En este artículo se explica cómo crear expresiones condicionales (también conocidas como booleanas) en Access. Una expresión condicional se evalúa como verdadera o falsa y, a continuación, devuelve un resultado que cumple la condición especificada. Si usa funciones en las expresiones condicionales, también puede especificar una acción para valores que no cumplan la condición en la expresión. Por ejemplo, puede crear una expresión que busque todas las ventas con un margen de beneficio del 10 por ciento o inferior y, a continuación, especificar que esos números aparezcan en color rojo o reemplazar los valores por un mensaje.
En este artículo
Comprender las expresiones condicionales
Una expresión condicional es un tipo de expresión que prueba los datos para ver si cumplen una condición y, a continuación, realiza una acción en función del resultado. Por ejemplo, una expresión puede buscar valores de fecha posteriores a una fecha de inicio determinada y, a continuación, mostrar un mensaje de error cuando intenta especificar una fecha anterior a la fecha de inicio definida.
Las expresiones condicionales tienen el mismo formato y usan la misma sintaxis básica que otras expresiones, y puede usarlas de la misma manera que otras expresiones:
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Para los campos de tabla, agregue la expresión a la propiedad ReglaDeValidación del campo. Después, los usuarios deben escribir valores en el campo que coincidan con las condiciones de la expresión. Por ejemplo, si usa una expresión como >=#1/1/2000# en un campo de fecha y hora, los usuarios deben escribir valores iguales o posteriores al 1 de enero de 2000.
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Para los controles de formularios, puede agregar la expresión a la propiedad Origen del control o Regla de validación del control. Normalmente, se agregan expresiones condicionales a la propiedad ReglaDeValidación y se agregan expresiones que calculan valores en la propiedad Origen del control . Por ejemplo, el uso de>=#1/1/2000# en la propiedad Regla de validación de un control impide que los usuarios escriban una fecha no válida. Si usa una expresión como Date() en la propiedad Origen del control , se muestra la fecha actual como valor predeterminado.
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Para las consultas, puede agregar las expresiones condicionales a una celda en blanco de la fila Campo o puede usar una expresión en la fila Criterios de la consulta. Al usar una expresión en la fila Campo , los resultados aparecen como una columna en los resultados de la consulta. Cuando se usa una expresión como criterio para un campo existente, la expresión actúa como un filtro y limita los registros que devuelve la consulta.
Por ejemplo, puede usar esta expresión en la fila Campo de una consulta: =SiInm([Fecha de pedido]<=#04/01/2018#,[Fecha de pedido],"Pedido especificado después del 1 de abril"). La expresión especifica un criterio de fecha (<=#04/01/2018#). Cuando se ejecuta la consulta, muestra todos los valores de fecha que cumplen el criterio y los valores de fecha que no cumplen el criterio se reemplazan con el mensaje "Pedido especificado después del 1 de abril". Los pasos descritos en la sección Agregar una expresión a una consulta explican cómo usar esta expresión en una consulta.
En cambio, si usa esta expresión en el campo Criterios de una consulta, solo se devolverán los registros con fechas que cumplan el criterio: Between #04/01/2018# AND #05/15/2018#.
Para obtener más información sobre cómo crear y usar expresiones, vea el artículo Aprender a crear una expresión.
Crear una expresión condicional
Los pasos descritos en esta sección explican cómo agregar una expresión condicional a una tabla, un control de un formulario o informe y una consulta. Cada conjunto de pasos usa una expresión ligeramente diferente para probar los valores de un campo de fecha y hora y realizar una acción, en función de si los valores de fecha cumplen la condición especificada.
Agregar una expresión a un campo de tabla
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En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
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En la columna Tipo de datos , haga clic en el campo Fecha y hora.
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En Propiedades de campo, en la pestaña General , haga clic en el cuadro de la propiedad ReglaDeValidación y escriba la siguiente expresión:
>=#01/01/2000#
Nota: No es necesario usar el formato de fecha de EE. UU. Puede usar el formato de fecha para su país o región o configuración regional. Sin embargo, debe rodear el valor de fecha con signos de almohadilla (#), como se muestra.
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Haga clic en la columna junto a Texto de validación y escriba esta cadena de texto:
La fecha debe ser mayor que el 1 de enero de 2000.
De nuevo, puede usar el formato de fecha local.
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Guarde los cambios y cambie a la vista Hoja de datos. Para ello, haga clic con el botón secundario en la pestaña del documento de la tabla y haga clic en Vista Hoja de datos en el menú contextual.
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Escriba un valor de fecha en el campo Fecha y hora anterior al 1 de enero de 2000. Access muestra el mensaje especificado en el cuadro de la propiedad ReglaDeValidación y no puede salir del campo a menos que escriba un valor que la expresión evalúe como true.
Agregar una expresión a un control
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En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario que desea cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
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Haga clic con el botón secundario en un control enlazado a un campo de fecha y hora y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual.
Aparecerá la hoja de propiedades del control.
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En la pestaña Datos o en la pestaña Todos , haga clic en el campo situado junto a Regla de validación y escriba la siguiente expresión:
>=#01/01/2000#
Nota: No es necesario usar el formato de fecha de EE. UU. Puede usar el formato de fecha para su país o región o configuración regional. Sin embargo, debe rodear el valor de fecha con signos de almohadilla (#), como se muestra.
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Haga clic en la columna junto a Texto de validación y escriba esta cadena de texto:
La fecha debe ser mayor que el 1 de enero de 2000.
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Guarde los cambios y vuelva a la vista Formulario. Para ello, haga clic con el botón secundario en la pestaña del documento del formulario y haga clic en Vista Formulario en el menú contextual.
Agregar una expresión a una consulta
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En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta que desea cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
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Haga clic en una celda en blanco en la fila Campo de la cuadrícula de diseño y escriba la siguiente expresión:
=SiInm([Field_Name]<=#04/01/2018# , [Field_Name], "Fecha posterior al 1 de abril de 2018")
A medida que escriba la expresión, asegúrese de reemplazar ambas instancias de Field_Name por el nombre del campo Fecha y hora. Además, si la tabla no contiene fechas anteriores al 1 de abril de 2018, modifique las fechas de la expresión para que funcionen con los datos.
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Guarde los cambios y, a continuación, haga clic en Ejecutar para ver los resultados.
La expresión funciona de la siguiente manera: El primer argumento (=SiInm([Field_Name]<=#04/01/2018#) especifica la condición que deben cumplir los datos; las fechas deben ser el 1 de abril de 2018 o antes. El segundo argumento ([Field_Name]) especifica lo que los usuarios ven cuando la condición es verdadera: las fechas del campo. El tercer argumento ("Fecha posterior al 1 de abril de 2018")) especifica el mensaje que los usuarios ven cuando los datos no cumplen la condición.
Durante el proceso, recuerde que no todas las expresiones condicionales usan la función SiInm . Además, recuerde que la función SiInm es la parte de la expresión que requiere los argumentos y no la propia expresión.
Para obtener más información sobre las expresiones y las formas en que puede usarlas, vea el artículo Aprender a crear una expresión.
Ejemplos de expresiones condicionales
Las expresiones de la tabla siguiente muestran algunas formas de calcular valores verdaderos y falsos. Estas expresiones usan la función SiInm (Si inmediato) para determinar si una condición es verdadera o falsa y, a continuación, devuelven un valor si la condición es verdadera y otro valor si la condición es falsa.
Vea el artículo Función SiInm para obtener más información.
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Expresión |
Descripción |
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=SiInm([Confirmado] = "Sí"; "Pedido confirmado"; "Pedido sin confirmar") |
Muestra el mensaje "Pedido confirmado" si el valor del campo Confirmado es Sí; De lo contrario, muestra el mensaje "Pedido no confirmado". |
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=SiInm(EsNulo([País/región])," ", [País/región]) |
Muestra una cadena vacía si el valor del campo País o región es Null; De lo contrario, muestra el valor del campo País o región. |
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=SiInm(EsNulo([Región]),[Ciudad]&" "& [CódigoPostal], [Ciudad]&" "&[Región]&" " &[CódigoPostal]) |
Muestra los valores de los campos Ciudad y CódigoPostal si el valor del campo Región es Null; De lo contrario, muestra los valores de los campos Ciudad, Región y CódigoPostal. |
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=SiInm(EsNulo([FechaObligatoria] - [FechaDeEnvío]), "Comprobar si falta una fecha", [FechaObligatoria] - [FechaDeEnvío]) |
Muestra el mensaje "Comprobar si falta una fecha" si el resultado de restar el valor del campo FechaDeEnvío del campo FechaObligatoria es Nulo; De lo contrario, muestra la diferencia entre los valores de los campos FechaObligatoria y FechaDeEnvío. |
