SharePoint flujos de trabajo pueden ayudarle a automatizar sus procesos empresariales, lo que los hace más coherentes y eficientes. El flujo de trabajo de aprobación le permite enrutar documentos y otros elementos almacenados en SharePoint a una o más personas para su aprobación.

Nota: Los flujos de trabajo de SharePoint 2010 se retiraron desde el 1 de agosto de 2020 para los nuevos inquilinos y se quitaron de los inquilinos existentes el 1 de noviembre de 2020. Si usa flujos de trabajo de SharePoint 2010, se recomienda migrar a Power Automate u otras soluciones compatibles. Para obtener más información, vea Retirada del flujo de trabajo de SharePoint 2010.

Para obtener más información, vea Acerca de los flujos de trabajo incluidos con SharePoint.

Importante: De forma predeterminada, el flujo de trabajo de aprobación no está activado y no aparece en el cuadro de lista Seleccionar una plantilla de flujo de trabajo del formulario de asociación. Para que esté disponible para su uso, un administrador del sitio debe activarlos en el nivel de colección de sitios. Vaya a Configuración del sitio > de la colección de sitios > activar la característica Flujos de trabajo. Además, SharePoint 2013 estas plantillas de flujo de trabajo basadas en SharePoint 2010 de compatibilidad. Para crear un flujo SharePoint 2013 de trabajo basado en archivos con una lógica similar, use SharePoint Designer 2013.

Si todo lo que necesita hacer es completar una tarea de flujo de trabajo de aprobación    Solo tiene que desplazarse hacia abajo hasta el segmento Completado y expandirlo. Es posible que no necesite ninguno de los otros segmentos por ahora.

Comparación de procesos manuales con el flujo de trabajo automatizado

SharePoint flujos de trabajo son:

  • Eficiente y coherente    Un flujo de trabajo de aprobación enruta automáticamente el documento o elemento, asigna tareas de revisión y realiza un seguimiento de su progreso, y envía avisos y notificaciones cuando sea necesario. La actividad de un flujo de trabajo se puede supervisar y ajustar desde una página de estado central, y el historial de eventos en una ejecución de flujo de trabajo se mantiene durante 60 días después de la finalización.

  • Menos trabajo para usted    Un flujo de trabajo de aprobación le ahorra tiempo y problemas a usted y a sus compañeros y, al mismo tiempo, simplifica y normaliza el proceso de aprobación.

Este es un diagrama de una versión muy sencilla del flujo de trabajo de aprobación.

Diagrama de flujo de trabajo de aprobación simple

La información de este artículo se presenta en diez segmentos ampliables.

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Si todo lo que necesita hacer es completar una tarea de flujo de trabajo de aprobación    Solo tiene que desplazarse hacia abajo hasta el segmento Completado y expandirlo. Es posible que no necesite ninguno de los otros segmentos por ahora.

Si desea agregar, iniciar, supervisar y mantener flujos de trabajo    Si aún no está familiarizado con estas tareas, es posible que le sea útil trabajar en este artículo, segmento por segmento, la primera vez que diseña y agrega un flujo de trabajo. Una vez que esté familiarizado con la información y el diseño del artículo, podrá ir directamente al segmento que necesita en las visitas de devolución.

Aprobación de contenido y aprobación de publicación    Es posible que tenga listas o bibliotecas en las que desee que se revisen nuevos elementos o nuevas versiones de elementos actuales para la precisión de su contenido o para la exactitud de su formulario y estilo, antes de que sean visibles para todos los usuarios que tengan acceso a la lista. Este tipo de proceso de revisión se denomina aprobación de contenido y puede usar un flujo de trabajo de aprobación para controlar la aprobación de contenido en una lista o biblioteca. (También hay un flujo de trabajo de aprobación de publicación muy similar, creado especialmente para su uso en sitios de SharePoint que publican páginas web en Internet).

Una palabra sobre la impresión de este artículo    Este es un artículo largo. Si desea imprimir solo segmentos seleccionados, asegúrese de que solo esos segmentos se expanden al imprimir. (Además, si desea incluir los gráficos completos en la copia impresa, imprima en orientación horizontal y no vertical).

Y una palabra sobre la búsqueda    Antes de buscar cualquier texto o término en este artículo, asegúrese de que todos los segmentos en los que desea buscar están expandido.

Un flujo de trabajo de aprobación es una característica de SharePoint que enruta un documento u otro elemento almacenado en una lista o biblioteca de SharePoint a una o más personas para su aprobación o rechazo. El flujo de trabajo automatiza, simplifica y estandariza todo el proceso.

Diagrama de flujo de trabajo de aprobación simple

El flujo de trabajo básico de aprobación que se incluye con los productos de SharePoint funciona como plantilla. Con esta plantilla, puede agregar varios flujos de trabajo de aprobación a sus sitios. Cada flujo de trabajo que agregue es una versión única del flujo de trabajo básico de aprobación, cada uno con su propia forma especializada de trabajar, en función de la configuración que especifique al agregarlo.

Secciones de este segmento

  1. ¿Qué puede hacer un flujo de trabajo de aprobación por mí?

  2. ¿Qué no puede hacer un flujo de trabajo de aprobación?

  3. ¿Quién puede usar este tipo de flujo de trabajo?

  4. ¿Cómo planea, agrega, ejecuta y mantiene este tipo de flujo de trabajo?

1. ¿Qué puede hacer un flujo de trabajo de aprobación por mí?

  • Al agregar por primera vez un flujo de trabajo de aprobación a la lista, biblioteca o colección de sitios, puede especificar cuántos participantes incluir e indicar si sus tareas se asignan una tras otra (en serie) o todas a la vez (en paralelo). Incluso puede decidir si divide las tareas de los participantes en dos o más fases separadas, así como especificar una fecha de vencimiento final o la hora permitida para que se complete cada tarea. Y cada vez que inicie el flujo de trabajo manualmente en un elemento, puede modificar cualquiera de estas opciones de configuración.

  • El flujo de trabajo asigna una tarea a cada participante especificado. Cada participante elige entre varias respuestas posibles: aprobar o rechazar el elemento, solicitar un cambio en el elemento, reasignar la tarea o cancelar o eliminar la tarea.

  • Mientras se ejecuta el flujo de trabajo, puede supervisar el progreso y realizar ajustes (si es necesario) desde una única página central de estado del flujo de trabajo.

  • Durante 60 días después de completar el flujo de trabajo, la lista de todos los eventos de flujo de trabajo que se produjeron durante esta ejecución (o instancia)del flujo de trabajo sigue estando disponible en la página Estado del flujo de trabajo, para referencia informal.

También puede usar un flujo de trabajo de aprobación para administrar un proceso de aprobación de contenido para una lista o biblioteca. Para obtener más información, vea el segmento Control de este artículo.

2. ¿Qué no puede hacer un flujo de trabajo de aprobación?

Normalmente, los participantes de un flujo de trabajo de aprobación no pueden realizar cambios en el elemento que se revisa. En su lugar, los participantes pueden solicitar que se realicen cambios en el elemento durante la instancia de flujo de trabajo. Si desea agregar un flujo de trabajo en el que los participantes inserten comentarios y realicen un seguimiento de los cambios en el propio elemento, vea el artículo Todosobre los flujos de trabajo de recopilación de comentarios, en la sección Vea también.

Además, los flujos de trabajo de aprobación no están diseñados para recopilar firmas. Si desea usar un flujo de trabajo para recopilar firmas en un documento de Microsoft Word, un libro de Microsoft Excel o un formulario de Microsoft InfoPath, vea elartículo,Todo sobre los flujos de trabajo de recopilar firmas, en la sección Vea también.

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3. ¿Quién puede usar este tipo de flujo de trabajo?

Para agregar un flujo de trabajo   De forma predeterminada, debe tener el permiso Administrar listas para agregar un flujo de trabajo. El grupo Propietarios tiene este permiso de forma predeterminada, a diferencia de los grupos Miembros y Visitantes.

Para iniciar un flujo de trabajo   También de forma predeterminada, debe tener el permiso Editar elementos para iniciar un flujo de trabajo que ya se ha agregado. (El grupo Miembros y el grupo Propietarios tienen el permiso Editar elementos de forma predeterminada; el grupo Visitantes no).

Como alternativa, los propietarios pueden elegir configurar flujos de trabajo específicos para que solo los miembros del grupo Propietarios puedan iniciarlo. (Para ello, active la casilla Requerir permisos de administración de listas para iniciar este flujo de trabajo, en la primera página del formulario de asociación).

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4. ¿Cómo planea, agrega, ejecuta y mantiene este tipo de flujo de trabajo?

Estas son las fases básicas:

  • ANTES de que se ejecute el flujo de trabajo (plan, agregar, inicio)   
    Antes de agregar un flujo de trabajo, planee dónde desea agregarlo (para una única lista o biblioteca, o para toda la colección de sitios) y los detalles de cómo funcionará. Después de agregar y configurar el flujo de trabajo, cualquier persona con los permisos necesarios puede iniciar el flujo de trabajo en un elemento específico. El flujo de trabajo también se puede configurar para que se ejecute automáticamente. Las ejecuciones automáticas se pueden activar en función de uno o ambos eventos de activación: cuando se agrega o crea un elemento en una lista o biblioteca, o cuando se cambia algún elemento de una lista o biblioteca.

  • MIENTRAS se ejecuta el flujo de trabajo (completado, monitor, ajuste)   
    Mientras se ejecuta el flujo de trabajo, los participantes individuales completan las tareas asignadas. Los avisos automáticos se envían a los participantes que no cumplen con las fechas límite de la tarea. Mientras tanto, el progreso del flujo de trabajo se puede supervisar desde una página central de Estado del flujo de trabajo para esa instancia específica del flujo de trabajo. Los ajustes en el flujo de trabajo mientras se ejecuta se pueden realizar desde esa misma página; y, si es necesario, el flujo de trabajo se puede cancelar o finalizar desde allí.

  • DESPUÉS de que se ejecute el flujo de trabajo (revisar, informar, cambiar)   
    Cuando se complete el flujo de trabajo, todo el historial de esa ejecución (o instancia)se puede revisar durante un máximo de 60 días en la página Estado del flujo de trabajo. Desde la misma página, se pueden crear informes estadísticos sobre el rendimiento de esta versión de flujo de trabajo. Por último, si alguna vez hay algo que desea cambiar sobre la forma en que funciona el flujo de trabajo, puede abrir y editar el formulario de asociación que completó cuando agregó por primera vez el flujo de trabajo.

El siguiente diagrama de flujo ilustra estas fases desde la perspectiva de la persona que está agregando un nuevo flujo de trabajo.

Proceso del flujo de trabajo

En este segmento, identificamos las decisiones que debe tomar y la información que necesita reunir antes de agregar una versión del flujo de trabajo de aprobación.

Si ya está familiarizado con cómo agregar este tipo de flujo de trabajo y solo necesita un aviso sobre los pasos específicos, puede ir directamente al segmento Agregar adecuado(Lista/biblioteca o Colección de sitios)de este artículo.

Secciones de este segmento

  1. Plantillas y versiones

  2. Presentación del formulario de asociación

  3. Doce preguntas que responder

1. Plantillas y versiones

Los flujos de trabajo incluidos con los productos de SharePoint funcionan como plantillas maestras en las que se basan los flujos de trabajo específicos e individuales que agregue a sus listas, bibliotecas y colecciones de sitios.

Cada vez que agrega un flujo de trabajo de aprobación, por ejemplo, está agregando una versión de la plantilla de flujo de trabajo de aprobación general. Asigne a cada versión su propio nombre y su propia configuración, que especifique en el formulario de asociación al agregar esa versión en particular. De este modo, puede agregar varios flujos de trabajo, todas las versiones basadas en la plantilla patrón de flujo de trabajo de aprobación, pero cada una de las versiones denominadas y adaptadas para la forma específica en que la usará. Las versiones con nombre también se pueden denominar instancias de flujo de trabajo.

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2. Presentación del formulario de asociación

Siempre que agregue una nueva versión de flujo de trabajo basada en una de las plantillas de flujo de trabajo incluidas, rellene un formulario de asociación para especificar la forma en que desea que funcione la nueva instancia.

En la siguiente sección, encontrará una lista de preguntas que le prepararán para completar el formulario de asociación. Sin embargo, en primer lugar, tome un momento o dos para ver el formulario y sus campos.

Primera página del formulario de asociación

Primer formulario de inicio

Segunda página del formulario de asociación

Formulario para especificar información específica de la ejecución

Los campos del cuadro rojo de esta segunda página también aparecen en el formulario de inicio,que se presenta cada vez que el flujo de trabajo se inicia manualmente y se puede editar allí para esa única ejecución.

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3. Doce preguntas que responder

Tan pronto como tenga la respuesta a todas las preguntas de esta sección, estará listo para agregar el flujo de trabajo.

  1. ¿Es el tipo de flujo de trabajo correcto?

  2. ¿Una lista o biblioteca, o toda la colección de sitios? y ¿Un tipo de contenido o todos los tipos de contenido?

  3. ¿Cuál es un buen nombre?

  4. Listas de tareas e listas de historial: ¿Existente o nueva?

  5. ¿Cómo (y por quién) se puede iniciar este flujo de trabajo?

  6. ¿Los tipos de contenido que heredan de este también obtienen este flujo de trabajo?

  7. Participantes: ¿Qué personas, en qué orden?

  8. ¿Qué información adicional necesitan los participantes?

  9. ¿Cuándo vencen las tareas?

  10. ¿Cuándo termina este flujo de trabajo?

  11. ¿A quién se le debe notificar?

  12. ¿Controlará este flujo de trabajo la aprobación de contenido?

01. ¿Es el tipo de flujo de trabajo correcto?

Hay varias plantillas de flujo de trabajo que tienen la palabra "Aprobación" en sus nombres. Este artículo se refiere a la plantilla de flujo de trabajo que aparece en el menú como Aprobación : SharePoint 2010. Si no está seguro de que este tipo de flujo de trabajo sea la mejor opción para usted, consulte el segmento APRENDER de este artículo. Para obtener más información sobre las otras plantillas de flujo de trabajo disponibles, vea el artículo Acerca de los flujos de trabajo incluidos con SharePoint,en la sección Vea también.

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02. ¿Una lista o biblioteca, o toda la colección de sitios? (y) ¿Un tipo de contenido o todos los tipos de contenido?

Puede hacer que la nueva versión del flujo de trabajo de aprobación solo esté disponible en una única lista o biblioteca, o puede hacer que esté disponible en toda la colección de sitios.

  • Si agrega el flujo de trabajo para una única lista o biblioteca, puede configurarlo para que se ejecute en todos los tipos de contenido o solo en un único tipo de contenido.

  • Sin embargo, si agrega el flujo de trabajo para toda la colección de sitios, debe configurarlo para que se ejecute solo en un único tipo de contenido de sitio.

Mapa de la colección de sitios con los 3 procedimientos explicados para agregar un flujo de trabajo

¿Qué es un tipo de contenido?

Cada documento u otro elemento almacenado en una lista o biblioteca de SharePoint pertenece a uno u otro tipo de contenido. Un tipo de contenido puede ser tan básico y genérico como documento o hoja de cálculo de Excel,o tan especializado como contrato legal o especificación de diseño de producto. Algunos tipos de contenido están disponibles en los productos de SharePoint de forma predeterminada, pero puede personalizarlos y agregar otros que cree usted mismo. Para obtener más información, vea Crear o personalizar un tipo de contenido de sitio y Agregar un tipo de contenido a una lista o biblioteca.

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03. ¿Cuál es un buen nombre?

Asigne a la versión del flujo de trabajo un nombre que:

  • Indica claramente para qué se usa.

  • Lo distingue claramente de otros flujos de trabajo.

Un ejemplo

Imagine que es miembro de un grupo de editores. El grupo desea usar dos flujos de trabajo de aprobación diferentes para administrar los envíos de documentos de colaboradores externos:

  • Ejecutará el primer flujo de trabajo en cada documento enviado para decidir si lo acepta para el proceso de edición.

  • Después de aceptar y editar un documento enviado, ejecutará el segundo flujo de trabajo en el borrador modificado para decidir si lo acepta como final.

Es posible que asigne un nombre al primer flujo de trabajo Aceptar aprobación de envío y al segundo borrador final de aprobación.

Sugerencia: Como siempre, es una buena idea establecer convenciones de nomenclatura coherentes y asegurarse de que todos los participantes de sus flujos de trabajo están familiarizados con esas convenciones.

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04. Listas de tareas e listas de historial: ¿Existente o nueva?

Puede hacer que el flujo de trabajo use la lista de tareas predeterminada del sitio y la lista historial, usar otras listas de Tareas e Historial existentes o solicitar listas nuevas solo para este flujo de trabajo.

  • Si el sitio tendrá numerosos flujos de trabajo, o si algunos flujos de trabajo implicarán numerosas tareas, considere la posibilidad de solicitar listas nuevas para cada flujo de trabajo. (Administrar listas demasiado largas puede ralentizar el rendimiento. Es más rápido y fácil para el sistema mantener varias listas más cortas que una muy larga).

  • Si las tareas y el historial de este flujo de trabajo contendrán datos confidenciales o confidenciales que querrá mantener separados de la lista general tareas, debe indicar definitivamente que desea nuevas listas independientes para este flujo de trabajo. (Después de agregar el flujo de trabajo, asegúrese de que se establecen los permisos adecuados para las nuevas listas).

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05. ¿Cómo (y por quién) se puede iniciar este flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo se puede configurar para que se inicie manualmente solo, o solo automáticamente, o de cualquier manera:

  • Al iniciar manualmente un flujo de trabajo de aprobación en un documento o elemento específico, se presenta otro formulario, el formulario deinicio. El formulario de inicio contiene la mayor parte de la configuración de la segunda página del formulario de asociación. De este modo, si la persona que inicia el flujo de trabajo quiere cambiar cualquiera de esas opciones de configuración (solo para la instancia actual), puede hacerlo antes de hacer clic en Inicio. Vaya a la lista > contextual Elemento > flujos de trabajo> Seleccione el flujo de trabajo para iniciarlo manualmente.

  • Con un inicio automático, por supuesto, no hay ninguna oportunidad de presentar un formulario de inicio, por lo que la configuración predeterminada especificada en el formulario de asociación se usa sin ningún cambio.

En la ilustración siguiente se muestra la diferencia entre los inicios manuales y los inicios automáticos.

Comparación de las formas de inicio manual y automático

Los cambios que realice en el formulario de inicio solo se aplicarán durante la instancia actual del flujo de trabajo. Para cambiar la configuración permanentey predeterminada del flujo de trabajo, edite el formulario de asociación original, como se explica en el segmento CAMBIAR de este artículo.

Inicios manuales

Si permite inicios manuales, cualquier persona que tenga los permisos necesarios puede iniciar el flujo de trabajo en cualquier elemento válido en cualquier momento.

Las ventajas de un inicio manual son que usted y sus compañeros solo pueden ejecutar el flujo de trabajo cuando y si lo decide, y que cada vez que lo ejecute tendrá la oportunidad de cambiar algunas opciones de configuración mediante el formulario de inicio.

Un ejemplo rápido    Si desea ejecutar el flujo de trabajo solo en elementos creados por un escritor de fuera de su equipo, iniciarlo solo manualmente evitará que se ejecute automáticamente en los elementos creados por usted y sus compañeros de equipo. (Una solución alternativa: mantener una lista o biblioteca para los elementos de los autores de su equipo y una lista o biblioteca independiente para los elementos de todos los demás autores. De este modo, puede ejecutar el flujo de trabajo automáticamente, pero solo en la lista de autores externos. Otra solución: agregue una condición SI y establezca Creado por por a la persona específica. Vea Referencia rápida de condiciones de flujo de trabajo para obtener más información).

La desventaja principal de los inicios manuales es que alguien tiene que recordar ejecutar el flujo de trabajo siempre que sea apropiado hacerlo.

Inicio automático

Puede configurar el flujo de trabajo para que se inicie automáticamente con cualquiera de los siguientes eventos:

  • Alguien intenta publicar una versión principal de un elemento.

  • Se crea un nuevo elemento o se carga en la lista o biblioteca.

  • Se cambia un elemento que ya está almacenado en la lista o biblioteca.

La ventaja de un inicio automático es que nadie tiene que acordarse de iniciar el flujo de trabajo. Se ejecuta cada vez que se produce un evento de activación.

Un ejemplo rápido    Si es responsable de la precisión y la exactitud de los elementos de una lista, puede agregar un flujo de trabajo de aprobación a esa lista y especificarse como el único participante. Puede configurar el flujo de trabajo para que se inicie automáticamente cada vez que se cambia un elemento de la lista y cada vez que se agrega un nuevo elemento. De esta forma, siempre estará al día.

Dos desventajas de inicio automático:

  • No puede evitar que el flujo de trabajo se ejecute siempre que se produzca un evento de activación.

  • No puede cambiar ninguna configuración al principio de la instancia individual.

Para obtener más información sobre cómo ejecutar automáticamente el flujo de trabajo de aprobación cada vez que alguien intenta publicar una versión principal de un elemento, vea el segmento Control de este artículo.

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06. ¿Los tipos de contenido que heredan de este también obtienen este flujo de trabajo?

Solo cuando agrega un flujo de trabajo a un tipo de contenido para toda la colección de sitios, se le da la opción de agregar también el flujo de trabajo a todos los demás tipos de contenido de la colección de sitios que heredan del tipo de contenido al que va a agregar el flujo de trabajo.

Notas

  • La operación que realiza toda la adición adicional puede tardar mucho tiempo en completarse.

  • Si se ha roto la herencia de los sitios o subsitios en los que desea agregar este flujo de trabajo a los tipos de contenido heredados, asegúrese de que es miembro del grupo Propietarios en cada uno de esos sitios o subsitios antes de ejecutar esta operación.

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07. Participantes: ¿Qué personas, en qué orden?

Deberá proporcionar el nombre o la dirección de correo electrónico de cada persona a la que se asignarán las tareas de revisión.

¿Una o varias fases?    Puede elegir tener solo una fase de tareas de revisión o tener varias fases. Si tiene más de una fase, las fases se realizarán una tras otra.

¿Revisiones paralelas o revisiones en serie?    Para los participantes de una fase, puede elegir si tienen asignadas todas sus tareas de revisión al mismo tiempo (en paralelo) o que sus tareas de revisión se asignen una tras otra (en serie) en el orden que indique. La opción de serie puede ser útil si, por ejemplo, configura el flujo de trabajo para que finalice después del primer rechazo, o si quiere que los participantes puedan ver los comentarios de participantes anteriores como parte del contexto de sus revisiones.

Un ejemplo

Este escenario sencillo ilustra algunas de las ventajas de varias fases y revisiones en serie:

Imagine que Frank agrega un nuevo flujo de trabajo de aprobación. Quiere que sus compañeros de trabajo Ana y Sean revisen cada elemento primero, antes de que él mismo lo revise. También quiere que el flujo de trabajo finalice antes de su propia revisión si Ana o Sean rechazan el elemento. Frank puede configurar esto de dos maneras:

  • Mediante una revisión en serie   Frank configura una revisión en serie de una sola fase en la que Ana y Sean son los dos primeros participantes y él es el tercero; y selecciona la opción Finalizar en primer rechazo.
    En esta disposición, Ana debe aprobar el elemento antes de que se asigne la tarea de Sean y, después, Sean debe aprobar el elemento antes de que se asigne la tarea de Frank. Si Ana rechaza el elemento, no se asignará una tarea a Sean ni a Frank; y si Ana aprueba pero Sean lo rechaza, el flujo de trabajo seguirá finalizando antes de que se asigne la tarea de revisión de Frank.
    Esta es la manera en que Frank configura su revisión de serie de una sola fase.
    Formulario con la configuración de fases en serie resaltada
    Opción Finalizar al primer rechazo seleccionada

  • Mediante dos fases   Si Frank quiere que Ana y Sean tengan asignadas sus opiniones al mismo tiempo, para que Sean no tenga que esperar a que Anna termine antes de que pueda empezar, puede configurar dos etapas en el flujo de trabajo: la primera una fase paralela para las revisiones de Ana y Sean, y la segunda una fase independiente solo para su propia revisión. De nuevo, selecciona la opción Finalizar en primer rechazo. La segunda fase no se iniciará hasta que se complete la primera fase; de nuevo, si Ana o Sean rechazan el elemento, la tarea de revisión de Frank nunca se asignará.
    Esta es la manera en que Frank configura su revisión paralela de dos fases.
    Formulario con configuración para fase en paralelo resaltada
    Opción Finalizar al primer rechazo seleccionada

Estos son diagramas de ambas soluciones.

Visualización simultánea de flujo de trabajo en serie y flujo de trabajo en dos fases

Participantes externos    Hay un proceso especial para incluir participantes que no son miembros de su organización de SharePoint. En este proceso, un miembro del sitio actúa como un proxy para el participante externo.

Este es un diagrama de ese proceso:

Diagrama de flujo del proceso para incluir participantes externos

¿Asignar una tarea a cada grupo completo o una a cada miembro del grupo?    Si incluye una dirección de grupo o una lista de distribución entre los participantes del flujo de trabajo, puede hacer que el flujo de trabajo asigne una tarea a cada miembro del grupo oasignar solo una tarea a todo el grupo (pero aún así enviar una notificación de esa tarea única a cada miembro). Cuando solo se asigna una tarea a todo el grupo, cualquier miembro del grupo puede reclamar y completar esa única tarea. (Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento Completado de este artículo).

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08. ¿Qué información adicional necesitan los participantes?

Hay un campo de texto en el formulario de asociación donde puede proporcionar instrucciones, detalles sobre requisitos, recursos, etc.

Dos cosas que puede incluir:

  • Información de contacto, en caso de que los participantes tengan dificultades o preguntas.

  • Si el flujo de trabajo asignará solo una tarea a cada grupo o lista de distribución, mencione aquí que un solo miembro de cada grupo debe reclamar la tarea antes de completarla. De esta forma, otros miembros del grupo no pierden tiempo al iniciar la misma tarea. Encontrará los detalles sobre cómo reclamar una tarea de grupo en el segmento Completado de este artículo

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09. ¿Cuándo vencen las tareas?

Puede indicar cuándo vencen las tareas de flujo de trabajo de una o ambas formas:

Por fecha de calendario    Puede especificar una fecha de calendario única para la que vencen todas las tareas.

  • Si configura el flujo de trabajo para que se inicie automáticamente, normalmente no debería usar esta opción. Esto se debe a que el valor de fecha que especifique no se ajustará automáticamente en relación con la fecha actual cada vez que el flujo de trabajo se inicie automáticamente.

Por duración de la tarea    Puede especificar un número de días, semanas o meses que se permiten para la finalización de cada tarea, empezando por la asignación de esa tarea.

  • Una fecha de vencimiento del calendario reemplaza una duración de tarea especificada. Es decir: Si hoy es 10 de junio y se me asigna una tarea hoy que tiene una duración de tres días, pero que también tiene una fecha de vencimiento del calendario del 11 de junio, la tarea vence el 11 de junio (la fecha de vencimiento del calendario) y no el 13 de junio (el final de la duración de tres días).

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10. ¿Cuándo termina este flujo de trabajo?

Para evitar que se desvíe el tiempo invertido en revisiones innecesarias, puede elegir que el flujo de trabajo finalice inmediatamente (antes de la fecha de vencimiento especificada o calculada) cuando se produzca uno de los dos eventos:

  • Cualquier participante rechaza el elemento.

  • El elemento se cambia de cualquier forma.

Nota: Un flujo de trabajo no puede iniciarse en un elemento que está desproteyécdo actualmente. Sin embargo, una vez que se inicie el flujo de trabajo, el elemento para su revisión se puede desprotejar para protegerlo de los cambios. (Pero hasta que ese elemento vuelva a estar activado, ningún otro flujo de trabajo puede iniciarse en él).

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11. ¿Quién necesita recibir una notificación?

En el campo CC, en la segunda página del formulario de asociación, puede escribir nombres o direcciones para cualquier persona a la que se le notifique cada vez que se inicie o finalice este flujo de trabajo.

  • Escribir un nombre aquí no da como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo a esa persona.

  • Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y finalización sin necesidad de especificarse en este campo.

  • Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo agregó originalmente recibe las notificaciones de inicio y finalización sin necesidad de especificarse en este campo.

Parte superior del segmento

12. ¿Controlará este flujo de trabajo la aprobación de contenido?

Es posible que tenga listas o bibliotecas en las que desee que se revisen nuevos elementos o nuevas versiones de elementos actuales para la precisión de su contenido o para la exactitud de su formulario y estilo, antes de que sean visibles para todos los usuarios que tengan acceso a la lista. Ese tipo de proceso de revisión se denomina aprobación de contenido.

En los productos de SharePoint, puede usar un flujo de trabajo de aprobación para que el proceso de aprobación de contenido sea aún más fácil y eficiente. Para obtener más información, vea el segmento Control de aprobación de contenido de este artículo.

¿Qué sigue?

Si está listo para agregar el nuevo flujo de trabajo de aprobación a la lista, biblioteca o colección de sitios, vaya al segmento Agregar adecuado(Lista/biblioteca o Colección de sitios)de este artículo.

Es posible que tenga listas y bibliotecas en las que desee que se revisen nuevos elementos o nuevas versiones de elementos actuales para conocer la precisión de su contenido o la exactitud de su formulario y estilo antes de que sean visibles para todos los usuarios que tengan acceso a la lista. Ese tipo de proceso de revisión se denomina aprobación de contenido.

En los productos de SharePoint, puede controlar la aprobación de contenido manualmente, sin un flujo de trabajo; pero un flujo de trabajo de aprobación de SharePoint puede hacer que el proceso sea aún más fácil y eficiente.

Si aún no está familiarizado con las características de control de versiones y aprobación de contenido en los productos de SharePoint, le recomendamos que empiece con una revisión de los siguientes artículos:

Hay dos formas en las que un flujo de trabajo de aprobación puede controlar el proceso de aprobación de contenido, cada una de las formas asociadas con un único control en los formularios de asociación que rellena al agregar el flujo de trabajo por primera vez. Puede usar el flujo de trabajo para una o ambas.

Control de la publicación de versiones principales

En el área Opciones de inicio de la primera página del formulario de asociación, hay una opción para Iniciar este flujo de trabajo para aprobar la publicación de una versión principal de un elemento. Tenga en cuenta las siguientes cuestiones:

  • Esta opción solo está disponible para un flujo de trabajo de aprobación que se ejecuta en todos los tipos de contenido de una sola lista o biblioteca, y no para cualquier flujo de trabajo que se ejecute solo en elementos de un solo tipo de contenido.

  • Para que esta opción esté disponible, la aprobación de contenido debe estar habilitada para la lista o biblioteca en la página Configuración de control de versiones y la opción Crear versiones principales y secundarias (borrador) debe estar seleccionada en esa misma página.

  • Si selecciona esta opción, las dos opciones siguientes no estarán disponibles: Iniciar este flujo de trabajo cuando se cree un nuevo elemento e Iniciar este flujo de trabajo cuando se cambie un elemento.

  • Si selecciona esta opción, el flujo de trabajo se ejecutará automáticamente en un elemento solo cuando alguien intente publicar una versión principal de ese elemento.

  • En cualquier lista o biblioteca, solo puede haber un flujo de trabajo de aprobación que se usa para aprobar la publicación de versiones principales. Si intenta designar un segundo flujo de trabajo en la misma lista o biblioteca para esta función, se le pedirá que elija uno u otro.

Control no basado en el control de versiones

En el área Habilitar aprobación de contenido de la segunda página del formulario de asociación, hay una opción para actualizar el estado de aprobación después de completar el flujo de trabajo (use este flujo de trabajo para controlar la aprobación de contenido).

Esta opción está disponible en el formulario, independientemente de si se requiere o no aprobación de contenido en la lista o biblioteca. En ambos casos, el valor del campo Aprobación del elemento se actualiza en función del resultado del flujo de trabajo.

Con esta opción, puede:

  • Ejecute siempre el flujo de trabajo manualmente o

  • Seleccione una o varias de las opciones de inicio automático en la primera página del formulario de asociación o

  • Permitir inicios manuales y automáticos

Control de contenido para sitios de publicación web

El control de contenido es un proceso especializado en sitios que publican páginas en la web. En consecuencia, hay un flujo de trabajo especializado de aprobación de publicación para su uso en sitios de publicación, así como una plantilla de sitio (denominada Sitio de publicación con flujo de trabajo) que incluye una versión de ese flujo de trabajo ya personalizada para su uso en la publicación web.

¿Qué sigue?

Si está listo para agregar el nuevo flujo de trabajo de aprobación a la lista, biblioteca o colección de sitios, vaya al segmento Agregar adecuado(Lista/biblioteca o Colección de sitios)de este artículo.

Si aún no está familiarizado con la adición de flujos de trabajo, es posible que le sea útil revisar tanto el segmento LEARN como el segmento PLAN en este artículo antes de continuar con los pasos de este segmento.

Secciones de este segmento

  1. Antes de empezar

  2. Agregar el flujo de trabajo

1. Antes de empezar

Para poder agregar un flujo de trabajo, debe haber dos asuntos en orden:

Correo electrónico    Para que el flujo de trabajo envíe notificaciones y avisos por correo electrónico, el correo electrónico debe estar habilitado para su sitio de SharePoint. Si no está seguro de que esto ya se haya hecho, consulte con el administrador de SharePoint. Vea también SharePoint 2013 paso a paso: Configurar la configuración de correo electrónico saliente.

Permisos    La configuración predeterminada de SharePoint requiere que tenga el permiso Administrar listas para agregar flujos de trabajo para listas, bibliotecas o colecciones de sitios. (El grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y los grupos Visitantes no. Para obtener más información sobre los permisos, vea el segmento APRENDER de este artículo).

Parte superior del segmento

2. Agregar el flujo de trabajo

Siga estos pasos:

  1. Abra la lista o biblioteca para la que desea agregar el flujo de trabajo.

  2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca.

    Nota: El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, la pestaña se denomina Calendario.

  3. En el grupo Configuración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

  4. En la página Configuración del flujo de trabajo, en Mostrar asociaciones de flujo de trabajo de este tipo, especifique si desea que el flujo de trabajo se ejecute en el documento, la lista o una carpeta y, a continuación, haga clic en Agregar un flujo de trabajo.

  5. Complete la primera página del formulario de asociación.
    (Las instrucciones siguen la ilustración).

    Información básica de adición de flujos de trabajo con secciones resaltadas

    Primera sección resaltada

    Tipo de contenido

    Mantenga la selección predeterminada como Todoo seleccione un tipo de contenido específico.

    Segunda sección resaltada

    Plantilla

    Seleccione la plantilla Aprobación: SharePoint 2010.

    Nota: Si la plantilla Aprobación: SharePoint 2010 no aparece en la lista, póngase en contacto con el administrador de SharePoint para obtener información sobre cómo activarla para su colección de sitios o área de trabajo. Si es administrador, vaya a Configuración del sitio > de la colección de sitios > característica Activar flujos de trabajo.

    Tercera sección resaltada

    Nombre

    Escriba un nombre para este flujo de trabajo. El nombre identificará este flujo de trabajo a los usuarios de esta lista o biblioteca.

    Para obtener sugerencias sobre cómo asignar un nombre al flujo de trabajo, vea el segmento PLAN de este artículo.

    Cuarta sección resaltada

    Lista de tareas

    Seleccione una lista de tareas para usarla con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de tareas existente o hacer clic en Nueva lista de tareas para crear una nueva lista.

    Para obtener información sobre los motivos para crear una nueva lista de tareas (en lugar de elegir una existente), vea el segmento PLAN de este artículo.

    Quinta sección resaltada

    Lista de historial

    Seleccione una lista de historial para usar con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de historial existente o hacer clic en Historial de flujos de trabajo (nuevo) para crear una lista nueva.

    Para obtener información sobre los motivos para crear una lista de historial (en lugar de elegir una existente), vea el segmento PLAN de este artículo.

    Sexta sección resaltada

    Opciones de inicio

    Especifique la forma o las formas en que se puede iniciar este flujo de trabajo.

    Para obtener información sobre cómo seleccionar las opciones de inicio, vea el segmento PLAN de este artículo.

    Para obtener información sobre cómo usar el flujo de trabajo para controlar la aprobación de contenido, incluida la publicación de versiones principales, vea el segmento Control de este artículo.

    • Tenga en cuenta que la opción Iniciar este flujo de trabajo para aprobar la publicación de una versión principal de un elemento no aparece si va a agregar el flujo de trabajo para un solo tipo de contenido. 

    • Tenga en cuenta también que si selecciona Iniciar este flujo de trabajo para aprobar la publicación de una versión principalde un elemento, las dos casillas siguientes no estarán disponibles.

  6. Cuando todas las opciones de configuración de este formulario sean las que quiera, haga clic en Siguiente.

  7. Complete la segunda página del formulario de asociación.
    (Las instrucciones siguen la ilustración).

    Nota: Los productos de SharePoint le presentan las primeras varias opciones de esta segunda página del formulario de asociación (números de uno a siete en la siguiente ilustración, desde Aprobadores hasta CC) cada vez que inicie manualmente el flujo de trabajo, de modo que pueda realizar cambios en esas opciones solo para esa instancia.

    Valores predeterminados de la adición de flujos de trabajo con campos resaltados

    Primera sección resaltada

    Asignar a

    Escriba nombres o direcciones para las personas a las que desea que el flujo de trabajo asigne tareas.

    • Si las tareas se asignarán de una en una (en serie)   
      Escriba los nombres o direcciones en el orden en que se deben asignar las tareas.

    • Si todas las tareas se asignarán al mismo tiempo (en paralelo)   
      El orden de los nombres o direcciones no importa.

    • Si va a asignar una tarea a alguien fuera de su organización de SharePoint   
      Para obtener más información sobre cómo incluir participantes externos, vea el segmento Completado de este artículo.

    Segunda sección resaltada

    Orden

    Especifique si las tareas deben asignarse de una en una (en serie) o todas a la vez (en paralelo).

    Para obtener más información sobre cómo usar el orden de serie y el orden paralelo, vea el segmento PLAN de este artículo.

    Tercera sección resaltada

    Agregar una nueva fase

    Agregue las fases que desee más allá de la primera que acaba de configurar.

    • Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo Asignar a de esa fase y, después, presione CTRL+SUPR.

    Para obtener más información sobre el uso de varias fases, vea el segmento PLAN de este artículo.

    Cuarta sección resaltada

    Expandir grupos

    • Para asignar una tarea a cada miembro de cada grupo que escriba en el campo Asignar a, active esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea y cada miembro tendrá su propia tarea que completar).

    • Para tener asignada solo una tarea a cada grupo entero que escriba en el campo Asignar a,desactive esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero cualquier miembro puede reclamar y completar la tarea única en nombre de todo el grupo. Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento Completado de este artículo).

    Quinta sección resaltada

    Solicitud

    Cualquier texto que incluya aquí se incluirá en cada notificación de tarea que envíe el flujo de trabajo. No olvide incluir instrucciones o recursos adicionales que los participantes puedan necesitar, como:

    • Información de contacto.

    • Si procede, una nota sobre tareas individuales asignadas a grupos completos o listas de distribución. (Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento Completado de este artículo).

    Sexta sección resaltada

    Fechas de vencimiento y duraciones de tareas

    Especifique una fecha de vencimiento final para todo el flujo de trabajo y/o especifique el número de días, semanas o meses permitidos para la finalización de cada tarea desde el momento en que se asigna.

    • Si este flujo de trabajo se iniciará automáticamente, normalmente es una buena idea dejar el campo Fecha de vencimiento para todas las tareas vacío y usar los dos campos de duración para controlar la fecha de vencimiento. Siempre puede proporcionar una fecha de vencimiento precisa en el formulario de inicio si inicia manualmente el flujo de trabajo.

    Para obtener más información sobre cuándo usar fechas de vencimiento y cuándo usar duraciones de tareas, vea el segmento PLAN de este artículo.

    Séptima sección resaltada

    CC

    Escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de cualquier persona a la que se le notifique cada vez que se inicie o finalice el flujo de trabajo.

    • Escribir un nombre aquí no da como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo.

    • Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detén sin necesidad de especificarse en este campo.

    • Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo agregó originalmente recibe las notificaciones de inicio y detenerse sin necesidad de especificarse en este campo.

    Octava sección resaltada

    Finalizar el flujo de trabajo

    Seleccione ninguna de estas opciones, ninguna o ambas opciones.

    Para obtener más información sobre estas opciones, vea el segmento PLAN de este artículo.

    Novena sección resaltada

    Habilitar la aprobación de contenido

    Active esta casilla si va a usar este flujo de trabajo para administrar la aprobación de contenido.

    Para obtener más información sobre cómo usar el flujo de trabajo para controlar la aprobación de contenido, incluida la publicación de versiones principales, vea el segmento Control de este artículo.

  8. Cuando tenga todas las opciones de configuración de esta página como quiera, haga clic en Guardar para crear el flujo de trabajo.

Si aún no está familiarizado con la adición de flujos de trabajo, es posible que le sea útil revisar tanto el segmento LEARN como el segmento PLAN en este artículo antes de continuar con los pasos de este segmento.

Secciones de este segmento

  1. Antes de empezar

  2. Agregar el flujo de trabajo

1. Antes de empezar

Para poder agregar un flujo de trabajo, debe haber dos asuntos en orden:

Correo electrónico    Para que el flujo de trabajo envíe notificaciones y avisos por correo electrónico, el correo electrónico debe estar habilitado para el sitio. Si no está seguro de que esto ya se haya hecho, consulte con el administrador de SharePoint. Vea también SharePoint 2013 paso a paso: Configurar laconfiguración de correo electrónico saliente.

Permisos    La configuración predeterminada de SharePoint requiere que tenga el permiso Administrar listas para agregar flujos de trabajo para listas, bibliotecas o colecciones de sitios. (El grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y los grupos Visitantes no. Para obtener más información sobre los permisos, vea el segmento APRENDER de este artículo).

Parte superior del segmento

2. Agregar el flujo de trabajo

Siga estos pasos:

  1. Vaya a la página principal de la colección de sitios(no la página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).

  2. Haga clic en el icono Configuración Configuración de un sitio web público de SharePoint Online , a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

  3. En la página Configuración del sitio, en Galerías del Diseñador web,haga clic en Tipos de contenido del sitio.

  4. En la página Tipos de contenido del sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido del sitio para el que desea agregar un flujo de trabajo.

    Nota: Un flujo de trabajo agregado a toda la colección de sitios debe agregarse solo para los elementos de un solo tipo de contenido.

    Tipos de contenido de documentos con el tipo resaltado

    1. En la página del tipo de contenido seleccionado, en Configuración,haga clic en Configuración del flujo de trabajo.
      Vínculo Configuración del flujo de trabajo de la sección Configuración

    2. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Agregar un flujo de trabajo.
      Vínculo Agregar un flujo de trabajo

    3. Complete la primera página del formulario de asociación.
      (Las instrucciones siguen la ilustración).

    Página de configuración del flujo de trabajo

    Primera sección resaltada

    Plantilla

    Seleccione la plantilla Aprobación: SharePoint 2010.

    Nota: Si la plantilla Aprobación: SharePoint 2010 no aparece en la lista, póngase en contacto con el administrador de SharePoint para obtener información sobre cómo activarla para su colección de sitios o área de trabajo. Si es administrador, vaya a Configuración del sitio > de la colección de sitios > activar flujos de trabajo.

    Segunda sección resaltada

    Nombre

    Escriba un nombre para este flujo de trabajo. El nombre identificará este flujo de trabajo a los usuarios de esta colección de sitios.

    Para obtener sugerencias sobre cómo asignar un nombre al flujo de trabajo, vea el segmento PLAN de este artículo.

    Tercera sección resaltada

    Lista de tareas

    Seleccione una lista de tareas para usarla con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de tareas existente o hacer clic en Nueva lista de tareas para crear una nueva lista.

    Para obtener información sobre los motivos para crear una nueva lista de tareas (en lugar de elegir una existente), vea el segmento PLAN de este artículo.

    Cuarta sección resaltada

    Lista de historial

    Seleccione una lista de historial para usar con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de historial existente o hacer clic en Historial de flujos de trabajo (nuevo) para crear una lista nueva.

    Para obtener información sobre los motivos para crear una lista de historial (en lugar de elegir una existente), vea el segmento PLAN de este artículo.

    Quinta sección resaltada

    Opciones de inicio

    Especifique la forma o las formas en que se puede iniciar este flujo de trabajo.

    Para obtener información sobre cómo seleccionar las opciones de inicio, vea el segmento PLAN de este artículo.

    Sexta sección resaltada

    ¿Agregar este flujo de trabajo a tipos de contenido secundarios?

    Especifique si este flujo de trabajo debe agregarse a (asociado con) todos los demás tipos de contenido de sitio y lista que heredan de este tipo de contenido.

    • La operación que realiza toda la adición adicional puede tardar mucho tiempo en completarse.

    • Si se ha roto la herencia de los sitios o subsitios en los que desea agregar este flujo de trabajo a los tipos de contenido heredados, asegúrese de que es miembro del grupo Propietarios en cada uno de esos sitios o subsitios antes de ejecutar esta operación.

  5. Cuando todas las opciones de configuración de esta página sean las que quiera, haga clic en Siguiente.

  6. Complete la segunda página del formulario de asociación.
    (Las instrucciones siguen la ilustración).

    Nota:  SharePoint productos le presenta las primeras varias opciones de esta segunda página del formulario de asociación (números de uno a siete en la siguiente ilustración, desde Aprobadores hasta CC) cada vez que inicie manualmente el flujo de trabajo, de modo que pueda realizar cambios en esas opciones solo para esa instancia.

    Valores predeterminados de la adición de flujos de trabajo con campos resaltados

    Primera sección resaltada

    Asignar a

    Escriba nombres o direcciones para las personas a las que desea que el flujo de trabajo asigne tareas.

    • Si las tareas se asignarán de una en una (en serie)   
      Escriba los nombres o direcciones en el orden en que desea que se asignen las tareas.

    • Si todas las tareas se asignarán al mismo tiempo (en paralelo)   
      El orden de los nombres o direcciones no importa.

    • Si va a asignar una tarea a alguien fuera de su organización de SharePoint   
      Para obtener más información sobre cómo incluir participantes externos, vea el segmento Completado de este artículo.

    Segunda sección resaltada

    Orden

    Especifique si las tareas deben asignarse de una en una (en serie) o todas a la vez (en paralelo).

    Para obtener más información sobre cómo usar el orden de serie y el orden paralelo, vea el segmento PLAN de este artículo.

    Tercera sección resaltada

    Agregar una nueva fase

    Agregue las fases que desee más allá de la primera que acaba de configurar.

    • Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo Asignar a de esa fase y, después, presione CTRL+SUPR.

    Para obtener más información sobre el uso de varias fases, vea el segmento PLAN de este artículo.

    Cuarta sección resaltada

    Expandir grupos

    • Para asignar una tarea a cada miembro de cada grupo que escriba en el campo Asignar a, active esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea y cada miembro tendrá su propia tarea que completar).

    • Para tener asignada solo una tarea a todo un grupo que escriba en el campo Asignar a, desactive esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero cualquier miembro puede reclamar y completar la tarea única en nombre de todo el grupo. Encontrará las instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento Completado de este artículo).

    Quinta sección resaltada

    Solicitud

    Cualquier texto que incluya aquí se incluirá en cada notificación de tarea que envíe el flujo de trabajo. No olvide incluir instrucciones o recursos adicionales que los participantes puedan necesitar, como:

    • Información de contacto.

    • Si procede, una nota sobre tareas individuales asignadas a grupos completos o listas de distribución. (Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento Completado de este artículo).

    Sexta sección resaltada

    Fechas de vencimiento y duraciones de tareas

    Especifique una fecha de vencimiento final para todo el flujo de trabajo y/o especifique el número de días, semanas o meses permitidos para la finalización de cada tarea desde el momento en que se asigna.

    • Si este flujo de trabajo se iniciará automáticamente, normalmente es una buena idea dejar el campo Fecha de vencimiento para todas las tareas vacío y usar los dos campos de duración para controlar la fecha de vencimiento. Siempre puede proporcionar una fecha de vencimiento precisa en el formulario de inicio si inicia manualmente el flujo de trabajo.

    Para obtener más información sobre cuándo usar fechas de vencimiento y cuándo usar duraciones de tareas, vea el segmento PLAN de este artículo.

    Séptima sección resaltada

    CC

    Escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de cualquier persona a la que se le notifique cada vez que se inicie o finalice el flujo de trabajo.

    • Escribir un nombre aquí no da como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo.

    • Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detén sin necesidad de especificarse en este campo.

    • Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo agregó originalmente recibe las notificaciones de inicio y detenerse sin necesidad de especificarse en este campo.

    Octava sección resaltada

    Finalizar el flujo de trabajo

    Seleccione ninguna de estas opciones, ninguna o ambas opciones.

    Para obtener más información sobre estas opciones, vea el segmento PLAN de este artículo.

    Novena sección resaltada

    Habilitar la aprobación de contenido

    Active esta casilla si va a usar este flujo de trabajo para administrar la aprobación de contenido.

    Para obtener más información sobre cómo usar el flujo de trabajo para controlar la aprobación de contenido, incluida la publicación de versiones principales, vea el segmento Control de este artículo.

  7. Cuando tenga todas las opciones de configuración de esta página como quiera, haga clic en Guardar para crear el flujo de trabajo.

¿Qué sigue?

Si está listo, vaya al segmento INICIO de este artículo e inicie la primera instancia para probar el nuevo flujo de trabajo.

Un flujo de trabajo se puede configurar para que se inicie manualmente solo, solo automáticamente o de cualquier manera:

  • Manualmente en cualquier momento, por cualquier persona que tenga los permisos necesarios.

  • Automáticamente siempre que se produzca un evento de activación especificado. Es decir, cuando se agrega un elemento a la lista o biblioteca, o cuando un elemento de la lista se cambia de alguna manera y/o cuando alguien intenta publicar una versión principal de un elemento).
    (El evento o eventos de activación se especifican en la primera página del formulario de asociación, durante la asociación original y la configuración del flujo de trabajo. Para obtener más información, vea el segmento PLAN de este artículo).

Nota: Un flujo de trabajo no puede iniciarse en un elemento que está desproteyécdo actualmente. Sin embargo, una vez que se inicie el flujo de trabajo, el elemento para su revisión se puede desprotejar para protegerlo de los cambios. (Pero hasta que ese elemento vuelva a estar activado, ningún otro flujo de trabajo puede iniciarse en él).

Secciones de este segmento

  1. Iniciar el flujo de trabajo automáticamente

  2. Iniciar el flujo de trabajo manualmente

  3. Iniciar manualmente desde la lista o biblioteca

  4. Iniciar manualmente desde un Microsoft Office programa

1. Iniciar el flujo de trabajo automáticamente

Si el flujo de trabajo está configurado para iniciarse automáticamente, cada vez que se produce un evento desencadenante, el flujo de trabajo se ejecuta en el elemento que lo desencadenó.

Cuando se inicia el flujo de trabajo, asigna la primera tarea o tareas y envía una notificación de tarea a cada asignado. Mientras tanto, también envía notificaciones de inicio (distintas de las notificaciones de tareas) a la persona que agregó originalmente el flujo de trabajo y a cualquier persona que aparece en el campo CC de la segunda página del formulario de asociación.

Nota: Cuando se agrega un nuevo flujo de trabajo que se iniciará automáticamente, el campo Fecha de vencimiento para todas las tareas de la segunda página del formulario de asociación suele quedar en blanco, ya que cualquier valor de fecha explícito especificado allí no se ajustará automáticamente en relación con la fecha en la que se inicia el flujo de trabajo cada vez. Para obtener más información, vea el segmento PLAN de este artículo.

Parte superior del segmento

2. Iniciar el flujo de trabajo manualmente

Una nota sobre permisos    Normalmente, debe tener el permiso Editar elementos para iniciar un flujo de trabajo. (De forma predeterminada, el grupo Miembros y el grupo Propietarios tienen este permiso, pero el grupo Visitantes no. Sin embargo, un propietario también puede elegir, según el flujo de trabajo por flujo de trabajo, requerir el permiso Administrar listas para las personas que inician el flujo de trabajo. Al elegir esta opción, los propietarios pueden especificar básicamente que solo ellos y otros propietarios pueden iniciar un flujo de trabajo determinado. Para obtener más información, vea el segmento Información de este artículo).

Dos lugares desde los que empezar

Puede iniciar un flujo de trabajo manualmente desde cualquiera de los dos lugares:

  • Desde la lista o biblioteca donde se almacena el elemento

  • Desde dentro del propio elemento, abierto en el Microsoft Office en el que se creó. (Tenga en cuenta que este debe ser el programa instalado y no una versión de aplicación web).

Las dos secciones restantes de este segmento proporcionan instrucciones para ambos métodos.

Parte superior del segmento

3. Empiece manualmente desde la lista o biblioteca

  1. Vaya a la lista o biblioteca donde se almacena el elemento en el que desea ejecutar el flujo de trabajo.

  2. Haga clic en los puntos suspensivos junto al nombre del elemento y, a continuación, en el cuadro de diálogo, haga clic en los puntos suspensivos para abrir el menú del elemento y, a continuación, haga clic en Flujos de trabajo en el menú desplegable.

  3. En la página Flujos de trabajo: Nombre del elemento, en Iniciar un nuevoflujo de trabajo, haga clic en el flujo de trabajo que desea ejecutar.
    Vínculo para iniciar el flujo de trabajo

  4. En la página Cambiar un flujo de trabajo, en el formulario de inicio, realice los cambios que desee aplicar a esta instancia específica del flujo de trabajo.

    Nota: Los cambios realizados aquí, en el formulario de inicio, solo se usan durante la instancia actual del flujo de trabajo. Si desea realizar los cambios que se aplicarán cada vez que se ejecute el flujo de trabajo, o si desea cambiar la configuración del flujo de trabajo que no aparece en este formulario, vea el segmento CAMBIAR de este artículo.

    Formulario de inicio

    Primera sección resaltada

    Asignar a

    Realice cualquier cambio en la lista de personas a las que desea que el flujo de trabajo asigne tareas.

    • Si las tareas se asignarán de una en una   
      Escriba los nombres o direcciones en el orden en que se deben asignar las tareas.

    • Si todas las tareas se asignarán al mismo tiempo   
      El orden de los nombres o direcciones no importa.

    • Si va a asignar una tarea a alguien fuera de su organización de SharePoint   
      Para obtener más información sobre cómo incluir participantes externos, vea el segmento Completado de este artículo

    Segunda sección resaltada

    Orden

    Asegúrese de que las especificaciones de si las tareas deben asignarse de una en una (en serie) o todas a la vez (en paralelo) son las que desea.

    Para obtener más información sobre cómo usar el orden de serie y el orden paralelo, vea el segmento PLAN de este artículo.

    Tercera sección resaltada

    Agregar una nueva fase

    Agregue o cualquier fase que desee más allá de las que están configuradas actualmente.

    • Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo Asignar a de esa fase y, después, presione CTRL+SUPR.

    Para obtener más información sobre el uso de varias fases, vea el segmento PLAN de este artículo.

    Cuarta sección resaltada

    Expandir grupos

    • Para asignar una tarea a cada miembro de cada grupo que escriba en el campo Asignar a, active esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá la notificación de tarea y cada miembro tendrá su propia tarea que completar).

    • Para tener asignada solo una tarea a cada grupo entero que escriba en el campo Asignar a,desactive esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero cualquier miembro puede reclamar y completar la tarea única en nombre de todo el grupo. Encontrará las instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento Completado de este artículo).

    Quinta sección resaltada

    Solicitud

    Cualquier texto que incluya aquí se incluirá en cada notificación de tarea que envíe el flujo de trabajo. No olvide incluir instrucciones o recursos adicionales que los participantes puedan necesitar, como:

    • Información de contacto para preguntas y problemas

    • Si procede, una nota sobre tareas individuales asignadas a grupos enteros o listas de distribución (Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento Completado de este artículo).

    Sexta sección resaltada

    Fechas de vencimiento y duraciones de tareas

    Especifique una fecha de vencimiento final para todo el flujo de trabajo y/o especifique el número de días, semanas o meses permitidos para la finalización de cada tarea desde el momento en que se asigna.

    Para obtener más información sobre cuándo usar fechas de vencimiento y cuándo usar duraciones de tareas, vea el segmento PLAN de este artículo.

    Séptima sección resaltada

    CC

    Realice las adiciones o eliminaciones que desee. Recuerde que:

    • Escribir un nombre aquí no da como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo.

    • Como está iniciando el flujo de trabajo manualmente, recibirá las notificaciones de inicio y de detenerse, independientemente de si aparece o no en este campo.

  5. Cuando tenga todas las opciones de configuración del formulario de inicio como quiera, haga clic en Inicio para iniciar el flujo de trabajo.

El flujo de trabajo asigna la primera tarea o tareas y, mientras tanto, envía notificaciones de inicio a usted y a cualquier persona que aparece en el campo CC del formulario de inicio.

Parte superior del segmento

  1. Abra el elemento en el programa de Office instalado en su equipo.

  2. En el elemento abierto, haga clic en la pestaña Archivo, haga clic en Guardar & Enviary, a continuación, haga clic en el flujo de trabajo que desea ejecutar en el elemento.

  3. Si ve el siguiente mensaje, en el que se le indica que el flujo de trabajo necesita que se desprotegía el archivo, haga clic en el botón Desprotegía.

  4. Haga clic en el gran botón Iniciar flujo de trabajo.

  5. En la página Cambiar un flujo de trabajo, en el formulario de inicio, realice los cambios que desee aplicar a esta instancia específica del flujo de trabajo.

    Nota: Los cambios realizados aquí, en el formulario de inicio, solo se usan durante la instancia actual del flujo de trabajo. Si desea realizar los cambios que se aplicarán cada vez que se ejecute el flujo de trabajo, o si desea cambiar la configuración del flujo de trabajo que no aparece en este formulario, vea el segmento CAMBIAR de este artículo.

    Formulario de inicio

Primera sección resaltada

Asignar a

Realice cualquier cambio en la lista de personas a las que desea que el flujo de trabajo asigne tareas.

  • Si las tareas se asignarán de una en una (en serie)   
    Escriba los nombres o direcciones en el orden en que se deben asignar las tareas.

  • Si todas las tareas se asignarán al mismo tiempo (en paralelo)   
    El orden de los nombres o direcciones no importa.

  • Si va a asignar una tarea a alguien fuera de su organización de SharePoint   
    Para obtener más información sobre cómo incluir participantes externos, vea el segmento Completado de este artículo.

Segunda sección resaltada

Orden

Asegúrese de que las especificaciones de si las tareas deben asignarse de una en una (en serie) o todas a la vez (en paralelo) son las que desea.

Para obtener más información sobre cómo usar el orden de serie y el orden paralelo, vea el segmento PLAN de este artículo.

Tercera sección resaltada

Agregar una nueva fase

Agregue o cualquier fase que desee más allá de las que están configuradas actualmente.

  • Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo Asignar a de esa fase y, después, presione CTRL+SUPR.

Para obtener más información sobre el uso de varias fases, vea el segmento PLAN de este artículo.

Cuarta sección resaltada

Expandir grupos

  • Para asignar una tarea acada miembro de cada grupo que escriba en el campo Asignar a, active esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá la notificación de tarea y cada miembro tendrá su propia tarea que completar).

  • Para tener asignada solo una tarea a cada grupo entero que escriba en el campo Asignar a,desactive esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero cualquier miembro puede reclamar y completar la tarea única en nombre de todo el grupo. Encontrará las instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento Completado de este artículo).

Quinta sección resaltada

Solicitud

Cualquier texto que incluya aquí se incluirá en cada notificación de tarea que envíe el flujo de trabajo. No olvide incluir instrucciones o recursos adicionales que los participantes puedan necesitar, como:

  • Información de contacto para preguntas y problemas.

  • Si procede, una nota sobre tareas individuales asignadas a grupos enteros o listas de distribución. (Encontrará las instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento Completado de este artículo).

Sexta sección resaltada

Fechas de vencimiento y duraciones de tareas

Especifique una fecha de vencimiento final para todo el flujo de trabajo y/o especifique el número de días, semanas o meses permitidos para la finalización de cada tarea desde el momento en que se asigna.

Para obtener más información sobre cuándo usar fechas de vencimiento y cuándo usar duraciones de tareas, vea el segmento PLAN de este artículo.

Séptima sección resaltada

CC

Realice las adiciones o eliminaciones que desee. Recuerde que:

  • Escribir un nombre aquí no da como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo.

  • Como está iniciando el flujo de trabajo manualmente, recibirá las notificaciones de inicio y de detenerse, independientemente de si aparece o no en este campo.

  1. Cuando tenga la configuración del formulario de inicio como quiera, haga clic en Inicio para iniciar el flujo de trabajo.

El flujo de trabajo asigna la primera tarea o tareas y, mientras tanto, envía notificaciones de inicio a usted y a cualquier persona que aparece en el campo CC del formulario de inicio.

¿Qué sigue?

  • Si es la primera vez que se ejecuta este flujo de trabajo, es posible que los demás participantes necesiten información y asistencia para completar las tareas asignadas. (Es posible que les sea útil el segmento Completado de este artículo).

  • Además, es una buena idea comprobar si los participantes reciben sus notificaciones por correo electrónico y, en particular, que las notificaciones no se están manejando incorrectamente mediante filtros de correo no deseado.

  • Y, por supuesto, es posible que tenga una o más tareas de flujo de trabajo para completarse usted mismo. Vaya al segmento Completado de este artículo para obtener más información sobre cómo completarlos.

  • Mientras tanto, para obtener información sobre cómo puede realizar un seguimiento del progreso de la instancia actual del flujo de trabajo, vaya al segmento MONITOR de este artículo.

Si es la primera vez que se le asigna una tarea en un flujo de trabajo de aprobación, es posible que le sea útil revisar este segmento del artículo en su totalidad antes de completar la tarea. De este modo, estará al tanto de todas las opciones que pueden estar abiertas.

Nota: Si sabe que se le ha asignado una tarea de flujo de trabajo, pero el mensaje de notificación no ha aparecido en la Bandeja de entrada de correo electrónico, asegúrese de que el filtro de correo electrónico no deseado no haya desenrutado la notificación. Si lo ha hecho, ajuste la configuración del filtro en consecuencia.

En primer lugar, asegúrese de que tiene el artículo correcto

Los distintos tipos de flujos de trabajo requieren diferentes acciones de tarea.

Por lo tanto, antes de empezar, asegúrese de que la tarea que se le ha asignado es realmente una tarea de flujo de trabajo de aprobación y no una tarea para algún otro tipo de flujo de trabajo.

Busque el texto Aprobar en cualquiera de las siguientes ubicaciones:

  • En la línea Asunto de la notificación de
    Notificación de tarea con texto Apruebe resaltado

  • En la barra de mensajes del elemento que se va a
    revisar Elemento para revisión con el texto Revise resaltado

  • En el título de la tarea de la página Estado del flujo de
    trabajo Tarea de la página de estado del flujo de trabajo con Revise resaltado

Si no ve el texto Aprobar por favor en estas ubicaciones, póngase en contacto con la persona que inició o agregó originalmente el flujo de trabajo para averiguar en qué plantilla de flujo de trabajo se basa, o si se trata de un flujo de trabajo personalizado. Encontrará vínculos a artículos sobre cómo usar los otros tipos de flujos de trabajo incluidos con los productos de SharePoint en la sección Vea también de este artículo.

Sin embargo, si la tarea es una tarea de aprobación, siga leyendo.

Secciones de este segmento

  1. Información general del proceso

  2. Ir al elemento y al formulario de tarea desde el mensaje de notificación de tarea

  3. Obtener acceso al elemento y al formulario de tarea desde la lista o biblioteca

  4. Revisar el elemento

  5. Completar y enviar el formulario de tarea

  6. Notificaciones vencidas

  7. Reclamar y completar una tarea de grupo (opcional)

  8. Solicitar un cambio en el elemento (opcional)

  9. Reasignar la tarea de aprobación a otra persona (opcional)

  10. Completar una tarea en nombre de un participante externo (opcional)

1. Información general del proceso

Cuando se le asigna una tarea en un flujo de trabajo, normalmente se encuentra con la tarea de una de las tres maneras siguientes:

  • Recibirá una notificación de tarea por correo electrónico.

  • Abra un documento Microsoft Office y vea una barra de mensajes que le informa de que se le ha asignado una tarea relacionada.

  • Compruebe el sitio de SharePoint y descubra que una o más tareas están asignadas actualmente.

Cuando se entere de que se le ha asignado una tarea de flujo de trabajo de aprobación, normalmente hace dos cosas:

  • Revisar el elemento    Averigue si puede aprobar o no el elemento en su estado actual.

  • Completar la tarea    Use el formulario de tarea para enviar los resultados de la revisión.

A menudo, por lo tanto, los tres elementos siguientes están implicados en la finalización de la tarea:

  • El mensaje de notificación (que recibe como correo electrónico)

  • El elemento enviado para su aprobación (que abre y revisa)

  • El formulario de tarea (que abre, completa y envía)

Este es el aspecto que tienen esos tres elementos.

Mensaje de notificación de tarea, elemento para revisión y formulario de tareas

Nota: El botón Abrir esta tarea en la cinta de opciones del mensaje de notificación de tareas solo aparece cuando el mensaje se abre en la versión completa instalada de Outlook y no cuando se abre en la aplicación web de Outlook Web Access.

Parte superior del segmento

2. Ir al elemento y al formulario de tarea desde el mensaje de notificación de tarea

Siga estos pasos:

  1. En el mensaje de notificación de tarea, en las instrucciones para completar esta tarea, haga clic en el vínculo al elemento.

  2. En el elemento abierto, haga clic en el botón Abrir esta tarea en la barra de mensajes.

Acceso al elemento y al formulario de tareas desde el mensaje de notificación de correo electrónico

Nota: El botón Abrir esta tarea en la cinta de opciones del mensaje de notificación de tareas solo aparece cuando el mensaje se abre en la versión completa instalada de Outlook y no cuando se abre en la aplicación web de Outlook Web Access.

Parte superior del segmento

3. Ir al elemento y al formulario de tarea de la lista o biblioteca

Siga estos pasos:

  1. En la lista o biblioteca donde se almacena el elemento que se va a revisar, haga clic en el vínculo En curso asociado con el elemento y el flujo de trabajo.

  2. En la página Estado del flujo de trabajo, haga clic en el título de la tarea.

  3. En el formulario de tarea, en la barra De este flujo de trabajo se aplica a la barra de mensajes, haga clic en el vínculo al elemento.

Acceso al elemento y al formulario de tareas desde la lista o biblioteca

Parte superior del segmento

4. Revisar el elemento

En este ejemplo, el elemento es un documento de Microsoft Word.

Sugerencia: Si se trata de una tarea de grupo , es decir, una tarea única asignada a todo un grupo o lista de distribución para que un único miembro del grupo pueda completar la tarea para todo el grupo, entonces es una buena idea reclamar la tarea antes de revisar el elemento. De esta forma, reducirá la posibilidad de que otro miembro del grupo también revise el artículo. Para obtener instrucciones, vea Sección 7 en este segmento, Reclamar y completar una tarea de grupo.

Elemento para revisión abierto que muestra barras amarillas

Observe las dos barras de mensaje amarillas en la parte superior del documento:

  • Servidor de solo lectura   Este documento está abierto en modo de solo lectura, es decir, puede leer el documento, pero no puede realizar ningún cambio en él.
    (Tenga en cuenta que al completar una tarea de flujo de trabajo de aprobación, normalmente no realiza ningún cambio directamente en el propio elemento. En su lugar, use el formulario de tarea para registrar todas las respuestas).

  • Tarea de flujo de trabajo   Cuando esté listo para registrar la respuesta en el formulario de tarea, haga clic en el botón Abrir esta tarea.

Parte superior del segmento

5. Completar y enviar el formulario de tarea

El formulario de tarea para una tarea de flujo de trabajo de aprobación tiene un aspecto similar a este.

Formulario de tareas de flujo de trabajo

Tenga en cuenta que los dos primeros elementos(Eliminar elemento y Esta tarea de flujo de trabajo se aplica al título del elemento)no aparecen en el formulario de tarea cuando se abre desde dentro del elemento para su revisión.

Primera sección resaltada

Eliminar elemento

Para eliminar esta tarea de la instancia actual del flujo de trabajo, haga clic en este botón.

  • Al eliminar la tarea, no se elimina el elemento que se va a revisar.

  • Si elimina la tarea, dicha acción funciona como (y se registra en el historial como) un rechazo del documento. Por lo tanto, si el flujo de trabajo está configurado para finalizar en el primer rechazo, la eliminación de la tarea finaliza el flujo de trabajo.

  • Una tarea que se ha eliminado ya no aparece en el área Tareas de la página Estado del flujo de trabajo. (Sin embargo, la eliminación y el consiguiente rechazo automático se siguen registrando en el área Historial de la página).

    Nota: Si no ha empezado esta instancia del flujo de trabajo, es posible que quiera consultar con la persona que lo hizo antes de eliminar la tarea.

Segunda sección resaltada

Esta tarea de flujo de trabajo se aplica al título del elemento

Para abrir el elemento para su revisión, haga clic en el vínculo aquí.

Tercera sección resaltada

Estado, Solicitado por, Comentarios consolidados, Fecha de vencimiento

No puede editar ni cambiar entradas en estos cuatro campos, pero puede que le sea útil la información.

Observe que el cuadro Comentarios consolidados contiene no solo instrucciones adicionales sobre cómo completar la tarea, sino también todos los comentarios enviados por los participantes que ya han completado sus tareas en esta misma instancia del flujo de trabajo.

Del mismo modo, después de enviar su propio formulario, los comentarios que incluya en el cuadro Comentarios (4) también aparecerán en el cuadro Comentarios consolidados para los participantes posteriores.

Cuarta sección resaltada

Comentarios

Cualquier texto que escriba aquí se grabará en el Historial de flujos de trabajo y también aparecerá en el campo Comentarios consolidados (3) para los participantes posteriores.

Quinta sección resaltada

Aprobar

Para aprobar el elemento, primero escriba los comentarios que desee contribuir en el campo Comentarios (4) y, después, haga clic en este botón.

Sexta sección resaltada

Rechazar

Para rechazar el elemento, primero escriba los comentarios que quiera contribuir en el campo Comentarios (4) y, a continuación, haga clic en este botón.

Séptima sección resaltada

Cancelar

Para cerrar el formulario de tarea sin guardar ningún cambio o respuesta, haga clic en este botón. La tarea permanecerá incompleta y se le asignará.

Octava sección resaltada

Solicitar cambio

Para solicitar un cambio en el elemento que está revisando, haga clic en este botón.

Para obtener una ilustración del formulario en el que escribirá los detalles de la solicitud y para obtener más instrucciones, vaya a la sección 8 de este segmento, Solicitar un cambio en el elemento.

Nota: Es posible que esta opción esté desactivada para algunas tareas de flujo de trabajo.

Novena sección resaltada

Reasignar tarea

Para reasignar la tarea Aprobación a otra persona, haga clic en este botón.

Para obtener una ilustración de la página en la que escribirá los detalles de la reasignación y, para obtener más instrucciones, vaya a la sección 7 de este segmento, Reasignar la tarea Aprobación a otra persona.

Nota: Es posible que esta opción esté desactivada para algunas tareas de flujo de trabajo.

Parte superior del segmento

6. Notificaciones vencidas

Si una tarea o una instancia de flujo de trabajo completa está vencida para su finalización, las notificaciones se envían automáticamente a:

  • La persona a la que se ha asignado la tarea

  • La persona que inició el flujo de trabajo (o, si el inicio era automático, a la persona que agregó originalmente el flujo de trabajo)

Parte superior del segmento

7. Reclamar y completar una tarea de grupo (opcional)

Si solo se asigna una tarea a todo un grupo al que pertenece, cualquier miembro del grupo puede reclamar y completar esa tarea única en nombre de todo el grupo.

Reclaba la tarea antes de revisar el elemento. Tan pronto como reclame la tarea, se le asignará y ningún otro miembro del grupo podrá completarla. (De esta forma, solo una persona realiza el trabajo necesario).

  1. En la página Estado del flujo de trabajo, seleccione el nombre de la tarea asignada al grupo hasta que aparezca una flecha

  2. Haga clic en la flecha, haga clic en Editar elemento y, en el formulario de tarea, haga clic en el botón Reclamar tarea.
    Cómo reclamar una tarea de grupo

Cuando se actualiza la página Estado del flujo de trabajo, puede ver que la tarea ya no está asignada al grupo, sino específicamente a usted.

Más adelante, si desea volver a publicar la tarea en el grupo sin completarla, siga los mismos pasos para volver al formulario de tarea, pero ahora haga clic en el botón Liberar tarea.

Botón Liberar tarea del formulario de tareas

Parte superior del segmento

8. Solicitar un cambio en el elemento (opcional)

Antes de comenzar este proceso, tenga en cuenta que el flujo de trabajo puede configurarse para finalizar inmediatamente si se realiza algún cambio en el elemento. Puede ser una buena idea consultar con la persona que inició o agregó originalmente el flujo de trabajo, para asegurarse de que está bien que se realice un cambio y que el flujo de trabajo termine en ese momento.

Mostraremos la opción de solicitud de cambio si la colocamos en un escenario:

En primer lugar, imagine que su nombre es Frank.

Después, imagine que una compañera de trabajo llamada Ana ha iniciado un flujo de trabajo de aprobación en un documento que ha creado.

Cuando revisa el nuevo documento de Ana, siente que la Introducción es demasiado larga.

Haga clic en el botón Solicitar cambio en la parte inferior del formulario de tarea de flujo de trabajo y, después, complete este formulario.

Formulario de solicitud de cambios en elemento

Primera sección resaltada

Solicitar cambio desde

Escriba el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona a la que solicita el cambio.

(Para enviar la solicitud a la persona que inició esta ejecución del flujo de trabajo o, si el flujo de trabajo se inició automáticamente, a la persona que agregó originalmente este flujo de trabajo de aprobación, también puede dejar este campo en blanco).

Segunda sección resaltada

Nueva solicitud

Describa el cambio que desee realizar y proporcione la información que la persona que realiza el cambio necesitará. (Cualquier texto que escriba aquí se agregará en el área Comentarios consolidados).

Tercera sección resaltada

Nueva duración

Realice una de estas tres cosas:

  • Para mantener la fecha de vencimiento existente    Deje este campo en blanco.

  • Para quitar la fecha de vencimiento por completo    Escriba el número 0.

  • Para especificar una nueva fecha de vencimiento    Escriba un número aquí y, a continuación, especifique las unidades de duración en el siguiente campo. En conjunto, las dos entradas identifican el período antes de que vence la tarea de cambio.

Cuarta sección resaltada

Nuevas unidades de duración

Si va a especificar una nueva duración de la tarea, use este campo junto con el campo Nueva duración para identificar el período antes de que vence la tarea. (Por ejemplo: 3 días,1 mes o 2 semanas).

Cuando tenga todas las entradas del formulario de la forma que desee, haga clic en Enviar y la tarea actual semarcará Como completada. (Pero aún no ha terminado. Se le asignará una tarea de aprobación de nuevo después de que Ana complete la tarea de cambio).

Mientras tanto, Ana recibe la siguiente notificación por correo electrónico:

La notificación se envía cuando se solicita un cambio en el elemento

Ana puede decir después de un vistazo en la línea Asunto (número 1 en la ilustración) que esto no es una notificación de aprobación normal, sino una solicitud para cambiar algo sobre el elemento. Encontrará la información sobre el cambio específico solicitado en el texto Cambiar solicitado (número 2).

Ana revisa el elemento, realiza los cambios solicitados y, a continuación, guarda los cambios y vuelve a comprobarlo.

A continuación, irá a la página Estado del flujo de trabajo y abrirá su tarea de solicitud de cambio desde el área Tareas allí.


El formulario se envía cuando se ha completado el cambio solicitado

Ana agrega cualquier información que quiera en el campo Comentarios y, a continuación, hace clic en Enviar respuesta. El flujo de trabajo realiza dos acciones:

  • Marca la tarea de solicitud de cambio de Ana como Completada.

  • Le asigna una nueva tarea de aprobación (con los comentarios de Ana agregados en el campo Comentarios consolidados) y le envía una notificación sobre esa tarea.

Ahora puede continuar y completar la revisión del elemento cambiado.

Mientras tanto, todas estas acciones se rastrean y se ven en la sección Historial del flujo de trabajo de la página Estado del flujo de trabajo, como se muestra en la siguiente ilustración.

Historial del flujo de trabajo que muestra las acciones de la solicitud de cambio

Este es un diagrama de todo el proceso.

Diagrama de flujo de una solicitud de cambio

Parte superior del segmento

9. Reasignar la tarea de aprobación a otra persona (opcional)

Si desea que otra persona complete una tarea de flujo de trabajo que se le ha asignado, haga clic en el botón Reasignar tarea del formulario de tarea de flujo de trabajo.

Se muestra este formulario.

Formulario de reasignación de tareas

Primera sección resaltada

Reasignar tarea a

Escriba el nombre o la dirección de la persona a la que desea asignar esta tarea.

Para asignar esta tarea a la persona que inició el flujo de trabajo o, si el flujo de trabajo se inició automáticamente, a la persona que agregó originalmente este flujo de trabajo, deje este campo en blanco.

Segunda sección resaltada

Nueva solicitud

Proporcione cualquier información que la persona a la que asigne la tarea tendrá que completar la tarea. (Cualquier texto que escriba aquí se agregará en el área Comentarios consolidados).

Tercera sección resaltada

Nueva duración

Realice una de estas tres cosas:

  • Para mantener la fecha de vencimiento existente    Deje este campo en blanco.

  • Para quitar la fecha de vencimiento por completo    Escriba el número 0.

  • Para especificar una nueva fecha de vencimiento    Escriba un número aquí y, a continuación, especifique las unidades de duración en el siguiente campo. En conjunto, las dos entradas identifican el período antes de que vence la tarea de cambio.

Cuarta sección resaltada

Nuevas unidades de duración

Si va a especificar una nueva duración de la tarea, use este campo junto con el campo Nueva duración para identificar el período antes de que vence la tarea. (Por ejemplo: 3 días,1 mes o 2 semanas).

Cuando se complete el formulario, haga clic en Enviar. La tarea se marca Comocompletada, se asigna una nueva tarea a la persona responsable de la tarea y se envía una notificación de tarea.

Cualquier nueva información que suministró se incluye en el texto Delegado por en la nueva notificación de tarea (número 1 en la ilustración siguiente).

Notificación de tarea de una tarea reasignada

Mientras tanto, todos estos cambios se rastrean y se ven en las secciones Tareas e Historial de la página Estado del flujo de trabajo, como se muestra aquí.

Áreas Tareas e Historial de la página de estado del flujo de trabajo de la tarea reasignada

Parte superior del segmento

10. Completar una tarea en nombre de un participante externo (opcional)

Hay un proceso especial para incluir participantes que no son miembros de su organización de SharePoint. En este proceso, un miembro del sitio actúa como proxy para el participante externo:

  1. Incluya la dirección de correo electrónico del participante externo en la fase Asignar a correspondiente en la segunda página del formulario de asociación.

  2. En realidad, el flujo de trabajo asigna la tarea del participante externo al miembro del sitio que inicia el flujo de trabajo o, si el flujo de trabajo se inicia automáticamente, al miembro que agregó originalmente el flujo de trabajo. Esta persona a la que se ha asignado realmente la tarea actúa como el proxy para el participante externo.

  3. Este miembro del sitio recibe una notificación de tarea, con instrucciones para enviar una copia del elemento para su revisión al participante externo. (Mientras tanto, el participante externo recibe una copia de la notificación de tarea, que puede funcionar como una alerta o aviso útil).

  4. El miembro del sitio al que se ha asignado realmente la tarea envía una copia del elemento al participante externo.

  5. El participante externo revisa el elemento y devuelve su respuesta al miembro del sitio.

  6. Cuando llegue la respuesta del participante externo, el miembro del sitio completará la tarea en nombre del participante externo.

Este es un diagrama del proceso.

Diagrama de flujo del proceso para incluir participantes externos

La ubicación central desde la que puede supervisar, ajustar o detener un flujo de trabajo en ejecución es la página Estado del flujo de trabajo para esa instancia del flujo de trabajo.

En primer lugar, le mostraremos cómo llegar a esa página y, a continuación, le mostraremos cómo usar las opciones y la información que encuentre allí. Por último, le mostraremos otras dos páginas en las que puede obtener información de supervisión adicional.

Secciones de este segmento

  1. Ir a la página Estado del flujo de trabajo

  2. Usar la página Estado del flujo de trabajo para supervisar el progreso del flujo de trabajo

  3. Cambiar tareas activas (tareas ya asignadas)

  4. Cambiar tareas futuras (tareas aún no asignadas)

  5. Cancelar o finalizar la ejecución de este flujo de trabajo

  6. Averiguar qué flujos de trabajo se ejecutan en un elemento

  7. Supervisar flujos de trabajo para toda la colección de sitios

1. Ir a la página Estado del flujo de trabajo

En la lista o biblioteca donde se encuentra el elemento, haga clic en el vínculo En curso del elemento y el flujo de trabajo que desee.

En este ejemplo, el elemento es el documento denominado Borrador de Keynote y el flujo de trabajo es Aprobación 3.

Clic en el vínculo de estado del flujo de trabajo

Se abrirá la página Estado del flujo de trabajo.

Notas: 

  • Si la lista o biblioteca contiene un gran número de elementos, puede usar la ordenación o el filtrado para encontrar el elemento que busca más rápidamente. Si ve que está ordenando y/o filtrando repetidamente de la misma manera, es posible que le sea útil crear una vista personalizada que automatice esa disposición en particular.

  • Para ir a la página Estado del flujo de trabajo, también puede hacer clic en el vínculo Ver el estado de este flujo de trabajo en una notificación de correo electrónico "ha iniciado" o en el vínculo Ver el historial de flujo de trabajo en una notificación por correo electrónico "ha completado" para la instancia específica que le interesa.

Parte superior del segmento

2. Use la página Estado del flujo de trabajo para supervisar el progreso del flujo de trabajo

Aquí, en la ilustración de cada sección de la página Estado del flujo de trabajo, encontrará las preguntas de supervisión que responde la sección.

Sección Información del flujo de trabajo

Sección Información del flujo de trabajo en la página de estado del flujo de trabajo

Preguntas respondidas:

  • ¿Quién ha iniciado esta instancia del flujo de trabajo?

  • ¿Cuándo se inició esta instancia?

  • ¿Cuándo se ha hecho la última acción en esta instancia?

  • ¿En qué elemento se está ejecutando esta instancia?

  • ¿Cuál es el estado actual de esta instancia?

Sección Tareas

Área Tareas de la página de estado del flujo de trabajo

Preguntas respondidas:

  • ¿Qué tareas ya se han creado y asignado y cuál es su estado actual?

  • ¿Qué tareas ya se han completado y cuál fue el resultado de cada una de esas tareas?

  • ¿Cuál es la fecha de vencimiento de cada tarea que ya se ha creado y asignado?

Las tareas que se han eliminado y las tareas que aún no se han asignado no aparecen en esta sección.

Sección Historial de flujos de trabajo

Sección Historial del flujo de trabajo en la página de estado del flujo de trabajo

Preguntas respondidas:

  • ¿Qué eventos ya se han producido en esta instancia del flujo de trabajo?

  • Tenga en cuenta que las tareas vencidas y las notificaciones de tareas vencidas no aparecen en esta área.

Parte superior del segmento

3. Cambiar las tareas activas (tareas ya asignadas)

Hay dos formas de cambiar las tareas que ya están asignadas pero que aún no se han completado:

  • Cambiar una única tarea activa

  • Cambiar todas las tareas activas

Cambiar una única tarea activa

Permisos   Para realizar cualquier cambio en una única tarea asignada a otra persona que no sea usted, debe tener el permiso Administrar listas. (El grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y los grupos Visitantes no. Por lo tanto, es posible, por ejemplo, tener permisos que le permitan iniciar un flujo de trabajo pero no realizar cambios en la tarea de otro participante).

Si tiene los permisos necesarios:

  1. Haga clic en el título de la tarea en la lista Tareas.
    Clic en el título de una tarea de la lista

  2. Use el formulario de tarea para completar, eliminar o reasignar la tarea.

Para obtener instrucciones más detalladas sobre cómo usar el formulario de tareas, vea el segmento Completado de este artículo.

Cambiar todas las tareas activas

Permisos    Los cuatro vínculos de comando de la siguiente ilustración aparecen en la página Estado del flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso Administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que inició la instancia de flujo de trabajo, pero el vínculo Finalizar este flujo de trabajo no aparece a menos que esa persona también tenga el permiso Administrar listas. (De nuevo, el grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y los grupos Visitantes no).

  1. En el área justo debajo de la visualización del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Actualizar tareas activas de aprobación.

  2. Realice los cambios en el formulario que se abre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    • Los mensajes que reflejan los cambios se envían a las personas a las que se les han asignado tareas actualmente en esta ejecución.

    • Las tareas ya completadas o eliminadas, y las tareas aún no asignadas, no se ven afectadas por los cambios que realice en este formulario.

    • Si desea realizar cambios en las tareas que aún no están asignadas, vea la siguiente sección, Cambiar tareas futuras.

Formulario de cambio de tareas activas

Primera sección resaltada

Duración por tarea, Unidades de duración

  • Para mantener la fecha de vencimiento existente    Deje la duración por tarea en blanco y no cambie a Unidades de duración.

  • Para quitar la fecha de vencimiento para que no haya ninguna    Escriba el número 0 enDuración por tarea.

  • Para mover la fecha de vencimiento ampliando la duración de la tarea    Use ambos campos de duración para especificar el número y el tipo de unidades por las que desea ampliar la duración.

Segunda sección resaltada

Solicitud

  • Para cambiar el texto de la solicitud    Realice los cambios que desee en el cuadro de texto.

  1. Cuando tenga todos los campos en el formulario como desee, haga clic en Aceptar.

Todas las tareas activas de la instancia actual se actualizan.

Parte superior del segmento

4. Cambiar tareas futuras (tareas aún no asignadas)

Permisos    Los cuatro vínculos de comando de la siguiente ilustración aparecen en la página Estado del flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso Administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que inició la instancia de flujo de trabajo, pero el vínculo Finalizar este flujo de trabajo no aparece a menos que esa persona también tenga el permiso Administrar listas. (De nuevo, el grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y los grupos Visitantes no).

  1. En la página Estado del flujo de trabajo, en el área justo debajo de la visualización del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Agregar o actualizar aprobadores de aprobación.

  2. Realice los cambios en el formulario que se abre y, a continuación, haga clic en ACTUALIZAR.

    Nota: Las tareas ya creadas y asignadas no se ven afectadas por los cambios que realice en este formulario.

Formulario de cambio para futuras tareas

Primera sección resaltada

Participantes, Orden, Expandir grupos

  • Para agregar o quitar participantes, o para cambiar el orden de las tareas    Agregue, quite o reorganice el orden de los nombres o direcciones de los participantes en elcampo Participantes.

  • Para quitar una fase completa, haga    clic en el campo Asignar a de esa fase y, a continuación, presione CTRL+SUPRIMIR.

Nota: Puede usar la casilla Expandir grupos para especificar si los grupos de distribución enumerados solo deben tener asignada una tarea para todo el grupo o una tarea por miembro.

Para obtener más información sobre el uso de estos campos, vea el segmento PLAN y el segmento Agregar adecuado(Lista/biblioteca o Colección de sitios)de este artículo.

Segunda sección resaltada

Solicitud

  • Para cambiar el texto de la solicitud    Realice los cambios que desee en el texto del cuadro.

Tercera sección resaltada

Fecha de vencimiento para todas las tareas, Duración por tarea, Unidades de duración

  • Para cambiar o quitar la fecha de vencimiento del calendario    Elimine la fecha existente y, a continuación, proporcione una nueva o, para quitar la fecha de vencimiento específica por completo, deje el campo en blanco. (No escriba un cero en este campo. Este campo debe contener un valor de fecha del calendario o estar vacío).

  • Para mantener la duración existente    Deje la duración por tarea en blanco y no cambie a Unidades de duración.

  • Para quitar la duración de modo que no haya ninguna    Escriba el número 0 enDuración por tarea.

  • Para ampliar la duración de la tarea    Use ambos campos de duración para especificar el número y el tipo de unidades por los que desea ampliar la duración. (Para obtener más información sobre la configuración de fechas de vencimiento y duraciones, vea el segmento PLAN de este artículo).

  1. Cuando tenga todos los campos en el formulario como desee, haga clic en Aceptar.

Todas las tareas futuras de la instancia actual reflejarán los cambios.

Parte superior del segmento

5. Cancelar o finalizar la ejecución de este flujo de trabajo

Hay dos formas de detener una instancia de flujo de trabajo en ejecución antes de que se haya completado:

  • Cancelar el flujo de trabajo    Todas las tareas se cancelan, pero se conservan en el área Tareas de la página Estado del flujo de trabajo.

  • Finalizar el flujo de trabajo    Todas las tareas se cancelan y se eliminan del área Tareas de la página Estado del flujo de trabajo. (Sin embargo, siguen reflejadas en el área Historial de flujos de trabajo).

A continuación se indican las instrucciones para ambos métodos.

Cancelar (todas las tareas se cancelaron pero se conservaron en la lista de tareas y en el Historial)

Permisos    Los cuatro vínculos de comando de la siguiente ilustración aparecen en la página Estado del flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso Administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que inició la instancia de flujo de trabajo, pero el vínculo Finalizar el flujo de trabajo no aparece a menos que esa persona también tenga el permiso Administrar listas. (De nuevo, el grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y los grupos Visitantes no).

Si la instancia actual de un flujo de trabajo ya no es necesaria, se puede detener.

  • En la página Estado del flujo de trabajo, en el área justo debajo de la visualización del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Cancelar todas las tareas de aprobación.

  • Haga clic en Sí para confirmar.

Vínculo Cancelar todas las tareas

Se cancelan todas las tareas actuales y el flujo de trabajo termina con el estado Cancelado. Las tareas canceladas siguen en la lista tanto en el área Tareas como en el área Historial de flujos de trabajo.

Finalizar (todas las tareas eliminadas de la lista tareas pero conservadas en el Historial)

Permisos    Los cuatro vínculos de comando de la siguiente ilustración aparecen en la página Estado del flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso Administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que inició la instancia de flujo de trabajo, pero el vínculo Finalizar este flujo de trabajo no aparece a menos que esa persona también tenga el permiso Administrar listas. (De nuevo, el grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y los grupos Visitantes no).

Si se produce un error, o si el flujo de trabajo se detiene y no responde, se puede finalizar.

En la página Estado del flujo de trabajo, en el área justo debajo de la visualización del flujo de trabajo, haga clic en Finalizar este flujo de trabajo y, a continuación, haga clic en Sí para confirmar.

Todas las tareas creadas por el flujo de trabajo se cancelan y se eliminan del área Tareas de la página Estado del flujo de trabajo, aunque todavía se reflejan en el área Historial de flujos de trabajo. El flujo de trabajo termina con un estado de Flujo de trabajo cancelado.

Parte superior del segmento

6. Averiguar qué flujos de trabajo se ejecutan en un elemento

En la página Flujos de trabajo de cualquier elemento, encontrará una lista de los flujos de trabajo que se ejecutan actualmente en ese elemento.

  1. Vaya a la lista o biblioteca donde se almacena el elemento.

  2. Seleccione el nombre del elemento, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Flujos de trabajo en el menú desplegable.

  3. En la página Flujos de trabajo: Nombre del elemento, en Ejecutar flujos de trabajo,encontrará una lista de instancias que se están ejecutando actualmente en el elemento.

Nota: Tenga en cuenta que varias instancias de una única versión de flujo de trabajo nose pueden ejecutar en el mismo elemento al mismo tiempo. Por ejemplo: Se han agregado dos flujos de trabajo, ambos basados en la plantilla Aprobación. Una se denomina Aprobación del plan y la otra se denomina Aprobación presupuestada. En cualquier elemento a la vez, se puede ejecutar una instancia de aprobación del plan y aprobación presupuestada, pero no dos instancias de ninguno de los flujos de trabajo.

Parte superior del segmento

7. Supervisar flujos de trabajo para toda la colección de sitios

Los administradores de la colección de sitios pueden ver de un vistazo:

  • Cuántos flujos de trabajo basados en cada plantilla de flujo de trabajo existen actualmente en la colección de sitios.

  • Si cada plantilla de flujo de trabajo está activa o inactiva en la colección de sitios.

  • Cuántas instancias de versiones de flujo de trabajo basadas en cada plantilla de flujo de trabajo se están ejecutando actualmente en la colección de sitios.

Para ello, siga estos pasos:

  1. Abra la página principal de la colección de sitios(no la página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).

  2. Haga clic en el icono Configuración Configuración de un sitio web público de SharePoint Online , a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

  3. En la página Configuración del sitio, en Administración del sitio,haga clic en Flujos de trabajo.

Se abre la página Flujos de trabajo, que muestra la información.

¿Qué sigue?

Si es la primera vez que se ejecuta esta versión de flujo de trabajo, es posible que desee usar las instrucciones del segmento REVISAR de este artículo para ver los eventos de la instancia y descubrir si el flujo de trabajo funciona como desee.

Una vez completada la instancia de flujo de trabajo, puede revisar los eventos registrados en su historial. (Puede obtener acceso al registro de cualquier instancia durante un máximo de 60 días después de que se complete la instancia).

Importante: Tenga en cuenta que el historial de flujo de trabajo se proporciona solo para referencia informal. No se puede usar para auditorías oficiales ni para ningún otro fin legal y probario.

También puede ejecutar informes sobre el rendimiento general del flujo de trabajo en todas las instancias.

Secciones de este segmento

  1. Revisar eventos en la instancia más reciente

  2. Historial de instancias de Access durante un máximo de 60 días

  3. Crear informes de rendimiento de flujo de trabajo

1. Revisar eventos en la instancia más reciente

Siempre que un elemento permanezca en la misma lista o biblioteca y hasta que el mismo flujo de trabajo se ejecute de nuevo en ese mismo elemento, se puede acceder al historial de la instancia más reciente desde la lista o biblioteca.

Para ver la página Estado del flujo de trabajo para la instancia más reciente de un flujo de trabajo ejecutado en cualquier elemento:

  • En la lista o biblioteca donde se encuentra el elemento, haga clic en el vínculo de estado del elemento y el flujo de trabajo que desee.

En este ejemplo, el elemento es el documento titulado Borrador de Keynote y el flujo de trabajo es Nueva aprobación de documentos.

Clic en el vínculo de estado del flujo de trabajo

En la página Estado del flujo de trabajo, la sección Historial de flujo de trabajo se encuentra cerca de la parte inferior.

Sección Historial del flujo de trabajo en la página de estado del flujo de trabajo

Parte superior del segmento

2. Historial de instancias de access durante un máximo de 60 días

¿Qué sucede si desea revisar el historial de una instancia después de volver a ejecutar el mismo flujo de trabajo en el mismo elemento?

De hecho, puede hacerlo durante un máximo de 60 días, desde cualquiera de los dos puntos de entrada: la lista o biblioteca, o la notificación de finalización del flujo de trabajo.

Desde la lista o biblioteca

  1. Vaya a la lista o biblioteca donde se almacena el elemento.

  2. Seleccione el nombre del elemento, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Flujos de trabajo en el menú desplegable.

  3. En la página Flujos de trabajo: Nombre del elemento, en Flujos de trabajo completados,haga clic en el nombre o el estado de la instancia de flujo de trabajo que desea revisar.

    Lista Flujos de trabajo completados en la página de flujos de trabajo del elemento Se abrirá la página Estado del flujo de trabajo de esa instancia.

Desde la notificación de finalización del flujo de trabajo

  • Abra la notificación de finalización del flujo de trabajo para la instancia que desea revisar y, a continuación, haga clic en el vínculo Ver el historial de flujos de trabajo.


Notificación de flujo de trabajo completado con vínculo al historial resaltado Se abrirá la página Estado del flujo de trabajo de esa instancia.

Para conservar todas las notificaciones de finalización, es posible que desee crear una regla de Outlook. Configure la regla para copiar todos los mensajes entrantes que tengan el texto completado en la línea Asunto en su propia carpeta independiente. (Asegúrese de que la regla de Outlook copia los mensajes entrantes y no simplemente los mueve, o que tampoco aparecerán en la Bandeja de entrada).

Parte superior del segmento

3. Crear informes de rendimiento de flujo de trabajo

Para obtener información sobre el rendimiento general de una de las versiones de flujo de trabajo( a lo largo del tiempo y a lo largo de varias instancias), puede crear uno o ambos de los dos informes predefinidos:

  • Informe de duración de la actividad    Use este informe para ver los promedios de cuánto tiempo tarda cada actividad dentro de un flujo de trabajo para completarse, así como cuánto tiempo tarda cada ejecución completa o instancia de ese flujo de trabajo en completarse.

  • Informe de cancelación e error    Use este informe para ver si un flujo de trabajo se está cancelando con frecuencia o si se producen errores antes de la finalización.

Crear los informes disponibles para un flujo de trabajo

  1. En la lista o biblioteca, en la columna Estado de ese flujo de trabajo, haga clic en cualquier vínculo de información de estado.
    Clic en el estado del flujo de trabajo

  2. En la página Estado del flujo de trabajo, en Historial de flujos de trabajo,haga clic en Ver informes de flujo de trabajo.
    Clic en el vínculo Ver informes de flujo de trabajo de la sección Historial del flujo de trabajo

  3. Busque el flujo de trabajo para el que desea ver un informe y, a continuación, haga clic en el nombre del informe que desea ver.
    Clic en el vínculo del informe de duración de la actividad

  4. En la página Personalizar, mantenga o cambie la ubicación donde se creará el archivo de informe y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Clic en Aceptar en la ubicación para guardar el archivo El informe se crea y se guarda en la ubicación especificada.

  5. Cuando se complete el informe, puede hacer clic en el vínculo que se muestra en la siguiente ilustración para verlo. En caso contrario, haga clic en Aceptar para finalizar y cerrar el cuadro de diálogo. (Más adelante, cuando esté listo para ver el informe, lo encontrará en la ubicación que especificó en el paso anterior).
    Clic en el vínculo para ver el informe

¿Qué sigue?

Si el flujo de trabajo funciona de la forma que quiere, está listo para empezar a usarlo.

Si hay algo que desea cambiar sobre cómo funciona, vea el segmento CAMBIAR de este artículo.

Después de ejecutar la primera instancia del nuevo flujo de trabajo de aprobación y revisar los resultados, es posible que desee realizar uno o más cambios en la forma en que se configura el flujo de trabajo.

Además, es posible que desee realizar cambios adicionales en la configuración en varias ocasiones en el futuro.

Por último, es posible que en algún momento desee deshabilitar el flujo de trabajo durante un período más corto o más largo, pero no quitarlo, o puede, de hecho, querer quitarlo por completo.

Secciones de este segmento

  1. Cambiar la configuración permanente de un flujo de trabajo

  2. Deshabilitar o quitar un flujo de trabajo

1. Cambiar la configuración permanente de un flujo de trabajo

Para realizar cambios permanentes en la configuración de un flujo de trabajo existente, abra y edite el formulario de asociación que usó originalmente para agregarlo.

Si el flujo de trabajo se ejecuta en una sola lista o biblioteca

  1. Abra la lista o biblioteca en la que se ejecuta el flujo de trabajo.

  2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca.

    Nota: El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, la pestaña se denomina Calendario.

  3. En el grupo Configuración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

  4. En la página Configuración del flujo de trabajo, en Nombre del flujo de trabajo (hagaclic para cambiar la configuración), haga clic en el nombre del flujo de trabajo para el que desea cambiar la configuración.

    Nota: Si el flujo de trabajo de aprobación que desea no aparece en la lista, es posible que esté asociado con un solo tipo de contenido. Los flujos de trabajo que aparecen en esta lista están controlados por estos flujos de trabajo están configurados para ejecutarse en elementos de este tipo de control, ubicados justo debajo de la lista. (Vea la ilustración). Haga clic en las opciones de tipo de contenido del menú desplegable para descubrir cuál muestra el flujo de trabajo que desea. Cuando el flujo de trabajo que desee aparezca en la lista, haga clic en su nombre.

  5. En las mismas dos páginas del formulario de asociación que se usaron originalmente para agregar el flujo de trabajo, realice y guarde los cambios que desee.

    Para obtener más información sobre los campos y controles del formulario de asociación, vea el segmento PLAN y el segmento Agregar adecuado(Lista/biblioteca o colección de sitios)de este artículo.

Si el flujo de trabajo se ejecuta en todas las listas y bibliotecas de la colección de sitios

  1. Abra la página principal de la colección de sitios(no la página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).

  2. Haga clic en el icono Configuración Configuración de un sitio web público de SharePoint Online , a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

  3. En la página Configuración del sitio, en Galerías del Diseñador web,haga clic en Tipos de contenido del sitio.

  4. En la página Tipos de contenido del sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido del sitio en el que se ejecuta el flujo de trabajo.
    Tipos de contenido de documentos con el tipo resaltado

  5. En la página del tipo de contenido seleccionado, en Configuración,haga clic en Configuración del flujo de trabajo.
    Vínculo Configuración del flujo de trabajo de la sección Configuración

  6. En la página Configuración del flujo de trabajo, en Nombre del flujo de trabajo (hagaclic para cambiar la configuración), haga clic en el nombre del flujo de trabajo para el que desea cambiar la configuración.
    Vínculo para cambiar la configuración del flujo de trabajo

  7. En las mismas dos páginas del formulario de asociación que se usaron originalmente para agregar el flujo de trabajo, realice y guarde los cambios que desee.

    Para obtener más información sobre los campos y controles del formulario de asociación, vea el segmento PLAN y el segmento Agregar adecuado(Lista/biblioteca o colección de sitios)de este artículo.

Parte superior del segmento

2. Deshabilitar o quitar un flujo de trabajo

Si el flujo de trabajo se ejecuta en una sola lista o biblioteca

  1. Abra la lista o biblioteca en la que se ejecuta el flujo de trabajo.

  2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca.

    Nota: El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, la pestaña se denomina Calendario.

  3. En el grupo Configuración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

  4. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Quitar, Bloquear o Restaurar un flujo de trabajo.

  5. Use el formulario de la página Quitar flujos de trabajo para deshabilitar, volver a habilitar o quitar flujos de trabajo.
    Formulario de la página Quitar flujos de trabajo

Hay cinco columnas en el formulario:

  • Flujo de trabajo    Nombre del flujo de trabajo.

  • Instancias    Número de instancias del flujo de trabajo que se está ejecutando actualmente en los elementos.

  • Permitir    Opción que permite que el flujo de trabajo siga funcionando con normalidad.

  • Sin nuevas instancias    Opción que permite que se completen todas las instancias en ejecución del flujo de trabajo, pero deshabilita el flujo de trabajo al hacer que no esté disponible para ejecutar ninguna instancia nueva. (Esta acción es reversible. Para volver a habilitar el flujo de trabajo más adelante, vuelva a esta página y seleccione Permitir.)

  • Quitar    Opción que quita el flujo de trabajo de la lista o biblioteca por completo. Todas las instancias en ejecución se terminan inmediatamente y la columna de ese flujo de trabajo ya no aparece en la página de la lista o biblioteca. (Esta acción no es reversible).

Si el flujo de trabajo se ejecuta en todas las listas y bibliotecas de la colección de sitios

  1. Abra la página principal de la colección de sitios(no la página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).

  2. Haga clic en el icono Configuración Configuración de un sitio web público de SharePoint Online , a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

  3. En la página Configuración del sitio, en Galerías,haga clic en Tipos de contenido del sitio.

  4. En la página Tipos de contenido del sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido del sitio en el que se ejecuta el flujo de trabajo.
    Tipos de contenido de documentos con el tipo resaltado

  5. En la página del tipo de contenido seleccionado, enConfiguración,haga clic en Configuración del flujo de trabajo.
    Vínculo Configuración del flujo de trabajo de la sección Configuración

  6. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Quitar, Bloquear o Restaurar un flujo de trabajo.

  7. Use el formulario de la página Quitar flujos de trabajo para deshabilitar, volver a habilitar o quitar flujos de trabajo.
    Formulario de la página Quitar flujos de trabajo

Hay cinco columnas en el formulario:

  • Flujo de trabajo    Nombre del flujo de trabajo.

  • Instancias    Número de instancias del flujo de trabajo que se está ejecutando actualmente en los elementos.

  • Permitir    Opción que permite que el flujo de trabajo siga funcionando con normalidad.

  • Sin nuevas instancias    Opción que permite que se completen todas las instancias en ejecución del flujo de trabajo, pero deshabilita el flujo de trabajo al hacer que no esté disponible para ejecutar ninguna instancia nueva. (Esta acción es reversible. Para volver a habilitar el flujo de trabajo más adelante, vuelva a esta página y seleccione Permitir.)

  • Quitar    Opción que quita el flujo de trabajo de la colección de sitios por completo. Todas las instancias en ejecución se terminan inmediatamente y la columna de ese flujo de trabajo ya no aparece en la página de la lista o biblioteca. (Esta acción no es reversible).

¿Qué sigue?

Si ha realizado algún cambio, ejecute una instancia de prueba del flujo de trabajo para comprobar dos vez los efectos de los cambios.

Personalizar aún más

Hay una amplia variedad de formas de personalizar aún más los flujos de trabajo incluidos con los productos de SharePoint.

Incluso puede crear flujos de trabajo personalizados desde cero.

Puede usar cualquiera o todos los programas siguientes:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Personalice los formularios, acciones y comportamientos del flujo de trabajo.

  • Microsoft Visual Studio    Cree sus propias acciones de flujo de trabajo personalizadas.

Para obtener más información, vea el sistema de ayuda de Microsoft Software Developer Network (MSDN).

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