Cómo cerrar el año fiscal en Small Business Accounting 2006, en Accounting Express y en Accounting Professional

Paso 1: Realizar manualmente algunas tareas de fin de año

Antes de cerrar el año fiscal, realice manualmente las siguientes tareas:

• Borrar los gastos pre pagados

• Conciliar cuentas bancarias

• Conciliar cuentas de tarjetas de crédito

• Registrar depreciaciones

• Ajustar inventario

Paso 2: Ajustar entradas del diario

Realice los siguientes ajustes en las entradas del diario:

• Corrija los errores que se produjeron al registrar una transacción.

• Asignar ingresos al período en el que se obtuvieron los ingresos.

• Asigne gastos al período en el que se produjeron los gastos.

Para realizar ajustes en las entradas del diario, haga clic en Nueva entrada de diario en el menú Empresa.

Paso 3: Examinar la base de datos en busca de errores

NOTAS

• Asegúrese de que nadie tiene abierta la base de datos de la compañía.

• Realice este paso en el equipo en el que se encuentra la base de datos.

Para examinar si hay errores en la base de datos, siga estos pasos:

1. Inicie Small Business Accounting 2006, Accounting Express o Accounting Professional y, después, abra cualquier base de datos de la empresa excepto la que desee examinar.

2. En el menú Archivo, seleccione
   Utilidadesy, a continuación, haga clic en Utilidades de datos.

3. Haga clic en la pestaña Herramientas avanzadas y, a continuación, haga clic en Reparar.

4. Seleccione la base de datos que desea examinar en busca de errores y, a continuación, haga clic en Reparar.

5. Si recibe un mensaje que indica que se cerrarán todas las conexiones a la base de datos, haga clic en Sí.

6. Si no se encuentra ningún error, haga clic en Aceptar. Si se encuentran errores, repaselos y, a continuación, realice los ajustes necesarios.

7. Haga clic en Cerrar dos veces.

Paso 4: Realizar una copia de seguridad de la base de datos de la empresa antes de cerrar el año fiscal

Notas:

• Asegúrese de que nadie tiene la base de datos de la empresa abierta excepto en el equipo en el que se encuentra la base de datos.

• Realice este paso en el equipo en el que se encuentra la base de datos.

Para hacer una copia de seguridad de la base de datos de la empresa, siga estos pasos:

1. Inicie Small Business Accounting 2006, Accounting Express o Accounting Professional y, después, abra la base de datos de la empresa a la que desea hacer una copia de seguridad.

2. En el menú Archivo, seleccione
   Utilidadesy, a continuación, haga clic en Utilidades de datos.

3. En la pestaña Herramientas básicas, haga clic en
   Copia de seguridad.

4. Haga clic en Examinar.

5. Escriba un nombre para el archivo y, a continuación, haga clic en
   Guardar.
   
   Nota El tipo de archivo predeterminado es Archivo de copia de seguridad comprimido (*.zip). La ubicación predeterminada del archivo se encuentra en la siguiente ruta:

   Mis documentos\Small Business Accounting\Backups

6. Si desea restringir el acceso a la copia de seguridad, escriba una contraseña en el cuadro Contraseña y, después, vuelva a escribir la contraseña en el cuadro Comprobar contraseña.

7. Haga clic en Aceptar.

8. Cuando reciba el mensaje de que la copia de seguridad se completó correctamente, haga clic en Aceptar.

9. Haga clic en Cerrar.

Paso 5: Imprimir un informe de saldo de prueba antes de cerrar el año fiscal

Escriba todas las transacciones del año antes de imprimir el informe saldo de prueba. Si escribe transacciones adicionales más adelante, debe imprimir un nuevo saldo de prueba. Este informe enumera todas las cuentas y saldos a partir de una fecha específica.

1. En el menú Informes, seleccione
   Empresa y finanzasy, a continuación, haga clic en Saldo de prueba.

2. En la lista A de la barra de herramientas, haga clic en
   Personalizado.

3. En el cuadro Fecha, escriba la fecha que desee o seleccione la fecha del calendario.

4. En el menú Ver, haga clic en Actualizar informe.

5. En el menú Archivo, haga clic en
   Imprimir.

Paso 6: Imprimir los estados financieros de fin de año necesarios

Los estados financieros más comunes son los siguientes:

• Hoja de balance

• Ganancias y pérdidas

• Extracto Flow efectivo

Para localizar estos informes, seleccione Empresa y Finanzas en el menú Informes y, a continuación, haga clic en el informe que desee.

• Imprimir el informe de hoja de balance del último día del año fiscal. Para establecer la fecha, seleccione los valores correctos de la lista A partir de y
  la lista Fecha de la barra de herramientas. En la lista Base del informe, seleccione Efectivo o Acumulación, según el método contable que use la
  empresa.

• Para el informe Pérdidas y ganancias, seleccione un intervalo de fechas que se corresponda con el primer y el último día del año fiscal. Para ello, seleccione los valores correctos de la lista Intervalo de fechas, la lista De y la
  lista
  Para de la barra de herramientas. En la lista Base del informe, seleccione Efectivo o Acumulación, según el método contable que use la
  empresa.

• Para el informe Extracto Flow efectivo, seleccione un intervalo de fechas que se corresponda con el primer y el último día del año fiscal. Para ello, seleccione los valores correctos de la lista Intervalo de fechas, la lista De y la lista Para de la barra de herramientas.

Paso 7: Configurar un nuevo año fiscal

Debe configurar un nuevo año fiscal para que esté preparado para especificar transacciones para el año siguiente.

1. En el menú Empresa, haga clic en Administrar año fiscal.

2. Haga clic en Nuevo año fiscal. Una fecha predeterminada rellena el cuadro Inicio del año fiscal. Esta fecha se basa en la última fecha del año fiscal anterior. No puede cambiar esta fecha.

3. En el cuadro Cierre del año fiscal, escriba el último día del año fiscal siguiente o seleccione la fecha del calendario.

4. Haga clic en Aceptar.

Paso 8: Cerrar el año fiscal

Puede tener un número ilimitado de años fiscales abiertos. Al cerrar años fiscales, debe cerrarlos en orden cronológico. Al cerrar un año fiscal, se producen las siguientes actividades:

• Las cuentas de balance se suman y el saldo se arrastra como saldo inicial para el año siguiente.

• Las entradas de diario se crean para que se ceron todas las cuentas de ingresos y gastos. La diferencia se publica en la cuenta Ganancias retenidas.

• El estado del año fiscal se establece en cerrado.

Para cerrar el año fiscal, siga estos pasos:

1. En el menú Empresa, haga clic en Administrar año fiscal.

2. En la lista Lista de períodos, seleccione el año que desea cerrar y, a continuación, haga clic en Cerrar año fiscal.

3. Si se le solicita que mueva los ingresos netos a la cuenta De ganancias retenidas, haga clic en Sí.

Paso 9: Imprimir un informe de saldo de prueba después de cerrar el año fiscal

Para imprimir el informe de saldo de prueba, siga estos pasos:

1. En el menú Informes, seleccione
   Empresa y finanzasy, a continuación, haga clic en Saldo de prueba.

2. En el cuadro A de, haga clic en
   Personalizado.

3. En el cuadro Fecha, escriba el primer día del año fiscal siguiente o seleccione la fecha del calendario.

4. En el menú Ver, haga clic en Actualizar informe.

5. En el menú Archivo, haga clic en
   Imprimir.

6. Compare este informe con el informe de saldo de prueba que creó en la sección "Imprimir un informe de saldo de prueba antes de cerrar el año fiscal". Compruebe lo siguiente:
   

   • El saldo se arrastra al año siguiente.

   • Los saldos de las cuentas de ingresos y gastos son cero y la diferencia se registra en la cuenta Ganancias retenidas.

   • Los débitos totales y los créditos totales del informe saldo de prueba que imprimió después de cerrar el año fiscal coinciden con los débitos totales y los créditos totales en el informe saldo de prueba que imprimió antes de cerrar el año fiscal.

7. Si debe ajustar las entradas, haga clic en Nueva entrada del diario en el menú Empresa.

Paso 10: Realizar una copia de seguridad de la base de datos de la empresa después de cerrar el año fiscal

Notas:

• Asegúrese de que nadie tiene abierta la base de datos de la compañía.

• Realice este paso en el equipo en el que se encuentra la base de datos.

Para hacer una copia de seguridad de la base de datos de la empresa, siga estos pasos:

1. Inicie Small Business Accounting 2006, Accounting Express o Accounting Professional y, después, abra la base de datos de la empresa a la que desea hacer una copia de seguridad.

2. En el menú Archivo, seleccione
   Utilidadesy, a continuación, haga clic en Utilidades de datos.

3. En la pestaña Herramientas básicas, haga clic en
   Copia de seguridad.

4. Haga clic en Examinar.

5. Escriba un nombre para el archivo y, a continuación, haga clic en
   Guardar.
   
   Nota Use un nombre de archivo diferente al que usó al crear el archivo de copia de seguridad antes de cerrar el año fiscal. El tipo de archivo predeterminado es Archivo de copia de seguridad comprimido (*.zip). La ubicación predeterminada del archivo se encuentra en la siguiente ruta:

   Mis documentos\Small Business Accounting\Backups

6. Si desea restringir el acceso a la copia de seguridad, escriba una contraseña en el cuadro Contraseña y, después, vuelva a escribir la contraseña en el cuadro Comprobar contraseña.

7. Haga clic en Aceptar.

8. Cuando reciba el mensaje de que la copia de seguridad se completó correctamente, haga clic en Aceptar.

9. Haga clic en Cerrar.

Preguntas más frecuentes (PREGUNTAS FRECUENTES)

P1:¿Puedo guardar una transacción si cerré el año fiscal? ¿Las transacciones se pueden guardar en un año cerrado?

A1: No puede guardar una transacción después de cerrar el año. Sin embargo, puede volver a abrir el año y guardar una transacción. Si recupera un año que no es el año actual, debe volver a abrir ese año y todos los años cerrados en orden cronológico inverso empezando por el año más reciente y trabajando hacia atrás. Después de realizar cambios, debe cerrar todos los años abiertos en orden cronológico empezando por el año más antiguo y trabajando hacia adelante.

Para volver a abrir un año cerrado, debe estar asignado o haber iniciado sesión como uno de los siguientes roles:

• Propietario en Small Business Accounting 2006, en Accounting Express o en Accounting Professional

• Contable en Small Business Accounting 2006, en Accounting Express o en Accounting Professional

• Administrador en el equipo que ejecuta Small Business Accounting 2006, Accounting Express o Accounting Express, o Accounting Professional

P2: ¿Cuántos años fiscales puedo mantener abierto?

A2: No hay ningún límite para el número de años fiscales que puede mantener abierto.

P3:¿Tengo que cerrar un año fiscal antes del primer día del año fiscal siguiente?

A3: Puede cerrar un año fiscal en cualquier momento después del último día del año. Sin embargo, hasta que cierre un año fiscal, el saldo de apertura de las cuentas de balance no se llevará al nuevo año. Además, las cuentas de gastos no se pondrán a cero y la diferencia no se aplicará a la cuenta De ganancias retenidas.

P4: ¿Qué sucede con una cuenta inactiva al cerrar un año fiscal?

A4: Si tiene una cuenta inactiva al cerrar el año fiscal, el estado de la cuenta no cambia. Esto es así independientemente de si la cuenta inactiva tiene un saldo.

P5:¿Cómo puedo ver la entrada del diario que representa las cuentas de ingresos y gastos que se han puesto a cero y se han publicado en la cuenta De ingresos retenido?

A5: Para ver la entrada del diario, siga estos pasos:

1. En el menú Empresa, seleccione
   Listas de empresasy, a continuación, haga clic en Gráfico de cuentas.

2. En la lista Gráfico de cuentas, haga doble clic en la cuenta Ingresos retenidos para abrir el Registro de
   cuentas.

3. Haga doble clic en la línea que cumple los siguientes criterios:
   

   • La fecha es el último día del año fiscal cerrado

   • La descripción del cuadro Memo es Cierre del año
     fiscal.