Recuperar datos de tabla dinámica de un elemento de filtro de informe cada vez

1. Asegúrese de que el comando Asistente para tablas y gráficos dinámicos se encuentra en la barra de herramientas de acceso rápido. Si no lo ves, sigue estos pasos:

   ¿Dónde está la barra de herramientas de acceso rápido?

   1. Haga clic en la flecha que aparece junto a la barra de herramientas y, después, haga clic en Más comandos.

   2. En Comandos disponibles en, seleccione Todos los comandos.

   3. En la lista, seleccione Asistente para tablas y gráficos dinámicos, haga clic en Agregar y, después, haga clic en Aceptar.

2. Ahora haga clic en el icono del Asistente para tablas y gráficos dinámicos en la barra de herramientas de acceso rápido.

3. En la página del asistente Paso 1 , seleccione Origen de datos externo y, después, haga clic en Siguiente.

4. En la página del asistente Paso 2 , haga clic en Obtener datos.

5. Conectarse a un origen de datos.

   Para obtener más información sobre cómo conectarse a un origen de datos ODBC, vea Usar Microsoft Query para recuperar datos externos.

6. En la página del asistente Paso 3 , haga clic en Diseño.

7. En el cuadro de diálogo Diseño , arrastre uno o varios campos al área Filtro de informe .

8. Para cada campo de filtro de informe, haga lo siguiente:

   1. Haga doble clic en el campo.

      Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones avanzadas de campo de tabla dinámica.

   2. Para recuperar solo datos actualizados del origen de datos cada vez que seleccione un nuevo elemento en un filtro de informe, haga clic en Consultar origen de datos externos al seleccionar cada elemento de campo de filtro de informe (requiere menos memoria).

      Para evitar que un campo de filtro de informe se mueva a las áreas Etiquetas de fila, Etiquetas de columna o Valores , active la casilla Deshabilitar la dinamidad de este campo (recomendado ).

      Para volver a la operación predeterminada, recuperando todos los datos del origen de datos cada vez que seleccione un nuevo elemento en un filtro de informe, haga clic en Recuperar datos externos para todos los elementos de campo de filtro de informe (mayor rendimiento).

Puede configurar un filtro de informe para recuperar los datos seleccionados del origen de datos de una tabla dinámica mediante el cuadro de diálogo Opciones avanzadas de campo de tabla dinámica en el Asistente para tablas y gráficos dinámicos. De forma predeterminada, Microsoft Office Excel recupera todos los datos de origen de una tabla dinámica, que incluye datos filtrados (y, por tanto, no se muestran en el informe), al crear o actualizar el informe. Al configurar un filtro de informe para recuperar datos solo para el elemento que especifique en el filtro, puede recuperar cantidades más pequeñas de datos según sea necesario. Cada vez que se muestra un elemento diferente en el filtro, solo se recupera el subconjunto de datos para el nuevo elemento. Puede configurar tantos filtros de informe como desee y luego aplicarlos según sea necesario.

Cómo afecta al rendimiento

Cuando se configura un filtro de informe para recuperar datos de uno o varios elementos (pero no todos), el elemento (Todos) que resume el conjunto completo de datos no está disponible (aparece atenuado) y el comando Mostrar páginas de filtro de informe (en la pestaña Opciones , en el grupo Tabla dinámica , al hacer clic en la flecha situada junto a Opciones) tampoco está disponible. Cada vez que selecciona un elemento diferente, recupera menos datos, pero aún tiene que esperar a que se recuperen los datos. Si el equipo se desconecta del origen de datos externo, no podrá seleccionar otro elemento hasta que pueda volver a conectarse al origen de datos. Sin embargo, esta opción le permite trabajar con cantidades de datos mucho más grandes de las que podría hacerlo de otro modo.

Si recupera todos los datos de todos los elementos, la operación de recuperación de datos inicial puede tardar más tiempo, pero puede seleccionar nuevos elementos en el filtro de informe sin retraso porque todos los datos que necesita se cargan en la memoria del equipo. También puede abrir un resumen del conjunto completo de datos seleccionando el elemento (Todos) y reorganizando el informe para usar los filtros de informe en otras áreas. La opción (Todo) le ofrece la mayor versatilidad cuando la cantidad total de datos que se van a recuperar está dentro de los límites de memoria disponibles en su equipo.

Movimiento de filtros de informe

Si arrastra un filtro de informe que está configurado para recuperar todos los datos de todos los elementos a otra posición, por ejemplo, si intenta convertirlo en una etiqueta de fila, Excel intenta recuperar los datos de todos los elementos y puede que se quede sin recursos del equipo. Sin embargo, puede evitar que un usuario haga esto. Para obtener más información, vea la sección Recuperar datos de filtro de informe para cada elemento o para todos los elementos.

Recuperar datos de elementos cuando un filtro de informe no está disponible

Esta capacidad para usar esta característica no está disponible en las siguientes circunstancias:

• Los informes basados en datos de origen de OLAP bases de datos consultan automáticamente los datos según sea necesario, por lo que no use esta característica.

• La tabla dinámica comparte la caché de datos con una o más tablas dinámicas.

• El controlador ODBC de la base de datos externa que está consultando no admite consultas de parámetros. Los controladores ODBC suministrados con Microsoft Office admiten todas las consultas de parámetros. Puedes ponerte en contacto con proveedores de controladores de terceros para determinar si sus controladores tienen este soporte técnico.