Proteger los datos con procesos de copia de seguridad y restauración

Necesitará una copia de seguridad de la base de datos de escritorio de Access para restaurar toda la base de datos si se produce un error del sistema o para restaurar un objeto cuando el comando Deshacer no sea suficiente para corregir un error.

Si una copia de seguridad de la base de datos parece un uso desperdiciado de espacio de almacenamiento, considere el tiempo que podría ahorrar si evita la pérdida de datos y diseño. La creación de copias de seguridad periódicas es especialmente importante cuando tiene varios usuarios actualizando una base de datos. Sin una copia de seguridad, no puede restaurar los objetos dañados o que faltan, ni ningún cambio en el diseño de la base de datos.

En este artículo

• Planear copias de seguridad periódicas
• Hacer una copia de seguridad de una base de datos
• Realizar una copia de seguridad de una base de datos dividida
• Restaurar una base de datos
• Restaurar objetos en una base de datos

Planear copias de seguridad periódicas

Algunos cambios o errores no se pueden revertir, por lo que no querrá esperar a que se produzca la pérdida de datos antes de darse cuenta de que debería haber creado una copia de seguridad de la base de datos. Por ejemplo, cuando se usa una consulta de acción para eliminar registros o cambiar datos, los valores actualizados por la consulta no se pueden restaurar mediante Deshacer.

Si su base de datos tiene varios usuarios, antes de realizar una copia de seguridad, asegúrese de que todos los usuarios cierren sus bases de datos para que se guarden todos los cambios en los datos.

Estas son algunas instrucciones que le ayudarán a decidir la frecuencia con la que realizar copias de seguridad de su base de datos:

• Si la base de datos es un archivo, o si se utiliza solo como referencia y rara vez cambia, es suficiente crear copias de seguridad solo cuando se cambia el diseño o los datos.

• Si la base de datos está activa y los datos cambian con frecuencia, cree una programación para realizar copias de seguridad periódicas de la base de datos.

• Si la base de datos tiene varios usuarios, cree una copia de seguridad de la base de datos después de un cambio de diseño.

  Nota

  Para los datos de las tablas vinculadas, cree copias de seguridad mediante cualquiera de las características de copia de seguridad disponibles en el programa que contiene las tablas vinculadas. Si la base de datos que contiene las tablas vinculadas es una base de datos de Access, use el procedimiento de la sección Realizar una copia de seguridad de una base de datos dividida.

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Hacer una copia de seguridad de una base de datos

Al realizar una copia de seguridad de una base de datos, Access guarda y cierra los objetos que están abiertos en la vista Diseño y guarda una copia del archivo de base de datos con el nombre y la ubicación que especifique.

Abra la base de datos para la que desea crear una copia de seguridad y haga lo siguiente:

1. Haga clic en Archivo y luego en Guardar como.

2. En Tipos de archivo, haga clic en Guardar base de datos como.

3. En Avanzadas, haga clic en Copia de seguridad de la base de datos y luego en Guardar como.

4. En el cuadro de diálogo Guardar como , en el cuadro Nombre de archivo , revise el nombre de la copia de seguridad de la base de datos.
   Puede cambiarlo si lo desea, pero el nombre predeterminado captura tanto el nombre del archivo de base de datos original como la fecha en que se realiza la copia de seguridad.

   Recomendación

   Cuando restaura datos u objetos de una copia de seguridad, normalmente desea saber de qué base de datos procede la copia de seguridad y cuándo se creó la copia de seguridad, por lo que es una buena práctica utilizar el nombre de archivo predeterminado.

5. Seleccione el tipo de archivo con el que desea guardar la base de datos de copia de seguridad en la lista Guardar como tipo y, a continuación, haga clic en Guardar.

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Realizar una copia de seguridad de una base de datos dividida

Una base de datos dividida normalmente consta de dos archivos de base de datos: una base de datos back-end, que contiene solo datos en tablas, y una base de datos front-end, que contiene vínculos a las tablas de la base de datos back-end, consultas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. Todos los datos se almacenan en la base de datos back-end. Todos los objetos de la interfaz de usuario, como consultas, formularios e informes, se conservan en la base de datos front-end.

Realizar copias de seguridad de las bases de datos front-end y back-end independientes entre sí, como debe hacer con una base de datos dividida, puede llevar mucho tiempo. Dado que la base de datos back-end contiene los datos, es más importante realizar copias de seguridad periódicas de la base de datos back-end.

Realice una copia de seguridad de la base de datos front-end cuando cambie su diseño. Los usuarios individuales de la base de datos front-end pueden realizar cambios de diseño arbitrarios, por lo que debe considerar la posibilidad de pedir a los usuarios que realicen sus propias copias de seguridad de la base de datos front-end.

Realizar una copia de seguridad de una base de datos back-end

Notifique a los usuarios antes de iniciar el proceso de copia de seguridad, ya que la ejecución del proceso de copia de seguridad requiere acceso exclusivo al archivo de base de datos y es posible que los usuarios no puedan usar la base de datos back-end mientras se ejecuta el proceso de copia de seguridad.

1. Para abrir solo la base de datos back-end, inicie Access.

2. Haga clic en Abrir otros FilesComputer>>Examinar y, a continuación, seleccione el archivo de base de datos back-end del que desea hacer una copia de seguridad.

3. Haga clic en la flecha situada junto a Abrir y, a continuación, en Abrir exclusivo.
   

4. Haga clic en Archivo y luego en Guardar como.

5. En Tipos de archivo, haga clic en Guardar base de datos como.

6. En Avanzadas, haga clic en Copia de seguridad de la base de datos y luego en Guardar como.

7. En el cuadro de diálogo Guardar como , en el cuadro Nombre de archivo , revise el nombre de la copia de seguridad de la base de datos.
   Puede cambiarlo si lo desea, pero el nombre predeterminado captura tanto el nombre del archivo de base de datos original como la fecha en que se realiza la copia de seguridad.

   Recomendación

   Cuando restaura datos u objetos de una copia de seguridad, normalmente desea saber de qué base de datos procede la copia de seguridad y cuándo se creó la copia de seguridad, por lo que es una buena práctica utilizar el nombre de archivo predeterminado.

8. En el cuadro de diálogo Guardar como , seleccione la ubicación en la que guardar la copia de seguridad de la base de datos back-end y, a continuación, haga clic en Guardar.

Realizar una copia de seguridad de una base de datos front-end

Para realizar una copia de seguridad de una base de datos front-end después de un cambio de diseño, deje la base de datos abierta inmediatamente después de cambiar su diseño y, después, siga los pasos de la sección Realizar una copia de seguridad de una base de datos, empezando en el paso 2.

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Restaurar una base de datos

Una copia de seguridad se considera una "copia en buen estado conocida" de un archivo de base de datos, una copia de la cual está seguro de su integridad de datos y diseño. Debe usar el comando Copia de seguridad de la base de datos de Access para realizar copias de seguridad, pero puede usar cualquier copia en buen estado conocida para restaurar una base de datos. Por ejemplo, puede restaurar una base de datos a partir de una copia almacenada en un dispositivo de copia de seguridad externo USB.

Cuando se restaura una base de datos completa, se reemplaza un archivo de base de datos que está dañado, tiene problemas de datos o falta completamente, con una copia de seguridad de la base de datos.

1. Abra el Explorador de archivos y busque la copia que sepa que no está dañada de la base de datos.
2. Copie la copia en buen estado en la ubicación donde se debe reemplazar la base de datos dañada o que falta.
   Si se le solicita que reemplace un archivo existente, hágalo.

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Restaurar objetos en una base de datos

Si tiene que restaurar uno o más objetos de una base de datos, importe los objetos de la copia de seguridad de la base de datos a la base de datos que contiene (o falta) el objeto que desea restaurar.

1. Abra la base de datos en la que desea restaurar un objeto.

2. Para restaurar un objeto perdido, vaya al paso 3. Para reemplazar un objeto que contiene datos faltantes o incorrectos, o si el objeto ha dejado de funcionar correctamente, haga lo siguiente:

   1. Si desea conservar el objeto actual, para compararlo con la versión restaurada después de la restauración, cambie el nombre del objeto antes de restaurarlo. Por ejemplo, si desea restaurar un formulario dañado denominado Checkout, puede cambiar el nombre del formulario dañado Checkout_bad.

   2. Elimine el objeto que desea reemplazar.

      Nota

      Tenga siempre cuidado al eliminar objetos de base de datos, ya que podrían vincularse a otros objetos de la base de datos.

3. Haga clic en Datos externos y, en el grupo Importar & vínculo , haga clic en Access.

4. En el cuadro de diálogo Obtener Data-Access base de datos externa , haga clic en Examinar para buscar la base de datos de copia de seguridad y, después, en Abrir.

5. Seleccione Importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos en la base de datos actual y, después, haga clic en Aceptar.

6. En el cuadro de diálogo Importar objetos , haga clic en la pestaña correspondiente al tipo de objeto que desea restaurar. Por ejemplo, si desea restaurar una tabla, haga clic en la pestaña Tablas .

7. Haga clic en el objeto para seleccionarlo.

8. Si desea restaurar más objetos, repita los pasos 6 y 7 hasta que haya seleccionado todos los objetos que desea restaurar.

9. Para revisar las opciones de importación antes de importar los objetos, en el cuadro de diálogo Importar objetos , haga clic en el botón Opciones .

10. Después de seleccionar los objetos y las opciones de configuración de importación, haga clic en Aceptar para restaurar los objetos.

Para automatizar la creación de copias de seguridad, considere la posibilidad de utilizar un producto que realice copias de seguridad automatizadas de un sistema de archivos, como un software de copia de seguridad del servidor de archivos o un dispositivo de copia de seguridad externo USB.

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