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Use la plantilla Seguimiento de activos de Access para realizar un seguimiento de equipos, equipos de oficina o cualquier otro elemento que sea propiedad o mantenido por personas. Esta versión de una plantilla de Access popular también le permite buscar detalles de activos, mostrar u ocultar columnas, enviar mensajes de correo electrónico y asignar direcciones de propietarios de activos.

¿Desea ver un vídeo sobre el uso de esta plantilla? Vea este artículo, Usar la plantilla de base de datos de seguimiento de activos.

Nota: La plantilla de base de datos seguimiento de activos se ha actualizado en los últimos años. Estas instrucciones hacen referencia a la última versión de la plantilla disponible para su descarga. Si los pasos siguientes no coinciden con lo que ve, es probable que esté usando una versión anterior de la plantilla.

Introducción

En este artículo, tratamos los pasos básicos del uso de la plantilla Seguimiento de activos.

Preparar la base de datos para su uso

  • Al abrir la base de datos por primera vez, Access muestra el formulario De bienvenida. Para evitar que este formulario se muestre la próxima vez que abra la base de datos, desactive la casilla Mostrar bienvenida cuando se abra esta base de datos.

    Cierre el formulario de bienvenida para empezar a usar la base de datos.

  • Para asegurarse de que todo el contenido de la base de datos está habilitado, en la barra de mensajes, haga clic en Habilitar este contenido.

    Para obtener más información sobre cómo habilitar el contenido de la base de datos, vea el artículo Decidir si desea confiar en una base de datos.

Mostrar u ocultar activos retirados

Activos retirados son elementos que tienen una fecha de retirada en o antes de la fecha actual. Los activos pueden retirarse cuando están obsoletos, rotos o de otro modo sin usar. Puede mostrar u ocultar activos retirados en el formulario Lista de activos.

  • En el formulario Lista de activos, active o desactive la casilla Mostrar retirado.

Buscar un activo o un contacto

El cuadro Búsqueda rápida le permite buscar rápidamente un activo en el formulario Lista de activos y un contacto en el formulario Lista de contactos.

  • Escriba el texto que desea buscar en el cuadro Búsqueda rápida y, después, presione ENTRAR.

    Access filtra la lista para mostrar solo los registros que contienen el texto que ha buscado. Para volver a la lista completa, haga clic en Borrar la búsqueda actual. (Es la X dentro del cuadro de búsqueda).

Filtrar la lista de activos

En el formulario Lista de activos, puede filtrar la lista de activos y guardar sus filtros favoritos para usarlos en el futuro.

  1. Aplique filtros haciendo clic con el botón derecho en el formulario y seleccionando los filtros que desee.

  2. Haga clic en Guardar filtro.

  3. En el formulario Detalles del filtro, escriba un nombre y una descripción de filtro y, a continuación, haga clic en Cerrar.

  4. Use el cuadro Filtrar favoritos para aplicar un filtro guardado o haga clic en (Borrar filtro) para quitar el filtro.

Mostrar u ocultar columnas

En el formulario Lista de activos y en el formulario Lista de contactos, algunos campos (columnas) están ocultos de forma predeterminada. Para cambiar los campos que se muestran:

  1. Haga clic en Mostrar u ocultar campos.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar columnas, active la casilla situada junto a cada columna que desee mostrar. Desactive la casilla para ocultar la columna.

Mostrar detalles de activos o contactos

El formulario Detalles del activo y el formulario Detalles de contacto le permiten ver y especificar más información sobre un elemento. Para mostrar los Detalles del activo o el formulario Detalles de contacto:

  • En el formulario Lista de activos o en el formulario Lista de contactos, haga clic en Abrir junto al elemento que desea ver.

Agregar una imagen

En el formulario Detalles del activo y en el formulario Detalles de contacto, puede agregar imágenes y otros datos adjuntos.

  • En el marco de imagen del formulario Detalles del activo, haga clic en Agregar o quitar datos adjuntos.

    En el marco de imagen del formulario Detalles de contacto, haga clic en Editar imagen.

  • En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Agregar.

  • En el cuadro de diálogo Elegir archivo, busque la carpeta que contiene el archivo.

  • Seleccione el archivo que desea agregar y, a continuación, haga clic en Abrir.

  • En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Aceptar.

Nota: Puede adjuntar varios archivos para cada elemento, incluidos diferentes tipos de archivo, como documentos u hojas de cálculo.

Agregar contactos desde Microsoft Outlook

Si usa Microsoft Outlook, puede agregar contactos o propietarios de activos desde ese programa sin tener que volver a escribir la información.

  1. En el formulario Lista de contactos, haga clic en Agregar desde Outlook.

  2. En el cuadro de diálogo Seleccionar nombres para agregar, seleccione los nombres que desea agregar a la base de datos.

  3. Haga clic en Agregar y luego en Aceptar.

Mostrar un mapa de la dirección de un contacto

En el formulario Detalles de contacto, si ha escrito una dirección postal para el contacto, puede mostrar un mapa de esa ubicación:

  • Haga clic en Asignar esta dirección.

Mostrar informes

El seguimiento de activos incluye varios informes, incluidos Todoslos activos,Detalles de activos, Activos retirados,Libretade direcciones de contactos y mucho más. Para mostrar un informe:

  • En el panel de navegación, en Informes,haga doble clic en el informe que desea mostrar.

Puede crear sus propios informes personalizados. Para obtener más información, vea el artículo Crear un informe simple.

Modificar la base de datos de seguimiento de activos

Puede personalizar la base de datos de seguimiento de activos agregando un nuevo campo a la tabla Activos y, a continuación, agregando ese campo al formulario Lista de activos, el formulario Detalles de activos y el informe Detalles de activos.

Agregar un campo a la tabla Activos

  1. Cierre todas las pestañas abiertas.

  2. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla Activos.

  3. Desplácese a la derecha hasta que vea la columna denominada Agregar nuevo campo. Haga doble clic en el encabezado de columna y escriba el nombre del campo.

La primera vez que escriba datos en la columna, Access establece el tipo de datos por usted.

Agregar un campo a un formulario o informe

Una vez que se ha agregado un campo a una tabla, puede agregarlo a un formulario o informe.

  1. Haga clic con el botón derecho en el formulario o informe en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

  2. En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes.

  3. Arrastre el campo que desee de la lista de campos al formulario o informe.

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