Los jefes de proyecto pueden tener dificultades para ver con claridad y rapidez lo que su equipo está haciendo en un momento determinado en la programación del proyecto. Los jefes de proyecto también pueden tener dificultades para encontrar una forma rápida e indolona de hacer algo sobre los problemas que descubran.

Nota:  Team Planner es una característica disponible solo con Project Professional.

Bienvenido a Team Planner, una característica que proporciona a los jefes de proyecto una mayor visibilidad y control sobre el trabajo de su equipo.

¿Qué desea hacer?

Ver el trabajo en equipo

  • En la pestaña Vista, en el grupo Vistas de recursos, elija Planificador de equipos.

Aparecerá el Planificador de equipos. Se muestra una fila para cada recurso del proyecto. A la izquierda, aparecen los nombres de recursos. Todas las tareas a las que se asigna un recurso aparecen en la misma fila de la derecha. Las tareas de recursos que no tienen una fecha de inicio o una fecha de finalización también aparecen a la izquierda junto al nombre del recurso.

Las tareas que no están asignadas a nadie aparecen en la parte inferior.

Sugerencia: Si usa administración de proyectos ágil como metodología de programación de proyectos de su organización, use las tareas no asignadas como "trabajo pendiente" de las tareas que están esperando para asignarse a recursos en sprints futuros.

Organizador de equipos

1. Una tarea completada. Esta tarea es una tarea completada con un 100 % trabajo real. No se puede mover con Team Planner.

2. Dos tareas asignadas a la misma persona. La tarea superior se programa automáticamente y se completa parcialmente (indicado por el cambio de color en la barra). La tarea inferior se programa manualmente. Ambos se programan al mismo tiempo para la misma persona. El resultado sobreasignación se indica mediante líneas rojas. Cualquiera de estas tareas se puede mover a otra hora de la programación (o a otra persona) para resolver la sobreasignación.

3. Una tarea no programada. Esta tarea se asigna a una persona específica, pero no tiene suficiente información de programación para convertirse en una tarea programada. Para que una tarea se programe (y, por lo tanto, se mueva al lado derecho de la vista), debe tener al menos dos de las opciones de configuración de programación establecidas. Por ejemplo, si se establece la duración y la fecha de inicio (pero no la fecha de finalización), la fecha de finalización se establecerá automáticamente y se convertirá en una tarea programada. De forma similar, si tiene una fecha de inicio y una fecha de finalización establecida (pero sin duración), también se convertirá en una tarea programada. Si solo se establece la fecha de inicio, seguirá siendo una tarea no programada.

4. Tareas sinsignadas. Esta tarea no se ha asignado a nadie. Se puede asignar arrastrándolo a la programación de una persona en la sección derecha. Para mantener la tarea no programada pero asignada a una persona, arrástrela verticalmente al nombre de una persona en la sección superior izquierda.

Sugerencia: El color de la tarea le proporciona información útil sobre su estado de programación. Por ejemplo, partes de la barra que son de color azul oscuro indican el trabajo real. Las tareas verdes se programan manualmente.

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Mover una tarea a una hora diferente en la programación

Hay diferentes razones por las que es posible que quiera mover una tarea. Es posible que a alguien se le asigne demasiado trabajo o quizás quiera reasignar el trabajo a otra persona. O quizás descubra que nadie está trabajando en una tarea importante. Team Planner se encarga de todos estos problemas y mucho más.

Con Team Planner, reprogramar una tarea es tan sencillo como arrastrarla a otro lugar.

  • En la pestaña Vista, en el grupo Vistas de recursos, elija Planificador de equipos.

Mover tareas en Team Planner

1. Mover una tarea verticalmente para resolver un sobreasignación. Puede mover tareas de un recurso que está trabajando en dos tareas al mismo tiempo.

2. Mover una tarea verticalmente para asignar trabajo nuevo a una persona. El trabajo que no está asignado a una persona se puede asignar a alguien arrastrando y soltando.

3. Mover una tarea horizontalmente. Una tarea se puede programar para trabajar más adelante en la programación de una persona.

Estas son otras formas de usar el Organizador de equipos.

Para ello

Realizar esta acción

Ver el tiempo no trabajando    

El tiempo no trabajando de una persona aparecerá como barras verticales grises. Haga doble clic en las barras verticales para ver más detalles sobre el tiempo no trabajando.

Información de tareas de paquete acumulativo para ver menos o más detalles    

Para obtener un nivel más alto de detalles sobre la información de tareas y proyectos, resalte información sobre El planificador de equipos. En la pestaña Formato, en el grupo Formato, seleccione el nivel de detalle eligiendo Subir y, a continuación, un nivel de esquema. Cuando se suman las tareas, la tarea de nivel más alto aparecerá como una sola barra.

Seleccionar varios elementos    

Mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en varios nombres de recursos o tareas. También puede arrastrar el mouse sobre varios elementos para seleccionarlos.

Mover elementos con el teclado

Puede navegar por los elementos de Team Planner con las teclas de dirección. Para mover una tarea resaltada, use CTRL + flecha. Para desplazarse por la vista, use ALT + flecha.

Mover elementos más allá de la ventana

Arrastrar una tarea al borde del Organizador de equipos hará que la vista se desplace automáticamente. De esta forma, puede arrastrar una tarea más al futuro (o al pasado) sin tener que soltar el botón del mouse.

Obtener información rápida sobre las tareas    

Mantenga el puntero sobre una tarea para leer información importante y útil sobre cómo se está programando. La información sobre herramientas puede ayudarle a tomar decisiones importantes de programación.

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Ajustar la programación con la vista Organizador de equipos

Suponiendo que haya leído otras secciones de este artículo, ahora ya está bastante familiarizado con cómo mover tareas en el Planificador de equipos. La mayoría de las cosas que puede hacer en el diagrama de Gantt y otras vistas que también puede hacer en el Planificador de equipos. En esta sección se tratan otras cosas que puede hacer en Team Planner para hacer más cosas en menos tiempo.

Para ello

Realizar esta acción

Cambiar la forma en que se programan las tareas    

Para cambiar una tarea de programación automática a programada manualmente, haga clic con el botón derecho en una tarea y, a continuación, seleccione Programación automática oProgramación manual.

Resolver problemas de exceso de trabajo automáticamente    

En la pestaña Formato, elija Evitar sobreasignaciones. Cuando esta configuración está activa, si mover una tarea crearía un conflicto con otra, la segunda tarea se mueve automáticamente para evitar las sobreasignaciones.

Desactivar una tarea    

Haga clic con el botón derecho en la barra de tareas para elegir Desactivar tarea. La desactivación de una tarea no la elimina del proyecto, aunque la tarea desaparezca del Organizador de equipos. Esto impide que la tarea tenga información real sobre ella.

Reasignar una tarea    

La forma más sencilla de reasignar una tarea es arrastrándola a otra persona. También puede hacer clic con el botón derecho en una tarea y, a continuación, hacer clic en Reasignar a. Esto es especialmente útil si desea mantener las mismas fechas.

Cambiar la información de las tareas    

Para cambiar el nombre de la tarea u otras propiedades (por ejemplo restricción, escribir códigos de esquema, fecha límite fechas o tipo de tarea ), haga doble clic en la tarea. También puede hacer doble clic en el nombre del recurso para ver y cambiar la información de los recursos.

Dividir la vista    

Para los jefes de proyecto avanzados que se sientan cómodos con la vista de división (o combinación) tradicional, puede mostrar más detalles en un panel inferior independiente. En la pestaña Tarea, en el grupo Propiedades, seleccione Mostrar detalles de la tarea. El dolor inferior muestra información detallada sobre la tarea seleccionada y los recursos asignados a la tarea.

Nota:  No puede usar una vista de escala temporal, como las vistas Uso de recursos o Uso de tareas, junto con Planificador de equipos en una vista combinada. Para ver una vista de escala temporal junto con Team Planner, abra una nueva ventana y, a continuación, organice las ventanas horizontalmente. Para ello, en la pestaña Vista, en el grupo Ventana, elija Organizar todo.

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Personalizar el Organizador de equipos

Puede cambiar la forma en que el Organizador de equipos parece adaptarse a sus necesidades y hacer que la vista sea más atractiva.

  • En la pestaña Vista, en el grupo Vistas de recursos, elija Planificador de equipos.

Para ello

Realizar esta acción

Cambiar el color de las barras de Team Planner     

En la pestaña Formato del grupo Estilos, seleccione el tipo de barra que desea cambiar y, a continuación, seleccione Color de borde o Color de relleno.

También se pueden modificar barras individuales.

Expandir el alto de las filas para mostrar más texto    

En la pestaña Formato del grupo Formato, seleccione un número de líneas con la lista Líneas de texto.

Ver más o menos detalles    

Use el Control deslizante de zoom en la parte inferior derecha de la ventana de Project para cambiar la cantidad de tiempo que se muestra en el lado derecho de la vista.

Cambiar la apariencia del tiempo no trabajando    

Haga clic con el botón derecho en un área en blanco del lado derecho de la vista (no en una tarea) y, a continuación, elija Hora no trabajada.

Agrupar, filtrar u ordenar rápidamente    

Elija la flecha abajo de la columna Nombre de recurso y, a continuación, seleccione Ordenar,Agruparo Filtros para filtros definidos o personalizados.

Ocultar columnas innecesarias    

Puede ocultar las columnas para las tareas no programadas y sinsignar. En la pestaña Formato del grupo Mostrar u ocultar, seleccione el tipo de columna que desea mostrar u ocultar de la vista.

Cambiar el tamaño de las secciones de Team Planner    

Arrastre los bordes verticales y horizontales entre las secciones para cambiar el tamaño de las secciones.

Sugerencia: Si ha personalizado considerablemente Team Planner, puede guardar una versión de la vista personalizada en una vista independiente. En la pestaña Vista, en el grupo Vistas de recursos, seleccione la mitad inferior del botón Organizador de equipos y, a continuación, elija Guardar vista.

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