Cómo minimizar metadatos en documentos de Microsoft Word 2000

Cómo quitar su nombre de usuario de los documentos

Para ver o cambiar su nombre de usuario, siga estos pasos:

1. Haga clic en Opciones en el menú Herramientas . Seleccione la ficha Información del usuario .
   
   Aparecen los siguientes cuadros de edición:

   Nombre
   Iniciales
   Dirección de correo

2. Si no desea que esta información aparezca en sus documentos, escriba cadenas no identificadoras o espacios en los correspondientes cuadros de edición y, a continuación, haga clic en Aceptar para aceptar los cambios.

Nota: todos los documentos nuevos que cree contendrá esta información, en lugar de los valores predeterminados se introducen cuando se instala Office. Sin embargo, los documentos existentes ya pueden contener esta información.

Cómo quitar información de resumen Personal

Cuando crea o guarda un documento en Word, puede guardarse información de resumen en el documento. Hay varios métodos que puede utilizar para tener acceso a esta información:

• Abra el documento. En el menú Archivo, haga clic en Propiedades. Las fichas Resumen, estadísticas, contenidoy Personalizar pueden contener diversas propiedades como su nombre, el nombre de su administrador y el nombre de su compañía.

• En el Explorador de Windows, haga clic en el documento y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual. Las fichas en el cuadro de diálogo de Propiedades pueden contener información.

• Es posible utilizar un Visual Basic para Aplicaciones macro u otro código de programa para leer las propiedades que aparecen en el cuadro de diálogo de Propiedades .

Para borrar la información de resumen de un documento o plantilla existente, siga estos pasos:

1. Abra el documento o la plantilla.

2. En el menú Archivo, haga clic en Propiedades.

3. En la ficha Resumen , desactive el autor, Administrador, compañíay otros cuadros de edición que no desee distribuir.

4. En la ficha Personalizar , borre cualquier propiedad que contienen información que no desea distribuir.

5. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar. Haga clic en Guardar en el menú archivo y, a continuación, haga clic en Cerrar en el menú archivo .

Después de completar estos pasos, el documento no debería contener propiedades de resumen.

Cómo quitar información de resumen Personal cuando esté conectado a una red

Si ha iniciado sesión en una red, su nombre de usuario de red puede aparecer en el autor del cuadro de edición en la ficha Resumen y en el campo guardado por en la ficha estadísticas , cuando guarda un documento. Esto puede ocurrir incluso si ha quitado todos los otros datos personales de su equipo.

Para quitar información de resumen de un documento cuando está en una red:

1. Si el documento está almacenado en un servidor de red, cópielo al disco duro local.

2. Inicie el equipo, pero no iniciar sesión en la red. Cuando vea el cuadro de diálogo de inicio de sesión de red, haga clic en Cancelar o presione ESC.
   
   Nota: si no puede iniciar Windows al presionar ESC (por ejemplo, el equipo ejecuta Windows NT), no puede seguir estos pasos.

3. Abra el documento.

4. En el menú Archivo, haga clic en Propiedades.

5. En la ficha Resumen , desactive el autor, Administrador, compañíay otros cuadros de edición que contienen información que no desea distribuir.

6. En la ficha Personalizar , borre cualquier propiedad que contienen información que no desea distribuir.

7. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar. En el menú archivo , haga clic en Guardar . A continuación, haga clic en Cerrar en el menú archivo .

Cuando inicia sesión la red, no abra el archivo. Si lo hace, su nombre de usuario de red puede escribirse en el archivo. Sin embargo, puede utilizar el Explorador de Windows para copiar el archivo a un servidor de red o un disquete.

Cómo quitar comentarios en documentos

Microsoft Word ofrece la capacidad de agregar comentarios a documentos. Normalmente, los comentarios contienen el nombre de la persona que las creó, que permita saber quién los escribió.

Los comentarios suelen aparecer como una sección resaltada de texto; puede haga clic derecho en el comentario y, a continuación, haga clic en Eliminar comentario en el menú contextual.

Cualquier nuevo comentario que cree no debería contener su nombre de usuario, porque se ha eliminado del cuadro de diálogo Opciones , como se muestra anteriormente.

Cómo quitar encabezados y pies de página de documentos

Encabezados y pies de página en documentos pueden contener información de identificación. Para quitar información de encabezados y pies de página:

1. En el menú Ver , haga clic en Encabezado y pie de página.

2. El encabezado y el pie de página aparecen en la parte superior e inferior de cada página del documento; Realice los cambios que desee.

3. Cuando haya terminado, haga clic en Cerrar en la barra de herramientas encabezado y pie de página .

Cómo quitar las marcas de revisión

Los documentos pueden contener marcas de revisión, que le permiten determinar quién realiza cambios específicos en un documento. Al aceptar o rechazar las marcas de revisión, el texto revisado se guarda en el documento y se quitan las marcas de revisión.

Para aceptar o rechazar las revisiones:

1. En el menú Herramientas , elija Control de cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar o rechazar cambios.

2. En el cuadro de diálogo Aceptar o rechazar cambios , utilice los dos botones Buscar para localizar revisiones específicas y aceptarlas o rechazarlas individualmente, o haga clic en Aceptar todos o Rechazar todos.

3. Cuando haya terminado, haga clic en Cerrar.

Cómo desactivar guardar rápidamente

La característica guardado rápido acelera el proceso de guardar un documento guardando únicamente los cambios realizados en un documento.

Debido al diseño de la característica guardado rápido, el texto que elimina de un documento puede permanecer en el documento, incluso después de guardar el documento. Si le preocupa el texto eliminado permanezca en el documento, debe realizar los siguientes pasos:

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.

2. Seleccione la ficha Guardar .

3. Haga clic para desactivar la casilla de verificación Permitir guardar rápidamente . Haga clic en Aceptar.

Para obtener información adicional acerca del guardado rápido, consulte los artículos siguientes en Microsoft Knowledge Base:

211209 WD2000: abrir documento de Word en el Editor de texto muestra el texto eliminado

197978 WD2000: preguntas más frecuentes acerca de 'Permitir guardar rápidamente'

Cómo buscar y quitar texto con formato como oculto

En documentos de Word, es posible dar formato al texto como oculto. Como texto oculto puede contener información que quizás no desee distribuir, que puede que desee mostrarlo y quitarlo. Para quitar todo el texto en un documento con formato de oculto, realice los pasos siguientes:

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. Seleccione la ficha Ver .

2. Haga clic para activar la casilla de verificación texto oculto y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3. En el menú Edición , haga clic en Reemplazar.

4. Haga clic en el botón más para expandir el cuadro de diálogo.

5. Haga clic en el cuadro de edición junto a Buscar.

6. Haga clic en el botón formato y, a continuación, haga clic en fuente. Haga clic para activar la casilla de verificación oculto y, a continuación, haga clic en Aceptar.

7. Haga clic en Reemplazar todo.

Todo el texto oculto se elimina del documento. Para desactivar la presentación del texto oculto, siga estos pasos:

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. Seleccione la ficha Ver .

2. Haga clic para desactivar la casilla de verificación texto oculto . Haga clic en Aceptar.

Cómo quitar los hipervínculos de documentos

Los documentos pueden contener hipervínculos a otros documentos o páginas Web en una intranet o en Internet. Los hipervínculos suelen aparecerán como cadenas de texto azul subrayado.

Para eliminar manualmente un solo hipervínculo de un documento, haga clic en el hipervínculo, elija hipervínculo en el menú contextual y, a continuación, haga clic en Quitar hipervínculo.

Si desea eliminar todos los hipervínculos de un documento, puede utilizar un Visual Basic para Aplicaciones macro para ello. En el siguiente ejemplo de Visual Basic para Aplicaciones macro quita todos los hipervínculos de un documento.

Nota: en la siguiente macro de ejemplo, se quita sólo el vínculo. El texto del hipervínculo permanece en el documento.

Sub RemoveHyperlinks()

Dim oDoc As Document
Dim oStory As Range
Dim oHlink As Hyperlink

For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
    For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
        oHlink.Delete
    Next
Next

End Sub

Para quitar todos los rastros del hipervínculo y el texto del hipervínculo del documento, puede utilizar la siguiente macro de ejemplo en su lugar.

Sub RemoveAllHyperlinks()

Dim oDoc As Document
Dim oStory As Range
Dim oHlink As Hyperlink

For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
    For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
        oHlink.Range.Delete
    Next
Next

End Sub

Para obtener más información acerca de cómo utilizar el código de ejemplo de este artículo, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:

212536 OFF2000: cómo ejecutar código de ejemplo de artículos de Knowledge Base

Cómo quitar estilos de documentos

Los documentos pueden incluir estilos que contienen metadatos. Puede quitar estos estilos o cambiarles el nombre. Para hacer esto:

1. Abra el documento que contiene los estilos.

2. En el menú Formato , haga clic en Estilo.

3. Seleccione el estilo que desea eliminar o cambiar el nombre. Haga clic en Eliminar para eliminar el estilo, o haga clic en Modificar para cambiarle el nombre.

Cómo quitar las versiones anteriores de archivos de documentos

Word incluye una característica de versión de archivo que le permite guardar múltiples versiones del mismo documento en el mismo archivo. Es aconsejable eliminar las versiones anteriores del documento antes de compartirlo con otros usuarios.

Para eliminar una o más versiones de un documento, siga estos pasos:

1. En el menú archivo , haga clic en versiones.

2. Seleccione la versión del documento que desea eliminar. Puede seleccionar más de una versión por presionando la tecla CTRL mientras selecciona las versiones.

3. Haga clic en Eliminar.

4. Cuando haya terminado de eliminar las versiones anteriores del documento, haga clic en Guardar en el menú archivo .

Cómo quitar los vínculos de los códigos de campo

Imágenes vinculadas y otros objetos en documentos de Word pueden contener información de vinculación, como la ruta a la imagen u objeto vinculado. Puede quitar información sobre vínculos del documento mediante la modificación de los códigos de campo.

Para mostrar los códigos de campo:

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. Seleccione la ficha Ver .

2. Haga clic para activar la casilla de verificación códigos de campo . Haga clic en Aceptar.

Después de que los códigos de campo están visibles, puede ver si alguno de ellos contiene información de identificación.

Para quitar la información de vinculación de una imagen vinculada u otro objeto:

1. Seleccione la imagen u objeto vinculado. O seleccione el código de campo para la imagen o el objeto, si están visibles los códigos de campo.

2. Presione CTRL + MAYÚS + F9.

La imagen u objeto ha quedado desvinculado. Observe que la desvinculación de una imagen u objeto puede impedir su modificación.

Cómo quitar el nombre de la plantilla y la ubicación

Todos los documentos creados en Word se basan en una plantilla. De forma predeterminada, éste es el archivo de plantilla Normal.dot, situado en la carpeta Plantillas. Sin embargo, puede crear un documento basado en una plantilla diferente en otra ubicación. La ruta de acceso y el nombre de esta plantilla se almacenan en las propiedades del documento.

Para ver el nombre de la plantilla y la ubicación, haga clic en Propiedades en el menú archivo y seleccione la ficha Resumen .

Aunque no envíe la plantilla con el documento, el documento conserva el nombre y la ubicación de la plantilla. Para cambiar el nombre de la plantilla y la ubicación para no identificadora valores, realice lo siguiente:

1. En el menú Herramientas , haga clic en plantillas y complementos.

2. Haga clic en adjuntar.

3. Seleccione una plantilla que tiene un nombre y una ubicación que no sean sensibles ni únicos. Por ejemplo, porque todos los equipos que tienen instalado Microsoft Word incluyen Normal.dot, puede seleccionar Normal.dot.

4. Haga clic en Abrir. Haga clic en Aceptar.

Nota: la plantilla puede contener macros, entradas de Autotexto, estilos personalizados y barras de herramientas personalizadas. Cambiar las plantillas puede que algunos de estos elementos disponibles para el documento.

Cómo quitar información lista de distribución

Si envía un documento a través del correo electrónico mediante una lista de distribución, información de enrutamiento puede adjuntarse al documento. Para quitar esta información del documento, debe guardar el documento en un formato que no retenga información lista de distribución.

En Microsoft Word, guarde el documento en formato HTML o RTF (formato de texto enriquecido). Cierre el documento y, a continuación, vuelva a abrir el nuevo archivo. Dado que la información de la lista de distribución ya no está presente, ahora puede guardar el documento en el formato de Microsoft Word.

También puede utilizar los siguientes pasos:

1. Desactivar la opción Permitir guardar rápidamente siguiendo las instrucciones anteriormente en este artículo.

2. En el menú archivo , elija Enviar ay, a continuación, haga clic en Otro destinatario de distribución.

3. Haga clic en Borrar para quitar de la lista de distribución. Haga clic en Aceptar.

4. En el menú archivo , haga clic en Guardar.

El documento se guarda sin ninguna información de la lista de distribución.

Cómo quitar los nombres de autores anteriores

Word almacena los nombres de los últimos 10 personas que trabajaron en un documento en el documento. Se trata de una característica automática que no se puede desactivar.

Sin embargo, puede quitar los nombres de los últimos 10 autores de un documento al guardar el documento en un formato que no retenga dicha información. Por ejemplo, si guarda el documento en formato HTML o RTF (formato de texto enriquecido), se pierde la información sobre el autor. A continuación, puede cerrar y volver a abrir el documento RTF/HTML y guardarlo en formato de Microsoft Word.

Cómo quitar el nombre de código de Visual Basic

Cuando grabe una macro de Visual Basic en Word, la macro grabada empieza con un encabezado similar al siguiente:

   ' Macro1 Macro
   ' Macro recorded 3/11/1999 by <User Name>

Para quitar el nombre de las macros que haya grabado:

1. Abra el documento que contiene las macros.

2. En el menú Herramientas , elija Macro y, a continuación, haga clic en Editor de Visual Basic. O bien, presione ALT+F11.

3. En la ventana proyecto, haga doble clic en el módulo que contiene las macros.

4. Quitar su nombre de código de la macro grabada.

Cuando haya terminado de quitar su nombre, presione ALT+Q para regresar al programa. A continuación, haga clic en Guardar en el menú archivo .

Cómo quitar las referencias de Visual Basic a otros archivos

En el Editor de Visual Basic, es posible crear una referencia a otro archivo. Si un usuario abre un documento que contiene referencias a otros archivos, el usuario puede ver los nombres de los archivos que se hace referencia.

Para quitar estas referencias, realice lo siguiente:

1. Abra el documento que contiene las referencias.

2. En el menú Herramientas , elija Macro y, a continuación, haga clic en Editor de Visual Basic. O bien, presione ALT+F11.

3. En el menú Herramientas , haga clic en referencias.

4. Haga clic para desactivar la casilla de verificación situada junto al archivo o archivos. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar.

5. Presione ALT+Q.

6. En el menú archivo , haga clic en Guardar.

Nota: quitar referencias a otros archivos puede reducir la capacidad de macros en el documento para que funcionen correctamente.

Cómo quitar la información de disco duro o red

Cuando guarda un documento en el disco duro local o a un servidor de red, información que identifica el disco duro local o servidor de red puede escribirse en el documento.

Para quitar esta información del documento, siga estos pasos:

1. Abra el documento.

2. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como. Guarde el documento en la unidad de disquete (normalmente, A:).

3. En el menú Archivo , haga clic en Cerrar.

4. Quite el disquete de la unidad de disco.

Ahora puede utilizar el Explorador de Windows para copiar el documento del disquete a cualquier disco duro o servidor de red.

Nota: debido a la limitación de espacio de un disquete (normalmente 1,44 MB), este método no puede utilizarse si el tamaño de archivo del documento supera la cantidad de espacio libre en el disco.

Los objetos incrustados en documentos pueden contener metadatos

Si incrusta un objeto en un documento, el objeto retiene sus propias propiedades, independientemente de lo que haga con el documento. Por ejemplo, si incrusta un libro de Microsoft Excel en una palabra documento, el documento y el libro cada uno tiene sus propias propiedades.

Puede quitar los metadatos de un objeto incrustado activando el objeto, quitando cualquier metadato según se describe anteriormente, reactivando el documento contenedor (utilizando el ejemplo anterior, esto es el documento de Word) y, a continuación, guardando el documento contenedor.

Nota: cuando se activa un objeto incrustado en un documento, sólo una parte del objeto incrustado se muestra en el documento; el objeto puede contener información adicional que no aparece. Si desea que un documento contenga únicamente un procesamiento del objeto incrustado y no el contenido real, corte el objeto y, a continuación, utilice el comando Pegado especial del menú Edición para pegar el objeto en el documento utilizando un formato de metarchivo. Después de hacer esto, ya no puede modificar el objeto incrustado; Sin embargo, no contendrá ningún metadato.

Las Variables de documento pueden contener metadatos

Microsoft proporciona ejemplos de programación únicamente con fines ilustrativos, sin ninguna garantía expresa o implícita. Esto incluye, pero no se limita, a las garantías implícitas de comerciabilidad o idoneidad para un propósito particular. Este artículo asume que está familiarizado con el lenguaje de programación que se muestra y con las herramientas que se utilizan para crear y depurar procedimientos. Los ingenieros de soporte técnico de Microsoft pueden explicarle la funcionalidad de un determinado procedimiento, pero no modificarán estos ejemplos para ofrecer mayor funcionalidad ni crearán procedimientos que cumplan sus requisitos específicos.
Para obtener más información acerca de cómo utilizar el código de ejemplo de este artículo, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:

212536 OFF2000: cómo ejecutar código de ejemplo de artículos de Knowledge Base
Para eliminar las variables de documento contenidas en el documento de Word, utilice la siguiente macro de ejemplo:

Sub DeleteDocVars()

Dim Response
Dim myVar As Variable

   For Each myVar In ActiveDocument.Variables
      Response = MsgBox("The document variable: " & myVar.Name & vbCr & _
         "Value: " & myVar.Value & vbCr & vbCr & _
         "Do you want to delete the variable from this document?", vbYesNo)

      If Response = "6" Then
         ' Delete the variable.
         myVar.Delete
      Else
         End
      End If
   Next myVar

   MsgBox "There are no variables in the document."

End Sub

Para obtener más información acerca de las variables, en el Editor de Visual Basic, haga clic en Ayuda de Microsoft Visual Basic en el menú Ayuda , escriba Propiedad Variables en el Ayudante de Office o el Asistente para Ayuda y, a continuación, haga clic en Buscar para ver el tema.

Sugerencias generales acerca de la seguridad

Éstas son algunas sugerencias generales que puede utilizar para aumentar el nivel de seguridad en su entorno informático:

• Siempre que no esté en su equipo, protéjalo con un protector de pantalla protegido por contraseña, contraseña de encendido o la característica de bloqueo de Windows NT.

• Si su equipo posee carpetas compartidas, asegúrese de que aplicar contraseñas a ellos para que sólo los usuarios autorizados pueden tener acceso a los recursos compartidos. Para aún mayor seguridad, utilice control de acceso de nivel de usuario, para que pueda controlar exactamente quién puede tener acceso a recursos compartidos de su equipo.

• Cuando se elimina un archivo, vacíe la Papelera de reciclaje inmediatamente. Desea instalar una herramienta que borre por completo o sobrescriba los archivos cuando se eliminan.

• Realizar una copia de los datos, almacene los archivos de copia de seguridad en una ubicación segura, como una caja fuerte, una caja de seguridad o un archivador cerrado con llave. Almacenar una copia de las copias de seguridad en una ubicación externa segura en caso de que su ubicación primaria está inutilizable.

• Documentos importantes deben estar protegida con contraseña, para asegurarse de que sólo los usuarios autorizados pueden abrirlos. Las contraseñas deben almacenarse en una ubicación segura y distinta. Tenga en cuenta que si no recuerda una contraseña, no hay ninguna forma de recuperar el contenido de un documento protegido con contraseña.

• No distribuya documentos de forma electrónica. En lugar de ello, imprímalos. No utilice elementos de identificación como fuentes distintivas, marcas de agua, logotipos o papel especial, a menos que necesite (por ejemplo, para una presentación).

• Correo electrónico no es anónimo. No enviar por correo electrónico un documento si le preocupa que su identidad pueda relacionarse de alguna manera con el documento.

• No envíe un documento a través de Internet utilizando el protocolo HTTP o FTP. Información enviada a través de estos protocolos se envía en "texto claro", lo que significa que es técnicamente posible (aunque poco probable) que se intercepte.

Para obtener más información

Para obtener más información relacionada con los temas tratados anteriormente en este artículo, consulte los artículos siguientes en Microsoft Knowledge Base:

195007 WD2000: algunas propiedades de documento se llenan automáticamente

194606 WD2000: no se cifra la información de resumen en Propiedades

209638 WD: ninguna contraseña para "Modificar" en el cliente de correo