¿Cómo puede saber si el proyecto está presupuestado? A través del seguimiento de costos en Project. Use Project para comparar las estimaciones de costos originales, los costos reales y los costos proyectados, y ver las variaciones entre los costos en cualquier momento y en cualquier nivel de detalle.
En este artículo
¿Cuál es el proceso de seguimiento de costos?
Para realizar el mejor seguimiento de los costos, cree primero una presupuesto creando y escribiendo valores de costo para los recursos del presupuesto asignados a la tarea de resumen del proyecto. A continuación, puede identificar otros recursos y costos de tareas que desee controlar y medir con los recursos del presupuesto. Puede especificar tasas de pago, por uso y costos fijos para tareas, Recursos y, si es necesario, asignaciones. A continuación, especifique la trabajo o duración estimada para las tareas y asigne recursos a las tareas.
Solo cuando se completen todos estos pasos Project calcular los costos estimados totales para el proyecto. Es posible que quiera refinar las estimaciones. Cuando haya terminado, puede clasificar y agrupar todos los recursos para compararlos con los costos presupuestados. También puede establecer una línea base con los costos presupuestados y usarla para compararla con los costos reales a medida que avanza el proyecto.
Una vez iniciado el proyecto, se actualiza el progreso de tarea: la cantidad de trabajo realizado en las tareas o el porcentaje de las tareas que se han completado. Project calcula los costos en función del progreso de la tarea.
Nota: También puede desactivar el cálculo automático de costos y especificar los costos reales usted mismo, además del progreso de la tarea.
Combinando los costos reales del trabajo completado con los costos estimados para trabajo restante, Project calcula los costos programados (proyectados). Lo que es más importante, calcula la diferencia entre los costos programados y los previstos. Esta diferencia, o variación de costo, le indica si el proyecto está en el presupuesto.
Puede realizar un seguimiento simple de costos viendo los costos reales y programados (proyectados) de tareas, recursos, asignaciones y el proyecto.
Si ha creado un presupuesto a través de una línea base, puede realizar un seguimiento más exhaustivo comparando los costos reales y programados con los costos previstos.
Para determinar si está en el presupuesto o no, puede ver las variaciones de costo entre los costos programados y los costos previstos. Por ejemplo, si se presupuesta una tarea para costar 50 $, pero la tarea está a mitad de camino y ya cuesta 35 $, el costo programado es $60 (los costos reales de $35 hasta la fecha, más los $25 costos esperados para el trabajo restante de la tarea). La variación de costo es $10 ($60 del costo real menos $50 del costo presupuestado).
Al supervisar las variaciones de costos periódicamente, puede tomar medidas para asegurarse de que el proyecto se mantenga cerca de su presupuesto.
Nota: Solo puede ver las variaciones de coste si ha introducido costes iniciales y guardado una línea base. Por ejemplo, si no ha introducido tasas de pago para un recurso antes de guardar la línea base, no podrá ver las varianzas de costo de ese recurso.
¿Puedes darme un ejemplo de seguimiento de costos?
Puede especificar la tarea denominada "Probar el programa" en el plan del proyecto y asignar un evaluador de contratos a la tarea a 40 $ por hora (supongamos que el pago del evaluador es la única contribución al costo de la tarea). Especifique una duración de 10 días (a 8 horas por día) y, a continuación, guarde una línea base.
Al final de 5 días, determina que la tarea está a mitad de finalización y la marca en Project como 50 % completada. En la vista Hoja de tareas, aplique la tabla Costo y vea lo siguiente:
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En el campo Línea base, Project muestra el costo de línea base de la tarea, 3.200 $, que se calcula multiplicando la estimación de duración original de 10 días (o 80 horas) por la tasa estándar del evaluador de 40 $ por hora.
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Como la tarea no incurre en costos no planeados en los primeros 5 días, el campo Real muestra con precisión el costo real en el que se incurrió hasta la fecha. En este caso, el trabajo real se calcula mediante la fórmula Trabajo real * Tasa estándar = Costo real, o 40 horas * $40 por hora = $1,600. (Las horas extra, los costos por uso y los costos fijos no se incluyen en este ejemplo, pero se pueden incluir en un costo real).
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El costo restante se calcula con la fórmula Trabajo restante * Tasa estándar = Costo restante, o 40 horas * $40 por hora = $1,600.
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En el campo Costo total, Project muestra el costo programado, que calcula según la fórmula Costo real + Costo restante = Costo programado, o 1.600 $ + 1.600 $ = 3.200 $. Dado que el costo programado es igual al costo de línea base, en el campo Variación se muestra una variación de costo (VC) de 0 $, lo que significa que la tarea está exactamente en el presupuesto.
¿Dónde puedo ver la información de costes?
En Project, puede ver los costos de tareas, recursos y asignaciones. También puede ver el costo del proyecto, que generalmente se basa en estos costos más detallados. Puede ver los costes totales y fase temporal, que son costes distribuidos a lo largo del tiempo.
Para obtener detalles y procedimientos paso a paso para ver la información de costos en Project, vea Ver los costos totales del proyecto.
