Puede sincronizar datos entre una lista de SharePoint 2010 y Office Access 2010 y mantener actualizados ambos conjuntos de datos. Por ejemplo, es posible que desee conservar la información de seguimiento de una campaña de ventas en una lista de SharePoint de manera que sea fácil colaborar con otras personas en el equipo pero, al mismo tiempo, realizar informes, consultas y cambios masivos mediante el uso de Access 2010.
En este artículo
Introducción a la sincronización de listas de SharePoint con Access
Puede sincronizar los datos entre una lista de SharePoint 2010 y Access 2010 y mantener actualizados ambos conjuntos de datos. Por ejemplo, quizás desee conservar la información de seguimiento de una campaña de ventas en una lista de SharePoint de manera que sea fácil colaborar con otras personas en el equipo pero, al mismo tiempo, realizar informes, consultas y cambios masivos mediante Access 2010.
Existen tres maneras de sincronizar datos entre una lista de SharePoint y Access 2010. Cualquiera que sea el método que elija, esta sincronización es bidireccional. Los cambios realizados en los datos de la lista en Access se cargan en el servidor de SharePoint y los cambios realizados en la lista de SharePoint en el servidor se descargan en Access en el equipo.
Para sincronizar una lista de SharePoint, debe tener Access 2010 instalado en el equipo cliente y debe contar con permisos de colaboración para la lista.
Encuentre más información sobre el uso de SharePoint 2010 con Access 2010 en la sección Vea también y en el sistema de Ayuda de Access 2010.
Nota: No puede sincronizar una lista externa de SharePoint con Access 2010.
Sincronizar datos de una lista mediante el uso del comando Abrir con Access
Puede sincronizar los datos de una lista de SharePoint con Access 2010 mediante el uso del comando Abrir con Access en la cinta de opciones de la lista. Este comando crea una tabla de Access vinculada a la lista de SharePoint y una tabla UserInfo con información adicional como nombres de usuario, cuentas y direcciones de correo electrónico.
Cada vez que abre la lista de SharePoint o la tabla vinculada de Access, puede ver los datos más recientes. A medida que la lista de SharePoint continúa actualizándose, también puede actualizar manualmente la tabla vinculada de Access con los últimos cambios realizados en la lista. A medida que la tabla vinculada de Access continúa actualizándose, también puede actualizar manualmente la lista de SharePoint con los últimos cambios realizados en Access.
Sincronizar datos de una lista mediante el uso del comando Realizar un seguimiento de esta lista en la vista Hoja de datos
También puede sincronizar una lista de SharePoint desde la vista Hoja de datos mediante el uso del comando Realizar un seguimiento de esta lista en Access disponible en el Panel de tareas de la vista Hoja de datos, lo cual también permite crear una tabla vinculada en Access. Mediante el uso de otros comandos en el Panel de tareas, también es posible sincronizar los datos de la lista y realizar estas tareas:
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Crear informes con Access.
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Exportar a Access.
Para obtener más información, vea el sistema de Ayuda de la vista Hoja de datos (en la parte inferior de la vista Hoja de datos, haga clic en el vínculo Ayuda).
Sincronizar datos de una lista mediante el uso del comando Lista de SharePoint en Access
Desde Access 2010, también puede vincular una tabla a una lista de SharePoint existente mediante el comando Lista de SharePoint que se encuentra en el grupo Importar y vincular en la ficha Datos externos.
También puede crear una lista de SharePoint vacía desde Access. En la cinta de opciones, en la ficha Crear del grupo Tablas, haga clic en Listas de SharePoint y, a continuación, siga uno de estos pasos: Contactos, Tareas, Problemas, Eventos o Personalizada.
Encuentre más información acerca del uso de Access en el sistema de Ayuda de Access 2010.
Ventajas de vincular una tabla de Access a una lista de SharePoint
Cualquiera que sea el método que elija para sincronizar una lista de SharePoint, Access 2010 crea una tabla vinculada que refleja la estructura y el contenido de la lista de SharePoint. Access selecciona el tipo de datos correcto para cada campo que corresponde a la columna de la lista. Estas tablas vinculadas se comportan luego como cualquier tabla de Access y, por lo tanto, también puede crear consultas, formularios, informes, macros o código para trabajar con los datos en Access 2010.
Datos de la búsqueda
Access además crea tablas vinculadas automáticamente para todas las listas de búsqueda (a menos que las listas de búsqueda ya estén vinculadas a la base de datos). Si las listas de búsqueda contienen columnas que a su vez buscan en otras listas, éstas también se incluirán en la operación de vinculación, de modo que cada lista de búsqueda de cada tabla vinculada tenga su tabla vinculada correspondiente en la base de datos. Access también crea relaciones entre estas tablas vinculadas.
Cambios estructurales
Al igual que con otros tipos de tablas vinculadas, no puede agregar, eliminar o modificar los campos en una tabla vinculada mientras trabaja en Access. Si desea realizar cambios estructurales, por ejemplo eliminar o cambiar una columna, debe abrir la lista en el sitio de SharePoint. Desde Access, puede ir a la página de configuración de listas de SharePoint para cambiar la estructura de la lista. Haga clic con el botón secundario en la tabla de Access en el Panel de navegación, seleccione Más opciones y, a continuación, haga clic en Modificar columnas y configuración.
Los cambios estructurales realizados en una lista de SharePoint no se reflejan automáticamente en una tabla vinculada. Para actualizar una tabla vinculada al aplicar la estructura de lista más reciente, haga clic con el botón secundario en la tabla de Access en el Panel de navegación, seleccione Más opciones y, a continuación, haga clic en Actualizar lista.
Rendimiento
Dado que los datos de las listas vinculadas de SharePoint se sincronizan automáticamente con tablas locales y los usuarios siempre trabajan con los datos locales, se ha mejorado el rendimiento de una tabla vinculada de Access en comparación con versiones anteriores a Access 2010.
Ediciones masivas
La sincronización de una lista de SharePoint con Access 2010 permite realizar cambios masivos en los datos de la lista de SharePoint más fácilmente. Para agregar, actualizar o eliminar datos de forma masiva de una lista de SharePoint, ejecute una consulta de datos anexados, de actualización o de eliminación en Access 2010 y, a continuación, abra o actualice la lista de SharePoint.
Usar los datos sin conexión y resolver conflictos
Si necesita llevarse trabajo para hacer en casa o mientras está de viaje, puede usar las listas vinculadas de SharePoint sin conexión con Access 2010. Por ejemplo, quizás desee facilitar un catálogo de repuestos a un cliente mientras está de viaje. Puede trabajar con los datos en Access 2010 y posteriormente sincronizar los cambios cuando se vuelva a conectar con el sitio de SharePoint más adelante.
Si existen conflictos (por ejemplo, si otra persona actualiza el mismo registro en el servidor o mientras esa persona también está trabajando sin conexión) puede resolver el conflicto cuando vuelva a conectarse a través del cuadro de diálogo Resolver conflictos. Este cuadro de diálogo muestra información acerca del conflicto, por ejemplo, por qué ocurrió el error, y le ofrece opciones para que vuelva a enviar los datos o para que descarte los cambios. Si hay varios errores, puede ver los detalles de cada error haciendo clic en los botones Anterior y Siguiente del cuadro de diálogo. Algunos errores se pueden resolver con solo descartar los cambios.
Consideraciones al sincronizar los datos
La siguiente tabla explica algunas consideraciones para tener en cuenta al sincronizar datos entre una lista de SharePoint y una tabla vinculada de Access.
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Característica |
Comparación |
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Columnas |
Access no admite más de 256 campos en una tabla. Por lo tanto, la tabla vinculada incluye solamente las primeras 256 columnas. |
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Carpetas |
Cada carpeta en la lista de SharePoint aparece como un registro en la tabla de Access. Los elementos dentro de una carpeta también aparecen como registros, inmediatamente debajo del registro que corresponde a esa carpeta. |
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Columnas de búsqueda |
Si una columna busca valores en otra lista y la lista relacionada aún no se encuentra en la base de datos, Access crea automáticamente tablas vinculadas para las listas relacionadas. Nota: Una columna de tipo Persona o Grupo es un tipo especial de columna de búsqueda que busca valores en la lista Información sobre el usuario. Si establece un vínculo a una lista que contiene una columna Persona o Grupo, Access crea automáticamente una tabla vinculada para la lista Información sobre el usuario. |
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Columnas calculadas |
Los resultados en una columna calculada se muestran en el campo correspondiente, pero no se puede ver ni modificar la fórmula en Access. |
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Datos adjuntos |
La columna de datos adjuntos de la lista se muestra como un campo llamado Datos adjuntos. |
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Columnas de solo lectura |
Las columnas que son de solo lectura en una lista de SharePoint seguirán siendo de solo lectura en Access. Además, es posible que no pueda agregar, eliminar o modificar columnas en Access. |
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Columnas multivalor |
Una columna de tipo Opción o Búsqueda puede contener varios valores. Para esas columnas, la operación de vinculación crea campos que admiten varios valores. Las columnas de búsqueda multivalor se crean en la tabla vinculada si la columna es del tipo Búsqueda. |
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Listas no admitidas |
Las listas a continuación no están admitidas:
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Sincronizar una lista de SharePoint con Access
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Vaya al sitio de SharePoint que contiene la lista que desea sincronizar con un programa de hoja de cálculo.
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Haga clic en el nombre de la lista en Inicio rápido, o bien, haga clic en Acciones del sitio, en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, en la sección de la lista correspondiente, haga clic en el nombre de la lista.
Nota: Se puede modificar significativamente la apariencia de un sitio de SharePoint y la manera de desplazarse en éste. Si no puede encontrar una opción, como un comando, un botón o un vínculo, póngase en contacto con el administrador.
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En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Lista y, a continuación, en el grupo Conectar y exportar, haga clic en Abrir con Access.
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Especifique una ubicación para la base de datos nueva o existente o haga clic en Examinar para ubicar la base de datos.
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Seleccione Vincular a datos en el sitio de SharePoint y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Nota: También puede hacer clic en Exportar a una copia de los datos. Exportar datos, a diferencia de vincular datos, es una única operación de copia de los datos actuales y no crea una sincronización entre la tabla de Access creada y la lista de SharePoint.
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Cuando se le pida que confirme la eliminación, haga clic en Aceptar.
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En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, haga clic en Abrir.
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Si se le solicita si habilita las conexiones de los datos en su equipo, haga clic en Habilitar si considera que es seguro habilitar la conexión a los datos en el sitio de SharePoint.
Si la lista de SharePoint contiene columnas de búsqueda, Access 2010 crea una tabla de Access vinculada a la lista de SharePoint, una tabla UserInfo y tablas vinculadas adicionales.
Actualizar los datos sincronizados
Cada vez que abre la lista sincronizada de SharePoint o la tabla vinculada de Access, puede ver los datos más recientes. Para asegurarse de que está viendo los datos más recientes cuando la lista de SharePoint o la tabla vinculada de Access están abiertas, puede actualizar los datos manualmente.
Para actualizar los datos sincronizados, realice una de estas tareas:
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En Access 2010, en la cinta de opciones de la tabla vinculada de Access, vaya a la ficha Inicio y, en el grupo Registros, haga clic en Actualizar y, a continuación, haga clic en Actualizar.
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En la lista de SharePoint realice una de estas tareas:
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En la vista Hoja de datos, en la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Lista y, a continuación, en el grupo Hoja de datos, haga clic en Actualizar datos.
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En la vista Estándar, en la barra de direcciones de Internet Explorer, haga clic en Actualizar o presione F5.
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