Buscar registros con las fechas más recientes o más antiguas

Reglas para crear y usar consultas de valores superiores

Para crear una consulta de valor superior, cree primero una consulta de selección. Según los resultados que desee, aplique un criterio de ordenación a la consulta o convierta la consulta en una consulta de totales. Si convierte la consulta, use una función de agregado, como Máx o Mín para devolver el valor más alto o más bajo, o Primero o Último para devolver la fecha más temprana o más reciente. Las consultas de totales y las funciones de agregado solo se usan cuando es necesario buscar datos que se encuentran en un conjunto de grupos o categorías. Por ejemplo, supongamos que necesita buscar los números de ventas de una fecha determinada para cada ciudad en la que opera su empresa. En ese caso, las ciudades se convierten en categorías (necesita buscar los datos por ciudad), por lo que usa una consulta de totales.

Durante el proceso, recuerde que, independientemente del tipo de consulta, las consultas deben usar campos que contengan datos descriptivos, como nombres de clientes, y también un campo que contenga los valores de fecha que desee buscar. Además, los valores de fecha deben residir en un campo establecido en el tipo de datos Fecha y hora. Las consultas que describe este artículo no se ejecutan correctamente si intenta ejecutarlas con valores de fecha en un campo de texto corto. Además, si desea usar una consulta de totales, los campos de datos deben incluir información de categoría, como un campo de ciudad o país o región.

Elegir entre una consulta de valores superiores y un filtro

Para determinar si debe crear una consulta de valores superiores o aplicar un filtro, elija una de las siguientes opciones:

• Si desea devolver los registros con las fechas más recientes o más recientes en un campo y no conoce los valores de fecha exactos, o no son importantes, cree una consulta de valores superiores.

• Si desea devolver todos los registros en los que coincide la fecha, es anterior o posterior a una fecha específica, use un filtro. Por ejemplo, para ver las fechas de ventas entre abril y julio, aplique un filtro. Más allá de este tema hay una explicación completa de los filtros.

  Para obtener más información sobre cómo crear y usar filtros, vea el artículo Aplicar un filtro para ver los registros seleccionados en una base de datos de Access.

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Crear una consulta de valores superiores básicos

1. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la consulta.

2. En el cuadro de diálogo, haga clic en la tabla que desea usar en la consulta, haga clic en Agregar para colocar la tabla en la sección superior del diseñador y, a continuación, haga clic en Cerrar.

   O bien:

   Haga doble clic en la tabla y, a continuación, haga clic en Cerrar.

   Si usa los datos de ejemplo enumerados es la sección anterior, agregue la tabla Empleados a la consulta.

3. Agregue los campos que desee usar en la consulta a la cuadrícula de diseño. Puede hacer doble clic en cada campo o arrastrar y colocar cada campo en una celda en blanco de la fila Campo .

   Si usa la tabla de ejemplo, agregue los campos Nombre, Apellidos y Fecha de nacimiento.

4. En el campo que contiene los valores superiores o inferiores (el campo Fecha de nacimiento, si usa la tabla de ejemplo), haga clic en la fila Ordenar y seleccione Ascendente o Descendente.

   El criterio de ordenación descendente devuelve la fecha más reciente y el criterio de ordenación ascendente devuelve la primera fecha.

   Importante: Debe establecer un valor en la fila Ordenar solo para los campos que contengan las fechas. Si especifica un criterio de ordenación para otro campo, la consulta no devolverá los resultados que desee.

5. En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Configuración de consultas , haga clic en la flecha abajo situada junto a Todos (la lista Valores superiores ) y escriba el número de registros que desea ver o seleccione una opción de la lista.

6. Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

7. Guarde la consulta y manténgalo abierto para usarlo en los pasos siguientes.

Puede ver que este tipo de consulta de valores principales puede responder preguntas básicas, como quién es la persona más antigua o más joven de la empresa. En los pasos siguientes se explica cómo usar expresiones y otros criterios para agregar potencia y flexibilidad a la consulta. Los criterios que se muestran en el paso siguiente devuelven los tres próximos cumpleaños de los empleados.

Agregar criterios a la consulta

1. Cambie la consulta que creó en los pasos anteriores a la vista Diseño.

2. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna situada a la derecha de la columna Fecha de nacimiento, copie y pegue o escriba esta expresión: Expr1: DatePart("m",[Birth Date])). A continuación, haga clic en Ejecutar.

   La función ParcFecha extrae la parte del mes del campo Fecha de nacimiento.

3. Cambiar a la vista Diseño.

4. A la derecha de la primera expresión, pegue o escriba esta expresión: Expr2: DatePart("d",[Birth Date]). A continuación, haga clic en Ejecutar.

   En este caso, la función ParcFecha extrae la parte de fecha del campo Fecha de nacimiento.

5. Cambiar a la vista Diseño.

6. Desactive las casillas de la fila Mostrar para cada una de las dos expresiones que acaba de escribir, haga clic en la fila Ordenar de cada expresión y, después, seleccione Ascendente.

7. Haga clic en Ejecutar.

8. Opcionalmente, puede especificar un criterio para limitar el ámbito de la consulta. Al especificar criterios, la consulta ordena solo los registros que cumplen los criterios e identifica los valores de campo superior o inferior de la lista ordenada.

   Para continuar con los datos de ejemplo, cambie a la vista Diseño. A continuación, en la fila Criterios de la columna Fecha de nacimiento , escriba la siguiente expresión:

   Month([Birth Date]) > Month(Date()) Or Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date())

   Esta expresión hace lo siguiente: la parte Month([Fecha de nacimiento]) > Month(Date()) comprueba la fecha de nacimiento de cada empleado para ver si corresponde a un mes futuro y, si es true, incluye esos registros en la consulta. The Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date()) parte de la expresión comprueba las fechas de nacimiento que ocurren en el mes actual para ver si el cumpleaños coincide con el día actual o después de este. Si esa condición es verdadera, la función incluye esos registros en la consulta. En resumen: Esta expresión omite los registros en los que el cumpleaños se produce entre el 1 de enero y la fecha en la que se ejecuta la consulta.

   Para ver más ejemplos de expresiones de criterios de consulta, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta.

9. En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Configuración de consultas , haga clic en la flecha abajo situada junto a Todos (la lista Valores superiores ) y escriba el número de registros que desea ver o seleccione una opción de la lista.

   Para ver los próximos tres cumpleaños, escriba 3.

10. Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

Crear la consulta de totales

1. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la consulta.

2. Haga doble clic en las tablas que desee usar. Cada tabla aparece en la sección superior del diseñador de consultas.

   Si usa las tablas de ejemplo enumeradas anteriormente, agregue las tablas Eventos y Tipos de evento.

3. Haga doble clic en los campos de tabla que quiera usar en la consulta. Asegúrese de agregar solo los campos de grupo o categoría y el campo de valor a la consulta en este momento.

   Si usa los datos de ejemplo enumerados en las tres tablas anteriores, agregue el campo Tipo de evento de la tabla Tipo de evento o el campo Fecha de evento de la tabla Eventos.

4. Opcionalmente, puede especificar un criterio que limite el ámbito de la consulta. Solo se ordenan los registros que cumplen los criterios y los valores de campo superior e inferior se identifican dentro de esta lista ordenada.

   Por ejemplo, si desea devolver eventos en la categoría Función privada, escriba esta expresión en la fila Criterios de la columna Tipo de evento : <>"Función privada".

   Para ver más ejemplos de expresiones de criterios de consulta, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta.

5. Convierta la consulta en una consulta de totales haciendo lo siguiente:

   En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Mostrar u ocultar , haga clic en Totales.

   La fila Totales aparece en la cuadrícula de diseño.

6. Asegúrese de que la fila Totales de cada campo de grupo o categoría se establece en Agrupar por y, a continuación, establezca la fila Totales del campo de valor (el campo con los valores superiores o inferiores) en Máx o Mín.

   Máx devuelve el mayor valor de un campo numérico y el valor de fecha u hora más reciente en un campo de fecha y hora. Mín devuelve el valor más pequeño de un campo numérico y el primer valor de fecha u hora de un campo de fecha y hora.

7. En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Configuración de consultas , haga clic en la flecha abajo situada junto a Todos (la lista Valores superiores ) y escriba el número de registros que desea ver o seleccione una opción de la lista.

   En este caso, seleccione Todo y, a continuación, haga clic en Ejecutar para mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

   Nota: Según la función que haya elegido en el paso 6, Access cambia el nombre del campo de valor de la consulta a MaxOfFieldName o MinOfFieldName. Si usa las tablas de ejemplo, Access cambia el nombre del campo MaxOfEvent Date o MinOfEvent Date.

8. Guarde la consulta y vaya a los pasos siguientes.

Los resultados de la consulta no muestran nombres de productos ni otra información sobre los productos. Para ver esos datos adicionales, debe crear una segunda consulta que incorpore la consulta que acaba de crear. En los pasos siguientes se explica cómo hacerlo.

Crear una segunda consulta para agregar más datos

1. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la consulta.

2. Haga clic en la pestaña Consultas y, a continuación, haga doble clic en la consulta de totales que creó en la sección anterior.

3. Haga clic en la pestaña Tablas y agregue las tablas que usó en la consulta de totales, así como las tablas que contengan otros datos relacionados. Si usa las tres tablas de ejemplo anteriores, agregue las tablas Tipo de evento, Evento y Clientes a la nueva consulta.

4. Combinar los campos de la consulta de totales con los campos correspondientes de las tablas principales. Para ello, arrastre cada campo de la consulta de totales a su campo correspondiente de la tabla.

   Si usa los datos de ejemplo de las tres tablas, arrastre la columna Tipo de evento de la consulta de totales al campo Tipo de evento de la tabla Tipo de evento. Después, arrastre la columna MaxOfEvent Date de la consulta de totales al campo Fecha del evento de la tabla Eventos. La creación de estas combinaciones permite a la nueva consulta de selección reunir los datos de la consulta de totales y los datos de las otras tablas.

5. Agregue los campos descriptivos adicionales de las otras tablas de la consulta.

   Si usa los datos de ejemplo de las tres tablas, puede agregar los campos Empresa y Contacto de la tabla Clientes.

6. Opcionalmente, especifique un criterio de ordenación para una o varias de las columnas. Por ejemplo, para enumerar las categorías en orden alfabético, establezca la fila Ordenar de la columna Tipo de evento en Ascendente.

7. En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Resultados , haga clic en Ejecutar.

   Los resultados de la consulta se muestran en la vista Hoja de datos.

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Crear la consulta de creación de tabla

1. Con la consulta de valores principales abierta en la vista Diseño:

   En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Tipo de consulta , haga clic en Crear tabla.

   Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla.

2. En el cuadro Nombre de tabla , escriba un nombre para la tabla que almacenará los registros superiores e inferiores. Por ejemplo, escriba Registros superiores e inferiores y, a continuación, haga clic en Aceptar.

   Cada vez que ejecuta la consulta, en lugar de mostrar los resultados en la vista Hoja de datos, la consulta crea una tabla y reemplaza el valor superior con los datos actuales.

3. Guarde y cierre la consulta.

Crear una consulta de datos anexados

1. Con la consulta de valor inferior en la vista Diseño:

   En la pestaña Diseño de consulta , en el grupo Tipo de consulta , haga clic en Anexar.

2. Aparece el cuadro de diálogo Anexar.

3. Escriba el mismo nombre que escribió en el cuadro de diálogo Crear tabla .

   Por ejemplo, escriba Registros superiores e inferiores y, a continuación, haga clic en Aceptar. Cada vez que ejecute la consulta, en lugar de mostrar los resultados en la vista Hoja de datos, la consulta anexa los registros a la tabla Registros superiores e inferiores.

4. Guarde y cierre la consulta.

Ejecutar las consultas

• Ya está listo para ejecutar las dos consultas. En el panel de navegación, haga doble clic en la consulta de valor superior y haga clic en Sí cuando Access se lo solicite. Después, haga doble clic en la consulta Valor inferior y haga clic en Sí cuando Access se lo solicite.

• Abra la tabla Registros superiores e inferiores en la vista Hoja de datos.

El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento.

Si ve ese mensaje, siga estos pasos:

• Seleccione Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.

• Ejecute la consulta otra vez.

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