Cómo utilizar Combinar correspondencia para crear una carta modelo en Word 2000

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EN ESTA TAREA

RESUMEN
- ¿Qué es combinar correspondencia?
REFERENCIAS
- Recursos adicionales
- Artículos relacionados

Resumen

En este artículo paso a paso describe cómo realizar una correspondencia básica para crear una carta modelo en Microsoft Word y qué combinación de correspondencia es.

Para obtener información adicional acerca de cómo realizar otros tipos de combinaciones de correspondencia, combinar con otros tipos de datos y solución de problemas, revise la lista de artículos en la sección Artículos relacionados de este artículo.

Para obtener una descripción de los términos utilizados en este artículo, consulte la sección Glosario de este artículo.

¿Qué es combinar correspondencia?

Combinar correspondencia es una característica de Word. Con la combinación de correspondencia puede combinar información repetitiva (por ejemplo, una carta modelo) con información variable como (una base de datos de nombres) y las direcciones de los clientes. De este modo, puede tener documentos que son casi exactamente lo mismo: la sustancia de los documentos es la misma para todos los clientes, sin embargo, cada documento se personaliza a una persona en la base de datos.

Hay tres componentes principales de una combinación de correspondencia:

El documento principal que contiene la información repetitiva: texto y gráficos. El documento principal también determina el formato del documento combinado resultante; Por ejemplo, carta modelo, sobres o etiquetas.
El origen de datos que contiene la información variable: una lista de nombres y direcciones, por ejemplo.
El documento combinado que contiene la combinación de información de texto y la variable de modelo.

El documento principal contiene el texto repetitivo y los gráficos que desee en cada versión del documento combinado. En el documento principal, inserte instrucciones especiales, llamadas campos de combinación, para indicar dónde desea que aparezca la información variable. Al combinar la información del origen de datos con el documento principal, la información variable reemplaza los campos de combinación con la información individualizada. El resultado es el documento combinado que contiene la combinación de texto repetitivo e información variable.

El origen de datos contiene la información (como nombres, direcciones y números de teléfono) que varía con cada versión del documento. La mayoría de los casos, puede almacenar los datos en un documento de Word; Sin embargo, Word también reconoce otros formatos. Por ejemplo, el origen de datos puede ser una hoja de cálculo de Microsoft Excel, una base de datos de Microsoft Access o un archivo de variable separados por comas (CSV).

El origen de datos se configura con una fila de encabezado (también llamado un registro de encabezado) y registros de datos. La fila de encabezado es el primer elemento del origen de datos. Contiene los nombres de campo que identifican la información variable. Los registros de datos contienen la información individualizada. Cada registro de datos se compone de uno o más campos, dependiendo de cuánta información variable tiene para cada individuo. Este conjunto de información constituye un registro de datos.

El proceso de combinación de correspondencia tiene cuatro pasos principales:

Abra o cree el documento principal.
Abra o cree el origen de datos.
Modificar el documento principal.
Realizar la combinación.

El siguiente procedimiento muestra cómo crear una carta modelo, adjuntarlo a un origen de datos, darle formato y combinar los documentos. El procedimiento para crear etiquetas o sobres combinados es similar. Para obtener información adicional, vea el artículo adecuado indicado en el
Sección de Artículos relacionados de este artículo.

Paso 1: Abra o cree el documento principal

Si tiene un documento que contiene el texto repetitivo que desee utilizar, ábralo. O bien, si desea crear una nueva carta modelo y actualmente se muestra ningún documento en blanco, haga clic en nuevo en la barra de herramientas estándar .
En el menú Herramientas , haga clic en Combinar correspondencia.
En el área del documento principal del cuadro de diálogo Combinar correspondencia , haga clic en crear.
Haga clic en cartas modelo.

Deberá utilizar la ventana activa para el documento principal o crear un nuevo documento principal. Haga clic en ventana activa. El documento activo se convierte en el documento principal de combinación de correspondencia.

Word vuelve al asistente de Correspondencia.
Vaya a paso 2: abra o cree el origen de datos.

Paso 2: Abra o cree el origen de datos

Al abrir o crear un origen de datos mediante Combinar correspondencia, está indicándole a Word para utilizar un conjunto específico de información variable para su combinación. Utilice cualquiera de los métodos siguientes para asociar el documento principal al origen de datos.

Método 1: Si escribe los nombres y direcciones por primera vez

Para crear una nueva base de datos, siga estos pasos:

En el área de origen de datos del cuadro de diálogo Combinar correspondencia , haga clic en Obtener datos.
Haga clic en Crear origen de datos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Crear origen de datos . En este cuadro de diálogo, puede especificar los nombres de campo para incluir en el origen de datos. El cuadro Nombres de campo en la fila de encabezado enumera los nombres de campo que se utilizan con frecuencia en las cartas modelo, etiquetas postales y sobres. Puede quitar los campos que no desea seleccionándolos uno a la vez y, a continuación, haga clic en Quitar nombre de campo. Si desea crear nuevos nombres de campo, escriba el nuevo nombre de campo en el cuadro Nombre de campo y, a continuación, haga clic en Agregar nombre de campo.

Cuando termine de crear nuevos campos y quitar los campos que no desea, haga clic en Aceptar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como . En el cuadro Nombre de archivo , escriba el nombre que desea asignar el origen de datos y, a continuación, haga clic en Guardar.
Cuando se le pida para editar el origen de datos o configurar el documento principal, haga clic en Modificar origen de datos.
Cuando aparezca el cuadro de diálogo Formulario de datos , escriba la información en el formulario. Si no hay ninguna información para un determinado campo, deje la casilla en blanco. De forma predeterminada, Word omite los campos vacíos, por lo que la combinación no se ve afectada si son entradas en blanco en el formulario de datos. El conjunto de información de cada formulario constituye un registro de datos.
Después de escribir la información de un registro, haga clic en Agregar nuevo para desplazarse al siguiente registro.
Después de agregar todos los datos, haga clic en Aceptar para volver al documento principal.

Observe la barra de herramientas Combinar correspondencia .
Guardar el documento principal.

Al guardar el documento principal en este momento, también guarda el origen de datos y adjuntarlo al documento principal.
Vaya a paso 3: modificar el documento principal.

Método 2: Si utiliza un origen de datos existente

Para utilizar un origen de datos existente, siga estos pasos:

En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia , haga clic en Obtener datos.
Haga clic en Abrir origen de datos.
En el cuadro de diálogo Abrir origen de datos , seleccione el archivo que contiene la información variable que desee utilizar y, a continuación, haga clic en Abrir.

Nota: si el origen de datos no aparece en la lista de archivos, elija la unidad y carpeta adecuadas. Si es necesario, seleccione la opción adecuada en el cuadro de Lista archivos de tipo . Seleccione el archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.

Word mostrará el mensaje siguiente:

Word no encontró ningún campo de combinación en el documento principal. Elija el botón Modificar documento principal para insertar campos de combinación en el documento principal.
Haga clic en Modificar documento principal para volver al documento principal.

Observe la barra de herramientas Combinar correspondencia .
Guardar el documento principal. Al guardar el documento principal en este momento, también guarda el origen de datos y adjuntarlo al documento principal.
Vaya a paso 3: modificar el documento principal.

Paso 3: Modificar el documento principal

En el paso 1, ha elegido para abrir un documento existente o crear uno nuevo. Utilice cualquiera de los métodos siguientes, según la selección que realizó en el paso 1.

Método 1: Si utiliza un documento existente

Haga clic donde desee insertar la información del origen de datos.
En la barra de herramientas Combinar correspondencia , haga clic en Insertar campo de combinacióny, a continuación, haga clic en el campo de combinación que desea utilizar.

Nota: asegúrese de que escribe los espacios o signos de puntuación que desee entre dos campos de combinación o después de un campo de combinación. También se puede dar formato (aplicar negrita o cursiva) los campos de combinación, igual que lo haría con texto normal.
Repita los pasos 1 y 2 para cada campo de combinación que desea agregar al documento.
Cuando termine de modificar el documento principal, haga clic en Guardar o Guardar como en el menú archivo . Nombre del archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.
Vaya a paso 4: realizar la combinación.

Método 2: Si utiliza un nuevo documento principal

Escriba o agregue cualquier texto y gráficos que desee incluir en la carta.
Cada vez que se llegue a un lugar donde desee insertar la información del origen de datos, haga clic en Insertar campo de combinación en la barra de herramientas Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic en el campo de combinación que desea utilizar.

Nota: asegúrese de que escribe los espacios o signos de puntuación que desee entre dos campos de combinación o después de un campo de combinación. También se puede dar formato (aplicar negrita o cursiva) los campos de combinación, igual que lo haría con texto normal.
Cuando termine de modificar el documento principal, haga clic en Guardar o Guardar como en el menú archivo . Nombre del archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.
Vaya a paso 4: realizar la combinación.

Paso 4: Realizar la combinación

En el menú Herramientas , haga clic en Combinar correspondencia.
En combinar los datos con el documento, haga clic en Combinar.
En el cuadro de diálogo Combinar , haga clic en Combinar eny seleccione nuevo documento para mostrar el documento combinado en la pantalla. Para imprimir el documento combinado, haga clic en Imprimir en el menú archivo .

Nota: en el cuadro Combinar en , seleccione la impresora si desea enviar el documento combinado a la impresora sin primero visualizando en la pantalla.
Haga clic en Combinar.

Glosario

Repetitivo. Información genérica que se repite en cada carta modelo, etiqueta postal, sobres o catálogo.

Campo de datos. Una categoría de información en un origen de datos. Un campo de datos corresponde a una columna de información del origen de datos. El nombre de cada campo de datos aparece en la primera fila (fila de encabezado) del origen de datos. "CódigoPostal" y "Apellidos" son ejemplos de nombres de campo de datos.

Registro de datos. Un conjunto completo de información relacionada en un origen de datos. Un registro de datos corresponde a una fila de información del origen de datos. Toda la información referente a un cliente en una lista de correo de clientes es un ejemplo de un registro de datos.

Origen de datos. Un origen de datos es un archivo que contiene los datos que varían en cada copia de un documento combinado. Por ejemplo, un origen de datos puede incluir el nombre y la dirección de cada destinatario de una carta modelo.

Delimitada por. Un archivo de texto que contenga campos de datos separados o delimitados por marcas de tabulación o comas y datos de registros delimitados por marcas de párrafo.

Fila de encabezado. La primera fila (o registro) en un origen de datos de combinación de correo. La fila de encabezado contiene los nombres de campo para las categorías de información del origen de datos; Por ejemplo, "Nombre" y "Ciudad". La fila de encabezado también puede almacenarse en un documento independiente denominado origen del encabezado.

Documento principal. En una operación de combinación de correo, el documento que contiene el texto y los gráficos que siguen siendo los mismos para cada versión del documento combinado; Por ejemplo, el remite y el cuerpo de una carta modelo.

Campo de combinación. Un marcador de posición que se inserta en el documento principal. Campos de combinación indican a Microsoft Word dónde insertar información concreta del origen de datos. Por ejemplo, insertar el campo de combinación "ciudad" Si desea que Word inserte un nombre de ciudad, como "París", que se almacenan en el campo de datos Ciudad.

Documento combinado. El documento que se crea combinando los datos del origen de datos en el documento principal.

Referencias

Recursos adicionales

Recursos de soporte técnico de correspondencia de Word

Para obtener más información acerca de combinar correspondencia, haga clic en Ayuda de Microsoft Word en el menú Ayuda , escriba la combinación de correspondencia en el Ayudante de Office o el Asistente para Ayuda y, a continuación, haga clic en Buscar para ver los temas devueltos.