Use la plantilla Base de datos de contactos de Access para realizar un seguimiento de nombres, direcciones, números de teléfono y otra información. Esta nueva versión de una plantilla de Access popular también le permite clasificar cada contacto, enviar mensajes de correo electrónico y crear mapas de direcciones.

¿Desea ver un vídeo sobre el uso de esta plantilla? Vea este artículo, Usar la plantilla de base de datos de contactos.

Nota: La plantilla de base de datos Contactos se ha actualizado en los últimos años. Estas instrucciones hacen referencia a la última versión de la plantilla disponible para su descarga. Si los pasos siguientes no coinciden con lo que ve, es probable que esté usando una versión anterior de la plantilla.

Introducción

En este artículo, tratamos los pasos básicos del uso de la plantilla Base de datos de contactos.

Preparar la base de datos para su uso

  • Al abrir la base de datos por primera vez, Access muestra el formulario De bienvenida. Para evitar que este formulario se muestre la próxima vez que abra la base de datos, desactive la casilla Mostrar bienvenida cuando se abra esta base de datos.

    Cierre el formulario de bienvenida para empezar a usar la base de datos.

  • Para asegurarse de que todo el contenido de la base de datos está habilitado, en la barra de mensajes, haga clic en Habilitar este contenido.

    Para obtener más información sobre cómo habilitar el contenido de la base de datos, vea el artículo Decidir si desea confiar en una base de datos.

Agregar contactos desde Microsoft Outlook

Si usa Microsoft Outlook, puede agregar contactos desde ese programa sin tener que volver a escribir la información.

  1. En el formulario Lista de contactos, haga clic en Agregar desde Outlook.

  2. En el cuadro de diálogo Seleccionar nombres para agregar, seleccione los nombres que desea agregar a la base de datos.

  3. Haga clic en Agregar y luego en Aceptar.

Buscar un contacto

El cuadro Búsqueda rápida le permite buscar rápidamente un contacto en el formulario Lista de contactos.

  • En el formulario Lista de contactos, en el cuadro Búsqueda rápida, escriba el texto que desea buscar y, después, presione ENTRAR.

    Access filtra la lista para mostrar solo los registros que contienen el texto que ha buscado. Para volver a la lista completa, haga clic en Borrar la búsqueda actual. (Es la X dentro del cuadro de búsqueda).

Mostrar u ocultar columnas

En el formulario Lista de contactos, algunos campos (columnas) están ocultos de forma predeterminada. Para cambiar los campos que se muestran:

  1. Haga clic en Mostrar u ocultar campos.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar columnas, active la casilla situada junto a cada columna que desee mostrar. Desactive la casilla para ocultar la columna.

Mostrar detalles de contacto

El formulario Detalles de contacto le permite ver y escribir más información sobre cada contacto. Para mostrar el formulario Detalles de contacto:

  • En el formulario Lista de contactos, haga clic en Abrir junto al contacto que desea ver.

Agregar una imagen

En el formulario Detalles de contacto, puede agregar una imagen para el contacto.

  1. En el marco de la imagen, haga clic en Editar imagen.

  2. En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Agregar.

  3. En el cuadro de diálogo Elegir archivo, busque la carpeta que contiene el archivo.

  4. Seleccione el archivo que desea agregar y, a continuación, haga clic en Abrir.

  5. En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Aceptar.

Nota: Puede adjuntar varios archivos a cada contacto, incluidos diferentes tipos de archivo, como documentos u hojas de cálculo.

Mostrar un mapa de la dirección de un contacto

En el formulario Detalles de contacto, si ha escrito una dirección postal para el contacto, puede mostrar un mapa de esa ubicación:

  • Haga clic en Hacer clic en Asignar.

Mostrar informes

La base de datos de contactos incluye dos informes: Directorio y Libreta de teléfonos. Para mostrar un informe:

  • En el panel de navegación, en Informes,haga doble clic en el informe que desea mostrar.

Puede crear sus propios informes personalizados. Para obtener más información, vea el artículo Crear un informe simple.

Modificar la base de datos contactos

Puede personalizar la base de datos contactos agregando un nuevo campo a la tabla Contactos y, a continuación, agregando ese campo al formulario Lista de contactos y al formulario Detalles de contacto.

Agregar un campo a la tabla Contactos

  1. Cierre todas las pestañas abiertas.

  2. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla Contactos.

  3. Desplácese a la derecha hasta que vea la columna denominada Agregar nuevo campo. Haga doble clic en el encabezado de columna y escriba el nombre del campo.

La primera vez que escriba datos en la columna, Access establece el tipo de datos por usted.

Agregar un campo a un formulario

Una vez que se haya agregado un campo a una tabla, puede agregarlo a un formulario.

  1. Haga clic con el botón derecho en el formulario en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

  2. En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes.

  3. Arrastre el campo que desee de la lista de campos al formulario.

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