Introducción a flujos de trabajo en Microsoft 365 Copilot

Flujos de trabajo es un agente de Microsoft 365 Copilot que le ayuda a automatizar el trabajo en Microsoft 365 con lenguaje natural. En lugar de configurar manualmente los pasos o conectores, simplemente describa lo que desea y Flujos de trabajo genera un flujo de trabajo con los servicios compatibles de Microsoft 365.

Los flujos de trabajo le permiten:

Automatice tareas en aplicaciones como Outlook, SharePoint, Teams y Planner.
Desencadene acciones según una programación o en respuesta a eventos.
Recopile y guarde la entrada de usuarios con tarjetas adaptables en Teams.
Use los datos de Microsoft 365, como el calendario, las tareas o las listas, sin necesidad de escribir código.
Pruebe y administre flujos de trabajo en un diseñador visual.

Requisitos previos

Para usar Workflows Agent, debes formar parte del programa Frontier.
Agregue Workflows Agent (Frontier) a su Copilot desde la Tienda de agentes. Si tiene una licencia de Microsoft 365 Copilot, siga estos pasos para agregar flujos de trabajo:
1. Inicia sesión en Microsoft 365 Copilot.
2. En el panel de navegación izquierdo, seleccione Chatear > Todos los agentes.
3. Busca y agrega el Agente de flujos de trabajo (Frontier). Debería ver Flujos de trabajo en el panel de navegación izquierdo en Agentes.
Para usar flujos de trabajo, la directiva DLP debe incluir las acciones de IA y Dataverse (petición de IA). Acciones de IA es un conector en Power Platform. El aviso de IA es una característica que debe habilitarse en el Centro de administración de Power Platform para el entorno. También debe incluir los siguientes conectores para garantizar la funcionalidad completa en su organización: SharePoint, Aprobaciones, Teams, Planner y Outlook.Más información: Directivas de datos

Nota: Esta característica solo está disponible en inglés.

Crear un flujo de trabajo

Describa lo que desea que haga el flujo de trabajo.

Inicia sesión en Microsoft 365 Copilot.
En el panel de navegación izquierdo, en Agentes, selecciona Agente de flujos de trabajo (Frontier).
Escriba el mensaje en el cuadro de texto. Por ejemplo:

Cada día de la mañana, revise todos los correos electrónicos no leídos de la bandeja de entrada predeterminada de las últimas 24 horas e identifique cualquier cosa importante que pueda haberme perdido. Céntrese en los mensajes de alta prioridad, con limitación temporal o que requieran una acción. Organice los resultados en tres secciones: Necesita respuesta, Para su información y Otros correos electrónicos importantes. Para cada mensaje, incluya el remitente, el asunto, un breve resumen, las fechas de vencimiento o fechas límite y los pasos siguientes. Enviarme a mí mismo en Teams

Solicitud de flujos de trabajo

Un flujo de trabajo hace lo siguiente:

Se desencadena cada día de la mañana.
Revisa los correos electrónicos no leídos de las últimas 24 horas en la bandeja de entrada predeterminada.
Identifica mensajes de alta prioridad, con limitación temporal o que requieren acción.
Organiza los resultados en Necesita respuesta, Para su información y Otros correos electrónicos importantes.
Incluye el remitente, el asunto, el resumen, las fechas límite y los pasos siguientes para cada mensaje.

Captura de pantalla de un agente de flujo de trabajo

Conectarse a los servicios de Microsoft 365

Workflows Agent identifica y se conecta a los servicios en función de los nombres que incluya en el mensaje.

En su mensaje, mencione:

La bandeja de entrada o el buzón de Outlook : especifique dónde revisar los correos electrónicos no leídos.
El chat o canal de Teams : indique a dónde debe enviarse el resumen.
Una petición de IA para Dataverse : defina cómo deben resumirse y organizarse los datos (por ejemplo: "Agrupar en respuesta a las necesidades, para su información y otros correos electrónicos importantes").

El agente de flujos de trabajo usa su cuenta de Microsoft 365 para conectarse a estos servicios. Si no encuentra una coincidencia, es posible que le pida que confirme o proporcione el canal de Teams o el sitio de SharePoint.

Probar y administrar los flujos de trabajo

Una vez creado el flujo de trabajo, puede probarlo, supervisarlo y administrarlo directamente en la pestaña Baja de Workfo Actividad y en la página principal de Flujos de trabajo.

Probar el flujo de trabajo

Una vez que guarde el flujo de trabajo, se le pedirá que pruebe el flujo de trabajo en el chat. Como alternativa, puede seleccionar Prueba en la parte superior de la página baja de Workf.

Para simular el desencadenador, seleccione Probar.
Revise el historial de ejecución, los resultados y los errores.
Si es necesario, vuelva a probar.

Supervisar el flujo de trabajo

Para ver cómo se ejecutó el flujo de trabajo, seleccione la página Actividad .

Se muestra un desglose de cada desencadenador y acción. Cada paso muestra si se ha realizado correctamente o no.
Para obtener información detallada sobre lo que ha ocurrido, seleccione una ejecución específica.

Administrar el flujo de trabajo

En la lista de flujos de trabajo, puede:

Ver todos los flujos de trabajo que ha creado.
Active o desactive los flujos de trabajo con los puntos suspensivos (). Al desactivar un flujo de trabajo, se pausa su automatización.
Eliminar flujos de trabajo de forma permanente: al eliminar un flujo de trabajo, este se quita por completo y no se puede deshacer.

Conectores y acciones compatibles

Los flujos de trabajo son compatibles con los servicios principales de Microsoft 365 usados habitualmente en la automatización de tareas. En la tabla siguiente, verá la lista de productos, funcionalidades o servicios de Microsoft compatibles con flujos de trabajo mediante desencadenadores y acciones.

¿Qué es un desencadenador?

Un desencadenador es un evento que inicia un flujo de trabajo. Por ejemplo, desea recibir una notificación en Microsoft Teams cuando alguien le envíe un correo electrónico. En este caso, recibir un correo electrónico es el desencadenador que inicia este flujo de trabajo.

Más información: Desencadenadores en los flujos

¿Qué son las acciones?

Una acción es la que configura el flujo de trabajo para que se base en el evento que hace que se inicie un desencadenador. Una acción puede ser, por ejemplo, cargar un archivo en un sitio de SharePoint.

Más información: Acciones en los flujos

Servicio	Desencadenadores y acciones compatibles
Integrado	Repetición Acciones de IA
Outlook	Buscar una hora de reunión Obtener correos electrónicos Obtener eventos Crear evento Enviar un correo electrónico Responder correo electrónico Crear un contacto
Teams	Publicar una tarjeta adaptable en un chat o un canal Publicar un mensaje en un chat o canal Crear un chat
SharePoint	Agregar elemento Elemento de lista Eliminar elemento
Planner	Mostrar mis tareas
Aprobaciones	Crear aprobación Esperar respuesta
usuarios de Office 365	Obtener perfil Obtener administrador
Dataverse (AIB)	Mensaje de IA

Para flujos de trabajo avanzados o para conectarse a servicios que no son de Microsoft, use Power Automate o Lista de todos los conectores publicados por asociados que no son de Microsoft | Microsoft Learn.

Visibilidad del flujo de trabajo y control de administrador

configuración de Administración

Los administradores controlan la disponibilidad de los flujos de trabajo con la configuración de administración de aplicaciones de Microsoft 365.

Para administrar el acceso:

Inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft 365
En el panel de navegación izquierdo, seleccione Copilot > Configuración > Agentes.
Establezca el acceso a Todos los usuarios o Usuarios o grupos específicos según sea necesario.

Los flujos de trabajo siguen las mismas reglas de gobierno y cumplimiento que otras aplicaciones de Microsoft 365.

Obtenga más información en Administrar agentes en Microsoft 365 Copilot.

administración de Administración

Los administradores pueden ver y administrar estos flujos de trabajo en el Centro de administración de Power Platform, donde se rigen por prácticas estándar de administración del ciclo de vida de aplicaciones (ALM).

Los flujos de trabajo se alojarán en el entorno predeterminado del espacio empresarial, a menos que un administrador active el enrutamiento del entorno para Copilot Studio desde el Centro de administración de Power Platform. En este caso, los flujos de trabajo se alojarán en el entorno de desarrollador personal (PDE) del fabricante.

Limitaciones

Revise y pruebe siempre los flujos de trabajo generados por IA antes de usarlos en producción.
No puede compartir flujos de trabajo creados en Flujos de trabajo.
Los flujos de trabajo admiten un conjunto limitado de conectores de Microsoft 365; no se admiten conectores que no sean de Microsoft ni personalizados.
Los flujos de trabajo no pueden corregir errores en los flujos de trabajo existentes automáticamente.
Dado que los flujos de trabajo se basan en la entrada en lenguaje natural en el chat para especificar ubicaciones como sitios de SharePoint o canales de Teams, es posible que en ocasiones identifique el sitio o canal incorrecto si los nombres son ambiguos o similares.
Los flujos de trabajo solo están disponibles en inglés.