Las siguientes cosas pueden afectar a la privacidad, ya sea haciendo que la información potencialmente confidencial esté disponible para terceros o permitiéndole controlar qué información puede estar disponible.

La pestaña Nuevo (haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Nuevo)puede proporcionarle asistencia actualizada descargada desde Office.com para libros basados en plantillas. También puede enviar comentarios sobre las plantillas y proporcionar una clasificación numérica para cada plantilla que descargue.

Al abrir una plantilla o un archivo basado en una plantilla, Excel contactos (según la configuración de la Ayuda en línea) Office.com. Envía el id. de esa plantilla, el programa y la versión que está usando actualmente, junto con la información estándar del equipo.

El id. de plantilla se usa para identificar la plantilla original tal como se descarga desde Office.com o se incluye en la Excel instalación. No identifica de forma exclusiva el libro. El id. es el mismo para todos los usuarios de la misma plantilla.

Si elige crear un vínculo a una imagen, archivo, origen de datos u otro documento en el disco duro o en un servidor, la ruta de acceso a ese archivo se guarda en el libro. En algunos casos, el vínculo puede incluir su nombre de usuario o información sobre los servidores de la red. En el caso de una conexión de datos, puede elegir guardar un nombre de usuario o una contraseña en el vínculo de conexión de datos.

Además, al aplicar un esquema XML a un libro, se guarda en el libro una ruta de acceso al esquema XML que ha creado. En algunos casos, esa ruta puede incluir su nombre de usuario.

Al crear una función de datos de hoja o un informe de tabla dinámica desde un origen de datos externo, los datos que solicite a ese origen se almacenan como parte de la hoja de cálculo, junto con un identificador único para el origen de datos. También se almacena el nombre de usuario de la persona que actualizó la memoria caché por última vez.

Según cómo haya configurado el libro o el informe de tabla dinámica, solo se puede mostrar un subconjunto de los datos almacenados. Para quitar todos estos datos almacenados, quite la conexión al origen de datos de las funciones de datos de hoja y quite todos los elementos dinámicos que hacen referencia a los datos.

Al crear un gráfico en Excel, puede filtrar los datos que ha seleccionado para el gráfico para que solo se muestre una parte de los datos. Sin embargo, todos los datos seleccionados se almacenan con el gráfico. Para evitar que otras personas puedan alterar el gráfico o ver sus datos, al copiarlo en un programa de Microsoft, pegue el gráfico como un mapa de bits. Si los datos del gráfico son de un origen de datos externo, es posible que proteja con contraseña el gráfico para evitar que otras personas actualicen el gráfico con los datos más recientes del origen externo. Si el gráfico se basa en los datos del libro, proteger con contraseña el gráfico puede ayudar a evitar que otras personas modifiquen los datos que aparecen en el gráfico.

Al imprimir un libro Excel y, a continuación, guardar ese libro, Excel la ruta de acceso a la impresora con el documento. En algunos casos, la ruta de acceso puede incluir un nombre de usuario o un nombre de equipo.

Excel permite agregar y editar texto alternativo para tablas, formas, imágenes, gráficos, gráficos SmartArt y otros objetos en los libros. El texto alternativo se guarda con el libro y puede contener información personal agregada por cualquier colaborador de la presentación. Para algunos objetos, como las imágenes que inserta en el libro, el texto alternativo predeterminado incluye la ruta de acceso de archivo para el objeto que inserta.

Las características de accesibilidad, como los lectores de pantalla, pueden usar texto alternativo. El texto alternativo está disponible para cualquier persona que tenga acceso al archivo.

Excel permite acceder a un área de trabajo de documento en SharePoint. Un área de trabajo de documento es un espacio compartido en el que puede colaborar con otros miembros del equipo en uno o varios libros.

Al obtener acceso a un área de trabajo de documento, Excel descarga datos desde el sitio área de trabajo del documento para proporcionarle información sobre ese sitio. Estos datos incluyen:

  • Nombre del sitio

  • Dirección URL o dirección del sitio

  • Nombres, direcciones de correo electrónico y niveles de permisos de los usuarios del sitio

  • Listas de los documentos, tareas y otra información disponible en el sitio

Excel también almacena una lista de los sitios del área de trabajo del documento que ha visitado en su equipo, en forma de cookies. Esta lista se usa para proporcionarle acceso rápido a los sitios que ha visitado anteriormente. Microsoft no tiene acceso a la lista de sitios que ha visitado y no está expuesta a Internet a menos que elija hacer que la lista esté más disponible.

El servicio de fax le permite enviar un fax a través de Internet y organizar los faxes que ha enviado en Microsoft Outlook. Para usar el servicio de fax, debe registrarse con un proveedor de servicios de fax, independiente de Microsoft, que procesa los faxes y los envía a través de Internet. Microsoft no recopila datos por la característica de servicio de fax.

Cuando se registra en el servicio de fax, el proveedor de servicios de fax crea un paquete de registro almacenado por el proveedor de servicios de fax y Excel. El paquete consta de la dirección del sitio web del proveedor de servicios de fax y un "token" que confirma su acceso al proveedor de servicios de fax. Al enviar un fax desde Excel, este paquete de registro se anexa al documento.

También puede usar el servicio de fax para calcular el precio de un fax sin enviar realmente el fax. Si decide calcular el precio de un fax, Excel usa una conexión cifrada para enviar el token de registro, el número de teléfono donde se enviará el fax y el número de páginas del fax al proveedor de servicios de fax. Microsoft no recibe ni almacena esta información.

Excel le permite solicitar información sobre un término o frase en particular a varios proveedores de contenido premium. Cuando solicita una búsqueda en una palabra o frase en particular, Excel usa Internet para enviar el texto que solicitó, el producto de software que está usando actualmente, la configuración regional en la que se establece el sistema y la información de autorización que indica que tiene derecho a descargar información de investigación, si es necesario por el tercero.

Excel envía esta información a un servicio proporcionado por Microsoft o un proveedor de terceros que seleccione. Este servicio devuelve información sobre la palabra o frase que solicitó.

Con frecuencia, la información que recibe incluye un vínculo a información adicional del sitio web del servicio. Si hace clic en este vínculo, el proveedor del servicio podría agregar una cookie a su sistema para identificarle para futuras transacciones. Microsoft no es responsable de las prácticas de privacidad de sitios web y servicios de terceros. Microsoft no recibe ni almacena ninguna de esta información a menos que haya consultado un servicio de Microsoft.

Puede desactivar la referencia y la investigación haciendo lo siguiente:

Esta configuración puede estar restringida por el administrador. Si es así, no podrá habilitarlo ni deshabilitarlo por su cuenta.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Cuenta.

  3. En Privacidad de lacuenta, haga clic en Administrar Configuración.

  4. En Servicios conectados opcionales,desactive la casilla Habilitar experiencias conectadas opcionales.

    Importante: Esto deshabilitará todos los servicios conectados opcionales, no solo la investigación y la referencia.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Opciones.

  3. Haga clic en Centro de confianza.

  4. Haga clic en Configuración del Centro de confianza.

  5. Haga clic en Opciones deprivacidad y desactive la casilla Permitir que el panel de tareas Investigar compruebe e instale nuevos servicios.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. En el menú Ayuda, haga clic en Opciones.

  3. Haga clic en Centro de confianza.

  4. Haga clic en Configuración del Centro de confianza.

  5. Haga clic en Opciones deprivacidad y desactive la casilla Permitir que el panel de tareas Investigar compruebe e instale nuevos servicios.

Excel permite traducir todo o parte del documento mediante un diccionario bilingüe o una traducción automática. Puede elegir cómo quiere traducir el documento.

Puede seleccionar o escribir una palabra o frase que desea traducir, o bien puede elegir traducir todo el documento, en cualquier caso, seleccionando la opción de traducción correspondiente en el panel Referencia y referencia.

Si selecciona o escribe una palabra o frase que desea traducir, la frase que ha escrito se compara con un diccionario bilingüe. Algunos diccionarios bilingües se incluyen con el software y otros están disponibles en Office.com. Si una palabra o frase que escribe no está en el diccionario bilingüe incluido en el software, la palabra o frase se envía sin cifrar a un servicio de traducción de Microsoft o de terceros.

Si desea traducir todo el libro, se envía sin cifrar a un servicio de traducción de Microsoft o de terceros. Al igual que con cualquier información que se envía sin cifrar a través de Internet, es posible que otras personas vean la palabra, frase o libro que está traduciendo.

Si elige usar uno de los diccionarios disponibles en Office.com o en un servicio de traducción de terceros, Excel usa Internet para enviar el texto que solicitó, el tipo de software que tiene y la configuración regional y el idioma en los que se establece el sistema. Para los servicios de traducción de terceros, Excel también puede enviar información de autenticación almacenada previamente en caché que indica que se ha registrado previamente para obtener acceso al sitio web.

Microsoft SharePoint sitios de área de trabajo compartidos basados en web en los que puede colaborar en documentos o reuniones.

Cuando accede a un sitio de SharePoint, mediante el explorador web o cualquier programa de Office, el sitio guarda cookies en el equipo si tiene permisos para crear un nuevo subsitio en ese sitio. Estas cookies constituyen una lista de sitios para los que dispone de permisos. Esta lista la usan varios Office para proporcionarle acceso rápido a los sitios que ha visitado anteriormente.

Microsoft no tiene acceso a la lista de sitios que ha visitado y no está expuesta a Internet a menos que elija hacer que la lista esté más disponible.

En SharePoint, al crear un nuevo sitio web o lista, o al agregar o invitar a personas a un sitio web o lista existentes, el sitio guarda lo siguiente para cada persona, incluido el siguiente:

  • Nombre completo

  • Dirección de correo electrónico

Se agrega un id. de usuario a todos los elementos que usted o los demás usuarios del sitio agreguen o modifiquen en el sitio. Al igual que con todo el contenido del SharePoint, solo los administradores y los miembros del sitio en sí deben tener acceso a esta información.

Todos los elementos del SharePoint incluyen dos campos: Creado por y Modificado por. El campo Creado por se rellena con el nombre de usuario de la persona que creó originalmente el elemento y la fecha en que se creó. El campo Modificado por se rellena con el nombre de usuario de la persona que modificó por última vez el libro y la fecha en que se modificó por última vez.

Los administradores de los servidores donde se hospedan SharePoint los sitios tienen acceso a algunos datos de estos sitios, que se usan para analizar los patrones de uso del sitio y mejorar el porcentaje de tiempo que el sitio está disponible. Estos datos solo están disponibles para los administradores del servidor y no se comparten con Microsoft a menos que Microsoft hospeda el SharePoint sitio. Los datos capturados específicamente incluyen los nombres, las direcciones de correo electrónico y los permisos de todos los usuarios con acceso al sitio.

Todos los usuarios con acceso a un sitio en particular de SharePoint pueden buscar y ver todo el contenido disponible en ese sitio.

Microsoft SharePoint características de auditoría que permiten a los administradores mantener una pista de auditoría confiable de cómo los usuarios están trabajando con determinado contenido.

Cuando SharePoint administradores habilitan la característica Auditoría, el servidor registra automáticamente en la base SharePoint de contenido determinadas acciones realizadas por el usuario. Estas acciones incluyen la vista, edición, des check-in y des check-out. Por cada acción grabada, el servidor registra información de identificación sobre el archivo, la acción y el id. de SharePoint usuario. No se envía ningún dato a Microsoft como parte de esta característica.

Esta característica está desactivada de forma predeterminada y solo está disponible para los administradores de SharePoint sitios donde se almacena el contenido.

Excel le proporciona la capacidad de enviar mensajes instantáneos desde el propio programa y le proporciona la capacidad de recibir alertas cuando las personas están en línea o cuando se realizan determinados cambios en los libros o áreas de trabajo compartidos.

Excel puede usar un cliente de mensajería instantánea para proporcionarle la capacidad de ver la presencia en línea de otras personas y enviarles mensajes. Excel incluye un control web que permite mostrar la presencia de mensajería instantánea en una página web. Las SharePoint de Microsoft hacen uso de este control. Estas páginas no transmiten datos de presencia al servidor web.

Este control web se puede usar para transmitir datos de presencia desde el programa de mensajería instantánea al servidor web. De forma predeterminada, los datos de presencia solo se pueden enviar a sitios de intranet, sitios de confianza y sitios en el equipo local.

Excel usa formatos de archivo basados en XML. Estos formatos son extensibles, es decir, los usuarios pueden especificar esquemas o etiquetas adicionales en los archivos. Un complemento u otro código de terceros también puede adjuntar información de metadatos adicionales a estos formatos de archivo XML que no se pueden ver en Excel.

Puede comprobar los metadatos que se asociaron con un archivo XML viéndolo en un visor de texto.

De forma predeterminada, si guarda comentarios en un archivo, Excel sus iniciales a cada comentario. Esta información pasa a estar disponible para todos los usuarios que tengan acceso al archivo.

Puede quitar su información personal de estos comentarios haciendo lo siguiente:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Información.

  3. Haga clic en Comprobar si hay problemas y luego haga clic en Inspeccionar documento.

De forma predeterminada, al realizar cambios en un archivo con la característica Control de cambios activada, el nombre de usuario o las iniciales se almacenan en el libro y se asocian con los cambios que realice. Esta información, que incluye el texto original y el revisado, está disponible para cualquier usuario que tenga acceso al archivo.

Una vez aceptados o rechazados estos cambios, se quitará el nombre. También puede quitar su información personal de estos cambios haciendo lo siguiente:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Información.

  3. Haga clic en Comprobar si hay problemas y luego haga clic en Inspeccionar documento.

En algunos casos, Excel su nombre para proporcionarle una mejor experiencia al usar algunas características. Por ejemplo, su nombre se almacena en estas ubicaciones:

  • Campos de autor

  • Propiedad de archivo AuthorName

Puede quitar su nombre de estos campos y propiedades haciendo lo siguiente:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Información.

  3. Haga clic en Comprobar si hay problemas y luego haga clic en Inspeccionar documento.

Microsoft Office soluciones creadas por otras empresas también pueden incluir su nombre u otra información personal en las propiedades personalizadas asociadas con el archivo.

Si usa el control web Microsoft Office, Microsoft Excel Data Access, DataCalc u otras características que le permiten conectarse directamente a otro origen de datos, es posible que la información de autorización (id. de usuario y contraseña) se guarde en el libro. Para cambiar o eliminar esta información de autorización, deberá cambiar las propiedades de la conexión con el método específico del método de conexión.

De forma predeterminada, todos los archivos guardados por Excel incluyen propiedades de archivo como las siguientes:

  • Autor

  • Director

  • Compañía

  • Última vez que guardó por

  • Nombres de revisores de libros

Además, es posible que otras propiedades se guarden en el archivo en función de las características o soluciones de terceros que use. Por ejemplo, si el libro forma parte de un flujo de trabajo de documento, se guardan propiedades de archivo adicionales para realizar un seguimiento del flujo de trabajo.

Esta información pasa a estar disponible para todos los usuarios que tengan acceso al archivo.

Puede quitar su nombre de estas propiedades haciendo lo siguiente:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Información.

  3. Haga clic en Comprobar si hay problemas y luego haga clic en Inspeccionar documento.

La característica Inspeccionar documento también se puede usar para quitar otros tipos de datos que podrían no estar disponibles en todas las vistas, como comentarios y revisiones. Microsoft recomienda ejecutar Inspeccionar documento en cualquier libro que planee que esté disponible públicamente.

Los datos ocultos y los metadatos también se pueden incluir en Microsoft Office archivos mediante el Microsoft Office de objetos. Por ejemplo, puede hacer que las imágenes sean invisibles en el modelo de objetos de Microsoft Office, lo que significa que no se pueden ver al abrir el archivo, pero la imagen se almacena en el archivo y posteriormente se puede hacer visible.

La grabación de macros le permite grabar una secuencia de acciones para que pueda reproducir las acciones más adelante. Si elige grabar una macro, el nombre de usuario se guardará como comentario en el código cuando se crea inicialmente la macro. Puede quitar manualmente el nombre de usuario de esta ubicación.

Una firma digital es una característica opcional que puede ayudarle a autenticar la identidad de la persona que le envió un libro. Una firma digital es un valor cifrado único de los datos del libro que está firmando. Cuando envía un libro con una firma digital, la firma se envía al destinatario, junto con los datos del libro y un certificado digital de confianza de usted (el remitente). El certificado digital lo emite una entidad de certificación, como VeriSign, y contiene información para autenticar al remitente y comprobar que el contenido original del libro no se ha modificado. Excel puede ponerse en contacto automáticamente con la entidad emisora de certificados en línea para comprobar la firma digital.

Al firmar un libro, verá un cuadro de diálogo que muestra la información que se incluye en la firma digital, como la fecha y hora del sistema, el número de versión del sistema operativo, el número de versión Microsoft Office y Excel número de versión.

Information Rights Management (IRM) le permite dar a determinados usuarios o grupos el derecho de acceder y modificar un libro. A pesar de algunas similitudes, IRM no es lo mismo que protección de documentos. IRM le permite establecer permisos para todo el libro para acciones muy específicas, como imprimir el documento o reenviar el documento a otras personas, así como para leer o editar el libro.

Al almacenar un libro con IRM habilitado, Excel guarda en el libro una lista de todos los usuarios que tienen derechos sobre ese libro y cuáles son sus permisos. Esta información está cifrada para que solo los propietarios del libro puedan obtener acceso a esta información.

Además, los libros con IRM habilitado contienen licencias de contenido. Una licencia de contenido contiene una dirección de correo electrónico, permisos e información de autenticación. Cada vez que alguien intenta abrir un libro con IRM habilitado, Excel las licencias de contenido guardadas en el libro con la identidad del usuario. Si el usuario nunca ha abierto el libro antes, Excel se pone en contacto con un servidor IRM, comprueba la identidad del usuario, descarga una nueva licencia de contenido para el usuario (siempre que el usuario tenga los derechos necesarios) y guarda esa licencia de contenido en el libro.

Los propietarios de libros tienen la opción de evitar guardar licencias de contenido en el libro. Sin embargo, si esta licencia de contenido no se guarda en el libro, Excel debe ponerse en contacto con el servidor IRM cada vez que se abra el libro. Si Excel está conectado a una red o no puede ponerse en contacto con el servidor IRM, el libro no se puede abrir.

La protección del libro le permite proteger el libro Excel de varias maneras, como dar solo a determinados usuarios los derechos de editar, hacer comentarios o leer el libro.

Al usar protección del libro, se le pedirá que escriba los id. de usuario. Estos identificadores Windows de usuario pueden estar en forma de cuentas de dominio NT (por ejemplo, DOMINIO\nombre de usuario Windows) o direcciones de correo electrónico de Id. de usuario (por ejemplo, someone@example.com). Estos id. de usuario se almacenan siempre que se le da a un usuario los derechos de leer o cambiar un rango de texto.

Es posible proteger el libro Excel sin usar una contraseña. Si elige proteger el libro sin contraseña, cualquier persona que lea el libro podrá ver los id. de usuario de los usuarios a los que se les ha concedido acceso. Además, si el libro se guarda como XML o HTML, los id. de usuario están disponibles para cualquier persona que lea el archivo.

Si desea restringir aún más el acceso a los id. de usuario, puede elegir guardar este archivo con una contraseña o con Information Rights Management (IRM). Solo usted y otras personas a las que se les ha concedido acceso pueden ver estos id. de usuario.

Al abrir determinadas versiones anteriores de archivos Excel en Microsoft Office, la validación de archivos Office comprueba si la estructura del archivo coincide con la especificación de Microsoft para ese formato de archivo. Si el archivo produce un error en esta validación, Microsoft Office se abre en una vista protegida.

Una copia de cada archivo que no Office validación de archivo se guarda en el equipo después de salir de Excel. Informes de errores de Microsoft le pregunta periódicamente si acepta enviar una copia de estos archivos a Microsoft. Para obtener más información sobre informes de errores de Microsoft, incluida una declaración de privacidad completa, vea Declaración de privacidad de Informes de errores de Microsoft.

Excel automáticamente guarda copias del libro mientras las edita. Esto le ayuda a recuperar libros si cierra accidentalmente un libro sin guardar los cambios. Puede elegir no guardar automáticamente copias de los libros haciendo lo siguiente:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Opciones.

  3. Haga clic en Guardar.

  4. En Guardar libros, desactivela casilla Mantener la última versión recuperada automáticamente si cielo sin guardar.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Opciones.

  3. Haga clic en Guardar.

  4. En Guardar libros, desactivela casilla Mantener la última versión autoguardada si cielo sin guardar.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. En el menú Ayuda, haga clic en Opciones.

  3. Haga clic en Guardar.

  4. En Guardar libros, desactivela casilla Mantener el último archivo recuperado automáticamente si cielo sin guardar.

Puede acceder y eliminar las últimas versiones guardadas de libros guardados anteriormente haciendo clic en la pestaña Archivo, haciendo clic en Información y, a continuación, haciendo clic en el libro que desee en Versiones. Puede acceder y eliminar las últimas versiones guardadas automáticamente para libros recién creados haciendo clic en la pestaña Archivo, haciendo clic en Información,haciendo clic en Administrar versiones y, a continuación, haciendo clic en Recuperar libros sin guardar. Excel elimina periódicamente los libros guardados automáticamente si no los abre y los usa. Para obtener más información, vea Recuperar Office archivos.

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