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RESUMEN El propósito de este artículo es proporcionar sugerencias sobre conciliación de cuentas por cobrar
a Contabilidad general.
MÁS INFORMACIÓN Conciliar cuentas por cobrar al Libro mayor Conciliar los saldos del módulo Cuentas por cobrar con cuentas AR en Contabilidad general es un paso importante y debe realizarse como parte del proceso de cierre de fin de
mes. Si se realiza una conciliación mensual, la documentación adecuada estará disponible si se realiza una auditoría y las diferencias que existen entre los dos módulos se pueden capturar y corregir antes de que se cierre el período.
¿Qué cuentas se deben conciliar?
Toda la información especificada en Clientes actualiza una cuenta de Contabilidad general. La cuenta más importante para conciliar es la cuenta Cuentas por cobrar. Otras cuentas que puede que desee conciliar entre los dos módulos serían la cuenta DE HOLDING (si usa Cash Manager), cuentas de ingresos, la cuenta de efectivo, descuentos, gastos financieros, etc.
Conciliar la cuenta de AR en GL significa que el total de cuentas por cobrar desde el módulo AR es igual al saldo de la cuenta de AR en Contabilidad general.
¿Qué informes se deben examinar para la conciliación?
Saldo de prueba del cliente (08.620): formato Abrir solo documentos o el formato DE Añejados (08.610): formato Saldos de cliente de resumen.
Saldo de prueba de contabilidad general (01.610) en cualquiera de los dos formatos: ejecute esto solo para equilibrar la cuenta. Para ello, escriba una instrucción Select para su cuenta cuentas por cobrar de la siguiente manera: Campo: account.acct, Operador: Igual, Valor: (la cuenta AR).
El total de la cuenta en el informe saldo de prueba de GL debe equilibrarse con el total en el informe Cuentas por cobrar. Si los totales de estos dos informes se equilibran, no se necesita conciliación adicional.
NOTA: Si tiene varias cuentas de clientes y varias subcuentas con una cuenta de clientes, tendrá que hacer una de las dos cosas:
1. Imprima el informe ar con una instrucción select para incluir solo una de las cuentas de AR y, después, use la misma instrucción de selección en el saldo de prueba de GL y compare cada cuenta de AR una por una.
O
2. Agregue todas las cuentas ar en el saldo de prueba de GL y compárela con el total del informe de AR.
Saldo de prueba del período de cliente (08.621) y AR de edad confidencial del período (08.611): para conciliar períodos anteriores, Dynamics SL proporciona estos informes que muestran los saldos del documento a partir de ese período y se pueden usar para conciliar con Contabilidad general para ese período anterior.
Conciliar las diferencias entre el informe AR y el saldo de prueba de GL Si se encuentra una diferencia comparando los totales de la versión de prueba del cliente o el saldo de prueba del cliente con el saldo de prueba de GL, hay muchos informes detallados disponibles en Dynamics SL para ayudar a encontrar las
diferencias.
Libro mayor detallado (01.620): imprima este informe para las cuentas de clientes. Se mostrarán todas las entradas publicadas en las cuentas del período.
Para comprobar el módulo donde se originó una entrada a AR, use el campo Tipo de jrnl. Tendrá el módulo designado como AR (Clientes por cobrar), GJ (Contabilidad general) o AP (Cuentas por pagar). Es posible que al escribir un lote de GL, el tipo de diario se pueda cambiar a AR, en cuyo caso, usar solo el tipo Jrnl para encontrar discrepancias puede no ser suficiente. Si esto ocurre, use Tipo de tran además de Tipo Jrnl para identificar las transacciones necesarias. Los posibles tipos de tran son GL (contabilidad general), CE (consolidación), LS (origen de asignación) y LD (destino de asignación). El tipo de tran equivale al tipo de documento del documento original.
Si hay un tipo jrnl distinto de AR, esto indicaría que se realizó una entrada en la cuenta Cuentas por cobrar a través de un módulo distinto de Clientes por cobrar, lo que crearía una diferencia entre Contabilidad general y Clientes por cobrar. Una forma sencilla de buscar la entrada original de la transacción es hacer lo siguiente:
1. Anote el número de lote de la transacción en el campo Bat Nbr y la entrada en el campo Tipo de jrnl en el informe Libro mayor detallado.
2. Abra el informe de edición del módulo que se indica en el campo Tipo de jrnl (por ejemplo, si el campo Tipo de jrnl es GJ, abra el informe Edición de GL (01.810). Escriba una instrucción select para que el informe incluya solo el número de lote indicado anteriormente. Investigue la transacción en cuestión en el Informe de edición y decida qué ajustes son necesarios para equilibrar las cuentas entre las cuentas de Contabilidad general y las cuentas por cobrar.
Las entradas publicadas en períodos anteriores no se imprimirán en el informe de contabilidad general de detalles actual. Para determinar si las entradas se han publicado en períodos anteriores, compare el saldo inicial del informe de contabilidad general de detalles del mes actual con el saldo final del informe del mes anterior para cuentas y subcuentas de cuentas por cobrar. Si el saldo inicial del mes actual y el saldo final del mes anterior no son iguales, es una indicación de que una transacción se ha publicado en el período anterior. Imprima un libro mayor general de detalles para el período anterior e investigue las transacciones que se publicaron en ese período. Las transacciones publicadas en un período diferente se marcarán con un asterisco (*) y la explicación "Indica que el período introducido es diferente de la entrada de período" se imprimirá en la parte inferior de la página, por lo que es fácil echar un vistazo a una página para ver qué transacciones se publicaron en un período diferente.
Transacción gl (01.680): este informe también se usa al intentar conciliar las diferencias entre Contabilidad general y Cuentas por cobrar. Genere este informe con un formato Sin publicar. Todas las transacciones que se han introducido a través de módulos subsidiarias, como Cuentas por cobrar, así como las que se han introducido a través del Libro mayor, se muestran en este informe. Se asegurará de que no haya transacciones sin publicar que puedan afectar a los saldos del cliente o contabilidad general.
Distribución de cuentas (08.630): para asegurarse de que las cuentas de clientes se cargaron correctamente en facturas y notas de débito y se acreditaron para pagos y notas de crédito, debe realizarse una revisión de este informe. El saldo de este informe debe ser igual al saldo de las cuentas por cobrar del informe Contabilidad general de detalles. Una revisión del campo Tipo de transacción (TnTp) ayudará a identificar las transacciones. Los tipos de transacción del módulo Cuentas por cobrar son IN (factura), PA (pago), CM (memo de crédito), DM (memo de débito) y FI (cargo financiero). El número de lote de cada transacción también se muestra en este informe. Si se encuentra una transacción cuestionable, anote el número de lote en el campo Lote y revise el lote ejecutando el informe Edición de AR (08.810) por número de lote.
Transacciones ar (08.640): este informe es muy útil si aparecen transacciones cuestionables en cualquiera de los informes anteriores. Este informe enumera cada transacción especificada para el período actual en Factura y Memo (08.010), Aplicaciones de pago (08.030) y Entrada de pago (08.050). Muestra cada cuenta de clientes y cuenta de gastos de compensación en las que se publican las transacciones. Para ordenar el informe por tipo de transacción, seleccione ARTRAN. TranType en el campo Ordenar o seleccionar y, en el campo de valor, seleccione el tipo TnTp de la transacción en cuestión.
Comprobación de integridad de clientes (08.990): si después de revisar los informes anteriores el problema no se resuelve, esta es la siguiente opción a tener en cuenta. La comprobación de integridad comprueba que los datos del módulo Cuentas por cobrar son completos y precisos.
Las opciones que se usan para comprobar solo los datos y no cambiar los datos en el módulo Cuentas por cobrar son: Comprobar lotes ar publicados: seleccione para revisar todos los lotes de cuentas por cobrar publicados para asegurarse de que se transfirieron correctamente a la Contabilidad
general (es decir, son completos y precisos en el Libro
mayor). El proceso examina cada lote y se asegura de que hay documentos para el lote y de que los importes del documento se acumulan en el total de control de lotes. Si hay diferencias, se creará una entrada de registro de eventos.
Comprobar saldos de clientes: seleccione esta opción para revisar todos los registros de clientes para comprobar que el saldo de documento abierto de cada cliente es igual a los importes de saldo actuales y futuros asociados del cliente. Si hay diferencias, se creará una entrada de registro de eventos.
Comprobar aplicaciones de pago: seleccione para revisar el proceso de solicitud de todos los pagos y notas de crédito para asegurarse de que se actualizaron los registros de documentos ajustados y ajustados (aplicados correctamente a la base de datos). Si hay diferencias, se creará una entrada de registro de eventos.
Comprobar períodos de cierre Siempre debe ejecutar primero las opciones de verificación antes de ejecutar las opciones
para corregir o volver a generar los datos. Las opciones correctas y de recompilar en La comprobación de integridad de clientes deben ejecutarse con precaución, ya que estas opciones cambiarán los datos de los registros relacionados. Los procesos de reconstrucción no deben ejecutarse sin la aprobación de un supervisor contable. Una copia de seguridad de la base de datos siempre debe completarse antes de ejecutar cualquiera de estos procesos. Las opciones son: Corregir saldos de clientes al saldo total de documentos: seleccione esta opción para revisar todos los registros de clientes y actualizar (volver a calcular) los registros según sea necesario para ponerse de acuerdo con sus saldos de documentos abiertos
compatibles. Antes de ejecutar esta función, asegúrese de que todos los documentos de la base de datos están completos y correctos. Ejecute Comprobar lotes de AR publicados, Comprobar saldos de clientes y Comprobar aplicaciones de pago antes de ejecutar esta función. Esta opción solo está disponible si se ha seleccionado Comprobar saldos de clientes.
Recompilar el historial ar a partir de documentos: seleccione esta opción para actualizar los registros de historial de clientes resumiendo los documentos de cuentas por cobrar de cada cliente por período. Ejecute Comprobar lotes de AR publicados, Comprobar saldos de clientes y Comprobar aplicaciones de pago antes de ejecutar esta función.
Períodos correctos de cierre Si se han encontrado y corregido errores, el saldo de prueba de GL y el saldo de prueba del cliente de AR o el informe de ar añeja se deben volver a imprimir y revisar para comprobar que los saldos están de
acuerdo.
Una vez que se haya realizado la conciliación mensual y se haya comprobado que El cliente de Cuentas y el Libro mayor están de acuerdo, se puede realizar el cierre del mes.
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