documentos con metadatos compartidos, el trabajo de hora no se ejecutará. Pero si agrega otro conjunto de documentos con 9 documentos más, el trabajo del temporizador se ejecutará.

• Cuando se usa el enrutamiento de un conjunto de documentos, los conjuntos de documentos que se envían a un organizador de contenido se conservan en la biblioteca temporal y se mueven a la ubicación adecuada mediante el trabajo del temporizador procesamiento del organizador de contenido, que se ejecuta diariamente de forma predeterminada.

Para usar conjuntos de documentos en una colección de sitios, la característica de conjuntos de documentos debe estar habilitada.

Para habilitar la característica de conjuntos de documentos para una colección de sitios

1. En la página configuración del sitio , en administración de la colección de sitios, haga clic en características de la colección de sitios.

2. En la página características , en conjuntos de documentos, haga clic en Activar.

Una vez habilitada la característica de conjuntos de documentos, puede crear tipos de contenido del conjunto de documentos.

Planear los tipos de contenido del conjunto de documentos

Puede planear los tipos de contenido de conjunto de documentos para su solución mediante la hoja de cálculo analizar uso de documentos, que puede completar con el artículo identificar usuarios y analizar el uso de documentos en SharePoint 2013. Después, puede usar la hoja de cálculo tipo de contenido (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409) para registrar sus decisiones sobre cada nuevo tipo de contenido del conjunto de documentos que usará en la solución.

Para planear los tipos de contenido del conjunto de documentos mediante la hoja de cálculo tipo de contenido

1. Especifique el conjunto de documentos en el campo tipo de contenido    de la hoja de cálculo tipo de contenido.

2. Escriba la dirección URL del sitio en la que se definirá el nuevo tipo de contenido del conjunto de documentos. Tenga en cuenta que los tipos de contenido están disponibles en el sitio en el que están definidos y en todos los sitios que se encuentran debajo de ese sitio.

3. Determinar el tipo de contenido primario    Escriba el tipo de contenido del conjunto de documentos principal en el campo tipo de contenido primario    de la hoja de cálculo tipo de contenido. Será un tipo de contenido del conjunto de documentos básico o un tipo de contenido de conjunto de documentos personalizado que ya haya planeado.

4. Determinar la configuración del conjunto de documentos    Determine y, a continuación, especifique la siguiente configuración de conjunto de documentos en la hoja de cálculo tipo de contenido:

   1. Determinar los tipos de contenido permitidos    Especifique los tipos de contenido predeterminados que se permitirán en este tipo de contenido del conjunto de documentos.

   2. Determinar contenido predeterminado    Si el tipo de contenido del conjunto de documentos que está creando se va a configurar para crear automáticamente contenido predeterminado cuando cree una nueva instancia de un conjunto de documentos, puede Agregar archivos al conjunto de documentos de forma manual. Solo se pueden agregar archivos de los tipos de contenido permitidos para el conjunto de documentos.

   3. Determinar columnas compartidas    Especifique si los valores de columna para el conjunto de documentos se deben sincronizar automáticamente con todos los documentos contenidos en el conjunto.

   4. Determinar columnas de la página de bienvenida    Especifique las columnas que se mostrarán en la Página principal de cada conjunto de documentos.

   5. Determinar la vista de la página de bienvenida    Especifique la vista para mostrar el contenido del conjunto de documentos en la página de bienvenida.

5. Determinar las columnas y el orden de las columnas    En la tabla planes de columnas    de la hoja de cálculo tipo de contenido:

   1. Escriba cada columna que se hereda del tipo de contenido primario. En la columna ¿nuevo?    , escriba no para cada entrada.

   2. Para cada columna adicional, escriba el nombre de una columna predefinida o de una columna que va a crear. Escriba los nombres de las columnas adicionales, sus tipos e indique si son nuevas.

6. En la sección plantilla de plan    de la hoja de cálculo, escriba ninguno.

7. Determinar los flujos de trabajo    Si hay un flujo de trabajo que es relevante para el tipo de contenido del conjunto de documentos, puede asociarlo de manera opcional con el tipo de contenido. El flujo de trabajo se puede iniciar en cualquier elemento de lista de ese tipo de contenido. Para obtener información detallada sobre la planeación del flujo de trabajo, consulte planear flujos de trabajo. Después de revisar los flujos de trabajo y determinar qué flujos de trabajo están disponibles, escriba cada flujo de trabajo para asociar el tipo de contenido en la tabla de flujos de trabajo plan    de la hoja de cálculo de tipo de contenido. Si el flujo de trabajo no se hereda del tipo de contenido primario, escriba esa información en la columna nuevo?    .

8. Determinar la Directiva    Una directiva es un conjunto de reglas para un tipo de contenido; las características de directiva proporcionan los detalles de cada regla, como si los elementos del tipo de contenido se pueden imprimir o qué acciones en el elemento se deben auditar. Para obtener más información sobre la planeación de directivas, consulte planear la Directiva de administración de la información en SharePoint Server 2013. Después de revisar las directivas y determinar las características de la Directiva y las plantillas de directiva disponibles, en la sección planificar una directiva    de la hoja de cálculo tipo de contenido, haga lo siguiente:

   1. Si el tipo de contenido primario tiene valores de Directiva, se aplicarán sin cambios en el nuevo tipo de contenido. Esto garantiza que las directivas, una vez establecidas, se aplican en todos los tipos de contenido relevantes. Si el tipo de contenido actual hereda su configuración de directiva de su tipo principal, en la sección planificar una directiva    de la hoja de cálculo tipo de contenido, responda sí a la pregunta "¿está la Directiva definida en el tipo de contenido primario?".

   2. Si el tipo de contenido actual está heredando una directiva basada en el tipo de contenido primario, en el campo registrar el nombre de la Directiva    de la sección planificar una directiva    , escriba el nombre de la plantilla de directiva. De forma similar, si el tipo de contenido actual no hereda una directiva y desea aplicar una plantilla de Directiva, en el campo grabar el nombre de la Directiva    de la sección planificar una directiva    , escriba el nombre de la plantilla de directiva.

   3. Si el tipo de contenido actual es heredando una o más características de directiva individuales del tipo de contenido primario, especifique cada característica de directiva en la tabla de características    de la sección planificar una directiva    de la hoja de cálculo. Por el contrario, si el tipo de contenido actual no hereda una directiva y desea asociar características de directiva con el tipo de contenido actual, especifique dichas características de directiva en la tabla de características    . Tenga en cuenta que no puede asociar las características de directiva individuales y una directiva por nombre a un tipo de contenido.

Hojas de cálculo

Use las siguientes hojas de cálculo para registrar la información que se analiza en este artículo:

• Hoja de cálculo de tipo de contenido (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409)

• Analizar hoja de cálculo de uso de documentos (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165873&clcid = 0x409)