En primer lugar, comience planeando el sitio de comunicación de SharePoint. En la fase de planeación aprenderá a pensar en la navegación, los permisos y las personalizaciones del sitio para prepararle para crear un sitio de comunicación de SharePoint. Use este artículo para obtener información sobre cómo crear un sitio de comunicación de SharePoint.
¿Necesita crear un sitio de grupo? Aún puede seguir las instrucciones de este artículo, pero comprender que un sitio de grupo suele tener un público mucho más pequeño con objetivos y tareas muy específicos que es necesario llevar a cabo. Los sitios de comunicación están diseñados para una amplia comunicación.
Crear el sitio
Puede crear su sitio de comunicación con uno de los diseños estándar (Tema, Escaparate, en blanco) o un diseño de sitio personalizado creado para su organización. Si tiene permisos de Administración, también puede aprovisionar uno de los diseños de sitio en el libro de búsqueda como punto de partida para el sitio.
Revise este tutorial guiado para crear un sitio de comunicación.
O bien, vaya a crear un sitio de comunicación.
Personalizar la apariencia
Puede personalizar el tema, el encabezado y el logotipo del sitio para alinearlos con la marca de su organización o sitio. Obtenga información sobre cómo personalizar el aspecto de su sitio de SharePoint. Si el sitio forma parte de un concentrador, no podrá cambiar el tema del sitio. Si no ve opciones para cambiar el aspecto del sitio, es posible que el administrador haya deshabilitado la posibilidad de hacerlo.
Acceder a estos cambios en la configuración > Cambiar el aspecto
Especificaciones para logotipos:
- El logotipo del sitio puede ser JPG, GIF o PNG. Usar un archivo PNG permite un fondo transparente
- Si desea un logotipo cuadrado para su sitio, las dimensiones mínimas son de 64 x 64 píxeles
- Para un logotipo rectangular, las dimensiones son de 192 x 64
- Duplicar estas dimensiones para obtener la mejor pantalla en alta resolución
- Para minimizar el impacto en el rendimiento del sitio, no use una imagen de más de 300 MB para el logotipo del sitio
Configurar la biblioteca Páginas del sitio
La biblioteca Páginas del sitio es un tipo especial de biblioteca de documentos que se usa para hospedar todas las páginas del sitio. Solo puede tener una biblioteca de páginas de sitio en el sitio. Las publicaciones de noticias se almacenan en la biblioteca Páginas del sitio del sitio, ya que son solo un tipo especial de página de sitio.
Propina: Para que sea más fácil ver qué páginas noticias y qué páginas son páginas de sitio "normales", agregue la columna Estado promocionado a las vistas de la biblioteca páginas del sitio. Las publicaciones de noticias son Estado promovido = 2. Las páginas de sitio "normales" son Estado promocionado = 0.
Propina: Haga que la vista Todas las páginas sea la vista predeterminada para Páginas del sitio. En esta vista, muestre las siguientes columnas, además de Tipo y Nombre: Título (vinculado al elemento con menú de edición), Estado promocionado, Versión, Como recuento y Recuento de comentarios. Podrá agregar todas estas columnas excepto Versión seleccionando la lista desplegable para + Agregar columna y eligiendo Mostrar u ocultar columnas. Seleccione las columnas que desea mostrar y haga clic en Aplicar. Para agregar Versión a la vista, seleccione la lista desplegable de la vista y elija Editar la vista actual. A continuación, active la casilla situada delante de Versión y presione Aceptar para guardar la vista.
Información sobre el contenido del sitio
Cada sitio de comunicación incluye varias listas y bibliotecas predeterminadas:
- Biblioteca de documentos : una ubicación para cargar archivos. El sitio incluye una biblioteca predeterminada, pero puede agregar más según sea necesario.
- Lista eventos : la lista donde se almacenan las entradas del calendario.
- Biblioteca de páginas de sitio : la biblioteca donde están todas las páginas del sitio.
- Plantillas de formulario y biblioteca de estilos : estas bibliotecas son bibliotecas heredadas que se llevan a cabo desde versiones perviantes de SharePoint
Sugerencias para configurar el contenido del sitio:
- Agregue el título de página antes de agregar una imagen a la página. Si no agrega el título de página en primer lugar, el nombre de la subcarpeta Activos del sitio (que se encuentra en Activos del sitio) de la página puede ser una cadena de caracteres aleatorios, lo que hace que sea mucho más difícil encontrar las imágenes asociadas a su página más adelante.
- No cargue documentos con el elemento web Vínculos rápidos. Súbalos siempre a una biblioteca de documentos y, a continuación, vincule a ellos desde vínculos rápidos. Si carga un documento mientras agrega un vínculo en vínculos rápidos, el documento se almacenará en la biblioteca Activos del sitio, lo que hará que sea mucho más difícil de encontrar si necesita actualizarlo más adelante.
- Coloque espacios (no guiones ni guiones bajos) entre palabras en los nombres de archivo para mejorar la legibilidad. Los nombres de archivo y los títulos de documentos deben ser significativos para los usuarios, ya que esta información será importante cuando los usuarios busquen contenido en el sitio.
- Evite usar fechas y números de versión en los nombres de archivo. SharePoint realizará automáticamente un seguimiento de las versiones por usted. Si agrega una fecha a un nombre de archivo y después agrega una copia más reciente del archivo, los vínculos al archivo antiguo no se actualizarán automáticamente. Si carga una nueva versión de un archivo que tiene el mismo nombre que un archivo existente, los vínculos se actualizan automáticamente.
- Use etiquetas reconocibles para todos los hipervínculos. No inventes términos cuando vincules al contenido del sitio. Para obtener más información sobre las etiquetas de vínculos, consulte las instrucciones para etiquetas en Planeación de la navegación para la experiencia moderna de SharePoint. La guía de nomenclatura de etiquetas de este artículo se aplica no solo a las etiquetas de navegación superior, sino también a cualquier vínculo de la página.
Decidir cómo quiere que los usuarios interactúen con sus páginas
Una ventaja clave de las experiencias modernas de SharePoint es que hay algunas maneras integradas para que los visitantes participen en su sitio y en sus páginas:
- Comentarios de página. Cada página se crea con el botón de alternancia de comentarios de página habilitado. Puede elegir dejar esta opción habilitada o deshabilitarla. Si deja habilitados los comentarios de la página, asegúrese de revisar los comentarios con frecuencia para responder según sea necesario.
- Guardar para más tarde. Esta característica permite a cualquier lector guardar la página para su posterior revisión. Las páginas guardadas se muestran en la página de inicio de SharePoint o en la aplicación móvil.
- Me gusta. Esta característica permite a los visitantes indicar afinidad con su página. Se muestra el número total de "Me gusta" para cada página y artículo de noticias.
- Vistas. Esta característica indica a los propietarios y visitantes del sitio cuántas veces se ha visto la página.
- Conversaciones de Yammer. Agregar el elemento web Yammer permite a los visitantes de la página ver, iniciar y participar en una conversación de la comunidad de Yammer desde su página de SharePoint.
Destinar contenido a audiencias específicas
Una forma excelente de garantizar que el contenido del sitio sea más relevante para los visitantes es personalizar la forma en que los visitantes ven páginas y noticias mediante la segmentación de audiencia. La segmentación de audiencia permite que el contenido esté dirigido a usuarios que forman parte de una audiencia específica. La segmentación de audiencia también permite priorizar las noticias a los miembros de la audiencia en la página de inicio de SharePoint, las noticias en la aplicación móvil y en el elemento web Noticias.
La segmentación de audiencia se configura primero en la biblioteca Páginas del sitio y, después, en los elementos web Noticias o Contenido resaltado. Si se especifica una audiencia para una página, estos elementos web solo mostrarán la página a las personas que sean miembros de la audiencia. Un no miembro podría encontrar el contenido mediante la búsqueda, porque dirigirse a una página no es lo mismo que la seguridad de una página. Sin embargo, el no miembro no se presentará con la página o el artículo de noticias.
La identificación de audiencia también se puede agregar a la navegación del sitio. Esto le permite elegir quién ve qué contenido en la navegación del sitio con las mismas audiencias disponibles para las páginas.
Crear aprobaciones automáticas de páginas
¿Quiere que alguien o un grupo aprueben páginas antes de que se publiquen? Las versiones principales y secundarias están habilitadas de forma predeterminada en la biblioteca Páginas del sitio. Con esta característica habilitada, puede configurar fácilmente la aprobación de páginas desde la lista desplegable Automatizar de la biblioteca Páginas del sitio. Esta puede ser una buena idea si planea tener varios autores y desea revisar las páginas finales antes de que se publiquen. Tenga en cuenta que incluso sin la aprobación de página habilitada, solo los miembros y propietarios pueden ver las páginas que no están publicadas (aunque los visitantes pueden ver la última versión publicada de la página).
Personalizar permisos para listas y bibliotecas
¿Desea tener algunas listas o bibliotecas en las que los visitantes del sitio puedan contribuir? Puede personalizar los permisos de una o más listas o bibliotecas de su sitio para asignar permisos de colaboración a su grupo de visitantes. Como procedimiento recomendado, intente evitar la rotura de los permisos en la biblioteca Páginas del sitio. Romper los permisos de la biblioteca páginas del sitio puede provocar experiencias de usuario complejas y confusas, y es necesario administrarlos cuidadosamente para asegurarse de que no se quitan accidentalmente los permisos de una página que necesitan todos los usuarios. También puede usar el elemento web Microsoft Forms para agregar un formulario a una página en la que los visitantes pueden contribuir o el elemento web Power Apps para agregar una aplicación que haya configurado.
Consideraciones especiales para modernizar un sitio clásico
Si va a modernizar un sitio de SharePoint clásico existente para crear el sitio de comunicación o convertir de una plataforma diferente a SharePoint, es probable que tenga contenido para migrar al nuevo sitio.
Procedimientos recomendados para la migración:
Use el cambio a un nuevo sitio de comunicación para volver a pensar en la historia de su sitio y asegurarse de que el contenido siga siendo relevante. Planee el nuevo sitio con las instrucciones descritas anteriormente. Esto no significa que deba olvidarse de lo que ya ha hecho, especialmente si el contenido se está usando y se ha actualizado. Pero, ¿es este el caso de todo el contenido actual?
Hable con los visitantes del sitio. Descubre lo que realmente necesitan. ¿El contenido de su antiguo sitio sigue cumpliendo los objetivos del nuevo sitio? Consulte los datos de uso del sitio existente. Use esta información para determinar qué contenido debe migrarse al nuevo sitio.
Cree y revise el inventario de contenido de su sitio actual. Para cada elemento del inventario, identifique si debe ser:
- Eliminado: si es así, hágalo ahora.
- Archivado: porque es un registro profesional
- Migrado: porque es actual y aún lo necesita
- Se actualizó y, a continuación, se migró
- Colocado en otro sitio y vinculado en su propio sitio
El contenido debería ganar su lugar en el nuevo sitio.
- ¿Este contenido está agregando valor al negocio o visitante?
- ¿Estoy comprometido a mantenerlo actualizado?
- ¿Es mi grupo empresarial responsable de este contenido? Si no es así, es hora de despedirse del contenido. Si no es suyo, consiga que el propietario lo agregue a su sitio y cree un vínculo al contenido del sitio.
Busque un "inicio" para el nuevo contenido. Asegúrese de que cada elemento tiene un hogar y, si no es así, piense si es posible que haya perdido una categoría en su planificación.