FindTime es un complemento de Outlook para programar reuniones. El organizador puede enviar varias opciones de tiempo a través de FindTime y minimizar los correos electrónicos de ida y vuelta en la programación.

Para programar una reunión en Outlook con FindTime:

  1. Cree un correo electrónico o seleccione un correo electrónico al que desea responder.

  2. Enumume los usuarios necesarios para la reunión en Para y los participantes opcionales en CC. 

  3. En la pestaña Inicio, seleccione Responder con sondeo de reunión.

    FindTime > Reply with Meeting Poll

  4. Seleccione la configuración de la

    reunión:Duración de la reunión de FindTime

    • Duración:seleccione una duración de la lista.

      • Seleccione 8 horas para una reunión de día completo.

      • Seleccione Personalizar en el menú desplegable de hora para establecer su propio tiempo. La duración máxima es de 23 horas, 59 minutos.

    • Horario de trabajo:compruebe que se limiten las horas de reunión sugeridas solo a días laborables y horas.

      Nota: El horario laboral que se utiliza de forma predeterminada se recupera de la configuración del organizador y, con errores, esta configuración de Exchange. El valor predeterminado es de 8 a.m. a 5 p.m. si no se encuentra ninguna configuración.

    • Zona horaria:seleccione el menú desplegable de zona horaria para cambiar la zona horaria de la reunión.

      Notas: 

      • La zona horaria usada se recupera de la configuración del organizador, pero puede seleccionar una nueva de la lista.

      • Se tiene en cuenta el horario de verano y las reuniones después del cambio anual muestran la hora correcta

  5. FindTime busca en las programaciones de los asistentes (si están disponibles) y sugiere horas de reunión adecuadas.

    Nota: FindTime usa su cuentaMicrosoft 365 para obtener acceso a su calendario y a los calendarios de los asistentes de su organización para determinar la disponibilidad. Los calendarios que no están asociados Microsoft 365 cuenta no son compatibles.

    Use los vínculos para ordenar las opciones de la reunión.

    Opciones Disponibilidad y Hora de las fechas de FindTime.

    • Disponibilidad:en primer lugar se enumeran las mejores opciones (en los momentos en los que todos los participantes de la reunión son gratuitos). Los factores que se usan para determinar las mejores opciones son: cuántos asistentes están libres, cuántos necesarios frente a asistentes opcionales están libres, independientemente de si los asistentes en conflicto tienen compromisos provisional u ocupados en su calendario.

    • Hora:muestra una lista de las opciones cronológicamente.

      Nota: Puede desplazarse por los días y meses con las flechas. Los días disponibles están subrayados en verde. El verde oscuro indica los días con más opciones y el verde y el rojo más claros indican los más conflictos. Los días de fin de semana se marcan como disponibles si no está seleccionada la jornada laboral.

    • Los iconos de las personas muestran si los participantes de la reunión son necesarios y su disponibilidad.

      Tecla de iconos de personas

      • Subrayado: Obligatorio

      • Verde: Disponible

      • Amarillo:puede estar ocupado

      • Rojo: Ocupado

      • Gris: Desconocido

    • Puede usar los iconos para obtener acceso a más información.

      • Seleccione Icono de estado de los invitados para abrir la bandeja de estado del asistente.

      • Mueva el puntero sobre el icono de cada persona o para ver su información de disponibilidad.

      • Seleccione Icono de calendario para ver el calendario.

  6. Seleccione unas cuantas horas de reunión adecuadas.

    • El cuadro de tiempo cambia a azul cuando se selecciona.

      Opciones de reunión seleccionadas

      Nota: Es más probable que los sondeos que tengan 20 sugerencias o menos lleguen al consenso. 

  7. Seleccione Siguiente.

  8. Escriba la ubicación de la reunión.

    • Las reuniones en línea están habilitadas de forma predeterminada. Seleccione la casilla de verificación Reunión en línea para deshabilitarla. 


      Captura de pantalla del panel de sondeo Nueva reunión
      Cuando se selecciona Reunión en línea, FindTime programará una reuniónSkype Empresarial oMicrosoft Teams reunión. FindTime usará lo que su organización haya establecido como canal de reunión en línea predeterminado. 

      Nota: Si ha guardado unSkype Empresarial en el panel, FindTime lo usará en lugar de Microsoft Teams. Si desea usar unMicrosoft Teams, elimine la configuración deSkype Empresarial del panel.

  9. Seleccione Configuración de sondeo y active o desactive las opciones.

    Nota: Puede eliminar las horas de reunión seleccionadas en este momento seleccionando X en la lista Horas seleccionadas.

    • Notificarme sobre las actualizaciones del sondeo:Recibirá un correo electrónico cada vez que un asistente vote. El mensaje incluye el estado actual del sondeo y una opción para programar.

    • Programar cuando los asistentes alcancenel consenso: se programa automáticamente un evento de calendario si todos los asistentes necesarios han votado a favor de una opción de hora específica. Si hay disponibles varias opciones, se programará la opción más pronto.

    • Retener las horas seleccionadas en mi calendario:se coloca un evento provisional en el calendario para cada opción de hora que proponga. Todas las retenciones se quitan cuando se programa la reunión o se cancela el sondeo.

    • Sondeo de bloqueo para los asistentes:los asistentes no podrán sugerir nuevas horas o editar otros asistentes.

    • Requerir que los asistentes verifiquen su identidad:para ayudar a evitar el voto anónimo, los asistentes tendrán que autenticarse antes de votar.

    • Notificaciones por correo electrónico en el idioma de FindTime:el idioma en el que usa FindTime se usará para enviar notificaciones relacionadas por correo electrónico. En caso contrario, estas notificaciones se enviarán en inglés.

  10. Seleccione Insertar en correo electrónico.

  11. FindTime inserta las horas de reunión sugeridas en el correo electrónico. Seleccione Editar opciones para cambiar la configuración de la reunión, si es necesario.

    Nota: Si realiza cambios y vuelve a insertar las horas de reunión, tendrá que eliminar manualmente la invitación original.

  12. Seleccione Enviar para enviar las invitaciones a la reunión e iniciar el proceso de votación.

  13. Recibirá un vínculo directo a la página de votación de la reunión.

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