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En este artículo se describe cómo exportar un informe en Microsoft Dynamics GP a Microsoft Office Excel 2007.

Nota Los pasos que se presentan en este artículo muestran cómo exportar el informe de detalles del saldo de prueba a Microsoft Excel 2007. Sin embargo, estos pasos se aplican a todos los informes de Microsoft Dynamics GP.

INTRODUCCIÓN

Exportar un informe a Microsoft Excel

Para exportar un informe como el informe de detalles del saldo de prueba a Microsoft Excel, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Finanzas en el menú Informes y, a continuación, haga clic en Saldo de prueba.

  2. En la ventana Informe de saldo de prueba, haga clic en Detallado en el menú Informes.

  3. Realice una de las acciones siguientes:

    • Seleccione una opción de informe existente y, a continuación, haga clic en Modificar.

    • Crear un nuevo informe. Para ello, siga estos pasos:

      1. Haga clic en Nueva.

      2. En la ventana Opciones de informe de saldo de prueba, escriba un nombre para la opción de informe que desee usar.

      3. En la sección Incluir, haga clic para activar la casilla Cuentas de publicación.

      4. Seleccione la configuración y las restricciones que desea usar con la opción nuevo informe. A continuación, haga clic en Aceptar.

  4. Seleccione las opciones de destino. Para ello, siga estos pasos:

    1. Haga clic en el botón Destino.

    2. Haga clic para activar la casilla Destino a la pantalla y la casilla Para archivo.

    3. Haga clic en el icono Carpeta.

    4. En la ventana "Guardar para exportar archivo", busque dónde desea guardar el informe.

    5. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Archivos delimitados por comas.

    6. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo.

    7. Haga clic en Guardar.

    8. En la ventana Destino del informe, haga clic en la opción Reemplazar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  5. En la ventana Opciones de informe de saldo de prueba, haga clic en el botón Imprimir para imprimir el informe. Cuando el informe haya terminado de imprimirse en la pantalla, cierre la ventana.

  6. Abra el archivo en Microsoft Excel. Para ello, siga estos pasos:

    1. Inicie Excel.

    2. Haga clic en Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

    3. En la ventana Abrir, busque el informe guardado y, a continuación, abra el archivo.

      Nota Si el archivo no se muestra, haga clic en Todos los archivos (*.*) en el cuadro Archivos de tipo y, a continuación, haga clic en Abrir.

  7. Para mostrar los datos por completo en cada celda, siga estos pasos:

    1. Seleccione todas las columnas.

    2. En la pestaña Inicio, haga clic en Formato en el grupo Celdas y, a continuación, haga clic en Autoajustar ancho de columna.

Modifique un informe antes de exportar a Excel

Es posible que los datos de los informes no se alineen correctamente con sus columnas adecuadas después de importar el informe a Excel. Por ejemplo, en el ejemplo del informe Detalles del saldo de prueba, es posible que el campo Importe total no se alinee con los importes de débito y crédito.

Este problema puede producirse cuando el número de campos de encabezado de columna no coincide con el número de campos de detalle.

Para evitar este problema, cree campos en el Escritor de informes que actúen como filtros para que el número de campos de encabezado coincida con el número de campos de detalle. Para ello, siga estos pasos:

Paso 1: Hacer una copia de seguridad del informe y, a continuación, abrir el informe en El escritor de informes

  1. Si tiene algún informe modificado de Microsoft Dynamics GP, haga una copia de seguridad del archivo Reports.dic. Para localizar el archivo Reports.dic, siga estos pasos:

    1. Abra la ventana Editar archivo de inicio. Para ello, siga uno de estos procedimientos:

      • Microsoft Dynamics GP 10.0 En el menú Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas , seleccione

        Configuración, Seleccione Sistemay, a continuación, haga clic en Editar archivo de inicio.

      • Microsoft Dynamics GP 9.0 En el menú Herramientas, seleccione Configuración, seleccione Sistema y, a continuación, haga clic

        en Editar archivo de inicio.

      Nota Si se le solicita que escriba la contraseña del sistema, escriba la contraseña y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    2. En Microsoft Dynamics GP 10.0 y en Microsoft Dynamics GP 9.0, haga clic en Microsoft Dynamics GP en la ventana Editar archivo de inicio.

      Nota La ruta de acceso se muestra en el cuadro Informes.

  2. Abra el Escritor de informes. Para ello, siga uno de estos procedimientos:

    • Microsoft Dynamics GP 10.0 En el menú Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas, seleccione Personalizar y, a continuación, haga

      clic en Escritor de informes.

    • Microsoft Dynamics GP 9.0 En el menú Herramientas, seleccione Personalizar y, a continuación, haga

      clic en Escritor de informes.

  3. Abra el informe en El escritor de informes. Para ello, siga estos pasos:

    1. En la lista Producto, haga clic en Microsoft Dynamics GP. A continuación, haga clic en Aceptar.

    2. Haga clic en Informes.

    3. En la sección Informes originales, seleccione el informe que desea modificar y, a continuación, haga clic en Insertar. Por ejemplo, inserte el informe Detalles del saldo de prueba.

    4. En la lista Informes modificados, seleccione el informe que desea modificar y, a continuación, haga clic en Abrir. Por ejemplo, abra el informe Detalles del saldo de prueba.

    5. En la ventana Definición del informe, haga clic en Diseño.

Paso 2: Crear un nuevo campo calculado

  1. En la ventana Cuadro de herramientas, haga clic en Campos calculados en la lista Campos y, a continuación, haga clic en Nuevo.

  2. En la ventana Definición de campo calculado, escriba Relleno en el campo Nombre.

  3. En la lista Tipo de resultado, haga clic en Cadena.

  4. En el área Tipo de expresión, haga clic en Calculado.

  5. En la pestaña Constantes, haga clic en Cadena en la lista Tipo.

  6. Deje el cuadro Constante en blanco. A continuación, haga clic en Agregar.

  7. Haga clic en Aceptar para guardar el campo calculado. A continuación, cierre la ventana.

Paso 3: Agregar el nuevo campo calculado al diseño del informe

Arrastre el campo calculado recién creado a la sección correspondiente en la ventana Diseño de informe. Después de hacerlo, el número de campos que contienen encabezados coincide con el número de campos que contienen detalles o cantidades.

Paso 4: Guardar el informe y, a continuación, salir del Escritor de informes

  1. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar la ventana Diseño del informe.

  2. Haga clic en Guardar cuando reciba el siguiente mensaje:

    ¿Desea guardar los cambios en este diseño de informe?

  3. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Definición de informe.

  4. En el menú Archivo, haga clic en Microsoft Dynamics GP.

Paso 5: Asignar permisos de seguridad al informe modificado

Para asignar permisos de seguridad al informe modificado, use uno de los siguientes métodos.

Método 1: Usar la seguridad en Microsoft Dynamics GP 10.0

  1. En el menú Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas ,seleccione Configuración,Seleccione Seguridad y,a continuación, haga clic en Formularios e informes alternativos o modificados.

  2. En el cuadro Id., escriba el id. del usuario que imprimirá este informe modificado.

  3. En la lista Producto, haga clic en Microsoft Dynamics GP.

  4. En la lista Tipo, haga clic en Informes.

  5. Expandir Ventas.

  6. Expanda el nodo del formulario de pedido o factura que modificó.

  7. Haga clic en Microsoft Dynamics GP (modificado).

    Nota Aparece una marca de verificación junto al nombre.

  8. Haga clic en Guardar.

Método 2: Usar la seguridad avanzada en Microsoft Dynamics GP 9.0

  1. En el menú Herramientas, seleccione Configuración,seleccione Sistemay, a continuación, haga clic en Seguridad avanzada. Si se le solicita, escriba la contraseña del sistema.

  2. Haga clic en Very, a continuación, haga clic en Alternativo, Modificado y Personalizado.

  3. Expanda Microsoft Dynamics GP,informes,ventasy, a continuación, expanda el nodo del formulario de presupuesto, pedido o factura que modificó.

  4. Haga clic en Microsoft Dynamics GP (modificado).

  5. Haga clic en Aplicar y luego en Aceptar.

Nota De forma predeterminada, el usuario y la empresa actuales se seleccionan al iniciar La seguridad avanzada. Los cambios que realice son para el usuario y la empresa actuales. Sin embargo, puede seleccionar usuarios y empresas adicionales en el área Empresa y en el área Usuario de la ventana Seguridad avanzada.

Método 3: Usar la seguridad de Microsoft Dynamics GP en Microsoft Dynamics GP 9.0

  1. En el menú Herramientas, seleccione Configurar, seleccione Sistemay, a continuación, haga clic en Seguridad. Si se le solicita, escriba la contraseña del sistema.

  2. En la lista Id. de usuario, seleccione el id. del usuario que tendrá acceso al informe.

  3. En la lista Tipo, haga clic en Informes modificados.

  4. En la lista Serie, haga clic en Ventas.

  5. En el cuadro Lista de Access, haga doble clic en el formulario de pedido o factura que modificó y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Nota Aparece un asterisco junto al nombre del informe.

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