Use la plantilla de base de datos de Access Student para realizar un seguimiento de la información sobre los alumnos, incluidos los contactos de emergencia, la información médica y la información sobre sus tutores. También puede buscar y filtrar alumnos, realizar un seguimiento de la asistencia de los alumnos, mostrar u ocultar columnas y asignar direcciones de alumnos.

¿Desea ver un vídeo sobre el uso de esta plantilla? Vea este artículo, Usar la plantilla de base de datos de alumnos.

Nota: La plantilla de base de datos Estudiantes se ha actualizado en los últimos años. Estas instrucciones hacen referencia a la última versión de la plantilla disponible para su descarga. Si los pasos siguientes no coinciden con lo que ve, es probable que esté usando una versión anterior de la plantilla.

Usar la base de datos

En este artículo, tratamos los pasos básicos del uso de la plantilla de base de datos Estudiantes.

Preparar la base de datos para su uso

  • Al abrir la base de datos por primera vez, Access muestra el formulario De bienvenida. Para evitar que este formulario se muestre la próxima vez que abra la base de datos, desactive la casilla Mostrar bienvenida cuando se abra esta base de datos.

    Cierre el formulario de bienvenida para empezar a usar la base de datos.

  • Para asegurarse de que todo el contenido de la base de datos está habilitado, en la barra de mensajes, haga clic en Habilitar este contenido.

    Para obtener más información sobre cómo habilitar el contenido de la base de datos, vea el artículo Decidir si desea confiar en una base de datos.

Buscar un alumno

El cuadro Búsqueda rápida le permite buscar rápidamente a un alumno en el formulario Lista de alumnos.

  • Escriba el texto que desea buscar en el cuadro Búsqueda rápida y, después, presione ENTRAR.

    Access filtra la lista para mostrar solo los registros que contienen el texto que ha buscado. Para volver a la lista completa, haga clic en Borrar la búsqueda actual. (Es la X dentro del cuadro de búsqueda).

Filtrar la lista de alumnos

En el formulario Lista de alumnos, puede filtrar la lista de alumnos y guardar los filtros favoritos para usarlos en el futuro.

  1. Aplique filtros haciendo clic con el botón derecho en el formulario y seleccionando los filtros que desee.

  2. Haga clic en Guardar filtro.

  3. En el formulario Detalles del filtro, escriba un nombre y una descripción de filtro y, a continuación, haga clic en Cerrar.

  4. Use el cuadro Filtrar favoritos para aplicar un filtro guardado o haga clic en (Borrar filtro) para quitar el filtro.

Mostrar u ocultar columnas

En el formulario Lista de alumnos, algunos campos (columnas) están ocultos de forma predeterminada. Para cambiar los campos que se muestran:

  1. Haga clic en Mostrar u ocultar campos.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar columnas, active la casilla situada junto a cada columna que desee mostrar. Desactive la casilla para ocultar la columna.

Mostrar los detalles de los alumnos

El formulario Detalles del alumno le permite ver y escribir más información sobre un alumno, incluidas imágenes, tutores, información de emergencia y asistencia. Para mostrar el formulario Detalles del alumno:

  • En el formulario Lista de alumnos, haga clic en Abrir junto al elemento que desea ver.

Agregar una imagen

En el formulario Detalles del alumno, puede agregar imágenes y otros datos adjuntos.

  • En el marco de la imagen, haga clic en Editar imagen.

  • En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Agregar.

  • En el cuadro de diálogo Elegir archivo, busque la carpeta que contiene el archivo.

  • Seleccione el archivo que desea agregar y, a continuación, haga clic en Abrir.

  • En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Aceptar.

Nota: Puede adjuntar varios archivos para cada elemento, incluidos diferentes tipos de archivo, como documentos u hojas de cálculo.

Agregar alumnos de Microsoft Outlook

Si usa Microsoft Outlook, puede agregar alumnos de ese programa sin tener que volver a escribir la información.

  1. En el formulario Lista de alumnos, haga clic en Agregar desde Outlook.

  2. En el cuadro de diálogo Seleccionar nombres para agregar, seleccione los nombres que desea agregar a la base de datos.

  3. Haga clic en Agregar y luego en Aceptar.

Mostrar un mapa de la dirección de un alumno

En el formulario Detalles del alumno, si ha escrito una dirección para el alumno, puede mostrar un mapa de esa ubicación:

  • Haga clic en Hacer clic en Asignar.

Mostrar informes

La base de datos Estudiantes incluye varios informes, incluidosTodoslos alumnos, Alergias y medicamentos, Informaciónde contacto de emergencia, Información deltutor y mucho más. Para mostrar un informe:

  • En el panel de navegación, en Informes,haga doble clic en el informe que desea mostrar.

Puede crear sus propios informes personalizados. Para obtener más información, vea el artículo Crear un informe simple.

Modificar la base de datos alumnos

Puede personalizar la base de datos Alumnos agregando un nuevo campo a la tabla Alumnos y, a continuación, agregando ese campo al formulario Lista de alumnos, al formulario Detalles del alumno y al informe Todos los alumnos.

Agregar un campo a la tabla Estudiantes

  1. Cierre todas las pestañas abiertas.

  2. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla Alumnos.

  3. Desplácese a la derecha hasta que vea la columna denominada Agregar nuevo campo. Haga doble clic en el encabezado de columna y escriba el nombre del campo.

La primera vez que escriba datos en la columna, Access establece el tipo de datos por usted.

Agregar un campo a un formulario o informe

Una vez que se ha agregado un campo a una tabla, puede agregarlo a un formulario o informe.

  1. Haga clic con el botón derecho en el formulario o informe en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

  2. En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes.

  3. Arrastre el campo que desee de la lista de campos al formulario o informe.

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