Habilitar y configurar las versiones para una lista o biblioteca

Habilitar y configurar las versiones para una lista o biblioteca

Puede realizar un seguimiento y administrar la información a lo largo del tiempo con el control de versiones en listas y bibliotecas, así como ver y recuperar versiones anteriores del historial del elemento.

Cuando se habilita, las nuevas versiones se agregan al historial de un elemento después de guardar los cambios. El número de versiones almacenadas y la visibilidad de las versiones borradores o secundarias se pueden modificar para cada lista y biblioteca.

Habilitar y configurar el control de versiones en una lista o biblioteca

  1. Abra la lista o biblioteca en la que desea habilitar el control de versiones.

  2. Seleccione Configuración Botón Configuración con forma de engranaje y, a continuación, seleccione Configuración de lista o Configuración de biblioteca.

    Menú Configuración con la configuración de lista resaltada

  3. En la página Configuración, seleccione Configuración de control de versiones.

    Cuadro de diálogo Configuración de biblioteca con control de versiones seleccionado.
  4. En la página Configuración de versión, tiene las siguientes opciones disponibles:

    • Para una biblioteca de documentos:

      • Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados.

      • Cree una versión cada vez que edite un archivo en esta biblioteca de documentos con solo versiones principales o versiones principales y secundarias.

      • Limitar el número de versiones y borradores que se conservarán.

      • Establecer quién puede ver los elementos de borrador.

      • Requerir que los documentos se comprueban antes de que se puedan editar.

        Opciones de configuración de biblioteca en SharePoint Online, que muestran el control de versiones habilitado
    • Para una lista:

      • Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados.

      • Cree una versión cada vez que edite un elemento de la lista.

      • Limitar el número de versiones y borradores que se conservarán.

      • Establecer quién puede ver los elementos de borrador en la lista.

        Opciones de configuración de lista en SharePoint Online, que muestra el control de versiones habilitado
  5. Seleccione Aceptar.

Para ver, restaurar o eliminar una versión anterior en una lista o biblioteca

  1. Abra la lista o biblioteca con el elemento o documento que desea ver el historial.

  2. Junto al elemento para el que desea ver el historial, seleccione ... (puntos suspensivos).

  3. Seleccione Historial de versiones.

    Menú contextual de la biblioteca de documentos con la opción Historial de versiones resaltada

    Si no ve Historial deversiones, seleccione Másy, a continuación, seleccione Historial de versiones.

  4. En el cuadro de diálogo Historial de versiones, mantenga el mouse sobre el vínculo de fecha de una versión anterior y, para mostrar el menú, seleccione la flecha abajo.

    Botón de diálogo desplegable Versión
  5. En el menú, puede hacer lo siguiente.

    Menú Elemento de versión
    • Ver el documento actual. Aparece un cuadro de diálogo donde puede restaurar o eliminar una versión anterior, así como ver el estado de aprobación actual. También puede editar la versión actual desde este cuadro de diálogo.

    • Restaurar el documento. Aparece un cuadro de diálogo en el que se le pregunta si desea que sea el documento aprobado actualmente. Se agregará como una nueva versión.

    • Elimine el documento. Aparece un cuadro de diálogo en el que se le pregunta si está seguro de que desea enviar el elemento a la Papelera de reciclaje.

    • Rechazar esta versión. Solo aparece en los documentos aprobados, en lugar de eliminar.

  6. Cuando haya terminado, en la esquina superior derecha, seleccione X.

Habilitar y configurar el control de versiones en una lista o biblioteca de SharePoint 2016 o SharePoint 2013

  1. Vaya a la biblioteca o lista para la que desea habilitar el control de versiones.

  2. En la cinta de opciones, seleccione Biblioteca o Lista.

    La pestaña biblioteca y exploración de la cinta de opciones o Pestaña Lista seleccionada en la cinta de opciones

  3. En el grupo Configuración,seleccione Configuración de biblioteca o Configuración de lista.

    Botones de configuración de biblioteca de SharePoint en la cinta de opciones o Configuración de lista en la cinta de opciones

  4. En la página Configuración, seleccione Configuración de control de versiones.

    Cuadro de diálogo Configuración de biblioteca con control de versiones seleccionado.
  5. En la página Configuración de versión, están disponibles las opciones siguientes:

    • Para una biblioteca de documentos

      Cuadro de diálogo Opciones de control de versiones
      • Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados.

      • Cree una versión cada vez que edite un archivo en esta biblioteca de documentos, ya sea solo en las versiones principales o en las versiones principales y secundarias.

      • Limitar el número de versiones y borradores que se conservarán.

      • Establecer quién puede ver los elementos de borrador.

      • Requerir que los documentos se comprueban antes de que se puedan editar.

    • Para una lista

      • Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados.

      • Cree una versión cada vez que edite un elemento de la lista.

      • Limitar el número de versiones y borradores que se conservarán.

      • Establecer quién puede ver los elementos de borrador en la lista.

  6. Seleccione Aceptar.

Para deshabilitar el control de versiones en una lista o biblioteca de SharePoint 2016 o 2013

Siga los mismos pasos para habilitarlo, pero en la página Configuración de versión, seleccione Sin control de versiones. En Requerir aprobación de contenido,también puede seleccionar No.

Para ver, restaurar o eliminar una versión anterior

Para restaurar una versión anterior de un documento, siga estos pasos.

  1. Vaya a la lista o biblioteca con el elemento o documento para el que desea ver el historial.

  2. En la cinta de opciones, seleccione Archivoso Elementos. Si no hay una cinta de opciones, junto al elemento para el que desea ver el historial, seleccione ... (puntos suspensivos).

  3. Seleccione Historial de versiones.

    La pestaña Archivo con la opción Historial de versiones resaltada

    Si no ve Historial deversiones , en el cuadro de diálogo, seleccione el ... (puntos suspensivos) y, a continuación, seleccione Historial de versiones.

  4. En el cuadro de diálogo Historial de versiones, mantenga el mouse sobre el vínculo de fecha de una versión anterior y, para mostrar el menú, seleccione la flecha abajo.

    Botón de diálogo desplegable Versión
  5. En el menú, puede hacer lo siguiente.

    Menú Elemento de versión
    • Ver el documento actual. Aparece un cuadro de diálogo donde puede editar, restaurar o eliminar, así como ver el estado de aprobación actual.

    • Restaurar el documento. Aparece un cuadro de diálogo en el que se le pregunta si desea que sea el documento aprobado actualmente. Se agregará como una nueva versión.

    • Elimine el documento. Aparece un cuadro de diálogo en el que se le pregunta si está seguro de que desea enviar el elemento a la Papelera de reciclaje.

    • Rechazar esta versión. Solo aparece en los documentos aprobados, en lugar de eliminar.

  6. Cuando haya terminado, haga clic en la X en la esquina superior derecha.

Habilitar y configurar el control de versiones en una lista o biblioteca de SharePoint 2010

Para habilitar y configurar el control de versiones en una lista o biblioteca, siga estos pasos.

  1. Vaya a la lista o biblioteca en la que tiene previsto trabajar. Si el nombre no aparece en el panel Inicio rápido, seleccioneTodo el contenido del sitio y, a continuación, seleccione el nombre de la lista o biblioteca.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo Herramientas de lista o Herramientas de biblioteca, seleccione la pestaña Lista o Biblioteca.

  3. Seleccione Configuración de lista o Configuración de biblioteca.

    Botón Configuración de lista de una cinta de opciones de SharePoint o Botón Configuración de biblioteca en la cinta de la biblioteca de SharePoint Foundation

    Se abrirá la página Configuración de lista o Configuración de biblioteca.

  4. En Configuración general,seleccione Configuración de control de versiones.

    Undersettings, selecciona configuración de control de versiones

    Se abrirá el cuadro de diálogo Configuración de control de versiones.

    Establezca versiones principales y secundarias, requiera aprobación, especifique quién puede ver los elementos y requiera desprote salir.
  5. Siga uno de estos procedimientos:

    Para Bibliotecas de documentos , en la sección Historial de versiones del elemento, en Crear una versión cada vez que edite un archivo en esta biblioteca de documentos?, seleccione solo las versiones principales o las versiones principales y secundarias.

    En Listas, en la sección Historial de versiones del elemento, en Crear una versión cada vez que edite un elemento de esta lista?, seleccione .

  6. (Opcional) Seleccione el número de versiones que desea conservar en la lista.

  7. (Opcional) Para las listas, seleccione el número de versiones aprobadas para las que desea conservar borradores. Esta opción está disponible en la sección Aprobación de contenido al seleccionar Sí.

    Para bibliotecas, establezca un número en Mantener borradores para el siguiente número de versiones principales.

  8. (Opcional) Determinar qué usuarios pueden ver borrador de elementos. En una lista, esta opción solo está disponible en la sección Aprobación de contenido cuando se establece la opción Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados en Sí.

    Seleccione una de las siguientes opciones.

    • Cualquier usuario que pueda leer elementos. Permite el acceso a cualquier persona que tenga permisos de lectura en el sitio.

    • Solo los usuarios que pueden editar elementos. Restringe la vista de borradores a aquellos que tienen permisos para editar.

    • Solo los usuarios que pueden aprobar elementos (y el autor del elemento). Restringe la vista solo al autor original del elemento y a los que tienen permisos para aprobar elementos de la lista.

  9. Para cerrar el cuadro de diálogo y volver a la página Configuración, seleccione Aceptar.

Principio de página

Deshabilitar el control de versiones en una lista o biblioteca de SharePoint 2010

Siga los mismos pasos para habilitar el control de versiones, pero siga uno de estos procedimientos:

  1. En Bibliotecas de documentos , en la sección Historial de versiones del elemento, en Crear una versión cada vez que edite un archivo en esta biblioteca de documentos?, seleccione Sin control de versiones.

  2. En Listas, en la sección Historial de versiones del elemento, en Crear una versión cada vez que edite un elemento en esta lista?, seleccione No.

  3. Seleccione Aceptar.

Principio de página

Ver, restaurar o eliminar versiones en una lista o biblioteca de SharePoint 2010

  1. Vaya a la lista o biblioteca con el elemento o documento para el que desea ver el historial.

  2. Junto al documento o elemento que desea ver el historial de versiones, seleccione la flecha abajo y, a continuación, seleccione Historial de versiones.

    Menú desplegable del documento con el historial de versiones resaltado
  3. En el cuadro de diálogo Historial de versiones, mantenga el mouse sobre el vínculo de fecha de una versión anterior y, para mostrar el menú, seleccione la flecha abajo.

    Vesrion con lista desplegable con la vista resaltada
  4. En el menú, puede hacer lo siguiente.

    • Ver el documento actual. Aparece un cuadro de diálogo donde puede editar, restaurar o eliminar, así como ver el estado de aprobación actual.

      Cuadro de diálogo Historial de versiones de SharePoint 2010

      Desde el cuadro de diálogo Ver, es posible que pueda editarlo, aunque normalmente está deshabilitado. Para editar, en la lista desplegable del archivo o elemento, seleccione Editar propiedades.

    • Restaurar el documento. Aparece un cuadro de diálogo en el que se le pregunta si desea que sea el documento aprobado actualmente. Lo agrega como una nueva versión.

      Lista desplegable de versiones con Restaurar resaltado.
    • Elimine el documento. Aparece un cuadro de diálogo en el que se le pregunta si está seguro de que desea enviar el elemento a la Papelera de reciclaje.

      Historial de versiones con Eliminar resaltado en una versión
    • La publicación de esta versión se muestra cuando se usa la aprobación y la publicación en los documentos o elementos.

      Lista desplegable de versiones con La publicación resaltada
  5. Cuando haya terminado, en la esquina superior derecha, seleccione X, si el cuadro de diálogo de versión aún no se ha cerrado.

Otras opciones de configuración que afectan al control de versiones

Puede configurar otras opciones de configuración que afecten al control de versiones. En listas y bibliotecas, puede requerir que se apruebe el contenido. En las bibliotecas, puede requerir que los archivos se desprotegán.

Para obtener información sobre esta configuración y mucho más, vea ¿Cómo funciona el control de versiones en una lista o biblioteca?

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