Crear vistas tabla dinámica o gráfico dinámico en una base de datos de escritorio de Access

Ver datos detallados

Puede hacer clic en el signo más (+) a la derecha de un vendedor o debajo de una región para ver los registros de detalles individuales. En la ilustración siguiente se muestran datos detallados de Nuria Navarro.

Estos campos de detalle existen en el origen de registros subyacente.

Un campo de detalle calculado usa una expresión basada en otros campos de detalle.

Estas transacciones individuales fueron manejadas por Anne Dodsworth en la región de la costa oeste.

Los campos y datos de resumen aparecen en la parte inferior de la vista.

Puede hacer clic en el signo menos (-) a la derecha de un vendedor o una región para ocultar los datos de detalle correspondientes.

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Ver elementos individuales

Cuando un área de columna tiene más de un campo, puede hacer clic en el signo más (+) o el signo menos (-) a la izquierda de un elemento para mostrar u ocultar elementos de nivel inferior. Por ejemplo, para mostrar datos resumidos o detallados de cada ciudad de la costa oeste, haga clic en el signo más (+) a la izquierda de Costa oeste.

En la ilustración siguiente se muestran los valores resumidos de cada ciudad del grupo Costa Oeste.

Elementos del campo Ciudad que se agrupan en el grupo personalizado Costa oeste.

Datos de resumen de Elgin.

Al hacer clic aquí se muestran los clientes basados en Elgin y los datos de resumen de cada cliente.

Al hacer clic aquí se muestran los datos detallados de Elgin.

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Agregar campos de fila

Los campos de fila son los que conforman las filas de la tabla dinámica. En las ilustraciones al principio de este artículo, Vendedor es el campo de fila.

Para agregar un campo de fila:

• Arrastre el campo de la lista de campos al área marcada como Colocar campos de fila aquí en la tabla dinámica.

Como alternativa, puede agregar el campo de filtro mediante el procedimiento siguiente:

1. Seleccione el campo en la Lista de campos.

2. En la parte inferior de la lista de campos, seleccione Área de fila en la lista desplegable y, a continuación, haga clic en Agregar a.

Agregar campos de columna

Como el nombre indica, los campos de columna son los que conforman las columnas de la tabla dinámica. En las ilustraciones al principio de este artículo, Ciudad y IdCliente son campos de columna.

Para agregar un campo de columna:

• Arrastre el campo de la lista de campos al área marcada como Colocar campos de columna aquí en la tabla dinámica.

Como alternativa, puede agregar el campo de filtro mediante el procedimiento siguiente:

1. Seleccione el campo en la Lista de campos.

2. En la parte inferior de la lista de campos, seleccione Área de columna en la lista desplegable y, a continuación, haga clic en Agregar a.

Agregar campos de detalle

Los campos de detalle son los que componen las celdas de detalle de la tabla dinámica. En las ilustraciones al principio de este artículo, los campos Nombre de producto, Precio unitario y Cantidad son todos campos de detalle.

Para agregar un campo de detalle:

• Arrastre el campo de la lista de campos al área marcada como Colocar totales o Campos de detalle aquí en la tabla dinámica.

Como alternativa, puede agregar el campo de filtro mediante el procedimiento siguiente:

1. Seleccione el campo en la Lista de campos.

2. En la parte inferior de la lista de campos, seleccione Área de detalle en la lista desplegable y, a continuación, haga clic en Agregar a.

Agregar campos de filtro

Los campos de filtro son opcionales. Agregar un campo de filtro le permite filtrar toda la tabla dinámica por un valor. Por ejemplo, en la primera ilustración al principio de este artículo, el campo País se ha agregado como un campo de filtro. Como resultado, se puede filtrar toda la tabla dinámica para países específicos.

Para agregar un campo de filtro:

• Arrastre el campo de la lista de campos al área marcada como Colocar campos de filtro aquí en la tabla dinámica.

Como alternativa, puede agregar el campo de filtro mediante el procedimiento siguiente:

1. Seleccione el campo en la Lista de campos.

2. En la parte inferior de la lista de campos, seleccione Área de filtro en la lista desplegable y, a continuación, haga clic en Agregar a.

Mover un campo

• Arrastre el nombre del campo a la ubicación que desee. Asegúrese de arrastrar el nombre de campo en sí (por ejemplo, Vendedor) y no uno de los valores de campo.

Eliminar un campo

• Seleccione el nombre de campo que desea eliminar y, a continuación, en la pestaña Diseño , en el grupo Campo activo , haga clic en Quitar campo.
  
  

  Nota:  Esta acción quita el campo de la vista, pero el campo sigue estando disponible en el origen de datos subyacente.

Agregar campos de detalle calculados

1. En la pestaña Diseño , en el grupo Herramientas , haga clic en Fórmulas y, a continuación, haga clic en Crear campo de detalle calculado.
   
   Access muestra un cuadro de diálogo Propiedades .
   

2. En el cuadro Nombre , escriba un nombre para el campo calculado.

3. En el cuadro más grande situado debajo del cuadro Nombre , escriba el cálculo que desea realizar, por ejemplo:
   
   PrecioUnidad * Cantidad
   

   Sugerencia:  Mientras escribe el cálculo, puede usar la lista desplegable y el botón Insertar referencia a en la parte inferior del cuadro de diálogo Propiedades para agregar campos al cálculo.

4. Haga clic en Cambiar. Access agrega el campo calculado a la lista de campos.

5. Repita los pasos del 2 al 4 para cualquier otro campo calculado que desee crear.

6. Cierre el cuadro de diálogo Propiedades.

7. Agregue el campo calculado a la tabla dinámica según las instrucciones de la sección Agregar campos de detalle.

Agregar campos de total

1. Asegúrese de que se muestran las celdas de detalle: seleccione una etiqueta de encabezado de columna y, a continuación, en la pestaña Diseño , en el grupo Mostrar u ocultar , haga clic en Mostrar detalles.

2. Seleccione uno de los valores de detalle para los que desea agregar un total.

3. En la pestaña Diseño , en el grupo Herramientas , haga clic en Autocalc y, a continuación, haga clic en el tipo de total que desea agregar.

4. Repita el paso 3 para cualquier otro tipo de totales que quiera agregar.

Agregar un campo

• Para agregar un campo, arrástrelo desde la Lista de campos a una de las "zonas de colocación" del gráfico. Como alternativa, puede seleccionar el campo en la lista de campos y, a continuación, en la parte inferior de la lista de campos, seleccionar el área a la que desea agregar el campo y, a continuación, hacer clic en Agregar a.

  • Si no ve zonas de colocación, en la pestaña Diseño , en el grupo Mostrar u ocultar , haga clic en Zonas de colocación.

  • Si no ve la lista de campos, en la pestaña Diseño , en el grupo Mostrar u ocultar , haga clic en Lista de campos.

Eliminar un campo

• Para eliminar un campo, seleccione su etiqueta en el gráfico y presione SUPRIMIR. Como alternativa, puede arrastrar el campo fuera del gráfico.

Agrupar datos

1. Seleccione un nombre de campo en el gráfico.

2. Si aún no se muestra el cuadro de diálogo Propiedades , haga clic con el botón secundario en el nombre del campo y, a continuación, haga clic en Propiedades.

3. En el cuadro de diálogo Propiedades , haga clic en la pestaña Filtro y grupo .

4. En Agrupación, en la lista Agrupar elementos por , seleccione la opción de agrupación que desee. Por ejemplo, en un campo de fecha, puede hacer clic en Años. En un campo de texto, puede agrupar por caracteres de prefijo, por ejemplo, los primeros 3 caracteres de un nombre.

Filtrar datos

1. Seleccione un marcador de datos en el gráfico.

2. Si aún no se muestra el cuadro de diálogo Propiedades , haga clic con el botón secundario en el marcador de datos y, a continuación, haga clic en Propiedades.

3. En la pestaña Filtro y grupo del cuadro de diálogo Propiedades , en Filtrado, seleccione el tipo de filtrado y el número de elementos que desea mostrar. Por ejemplo, para ver los 5 elementos principales, seleccione Arriba en la lista Mostrar la y, a continuación, escriba 5 en el cuadro Elementos .

Ordenar datos

• Haga clic con el botón secundario en un marcador de datos del gráfico, seleccione Ordenar y, a continuación, haga clic en la opción de ordenación que desee.

Títulos de los ejes

1. Seleccione el título del eje al que desea dar formato.

2. Si aún no se muestra el cuadro de diálogo Propiedades , haga clic con el botón secundario en el título y, a continuación, haga clic en Propiedades.

3. En el cuadro de diálogo Propiedades , haga clic en la pestaña Formato y, en el cuadro Título , escriba el texto que desea mostrar.

4. En Formato de texto en la misma pestaña, seleccione las opciones de formato que desee.

Etiquetas de datos

1. Haga clic en una etiqueta de datos (por ejemplo, una de las etiquetas a lo largo del eje de categoría (x).

2. Vuelva a hacer clic en la etiqueta para seleccionar todas las etiquetas a lo largo del eje.

3. Si aún no se muestra el cuadro de diálogo Propiedades , haga clic con el botón secundario en una de las etiquetas y, a continuación, haga clic en Propiedades.

4. En el cuadro de diálogo Propiedades , haga clic en la pestaña Formato y, después, seleccione las opciones de formato que desee.