Planear el sitio de comunicación de SharePoint

Comprender al público

Piense en cada sitio de comunicación como una oportunidad de contar una historia a sus lectores. Un buen sitio de comunicación comienza con la comprensión del lector. Considere estas preguntas mientras planea su sitio:

• ¿Quiénes son tus visores? ¿Qué buscan?

• ¿Qué desea aprender o hacer? ¿Cuáles son las principales tareas que necesitan realizar en función de los servicios que proporciona? (Piense en sus tareas principales, no solo en lo que desea que vean las suyas ? Piense en las principales preguntas o llamadas telefónicas que obtiene: las preguntas que obtendrá puede proporcionar información sobre lo que los lectores necesitan o no pueden encontrarse fácilmente en su intranet actual.)

• ¿Qué términos les resultan útiles? Recuerde que sus lectores no saben tanto como lo hace sobre su contenido, por lo que tiene que pensar en su "idioma" y términos que le hacen algo.

• ¿Qué resultados desea lograr? ¿Cómo sabrás si tu sitio se ha realizado correctamente?

• ¿Tiene un público internacional? ¿Es necesario que su sitio se presente en más de un idioma? Si es así, asegúrese de revisar cómo crear sitios de comunicación multilingües, páginas y noticias.

Sugerencia: Su sitio de comunicación será valioso para los visitantes del sitio cuando le ayude a reducir el tiempo necesario para completar las tareas y las Conecte a los recursos comunes que necesita. Su sitio será de gran valor para su organización cuando reduzca los vales de asistencia al cliente o automatiza tareas como el procesamiento de contratos o ayuda a que los usuarios descubran y participen en cursos de desarrollo de liderazgo. Planear el sitio desde la perspectiva de los visitantes del sitio y resolver los problemas clave de la empresa ayuda a garantizar que su sitio de comunicación ofrezca resultados significativos.

Una vez que haya definido los objetivos de usuario principal, visite el Lookbook para ver algunos ejemplos de cómo podría representar los objetivos de los resultados del usuario en su sitio.

Ejemplo de la vida real: definir resultados empresariales

Es útil pensar en los tipos más importantes de visitantes que llegarán a su sitio y documentar sus objetivos con el siguiente formato: como..., necesito..., así que...

Revise el ejemplo siguiente de un sitio de comunicación para un equipo de desarrollo de talento & organización (T&OD) donde el objetivo empresarial principal era mejorar las habilidades de liderazgo para la organización. Para una métrica de éxito, identificaron un proxy para mejorar las habilidades de liderazgo, lo que aumenta el número de personas que participan en la formación de desarrollo de liderazgo.

Para los objetivos del resultado del usuario, definieron lo siguiente:

En este ejemplo real, la organización migró de un sitio de SharePoint clásico a un nuevo sitio de comunicación de SharePoint se centró en resolver estos objetivos. En lugar de crear la lista de cursos como un documento estático que tenía en el pasado, el equipo creó una lista de cursos para describir cada curso y una lista de calendarios de cursos para programar cada curso. En los primeros 90 días de lanzamiento, se produjo un aumento de 400% de participación en cursos de desarrollo de liderazgo en el mismo período de tres meses del año anterior.

Planear el contenido del sitio

Tu sitio de comunicación te dice una historia para tus lectores. La historia se comunicará principalmente con las páginas, pero también puede tener otros recursos en su sitio, incluidas las listas y las bibliotecas de documentos.

Cosas que debe tener en cuenta al planear el contenido de su sitio:

• Minimizar el tiempo (no clics) que tardan los lectores en llegar al contenido que necesitan

• Crear sitios de comunicación con más páginas que documentos para facilitar el consumo

• Cree la página de inicio por último, incluso si planea esta página en primer lugar. De esta forma, al crear elementos de navegación en la Página principal, como los elementos Web de los vínculos rápidos o los vínculos rápidos , puede extraer automáticamente la imagen de cada página para crear una coherencia visual cuando el lector haga clic en un vínculo.

Páginas

En general, el sitio estará formado por dos tipos de páginas:

Las páginas de navegación proporcionan categorías de información para el lector. Las páginas de navegación suelen proporcionar algún contenido de alto nivel, pero son sobre todo en la presentación de categorías de información para guiar a los lectores en su viaje en su sitio. Por este motivo, las etiquetas que usas para presentar esas categorías son especialmente importantes y deben planificarse cuidadosamente. La Página principal de su sitio es un tipo especial de una página de navegación y proporciona una "puerta frontal" para su sitio.

Ejemplo de una página de navegación:

Las páginas de destino proporcionan el final de una ruta en el recorrido del lector y presentan la información para leer, descargar o imprimir. Su objetivo con las páginas de destino es mantenerlos cortos y específicos de un tema porque los usuarios no leen todas las palabras de las páginas en línea; los lectores y los visores obtendrán una experiencia mucho mejor con la búsqueda.

Ejemplo de una página de destino:

Piense en las principales secciones o categorías de información de su sitio y cómo usará una combinación de páginas de navegación y de destino para guiar al visor y ayudarle a la información que necesitan de la manera más eficaz posible.

En todas las páginas, incluida la Página principal, asegúrese de que proporciona el visor con la siguiente información:

• ¿Dónde estoy?

• ¿Qué puedo hacer aquí?

• ¿Dónde puedo ir a continuación?

Listas y bibliotecas

Use listas en su sitio para mostrar contenido dinámicamente en un formato similar a una tabla. Las listas se pueden usar para mostrar contenido o para recopilar información de los visitantes del sitio.

Ejemplo de un elemento Web lista:

Sugerencia: Aunque los visitantes del sitio no puedan editar el contenido del sitio de comunicación de forma predeterminada, tiene la opción de administrar los permisos en cualquiera de las listas del sitio para que los visitantes puedan recibir acceso a una sola lista específica y no a todo el sitio. Puede usar el elemento Web lista para mostrar información de lista en las páginas.

Use las bibliotecas de documentos para almacenar y mostrar contenido, como documentos y archivos. Su sitio de comunicación tendrá una biblioteca de documentos predeterminada, pero puede agregar más bibliotecas para diferentes tipos de documentos. Puede usar el elemento Web Biblioteca de documentos para mostrar el contenido de las bibliotecas de documentos. También puede usar elementos Web, como el elemento Web vínculos rápidos o los hipervínculos en el elemento Web texto , para mostrar vínculos a documentos individuales. Los vínculos de documentos individuales hacen que sea más fácil agregar contexto a los lectores y puede ser más útil que mostrar una biblioteca completa. Si desea mostrar el contenido de una biblioteca de documentos, considere la posibilidad de crear vistas personalizadas para filtrar el contenido más relevante en cada página y usar esa vista en el elemento Web Biblioteca de documentos. Obtenga más información sobre cómo crear vistas personalizadas en una biblioteca de documentos.

Sugerencia: Intente no usar más de uno o dos niveles de carpetas en las bibliotecas. En su lugar, cree una nueva biblioteca para mantener las estructuras de archivo más separables y el contenido sea más reconocible. Considere la posibilidad de usar columnas para organizar el contenido de las bibliotecas. Como práctica recomendada, use columnas de sitio en lugar de columnas de lista porque las columnas de sitio se pueden volver a usar en cualquier biblioteca o lista y las columnas de lista solo se pueden usar en una única lista o biblioteca. Obtenga más información sobre cómo usar columnas para organizar listas y bibliotecas.

Decidir cómo desea organizar las páginas

Mientras planea el contenido del sitio, piense en cómo puede desear agrupar y organizar las páginas:

• ¿Desea poder "resumir" todos los artículos de noticias sobre un tema específico o de un tipo específico (como Spotlight de personas)? Si es así, puede Agregar columnas a las páginas que puede usar para agrupar y organizar las páginas como sus archivos en una biblioteca de documentos.

• ¿Tendrá varias páginas sobre un tema específico que desea poder conectar entre sí fácilmente? Puede usar las propiedades de la página (cómo hacemos referencia a columnas de la biblioteca de páginas del sitio) también para esto.

• Cree las propiedades de la página como columnas de sitio, no como columnas de lista. Esto le permitirá compartir potencialmente la misma propiedad para documentos y páginas.

Aprenda a crear y editar propiedades de página. Aprenda a usar las propiedades de la página en el elemento Web contenido resaltado ("resumir"). Para usar una propiedad de página en el elemento Web contenido resaltado, seleccione la biblioteca de páginas de este sitio como origen.

Comprender las pautas de accesibilidad y control de su organización

En la experiencia de SharePoint moderna, puede cambiar fácilmente la apariencia para que coincida con la marca de su compañía u organización, pero es posible que su organización haya establecido estándares a los que necesita alinear su sitio. Si estas instrucciones no forman parte del diseño del sitio usado para crear su sitio, asegúrese de comprender qué son para que el sitio esté alineado con los patrones de diseño de su organización. Además, asegúrese de comprender los estándares de accesibilidad de su organización. Revise estos recursos para crear sitios accesibles en SharePoint Online.

A medida que recopiles contenido, especialmente imágenes, para tu sitio, busca imágenes y recursos de video de alta fidelidad. Si su plan de gobierno requiere el uso de imágenes compatibles con la marca, asegúrese de elegir las imágenes de las bibliotecas de activos de su organización (que se encuentran en el vínculo "su organización" en el selector de imagen). Asegúrese de que no está quebrantando ninguna regla de copyright al agregar imágenes a las páginas de SharePoint. Aproveche las imágenes de existencias libres de regalías (royalties) proporcionadas por Microsoft que están disponibles en el selector de imágenes.

Evitar sobrecargar la página con demasiada información

• Si un artículo de noticias o una página de contenido solo es relevante para un grupo específico de personas, puede dirigir el contenido a ese grupo de personas con identificación de audiencia. La identificación de audiencia permite priorizar el contenido específico a audiencias específicas en la página de inicio de SharePoint, noticias en la aplicación móvil y en noticias y contenido resaltado elementos Web cuando está habilitada la identificación de audiencias.

• Los visores están intentando realizar un trabajo.Demasiado contenido es abrumador y lleva demasiado tiempo para encontrar información.

• Practicar una revelación progresiva.Mantén los visores centrados en el contenido de alta prioridad en primer lugar y revela contenido secundario solo si un espectador opta en más información

• Agrupar información detallada en categorías naturales. Facilite la búsqueda rápida de las categorías a continuación, haga clic para obtener más información sobre una categoría determinada.

• Divida su contenido en secciones. Las secciones ayudan a mejorar la legibilidad tanto en pantallas grandes como pequeñas.

• Use los estilos de título integrados para separar visualmente las secciones de texto. Los estilos de título admiten etiquetas de anclaje para páginas largas y también permiten que las personas que usan un lector de pantalla salten de una sección a una, sin tener que leer toda la pantalla.

Hacer que las páginas se puedan analizar

• Una idea por párrafo de texto. La primera oración debe proporcionar el resumen o conclusión.

• Usar listas con viñetas. 

• Menos es más.Use el menor número posible de palabras.

• No subrayar las palabras.Los subrayados en páginas web señalan hipervínculos y confunde a los lectores si tiene texto subrayado que no es un hipervínculo.

• No publique nunca una URL larga. Use palabras con hipervínculos en su lugar.

• Use imágenes para crear contenido atractivo. Use elementos Web para agregar imágenes y asegúrese de que sus imágenes se relacionan con el tema y cumplen con el estilo de marca de su organización.

• Nunca asocie un hipervínculo con la palabra "aquí".Los vínculos "aquí" con varios clics de la página requieren que el lector se detenga, lea el texto antes y después de la palabra "aquí" y, después, averigüe dónde se dirigeel destino del vínculo. En su lugar, los hipervínculos siempre deben estar asociados a la etiqueta de destino, como se indica a continuación:

  • Do not use: haga clic aquí para obtener el formulario de solicitud

  • Mejor: descargar el formulario de la aplicación

  • Mejor: formulario de solicitud

Asegurarse de que las páginas son accesibles

• Asegúrese de que las imágenes tienen texto "Alt".Cuando un lector de pantalla encuentra una imagen, intentará leer una alternativa de texto. Revise el "texto alternativo" generado automáticamente para las imágenes que cargue y cambie la descripción si no coincide con la imagen.

• Los exploradores muestran el texto "Alt" cuando las imágenes no se cargan.Las alternativas de texto también son importantes cuando las imágenes no se cargan por razones comunes, como la mala conectividad de red.

• Tenga cuidado al usar imágenes animadas.Los usuarios con deficiencias cognitivas, sensibilidad al movimiento o problemas de obstrucción pueden no tolerar problemas de movimiento, parpadeo o animación automática de imágenes (incluyendo GIF).

• Revise estos recursos para crear sitios accesibles en SharePoint Online.

Colocar contenido de valor alto en la parte superior de la página

Como esta es la puerta frontal a su sitio, es muy importante que incluya vínculos al contenido más necesario para sus lectores en la parte superior de la página. Usted identificó el contenido que necesitaba con más frecuencia cuando reunió la información para planear su sitio. La Página principal (y navegación superior) es el mejor lugar para poner esta información en acción. El elemento Web vínculos rápidos proporciona varias opciones de diseño diferentes para presentar vínculos a los temas o contenido más frecuentemente necesarios y también puede usar el elemento Web de Hero para este propósito.

Mostrar la información de contacto del propietario del sitio para visores del sitio

Puede ser muy útil agregar el nombre del propietario del sitio a la Página principal. El mejor lugar para esta información se encuentra en la parte inferior de la página. Aunque es importante, no es necesario todo el tiempo. Si todos los sitios de comunicación tienen el propietario del sitio (o contacto del sitio) en la parte inferior de la Página principal, los visitantes reconocerán este patrón y sabrán desplazarse a la parte inferior si necesitan buscar un contacto para el sitio. Use el elemento Web personas para agregar el nombre del propietario del sitio.

Usar noticias para promocionar actividades, hitos y contenido

Use noticias para promover contenido, hitos o actividades relacionadas con el tema o el Departamento representado por su sitio. Puede crear rápidamente publicaciones atractivas que pueden incluir gráficos y formato enriquecido. Para que sea más fácil crear artículos de noticias, considere la posibilidad de crear una plantilla de página para publicaciones de noticias.

Las noticias suelen mostrarse en función de la primera fecha publicada del artículo, con el artículo más reciente en primer lugar. Sin embargo, también puede "anclar" artículos de noticias en un orden específico en el elemento Web noticias.

Usar el elemento Web noticias

El elemento Web noticias incluye varios diseños y experiencias distintas según el tamaño de la columna en la que se coloca el elemento Web. Como práctica recomendada, use el elemento Web noticias en la parte superior de la página y confirme las actualizaciones frecuentes. Cualquier publicación de noticias que cree se mostrará automáticamente en el elemento Web noticias.

Anime a los lectores a "seguir" su sitio. De esta forma, se promocionarán las nuevas publicaciones de noticias a la página de inicio de SharePoint y a la ficha noticias de la aplicación móvil de su seguidores.

Ejemplo de un elemento Web noticias rellenado:

La mayoría de los diseños de elementos Web de noticias usan la imagen en miniatura de la página. La imagen en miniatura se crea automáticamente a partir de la primera imagen de alta calidad de la página. Puede ser la imagen del encabezado de página o, si la página no tiene una imagen de encabezado, SharePoint usará la primera imagen de la primera columna de la primera sección de la página. Para obtener los mejores resultados, use una imagen horizontal en la imagen principal de cada artículo de noticias. Obtenga información sobre Cómo cambiar o seleccionar la imagen en miniatura de una página.

Crear contenido atractivo

Coloca siempre la información más importante en tu artículo de noticias "en la parte superior", tal como una noticia de un periódico.

 Use las siguientes sugerencias para los títulos de páginas de noticias para captar la atención del lector:

• Use números. Es correcto empezar el titular con un número.

• Use el tipo de letra (a menos que los estándares de su organización loimpongan). La primera palabra de la punta debe escribirse en mayúsculas con todos los nombres apropiados. La mayoría de las palabras de titulares deberían aparecer en letras minúsculas. No ponga en mayúsculas todas las palabras. En la mayoría de los casos, ponga en mayúsculas la primera palabra después de dos puntos. (En algunos casos, cuando solo una palabra sigue a los dos puntos, la palabra no estaría en mayúsculas. Usa tu mejor criterio.)

• Use adjetivos atractivos. Por ejemplo: sin esfuerzo, diversión, gratis, increíble, esencial, extraño, sorprendente.

• Minimice el y las expresiones. Usar expresiones o expresiones en los títulos de los artículos de noticias con frecuencia no tienen significado para los altavoces no nativos de inglés.

• Use la lógica exclusiva. Personas como los artículos "lista". Para llamar la atención de un usuario con una publicación de lista, use palabras como: razones, principios, hechos, lecciones, ideas, formas, secretos y trucos.

• Use qué es, por qué, cómo o Cuándo. Esto es especialmente útil cuando escribes un artículo para persuadirte.

• Hacer una promesa en negrita. Promete tu lector a algo valioso, como una nueva habilidad o una solución para un misterio no resuelto. Póngase en contra del lector para leer su artículo y luego haga una entrega.

• Escribe en el presente pasador. Use la presentación de los momentos de la información pasada inmediatamente, pasado el pasado de contenido y el futuro pasado para los próximos eventos.

Planear permisos

Los sitios de comunicación suelen tener un pequeño número de autores de contenido y un número mucho mayor de lectores. Los permisos se administran por grupos de SharePoint y, de forma predeterminada, incluyen tres niveles de permisos:

• Propietarios : permisos de control total. Es recomendable tener al menos dos (2) propietarios para cada sitio de comunicación.

• Miembros : Editar permisos. Puedes tener tantos miembros como desees, pero es buena idea mantener el número relativamente pequeño para que puedas proporcionar la supervisión adecuada. Cualquier miembro puede editar el contenido creado por cualquier otro miembro y ver las páginas que están en el estado de borrador.

• Visitantes : permisos de lectura. Es mucho más fácil administrar su grupo de visitantes si usa un grupo amplio de personas para sus visitantes, como todos excepto los usuarios externos. Si desea crear un sitio de comunicación privado, puede Agregar un grupo de Microsoft 365 existente a su grupo de visitantes o a un grupo de seguridad habilitado para correo existente.

Los autores de contenido se agregarán al grupo miembros. La principal diferencia entre los permisos para propietarios y miembros es la posibilidad de asignar permisos para el sitio. Además de los tres grupos de permisos mencionados anteriormente, cada sitio también tiene un administrador del sitio (denominado anteriormente administrador de la colección de sitios). Si su organización admite la creación de servicios automáticos para sitios de comunicación, el administrador del sitio será la persona que creó el sitio.