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Si desea proteger un documento confidencial o privado, puede usar una contraseña para impedir que otras personas modifiquen o incluso abran el documento.

Puede ayudar a impedir que los usuarios no autorizados abran o modifiquen un documento, aunque tengan permiso para abrirlo. También puede proteger el documento especificando cómo o si otros usuarios pueden dejar comentarios.

Proteger el documento para impedir que se abra o modifique

  1. Haga clic en Revisar > Proteger documento.

    En la pestaña Revisar, la opción Proteger documento está resaltada

  2. En Seguridad, puede seleccionar si se debe introducir una contraseña para abrir el documento, para modificar el documento o en ambos casos. Escriba las contraseñas de nuevo para confirmarlas.

    En el cuadro de diálogo Proteger con contraseña, la opción Seguridad está resaltada

    • Las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas y pueden tener un máximo de 15 caracteres.

    • Si pierde u olvida su contraseña, Word no podrá recuperarla automáticamente. Asegúrese de guardar una copia de la contraseña en un lugar seguro o cree una contraseña segura que pueda recordar.

  3. Haga clic en Aceptar.

Proteger el documento antes de enviarlo a revisar

  1. Haga clic en Revisar > Proteger documento.

    En la pestaña Revisar, la opción Proteger documento está resaltada

  2. En Protección, seleccione Proteger documento para.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    Para

    Haga lo siguiente:

    Mantenga el control de cambios en.

    Haga clic en Marcas de revisión

    Permitir que otras personas agreguen comentarios.

    Haga clic en Comentarios

    Evite que los usuarios realicen cambios.

    Haga clic en Solo lectura

    Restringir los cambios en los formularios, de modo que otras personas puedan rellenar el formulario sin cambiar accidentalmente el propio formulario.

    Haga clic en Formularios

  4. Para impedir que otras personas cambien la configuración de protección, escriba una contraseña en el cuadro Contraseña.

  5. Cuando termine, haga clic en Aceptar.

Nota: Si comparte un documento con otras personas, puede quitar información personal, como el nombre del autor y la empresa, al guardar un archivo. Para ello, en Privacidad en la parte inferior del cuadro de diálogo Proteger con contraseña, seleccione Quitar información personal de este archivo al guardarlo.

Puede ayudar a impedir que los usuarios no autorizados abran o modifiquen un documento, aunque tengan permiso para abrirlo.

Precaución: Al crear una contraseña para un documento, anote la contraseña y manténla en un lugar seguro. Si pierde la contraseña, no podrá abrir ni acceder al documento protegido con contraseña. Las contraseñas Excel para Mac y Word para Mac tienen un límite de 15 caracteres. No puede abrir un libro o documento que se haya protegido mediante contraseña en la versión basada en Windows de Excel o Word si la contraseña tiene más de quince caracteres. Si desea abrir el archivo en Office para Mac, pida al autor que creó el documento en la versión basada en Windows que ajuste la longitud de la contraseña.

Word no cifra los datos ocultos en un documento. Con el tiempo y los conocimientos suficientes, un usuario podría modificar los datos de un documento al que tiene acceso. Para ayudar a impedir la modificación de datos y proteger la información confidencial, limite el acceso a los documentos de Word que contengan tal información almacenándolos en ubicaciones disponibles únicamente para usuarios autorizados.

Realice una de las siguientes acciones.

  1. Abra el documento que desea ayudar a proteger.

  2. En el menú Word, haga clic en Preferencias.

  3. En Personal Configuración, haga clic en Botón para preferencias de seguridad .

  4. En el cuadro Contraseña de apertura, escriba una contraseña y haga clic en Aceptar.

  5. En el cuadro de diálogo Confirmar contraseña, escriba de nuevo la contraseña y haga clic en Aceptar.

  6. Haga clic en Guardar Botón Guardar.

    Sugerencia: Para quitar una contraseña, seleccione todo el contenido del cuadro Contraseña para apertura y presione SUPRIMIR.

Puede agregar una contraseña de forma que solo los usuarios autorizados puedan realizar cambios en un documento. Los usuarios que no estén autorizados para cambiar un documento pueden abrirlo y guardarlo con un nombre de archivo diferente.

  1. Abra el documento que desea ayudar a proteger.

  2. En el menú Word, haga clic en Preferencias.

  3. En Personal Configuración, haga clic en Botón para preferencias de seguridad .

  4. En el cuadro Contraseña de escritura, escriba una contraseña y haga clic en Aceptar.

  5. En el cuadro de diálogo Confirmar contraseña, escriba de nuevo la contraseña y haga clic en Aceptar.

  6. Haga clic en Guardar Botón Guardar.

    Sugerencia: Para quitar una contraseña, seleccione todo el contenido del cuadro Contraseña de escritura y presione SUPRIMIR.

Como parte de la preparación de un documento para la revisión, puede especificar que otros puedan cambiar el documento insertando únicamente comentarios, o bien comentarios y cambios revisados con marcas de revisión. Para una mayor seguridad, puede asignar una contraseña para asegurarse de que los usuarios no quiten este tipo de protección.

  1. Abra el documento que desea ayudar a proteger.

  2. En la pestaña Revisión, en Protección, haga clic en Documento.

    Ficha Revisar de Word, grupo Protección

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    Para

    Realice este procedimiento

    Asegúrese de que todos los cambios se marcan para que pueda revisarlos. Los usuarios no pueden aceptar ni rechazar los cambios, ni desactivar el control de cambios.

    Haga clic en Marcas de revisión

    Permitir que todos los usuarios hagan comentarios

    Haga clic en Comentarios

    Limitar los cambios a los formularios para que los usuarios puedan rellenar los campos sin realizar cambios accidentales en el formulario propiamente dicho

    Haga clic en Formularios

    Impedir que los usuarios realicen cambios

    Haga clic en Solo lectura

  1. Abra el documento cuya contraseña quiere cambiar.

  2. En el menú Word, haga clic en Preferencias.

  3. En Personal Configuración, haga clic en Botón para preferencias de seguridad .

  4. En los cuadros Contraseña de apertura o Contraseña de escritura, seleccione todo el contenido.

  5. Escriba la nueva contraseña y haga clic en Aceptar.

  6. En el cuadro de diálogo Confirmar contraseña, escriba de nuevo la contraseña y haga clic en Aceptar.

  7. Haga clic en Guardar Botón Guardar.

    Sugerencia: Para quitar una contraseña, seleccione todo el contenido de los cuadros Contraseña de apertura o Contraseña de escritura y presione SUPRIMIR.

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