Parte del paisaje natural de cada proyecto es un riesgo: algún nivel de incertidumbre que proviene de no saber cómo se desarrollarán los eventos futuros a medida que usted y su equipo implementan el proyecto. Para evitar que su proyecto se descarrilar por un desafortunado acontecimiento o incluso una oportunidad inesperada, desarrolle un plan de administración de riesgos para su proyecto y realice un seguimiento de él en Project Web App a través de su suscripción de Project Online.
Contenido
- ¿Qué es la administración de riesgos y cómo se relaciona con la administración de proyectos?
- Procedimientos recomendados en la administración de riesgos para proyectos
- Registrar y realizar un seguimiento de los riesgos en Project Online
¿Qué es la administración de riesgos y cómo se relaciona con la administración de proyectos?
Un riesgo es cualquier nivel de incertidumbre que puede tener un efecto negativo en su proyecto. Por lo general, pensamos en los riesgos en términos de cosas malas que podrían ocurrir, por ejemplo, un huracán que retrasa un proyecto de construcción. Sin embargo, los riesgos también pueden ser positivos y conducir a mayores oportunidades, por ejemplo, una campaña de marketing tan exitosa que la respuesta del cliente sobrecarga el sitio web de la compañía.
Entonces, la administración de riesgos es el proceso de identificar y planear los riesgos que podrían afectar potencialmente a su proyecto en términos de ámbito, actividades, programación, costos, recursos, calidad, etc. A continuación se incluyen algunos ejemplos:
- El producto o servicio en desarrollo depende de la nueva tecnología que no esté totalmente probada.
- Es posible que los subcontratistas y otros recursos no estén disponibles cuando los necesite.
- Es posible que se retrasen los envíos de proveedores.
- Un competidor desconocido podría poner primero en el mercado su versión del producto o servicio.
- La construcción está programada durante el invierno, cuando las condiciones nevadas podrían causar retrasos.
- Los requisitos de proyecto poco precisos podrían causar que se escalofrian los ámbitos.
- Hay una curva de aprendizaje pronunciada en las herramientas de software que se usan en el proyecto.
Procedimientos recomendados en la administración de riesgos para proyectos
En esta sección se detallan las técnicas que le ayudarán a definir el plan de administración de riesgos para el proyecto.
Identificar los riesgos
Las siguientes son formas en que usted y su equipo pueden identificar los riesgos del proyecto. Recuerde considerar riesgos positivos o oportunidades que podrían surgir.
- Llame al equipo del proyecto para identificar los riesgos. Tener un facilitador y un grabador para que todos los usuarios tengan voz y se capturen todos los riesgos.
- Revise las fases principales del plan del proyecto con la vista puesta en los riesgos.
- Revise las lecciones aprendidas en proyectos similares pasados, observe qué salió mal en esos proyectos y determine si esto puede suceder en su proyecto actual. Observe también lo que ha ido especialmente bien y compruebe si alguna de esas sorpresas puede ser un riesgo positivo para su proyecto.
- Realice un análisis SWOT para examinar puntos fuertes, debilidades, oportunidades y amenazas para el proyecto. Esta es otra buena manera de observar los riesgos positivos y negativos.
- Considere las categorías de riesgo, incluidos los factores técnicos, externos, organizativos y de administración de proyectos. Los aspectos técnicos pueden incluir los requisitos del proyecto y la complejidad o fiabilidad de la tecnología que se usa en el proyecto. Los factores externos pueden incluir subcontratistas y proveedores, el tiempo, las necesidades de los clientes, el mercado y los cambios normativos. Los riesgos organizativos pueden incluir dependencia de otros proyectos, múltiples demandas de los mismos recursos por diferentes proyectos, competencia por financiación o cambio de prioridades estratégicas. Los riesgos de administración de proyectos pueden incluir la precisión de las estimaciones de trabajo y costos o métodos para recopilar el estado y realizar un seguimiento de los costos.
- Considere el triángulo del proyecto (ámbito, tiempo y dinero) junto con otros controladores del proyecto para los riesgos. ¿Qué puede afectar al ámbito y a las actividades? ¿Qué puede pasar con los hitos clave y la fecha de finalización del proyecto? ¿El presupuesto y los gastos del proyecto? ¿Disponibilidad y rendimiento de recursos? ¿Calidad?
Puntúa los riesgos
Una vez que haya capturado los riesgos, es el momento de puntuarlos en cuanto a probabilidad e impacto. Para cada riesgo, especifique un número o porcentaje que represente la probabilidad de que se realice.
Además, para cada riesgo, especifique un número que represente la importancia o el impacto que tendría este riesgo si ocurriera. Puede hacer que la escala sea la que le parezca más útil, siempre y cuando se aplique de forma coherente a todos los riesgos.
Multiplique los dos números y tendrá la puntuación de riesgo.
Priorizar los riesgos
Ordene los riesgos de mayor a menor puntuación de riesgo para ayudarle a ver dónde necesita más atención en su plan de administración de riesgos. Este es un ejemplo de una lista de riesgos que puede crear con Project Web App. Observe que están ordenados de la puntuación de riesgo más alta a la más baja. Para obtener más información, vea Registrar y realizar un seguimiento de los riesgos en Project Online más adelante en este tema.
Al examinar la lista de riesgos priorizados, probablemente verá agrupaciones naturales:
- Los riesgos con las puntuaciones más altas exigen una respuesta planeada.
- Los riesgos con puntuaciones moderadas exigen una decisión caso por caso en cuanto a si justifican una respuesta planeada.
- No es probable que los riesgos con puntuaciones bajas necesiten una respuesta planeada, pero vale la pena revisarlos ocasionalmente a lo largo de toda la vida del proyecto para ver si las condiciones han cambiado para darles una mayor prioridad.
Desarrollar el plan de gestión de riesgos
Con sus riesgos marcados y priorizados, ahora tiene la base para desarrollar el plan de administración de riesgos para su proyecto. Para cada uno de los riesgos que ha decidido que su equipo necesita administrar, determine las siguientes posibles respuestas:
- Evite el riesgo. Si el riesgo incurrido no vale la pena ser parte del proyecto, entonces eliminarlo. Por ejemplo, sería más conveniente sustituir una tarea o recurso que conlleva un riesgo inaceptablemente alto por una alternativa adecuada.
- Transfiera el riesgo a la responsabilidad de otra persona, por ejemplo, otro departamento o un proveedor. Otros ejemplos incluyen seguros o garantías. El costo de transferir el riesgo debe ser menor que lo que experimentaría si retuviera la responsabilidad del riesgo.
- Cree un plan de contingencia para evitar que el riesgo ocurra, o para mitigar o minimizar el efecto del riesgo en caso de que ocurra. Esta es la parte de su plan de administración de riesgos que probablemente realice el mayor esfuerzo, ya que está creando un plan alternativo junto con puntos de activación que determinan cuándo se activa el plan de contingencia.
- Acepte el riesgo. Para algunos riesgos de alta prioridad, es más rentable "tomar el riesgo" que evitarlo, transferirlo o mitigarlo.
Tenga en cuenta que el plan para un solo riesgo puede incluir una o varias de estas respuestas. Por ejemplo, puede hacer lo posible para evitar que se produzca el riesgo, pero también podría tener un plan de lo que haría si sucediese de todos modos.
Al decidir cuál de los enfoques debe tomar, tenga en cuenta los costos en términos de dinero, tiempo y esfuerzo. Desea lograr un equilibrio saludable entre seguir adelante con el proyecto y evitar, prevenir o planear riesgos importantes.
Asignar un administrador de riesgos
Elija a alguien que no sea el jefe de proyecto para que sea el administrador de riesgos responsable de la previsión de riesgos a lo largo de la vida del proyecto. Esta persona debe ser alguien que pueda ver el proyecto con un sano escepticismo sobre las incertidumbres.
El gestor de riesgos es también el que vigila los puntos desencadenantes de los planes de contingencia, supervisa los riesgos de menor prioridad y garantiza que se esté llevando a cabo el plan de gestión de riesgos.
Anime a los miembros del equipo a informar de riesgos
Todos los miembros del equipo deben tener la oportunidad de informar de los riesgos que prevén en el proyecto. En Project Web App, los miembros del equipo pueden especificar riesgos en sus tareas y proyectos asignados. Incluso podría ser un canal anónimo de informes de riesgos, si cree que podría obtener mejores resultados.
Registrar y realizar un seguimiento de los riesgos en Project Online
En Project Web App, que tiene a través de su suscripción de Project Online, puede crear la base de datos de riesgos para el proyecto y supervisar y actualizar continuamente su plan de administración de riesgos. En este sistema de seguimiento de riesgos, puede establecer la probabilidad y la importancia, asignarla a un miembro del equipo y darle una fecha límite. Los miembros del equipo también pueden ver y editar los riesgos en Project Web App.
Registrar un riesgo
- En la página Project Online Inicio, en Seguimiento de su trabajo, seleccione Proyectos.
- En la página Centro de proyectos, en la columna Nombre del proyecto , seleccione el nombre del proyecto para el que desea agregar o editar un riesgo.
- En el panel izquierdo, haga clic en Riesgos.
- En la página Riesgos , haga clic en nuevo elemento.
- Complete el formulario que aparece. Los campos obligatorios son Título, Probabilidad e Impacto. Los campos adicionales incluyen Propietario, Asignado a, Costo, Descripción, Plan de mitigación, Plan de contingencia y Desencadenador. Complete cualquiera de los demás campos para los que tenga información. Siempre puede agregar más información más adelante.
- En la parte inferior de la página, seleccione el botón Guardar .
Modificar la información del riesgo
- En la página Project Online Inicio, en Seguimiento de su trabajo, seleccione Proyectos.
- En la página Centro de proyectos, en la columna Nombre del proyecto , seleccione el nombre del proyecto para el que desea agregar o editar un riesgo.
- En el panel izquierdo, haga clic en Riesgos.
- En la página Riesgos , seleccione el nombre del riesgo que desea modificar.
- Encima del formulario que aparece, seleccione Editar elemento.
- Cambie o complete cualquiera de los campos.
- Para adjuntar un archivo al registro de riesgos, en la pestaña Editar , en el grupo Acciones , seleccione Adjuntar archivo. Seleccione Elegir archivo, navegue hasta el archivo, selecciónelo y, a continuación, haga clic en Abrir. Haga clic en Aceptar.
- En la parte inferior de la página, seleccione el botón Guardar .
Ver la lista de riesgos de un proyecto
- En la página Project Online Inicio, en Seguimiento de su trabajo, seleccione Proyectos.
- En la página Centro de proyectos, en la columna Nombre del proyecto , seleccione el nombre del proyecto para el que desea agregar o editar un riesgo.
- En el panel izquierdo, haga clic en Riesgos.
- En la página Riesgos , revise los riesgos especificados para el proyecto actual.
- Para ordenar en orden ascendente por un campo, por ejemplo, Asignado a, campo Estado o Exposición (producto de su probabilidad por factores de impacto ), haga clic en el encabezado de columna. Para ordenar en orden descendente, haga clic una segunda vez en el encabezado de columna.
