Usar botones de voto en los mensajes

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Es fácil crear un mensaje en Microsoft Outlook que use botones de voto para hacer preguntas a los destinatarios con un conjunto de respuestas específico y limitado. Cuando los destinatarios responden con los botones de voto, puede tabular automáticamente los resultados de la votación en Outlook o exportar las respuestas a una hoja de Excel cálculo.

Nota: Se requiere una cuenta de Microsoft Exchange Server.

  1. Cree un mensaje de correo electrónico, responda o reenvía un mensaje recibido.

  2. En la pestaña Opciones, en el grupo Seguimiento, haga clic en Usar botones de voto.

  3. Elija una de estas opciones:

    • Aprobar; Rechazar    
      Se usa cuando necesite una autorización para una acción. Por ejemplo, puede enviar una solicitud por correo electrónico a varios destinatarios para que soliciten la aprobación de una propuesta de proyecto.

    • Sí; No    
      Use esta opción cuando necesite un sí o un no. Esta es una buena forma de realizar un sondeo rápido.

    • Sí; No; Tal vez    
      Se usa cuando no quiera limitar las opciones a sí y no. Esta opción de voto ofrece una respuesta alternativa.

    • Personalizado    
      Se usa para crear sus propios nombres de botón de voto personalizados. Por ejemplo, puede pedir a sus compañeros que elijan entre tres días de la semana para celebrar una reunión de personal semanal periódica.

Botón de voto personalizado

Si ha elegido un botón de voto personalizado, haga lo siguiente:

  1. En el cuadro de diálogo Propiedades, en Opciones de votación y seguimiento,active la casilla Usar botones de voto.

  2. Use las opciones de botón predeterminadas o elimine las opciones predeterminadas y, a continuación, escriba el texto que desee y use punto y coma para separar los nombres de los botones.

  3. Haga clic en Cerrar.

Importante: Si aplica permisos de Information Rights Management (IRM) (pestaña Opciones > comando Permisos) a un mensaje, el destinatario no verá las opciones de voto.

  • Los destinatarios pueden votar en la Panel de lectura o en un mensaje abierto. En el panel de lectura, haga clic en la línea Haga clic aquí para votar en el encabezado del mensaje y, a continuación, haga clic en la opción que desee. En un mensaje abierto, en la pestaña Mensaje, en el grupo Responder, haga clic en Votary, a continuación, haga clic en la opción que desee.

  • El remitente puede ver todas las respuestas de una tabla. En uno de los mensajes de respuesta, haga clic en la línea El remitente respondió en el encabezado del mensaje y, a continuación, haga clic en Ver respuestas de voto.

  1. Abra el mensaje original con botones de voto que envió. Este mensaje normalmente se encuentra en la carpeta Elementos enviados.

  2. En la ficha Mensaje, en el grupo Mostrar, haga clic en Seguimiento.

    Nota: El seguimiento no aparece hasta que al menos un destinatario del mensaje de correo electrónico haya respondido con su voto.

Realizar un seguimiento de los resultados e imprimirlo

Al crear y enviar un correo electrónico con botones de voto a otros usuarios, es posible que quiera realizar un seguimiento de los resultados e imprimirlo. Puede copiar rápidamente los resultados de la votación en un documento de Word en blanco o en un mensaje de correo electrónico nuevo, así como copiarlos en Excel para poder trabajar con los datos posteriormente.

  1. En Outlook, en la carpeta Elementos enviados, abra el mensaje de correo electrónico enviado que contiene el sondeo de votación.

  2. Haga clic en Mensaje > Seguimiento.

    Sugerencia: El botón Seguimiento no aparece hasta que se haya emitido un voto como mínimo.

    Seguimiento de votos a través de un sondeo

  3. Para imprimir los resultados, realice una de las siguientes acciones:

    • Para realizar una impresión rápida, pulse Alt+Impr Pant en el teclado y realice una de las siguientes acciones:

      • En Word, haga clic en Documento en blanco y, a continuación, haga clic en Pegar.

      • En Outlook, haga clic en Inicio >Nuevo correo el. y, a continuación, en Pegar.

        Haga clic en Archivo > Imprimir, especifique una impresora y, a continuación, haga clic en Imprimir.

    • Para ordenar los resultados de los datos y trabajar con ellos en Excel, haga lo siguiente antes de nada:

      1. Haga clic en Mensaje > Seguimiento.

      2. En el teclado, mantenga pulsada la tecla Ctrl y, a continuación, haga clic con el mouse y arrastre todos los nombres y respuestas de la lista.

      3. En el teclado, pulse Ctrl+C.

      4. Abra Excel y seleccione Libro en blanco.

      5. Haga clic con el botón secundario en la celda superior izquierda y, a continuación, haga clic en Pegar.

        Haga clic con el botón secundario y seleccione Pegar.

    • Si desea ajustar las columnas para que se adapten al texto, coloque el cursor entre los encabezados de las columnas y haga doble clic.

      Haga clic entre las columnas A y B, y haga doble clic.

      Haga clic en > Imprimir,especifique una impresora y, a continuación, haga clic en Imprimir.

Nota: Es Microsoft Exchange Server una cuenta de Exchange Server 2003, Exchange Server 2007 o 2007. La mayoría de las cuentas domésticas y personales no usan Microsoft Exchange.

  1. Cree un mensaje de correo electrónico, responda o reenvía un mensaje recibido.

  2. En la pestaña Opciones, en el grupo Seguimiento, haga clic en Usar botones de voto.

  3. Elija una de estas opciones:

    • Aprobar; Rechazar    
      Esta opción es la mejor cuando necesita una autorización para una acción. Por ejemplo, puede enviar una solicitud por correo electrónico a varios destinatarios para que soliciten la aprobación de una propuesta de proyecto.

    • Sí; No    
      Cuando todo lo que necesita es un sí o un no, esta es una buena forma de realizar un sondeo rápido.

    • Sí; No; Tal vez    
      Si no quiere limitar las opciones a sí y no, esta opción de voto ofrece una respuesta alternativa.

    • Personalizado    
      Cree sus propios nombres de botón de voto personalizados. Por ejemplo, puede pedir a sus compañeros que elijan entre tres días de la semana para celebrar una reunión de personal semanal periódica.

      • En el cuadro de diálogo Opciones de mensaje, en opciones de votación y seguimiento,active la casilla Usar botones de voto.

      • Seleccione y elimine los nombres de botones predeterminados y escriba el texto que desee. Separe los nombres de botón con punto y coma.

        Cuadro de diálogo Opciones de mensajes

      • Haga clic en Cerrar.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.

  2. Haga clic en Opciones de correo electrónico y en Opciones de seguimiento.

  3. Para seleccionar las opciones de procesamiento, realice una o varias de las siguientes acciones:

    • Registrar automáticamente las respuestas en el elemento original   
      Selecciona la casilla de verificación Procesar solicitudes y respuestas al llegar.

    • Eliminar respuestas en blanco   
      Una respuesta en blanco es un mensaje que no contiene comentarios del remitente que no sea un voto.

Nota: Para revisar las respuestas en la Bandeja de entrada antes de que se grabe, desactive la casilla Despejar las solicitudes y respuestas del proceso al llegar.

  1. Abra el mensaje original con botones de voto que envió. Este mensaje normalmente se encuentra en la carpeta Elementos enviados.

  2. En la ficha Mensaje, en el grupo Mostrar, haga clic en Seguimiento.

    Nota: El seguimiento no aparece hasta que al menos un destinatario del mensaje de correo ha respondido con su voto.

  3. Seleccione las respuestas que quiere copiar. Siga uno de estos pasos:

    • Todas las filas    

      • Haga clic en la primera fila, mantenga presionada la tecla MAYÚS y, a continuación, haga clic en la última fila.

    • Filas nojacentes    

      • Haga clic en la primera fila, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en filas adicionales.

  4. Presione CTRL+C.

  5. Inicie Excel.

  6. Seleccione una celda y presione CTRL+V.

  1. Abra el mensaje original con botones de voto que envió. Este mensaje normalmente se encuentra en la carpeta Elementos enviados.

  2. En la ficha Mensaje, en el grupo Mostrar, haga clic en Seguimiento.

    Nota: El seguimiento no aparece hasta que al menos un destinatario del mensaje de correo electrónico haya respondido con su voto.

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