Las organizaciones y los equipos de las organizaciones suelen tener varios hilos de correo electrónico diferentes a la vez. Es fácil confundirse, que se pierda información o se omita o que se corte la comunicación. Los buzones del sitio pueden ayudarle a coordinar y almacenar correo electrónico relacionado con proyectos o equipos en un solo lugar, de modo que todos los componentes del equipo puedan ver todas las comunicaciones.
Importante: La característica de buzón de sitio SharePoint está en desuso a partir de marzo de 2017. Esta característica se quitará por completo en una versión futura. Las SharePoint nuevas organizaciones ya no tienen acceso a la característica de buzón de sitio. Las SharePoint existentes ya no pueden crear nuevos buzones de sitio. Todos los buzones de sitio que se configuraron e implementaron antes de marzo de 2017 seguirán funcionando.
Proporcionaremos un proceso para ayudar a cambiar los sitios de buzones de sitio existentes a un grupo deMicrosoft 365 en septiembre de 2017. Si actualmente usa la característica de buzón de sitio en SharePoint, debería considerar cambiar a Grupos de Microsoft 365 en su lugar para admitir los escenarios de colaboración de correo electrónico. Para obtener más información, vea Usar Microsoft 365 en lugar de buzones de sitio.
Nota: La característica buzón de sitio seguirá siendo compatible, pero en desuso en SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2013 y SharePoint Server 2010 productos. Se recomienda a los clientes explorar buzones compartidos como alternativa a los buzones de sitio.
En el Inicio rápido, haga clic en Buzón.
El buzón del sitio se abre como una segunda bandeja de entrada independiente y una estructura de carpetas junto a su cuenta de correo electrónico personal. El correo enviado a y desde la cuenta del buzón del sitio se comparte entre todos aquellos que tienen permisos de colaborador en el SharePoint sitio.
Configurar el buzón del sitio
Puede agregar un buzón de sitio como destinatario de correo, enviar correo desde el buzón o agregarlo a sus favoritos. Para agregar un buzón al sitio, vea Agregar una aplicación buzón de sitio para mantener el correo electrónico en contexto en un sitio. El sitio debe estar habilitado para correo. Si no se trata de ponerse en contacto con el administrador.
Al incluir el buzón del sitio en una conversación de correo electrónico importante, una copia de la información de esa conversación se almacena en una ubicación a la que puede obtener acceso cualquier usuario del equipo.
Agregue el buzón del sitio en la línea Para,CCo CCO de un mensaje de correo electrónico.
Puede agregar la dirección de correo electrónico del buzón del sitio a cualquier grupo de contactos de grupo o listas de distribución. De este modo, el correo electrónico importante se almacena de forma automática en el buzón de sitio del grupo.
Al escribir y enviar correo electrónico desde el buzón del sitio, parece que viene de usted.
Todos los usuarios con permisos de colaborador en un sitio pueden obtener acceso al buzón del sitio, por lo que varias personas pueden trabajar conjuntamente para redactar un mensaje de correo electrónico.
Para redactar un mensaje, haga clic en Nuevo correo.
Se abrirá un nuevo mensaje en el buzón del sitio.
Si usa la lista Favoritos en Outlook, le resultará útil incluir carpetas del buzón de sitio en la lista Favoritos.
En Outlook, puede hacer clic con el botón derecho en una carpeta del buzón de sitio, como la Bandeja de entrada y hacer clic en Mostrar en Favoritos. Si tiene dos carpetas en la lista Favoritos con el mismo nombre (por ejemplo, dos bandejas de entrada), Outlook agrega automáticamente el nombre del buzón al nombre de la carpeta (por ejemplo, "Bandeja de entrada – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com") para que pueda identificar qué carpeta es cuál.
Para obtener más información sobre Outlook favoritos, vea Mantener carpetas de correo más usadas en Favoritos.
Colaborar con su equipo con el buzón del sitio
Su equipo puede usar un buzón de sitio para colaborar en la redacción de un mensaje de correo electrónico importante o recopilar conversaciones de correo electrónico relevantes a nivel de equipo. Su equipo también puede compartir documentos importantes de forma segura mediante un buzón de sitio.
Después de configurar un buzón de sitio para elsitio, se crea una nueva cuenta de correo electrónico con el nombre del sitio. Por ejemplo, un sitio de grupo usa la dirección URL: http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite. La dirección de correo electrónico de ese buzón de sitio está HRTeamSite@contoso.sharepoint.com.
Muchos equipos tienen conversaciones a través de mensajes de correo electrónico de forma periódica. A menudo, estas conversaciones resultan en información que puede ser una referencia útil en algún lugar de la línea. Puede reenviar el correo electrónico más útil dentro de la conversación al buzón del sitio para conservarlo. Todos los usuarios que tienen permisos de Contribución a su sitio podrán abrir el buzón del sitio y ver ese mensaje. Los miembros del equipo pueden abrir más adelante el buzón del sitio, buscar en el correo capturado en esa cuenta y ver el historial del problema en cuestión.
Otra idea para recopilar estas conversaciones de correo electrónico de nivel de equipo es cc la dirección de correo electrónico del buzón del sitio cuando se envía un mensaje de correo electrónico al equipo. También puede agregar la dirección de correo electrónico del buzón del sitio a un grupo de contactos o lista de distribución, de modo que se incluya automáticamente siempre que envíe correo a su equipo.
Si almacena los documentos de su equipo en su sitio de SharePoint, puede usar la aplicación Buzón de sitio para compartir esos documentos con aquellos que tienen acceso al sitio.
Importante: Cuando los usuarios ven un buzón de sitio en Outlook, ven una lista de todos los documentos de las bibliotecas de documentos de ese sitio. Los buzones del sitio presentan la misma lista de documentos a todos los usuarios, de modo que algunos usuarios podrían ver documentos que no pueden abrir.
Si usa Exchange, los documentos también aparecen en una carpeta de Outlook, lo que facilita aún más el reenvío de documentos a otros usuarios.
