"Puedes tenerlo bueno, rápido o barato. Elige dos".
Los ingenieros han estado diciendo esto a los gerentes de proyectos durante décadas.
En términos ligeramente diferentes, cada proyecto equilibra un "triángulo" de tiempo, dinero y alcance : no se puede cambiar uno sin afectar al menos a uno de los otros. El trabajo del administrador del proyecto es hacer que no se derrumbe todo el triángulo.
¿Cómo? Primero, cuando surja un problema, búsquelo en el triángulo del proyecto: ¿se trata de tiempo (cronograma), dinero (presupuesto) o alcance? En segundo lugar, averigüe qué lados del triángulo puede cambiar y cuáles están "fijos" en su lugar. En tercer lugar, ajuste lo que pueda para solucionar el problema y optimizar el proyecto. Cuarto, ¡termina el proyecto y celebra!
En este artículo
- Tiempo + dinero + alcance = calidad
- Sepa lo que no puede cambiar
- Optimizar la programación
- Optimizar el presupuesto
- Optimizar el ámbito
- Más información sobre la administración de proyectos
Tiempo + dinero + alcance = calidad
El triángulo del proyecto también se conoce como el "triángulo de hierro" y, menos poéticamente, las "restricciones triples". Como sea que lo llames, equivale a lo mismo: no puedes cambiar el presupuesto, el cronograma o el alcance de un proyecto sin afectar al menos una de las otras dos partes
Algunos ejemplos de cómo funciona:
- Para traer la fecha de finalización (hora), puede gastar más en recursos (dinero) para terminar el trabajo más rápido o recortar características (alcance) para que haya menos trabajo que hacer antes de la nueva fecha límite.
- Para terminar el proyecto por debajo del presupuesto (costo), puede deshacerse de las horas extras y terminar el proyecto más tarde (tiempo) o cortar características (alcance).
- Para agregar características a un producto (ámbito), puede ampliar la fecha límite para tener tiempo para el nuevo trabajo (tiempo) o agregar personas para hacerlo más rápido (costo). También puedes hacer ambas cosas.
La calidad es la cuarta parte del triángulo del proyecto. Se encuentra en el centro, donde cualquier cambio en cualquier lado lo afecta.
Por ejemplo, si se adelanta a lo previsto, es posible que pueda reemplazar las características de corte o dejar más tiempo para las tareas existentes. Con este tiempo y alcance adicionales, el resultado final podría ser un mejor producto.
Un punto clave: no existe un estándar universal para la calidad. Para cualquier proyecto dado, la calidad se define dentro del propio proyecto. Para algunas empresas, mantener un proyecto dentro del presupuesto es la medida más importante de calidad. Para otros, llevarlo al mercado a tiempo es más importante. Un jefe de proyecto necesita saber cómo se define la calidad para la organización y el proyecto específico.
En el ejemplo anterior, simplemente podría terminar el producto antes de tiempo con menos funciones, llevándolo al mercado antes que sus competidores. Esa podría ser la definición de calidad para ese proyecto en su empresa.
Sepa lo que no puede cambiar
En la mayoría de los proyectos, al menos un lado del triángulo está fijo en su lugar. No puedes cambiarlo.
Tal vez el presupuesto no sea negociable. (¿Suena familiar?) O tal vez el producto tenga que salir a la venta en una fecha determinada. Tal vez ambos sean ciertos.
A menudo, los elementos fijos de un proyecto se dictan desde arriba del jefe de proyecto, pero no siempre. A veces depende de ti decidir qué elemento es el más importante para el éxito del proyecto. Y realmente debe tener claro esto para cuando surjan problemas (y siempre lo hacen).
Cuando el problema ocurre en un lado fijo, el curso de acción a menudo es claro. Por ejemplo, si descubre que una característica de software tardará más tiempo de lo previsto en completarse y ha firmado un contrato que dice que entregará esa característica (alcance), debe mover la fecha de finalización o agregar recursos para terminarla a tiempo.
Si el lado fijo y el lado problemático son diferentes, no se rinda. Esa es la belleza del triángulo del proyecto; Siempre hay espacio para hacer cambios Por ejemplo, si el proyecto tiene que terminar a tiempo y ha crecido en alcance, aún puede ajustar el costo agregando recursos.
Si los tres lados del triángulo están atascados, no se asuste. El proyecto puede estar en problemas, pero al menos sabes que está en problemas y tienes un buen punto de partida para repensar los objetivos del proyecto o los estándares de calidad.
Optimizar la programación
Tarde o temprano, se enfrentará a un proyecto que se excederá de una fecha límite inflexible.
Una forma segura de acortar el cronograma es acortar la ruta crítica, una serie de tareas cuya última tarea finaliza en la fecha de finalización del proyecto. Cambiar otras tareas puede que no acorte la programación, pero cambiar las tareas de la ruta crítica sí lo hará. Para abreviar la ruta crítica, puede:
- Acortar la duración de las tareas (reducir el ámbito o agregar recursos).
- "Acelerar" el cronograma: superponer tareas para que las personas puedan trabajar en ellas simultáneamente (agregar recursos). Esta táctica se usa mejor más cerca del comienzo de un proyecto.
- "Bloquear" la programación: Agregar recursos para terminar las tareas más rápido (dinero).
- Quitar tareas (reducir el ámbito).
Por supuesto, fijar el cronograma de esta manera puede tener efectos dramáticos en el presupuesto, el alcance y la calidad del proyecto.
Optimizar el presupuesto
En la mayoría de los proyectos, la mayor parte del presupuesto consiste en costos de recursos: los costos fijos y basados en tarifas de personas, equipos y materiales. Mantenerse dentro del presupuesto puede requerir decisiones muy difíciles:
- Reduzca el alcance del proyecto para que haya menos tareas más cortas que necesiten recursos.
- Quitar recursos.
- Asegúrese de que las tarifas, las tarifas y las horas extras sean adecuadas.
- Compruebe que los recursos son los más adecuados para el trabajo.
- Reemplace un recurso costoso por uno menos costoso.
Tener los costos bajo control puede forzar la fecha límite o requerir recortes en el alcance del proyecto. Por ejemplo, si no permites las horas extra en las tareas, es posible que la fecha de finalización sea un mes más tarde. O si cortas el alcance, la fecha de finalización podría moverse.
Optimizar el ámbito
¿Consideraría ahorrar dinero haciendo un puente unos pies más corto que el río que atraviesa? Por supuesto que no. A veces, el alcance del proyecto no puede cambiar, por lo que debe tomar otras medidas:
- Agregue recursos para asegurarse de que todas las tareas se completan (costo).
- Reduzca las tareas que no están en la ruta crítica, si las hay (costo).
- Agregar tareas o agregar duración a tareas (costo).
- Amplíe la fecha límite para dar tiempo a todas las tareas con el nivel actual de recursos (tiempo).