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¿Desea escribir datos actualizados y precisos en documentos empresariales de un modo sencillo y eficaz? Con una combinación de columnas de datos externos de Microsoft SharePoint y los controles de contenido de Word, puede usar en el cuerpo de los documentos de Microsoft Word 2013 datos de orígenes externos. Por ejemplo, si lo desea puede crear un contrato estándar con un cliente en una biblioteca de documentos que contenga los nombres del cliente y de la compañía, y el número de teléfono, suponiendo que estos datos se encuentren almacenados en una base de datos de línea de negocio (LOB), como SAP o Dynamics CRM.
Para obtener más información, vea Buscar contenido sobre datos externos y establecer una plantilla de archivo para una biblioteca de formularios o documentos.
¿Qué desea hacer?
Antes de empezar
El trabajo con datos externos requiere varias tareas de requisitos previos para habilitar el acceso seguro a los datos. La siguiente información puede ayudarle a planear sus siguientes pasos. Además, si tiene problemas tratando de trabajar con datos externos, esta información puede ayudarle a identificar el problema. Para obtener acceso a los datos externos, usted o un administrador pueden hacer lo siguiente:
Preparar el origen de datos externo Es posible que un administrador tenga que crear una cuenta y proporcionar permisos al origen de datos para garantizar que solo las personas adecuadas disfruten de acceso a los mismos y evitar así que lleguen a las manos equivocadas. Es posible que en una base de datos externa el administrador también desee crear consultas, vistas, tablas, etc. específicas para limitar los resultados a los niveles necesarios y mejorar el rendimiento.
Cuentas y configurar SharePoint services Un administrador debe activar servicios de conectividad empresarial y el servicio de almacenamiento seguro.
Configurar servicios de almacenamiento seguro Un administrador debe hacer lo siguiente: determinar el mejor modo de acceso para los datos externos de origen, creación una aplicación de destino y establecer las credenciales para la aplicación de destino.
Configurar servicios de conectividad empresarial Un administrador debe asegurarse de que el usuario que crea la externa contenido tipo tiene permiso para el almacén de metadatos de conectividad a datos empresariales y que los usuarios adecuados tengan acceso al tipo de contenido externo que se basa la lista externa.
Crear un tipo de contenido externo Un usuario debe definir un tipo de contenido externo que contiene información acerca de conexiones, access, métodos de operación, columnas, filtros y otros metadatos que se usa para recuperar los datos de origen de datos externo.
Asegúrese de que los productos de Office están listos para usarse Para sincronizar datos externos con productos de Office, debe tener Windows 7 o posterior y los siguientes productos de software gratuito, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 y WCF Data Services 5.0 para OData V3 en cada equipo cliente (si es necesario, que es automáticamente le pide que descargue el software). Además, asegúrese de que la opción de instalación de Office, Servicios de conectividad empresarial está habilitada (es decir, el valor predeterminado). Esta opción instala Business conectividad Services cliente Runtime que hace lo siguiente: almacena y sincroniza con datos externos, mapas de datos empresariales a los tipos de contenido externo, muestra el selector de elementos externos en productos de Office y se ejecuta personalizado soluciones dentro de los productos de Office.
Más información sobre los documentos estructurados
Los documentos estructurados controlan el contenido que puede aparecer en un documento, de qué tipo debe ser y si puede editarse. Pueden servir de ejemplo de documentos estructurados:
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Un documento legal que contiene lenguaje legal que no debe editarse.
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Una portada estándar para una propuesta empresarial que requiere que el autor escriba el título, la dirección de correo electrónico, el número de teléfono y el nombre.
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Una factura que incluye automáticamente datos actualizados del cliente.
Si desea crear un documento estructurado en Word 2013, use los controles de contenido para especificar el tipo de contenido (texto, fecha, imagen, etc.) y fijar su posición, resaltar con color y controlar la edición. También puede vincular automáticamente los controles de contenido a las columnas de datos externos correspondientes.
Crear columnas de datos externos en una lista o biblioteca
Nota: Para crear una columna de datos externos debe disponer de permiso de contribución o superior en la lista o biblioteca específica.
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Navegue hasta el sitio de SharePoint y, a continuación, hasta la lista o biblioteca.
Nota: No podrá agregar una columna de datos externos a una lista externa.
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Haga clic en Lista o Biblioteca >Configuración de lista o Configuración de biblioteca.
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En la sección Columnas, haga clic en Crear columna.
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Escriba el nombre de la columna (por ejemplo, Cliente) y, en Tipos de columna, haga clic en Datos externos.
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En Tipo de contenido externo, haga clic en Selector de tipo de contenido externo y seleccione el elemento apropiado de la lista de tipos de contenido externos (por ejemplo, Cliente).
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Decida cómo desea controlar las acciones que defina para el tipo de contenido externo con uno o varios de los siguientes procedimientos:
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Para mostrar el menú de una o varias acciones, haga clic en Mostrar el menú de acciones.
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Para que la columna de datos externos realice una acción predeterminada cuando la seleccione, haga clic en Vincular esta columna con la acción predeterminada del tipo de contenido externo.
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En Agregar una columna para mostrar cada uno de estos campos adicionales, haga clic en Seleccionar todos los campos o seleccione uno o varios nombres de campo específicos, como NombreEmpresa y TeléfonoTrabajo.
Crear una plantilla de Word para mostrar datos externos en controles de contenido
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En la biblioteca de documentos de SharePoint, haga clic en Biblioteca > Configuración de biblioteca.
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En Configuración general, haga clic en Configuración avanzada.
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En la sección Plantilla de documento, vaya a Dirección URL de la plantilla y haga clic en Modificar plantilla.
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Una vez abierto Word 2013, para mostrar u ocultar el Panel de información del documento, vaya a la pestaña Programador y, en el grupo Plantillas, haga clic en Panel de documentos, active o desactive Mostrar siempre el panel de información del documento al abrir el documento y al guardar y haga clic en Aceptar.
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Agregue el texto estándar que desea incluir en los distintos documentos.
Por ejemplo, imaginemos que agrega el los segmentos de texto "reutilizable" de los contratos que se va a requerir en una propuesta de ventas.
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En la pestaña Insertar, vaya al grupo Texto, haga clic en Elementos rápidos y apunte a Propiedad del documento. Seguidamente, haga clic en todos los campos basados en las columnas de datos externos y arrástrelos hasta el cuerpo del documento como controles de contenido.
Por ejemplo, haga clic en NombreCliente, NombreEmpresa y TeléfonoTrabajo, y arrástrelos.
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Haga clic en archivo > Guardar y, a continuación, en salir Word 2013.
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En SharePoint, vaya a la página Configuración avanzada de la biblioteca de documentos y haga clic en Aceptar.
Crear un documento de Word y escribir datos
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Haga clic en Documento > Nuevo documento en la biblioteca de documentos.
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Edite y revise el texto estándar según considere conveniente.
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Para completar los valores correctos para las columnas de datos externos, seleccione el control de contenido que contiene el selector de elementos de datos externos.
Por ejemplo, seleccione el nombre del cliente correcto y aparecerán automáticamente los valores correspondientes a Cliente, NombreEmpresa y TeléfonoTrabajo.
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Haga clic en Archivo>Guardar, y salga de Word.
Los valores de las columnas de datos externos se guardan en el documento de Word y se muestran como valores de las columnas de datos externos para el documento en la biblioteca de documentos.
