Vincular o insertar datos en Office para Mac

Si mantiene datos en un archivo de Excel y la información relacionada en un archivo de Word, puede vincular la información para facilitar la actualización. Por ejemplo, supongamos que desea vincular las devoluciones de ventas más recientes con su informe mensual de estado. El informe de estado es un documento de Word y las devoluciones de ventas se encuentran en una hoja de Excel. Vinculando el documento y la hoja, el informe de estado se actualiza automáticamente cada vez que se actualizan las devoluciones de ventas. O puede que desee insertar instrucciones de un documento de Word en varios archivos de Excel. Mediante el uso de un vínculo puede actualizar las instrucciones, y las actualizaciones aparecerán en todos los archivos de Excel.

1. Haga clic donde desee insertar el vínculo.

2. En el menú Insertar, haga clic en Objeto y, a continuación, haga clic en Desde archivo.

3. Busque y haga clic en el archivo con el que desea que se establezca el vínculo.

   Sugerencia: Para que los lectores solo vean un icono en el que hacer clic para ver la información, seleccione la casilla Mostrar como icono.

4. Seleccione la casilla Vincular y, a continuación, haga clic en Insertar si está utilizando Word o haga clic en Aceptar si está usando Excel.

1. En el menú Editar, haga clic en Vínculos.

   Si el comando Vínculos no está disponible, el archivo no contiene información vinculada.

2. En Archivo de origen, haga clic en el archivo vinculado y, a continuación, haga clic en Abrir origen.

3. Haga los cambios que desee.

4. En el menú Archivo, haga clic en Guardar para guardar los cambios y, a continuación, cierre la aplicación.

   Observe que el archivo que tiene el vínculo contiene los cambios.

Si desea que los dos archivos permanezcan conectados, pero no desea que el archivo principal se actualice cuando se cambie el otro archivo, puede insertar la información. Por ejemplo, si no desea que cambie el informe de estado cuando cambie la hoja de Excel o no quiere que cambie la hoja de Excel cuando cambien las instrucciones, puede insertar la información. Dado que toda la información se encuentra dentro de un solo archivo, la inserción es útil cuando desea distribuir una versión en línea de su archivo a personas que no tienen acceso al archivo insertado.

1. Haga clic donde desee insertar el archivo.

2. En el menú Insertar, haga clic en Objeto y, a continuación, haga clic en Desde archivo.

3. Busque y haga clic en el archivo que desea insertar.

   Si inserta una hoja de Excel, ésta debe ser la primera hoja del libro.

   Sugerencia: Para que los lectores solo vean un icono en el que hacer clic para ver la información, seleccione la casilla Mostrar como icono.

4. Anule la selección de la casilla Vincular y, a continuación, haga clic en Insertar si está utilizando Word o haga clic en Aceptar si está usando Excel.

1. Haga clic en el archivo insertado.

2. En el menú Editar, seleccione Objeto [tipo de objeto], por ejemplo, Objeto de hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Editar.

3. Haga los cambios que desee.

4. En el menú Archivo, haga clic en Cerrar y volver a [nombre del archivo].

   Observe que el archivo insertado contiene los cambios.

Puede establecer un vínculo a una parte de un archivo. Por ejemplo, en un informe de estado mensual, es posible que desee vincular a un rango específico de celdas de una hoja Excel en lugar de toda la hoja. Por ejemplo, es posible que desee vincular a instrucciones específicas de un documento de Word en lugar de a todo el documento.

1. Seleccione la información que desea pegar (por ejemplo, un rango de celdas de una hoja de Excel).

2. En el menú Editar, haga clic en Copiar.

3. Cambie al otro archivo y, a continuación, haga clic en el lugar donde desea que aparezca la información.

4. En el menú Editar, haga clic en Pegado especial y, a continuación, haga clic en Pegar vínculo.

5. En el cuadro Como, haga clic en el tipo de objeto, por ejemplo, Objeto Hoja de cálculo de Microsoft Excel y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Si desea que los dos archivos permanezcan conectados, pero no desea que el archivo principal se actualice cuando se cambie el otro archivo, puede insertar la información. Por ejemplo, supongamos que desea insertar las devoluciones de ventas más recientes en su informe mensual de estado. El informe de estado es una presentación de PowerPoint y las devoluciones de ventas se encuentran en una hoja de Excel. Al insertar la hoja en una presentación, los dos archivos permanecerán conectados.

1. Haga clic donde desee insertar el archivo.

2. En el menú Insertar, haga clic en Objeto y, a continuación, haga clic en Crear desde archivo.

3. Busque y haga clic en el archivo que desea insertar.

   Si inserta una hoja de Excel, ésta debe ser la primera hoja del libro.

4. Haga clic en Insertar y, a continuación, en Aceptar.

   Si no puede ver la información en el archivo insertado, arrastre una cuadro de tamaño hasta que vea el contenido del archivo.

1. Haga clic en el archivo insertado.

2. En el menú Editar, seleccione Objeto [tipo de objeto], por ejemplo, Objeto de hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Editar.

3. Haga los cambios que desee.

4. En el menú Archivo, haga clic en Cerrar y volver a [nombre del archivo].

   Observe que el archivo insertado contiene los cambios.

Puede insertar parte de un archivo. Por ejemplo, en un informe mensual de estado, puede que desee insertar un rango específico de celdas de una hoja de Excel en lugar de toda la hoja.

1. Seleccione la información que desea pegar (por ejemplo, un rango de celdas de una hoja de Excel).

2. En el menú Editar, haga clic en Copiar.

3. Cambie al otro archivo y, a continuación, haga clic en el lugar donde desea que aparezca la información.

4. En el menú Editar, haga clic en Pegado especial.

5. En el cuadro Pegar como, haga clic en el tipo de objeto, por ejemplo, Objeto Hoja de cálculo de Microsoft Excel y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Si mantiene datos en un archivo de Excel y la información relacionada en un archivo de Word, puede vincular la información para facilitar la actualización. Por ejemplo, supongamos que desea vincular las devoluciones de ventas más recientes con su informe mensual de estado. El informe de estado es un documento de Word y las devoluciones de ventas se encuentran en una hoja de Excel. Vinculando el documento y la hoja, el informe de estado se actualiza automáticamente cada vez que se actualizan las devoluciones de ventas. O puede que desee insertar instrucciones de un documento de Word en varios archivos de Excel. Mediante el uso de un vínculo puede actualizar las instrucciones, y las actualizaciones aparecerán en todos los archivos de Excel.

1. Haga clic donde desee insertar el vínculo.

2. En el menú Insertar, haga clic en Objeto y, a continuación, haga clic en Desde archivo.

3. Busque y haga clic en el archivo con el que desea que se establezca el vínculo.

   Sugerencia: Para que los lectores solo vean un icono en el que hacer clic para ver la información, seleccione la casilla Mostrar como icono.

4. Seleccione la casilla Vincular y, a continuación, haga clic en Insertar si está utilizando Word o haga clic en Aceptar si está usando Excel.

1. En el menú Editar, haga clic en Vínculos.

   Si el comando Vínculos no está disponible, el archivo no contiene información vinculada.

2. En Archivo de origen, haga clic en el archivo vinculado y, a continuación, haga clic en Abrir origen.

3. Haga los cambios que desee.

4. En el menú Archivo, haga clic en Guardar para guardar los cambios y, a continuación, cierre la aplicación.

   Observe que el archivo que tiene el vínculo contiene los cambios.

Si desea que los dos archivos permanezcan conectados, pero no desea que el archivo principal se actualice cuando se cambie el otro archivo, puede insertar la información. Por ejemplo, si no desea que cambie el informe de estado cuando cambie la hoja de Excel o no quiere que cambie la hoja de Excel cuando cambien las instrucciones, puede insertar la información. Dado que toda la información se encuentra dentro de un solo archivo, la inserción es útil cuando desea distribuir una versión en línea de su archivo a personas que no tienen acceso al archivo insertado.

1. Haga clic donde desee insertar el archivo.

2. En el menú Insertar, haga clic en Objeto y, a continuación, haga clic en Desde archivo.

3. Busque y haga clic en el archivo que desea insertar.

   Si inserta una hoja de Excel, ésta debe ser la primera hoja del libro.

   Sugerencia: Para que los lectores solo vean un icono en el que hacer clic para ver la información, seleccione la casilla Mostrar como icono.

4. Anule la selección de la casilla Vincular y, a continuación, haga clic en Insertar si está utilizando Word o haga clic en Aceptar si está usando Excel.

1. Haga clic en el archivo insertado.

2. En el menú Editar, seleccione Objeto [tipo de objeto], por ejemplo, Objeto de hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Editar.

3. Haga los cambios que desee.

4. En el menú Archivo, haga clic en Cerrar y volver a [nombre del archivo].

   Observe que el archivo insertado contiene los cambios.

Puede establecer un vínculo a una parte de un archivo. Por ejemplo, puede que quiera establecer un vínculo a un rango de celtas específico de una hoja de Excel en lugar de a toda la hoja.

1. Seleccione la información que desea pegar (por ejemplo, unas cuantas frases de un documento de Word).

2. En el menú Editar, haga clic en Copiar.

3. Cambie al otro archivo y, a continuación, haga clic en el lugar donde desea que aparezca la información.

4. En el menú Editar, haga clic en Pegado especial y, a continuación, haga clic en Pegar vínculo.

5. En el cuadro Como, haga clic en el tipo de objeto, por ejemplo, Objeto Documento de Microsoft Word y, a continuación, haga clic en Aceptar.