KB 850751: información de configuración del Configurador de formato de conciliación electrónica

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RESUMEN
Este artículo contiene información sobre cómo configurar el Configurador de conciliación electrónica.


MÁS INFORMACIÓN


Configuración general del Configurador de formato de conciliación electrónica

El proceso de configuración del Configurador de formato en Conciliación electrónica es muy largo y los pasos detallados siguientes ayudarán a facilitar esta configuración. Antes de configurar el Configurador de formato, debe tener una copia impresa de las especificaciones de formato de archivo de descarga de su banco. Dado que los formatos bancarios varían mucho, debe ponerse en contacto con su banco y solicitar estas especificaciones para el formato de archivo. Las especificaciones de formato contendrán detalles sobre cada campo que se descarga y los valores de todos los códigos relevantes para el banco. Esta información es necesaria para poder configurar el Configurador de formato, ya que cada banco es diferente y no hay ningún formato estándar para escribir.


Configurador de formato de conciliación electrónica (rutinas | Finanzas | Conciliación electrónica | Configurador:


Sección 1: Introducir información de formato

Formato de banco: el campo Formato bancario es un identificador para el formato. Escriba un nombre único para este formato, pero normalmente este es el nombre de su banco.

Descripción: este es un campo obligatorio. Escriba una descripción adicional para el formato de banco. 

Formato de archivo: siga los pasos siguientes para la versión que usa:

 -Microsoft Dynamics GP 2010 y versiones anteriores: el campo Formato de archivo se puede seleccionar en la lista desplegable como Campo fijo, Delimitado por comas o Delimitado por tabulaciones. El banco determina qué opción de la lista seleccionará. Por lo tanto, debe ponerse en contacto con ellos si las especificaciones de formato no especifica el formato que se va a usar.

-Microsoft Dynamics GP 2013: el campo Formato de archivo tiene una opción de BAI o Definido por el usuario. Si usa el formato Instituto de administración bancaria, seleccione BAI. Para todos los demás formatos o bancos, seleccione Definido por el usuario. En el campo Tipo de archivo, puede elegir Campo fijo, Delimitado por comas o Delimitado por tabulaciones según lo especificado por el banco.



La opción Usar códigos de estado solo se marca si el banco usa códigos de estado para definir códigos de transacción. Cada banco también determina esta información. Por lo tanto, si las especificaciones de formato no especifican si el banco usa códigos de estado, debe ponerse en contacto con el banco. (Esto no se usa muy a menudo).

Identificador de tipo de registro: el identificador de tipo de registro contendrá los campos Posición inicial y Posición final si usa el formato Campo fijo y un campo Número de campo si usa formatos de archivo delimitados por comas o delimitados por tabulaciones. Aquí es donde el sistema debe buscar en la línea para determinar qué tipo de línea (encabezado, pie de página o detalle) es. Si el banco no usa un código de tipo de registro, puede improvisar seleccionando un valor fijo en el archivo.

-Campo fijo: escriba la posición inicial y final del campo que contendrá el valor del Código de tipo de registro del banco (el código de tipo registro del banco se escribe en la sección 2).

-Delimitado por comas o Delimitado por tabulaciones: escriba el número del campo que contiene el Código de tipo de registro del banco (el código de tipo registro del banco se escribe en la sección 2).

Guarde el formato después de que se haya completado la sección 1 antes de pasar a la Sección 2 de la ventana Configurador de formato de conciliación electrónica.


Sección 2: Escribir tipos de registro


Nota Solo tendrá que definir los tipos de registro que son relevantes para conciliación electrónica. Si una sección se etiqueta como opcional en las especificaciones bancarias, no tiene que configurarla en el Configurador de formato. El tipo de registro de detalles siempre es una sección obligatoria en las especificaciones de un banco.


Id. de banco: el id. de banco se mostrará de forma predeterminada con el formato de banco de la sección 1 tan pronto como se tabula en el campo Tipo de registro de la segunda columna. Este campo no se puede cambiar ni modificar.

Tipo de registro: el campo Tipo de registro se puede seleccionar en la lista desplegable como Encabezado, Detalle o Pie de página. Todos los formatos bancarios requerirán un tipo de registro de detalle, pero los tipos de registro de encabezado y pie de página pueden ser opcionales. Solo puede configurar cada uno de los tipos de registro una vez, ya que varios encabezados o pies de página no están disponibles.

Código de tipo de registro del banco: el campo Código de tipo de registro del banco se define en las especificaciones del banco. Este campo debe ser un identificador único y constante para que el formato coincida con la información del Tipo de registro de detalle. Este es el campo más importante en la configuración del Configurador de formato para que coincida correctamente con el archivo de descarga con la conciliación.  (Por lo tanto, el identificador de tipo de registro le dirá al sistema qué columna buscar para ver qué tipo de fila es y, a continuación, para ver el valor del campo Código de tipo de registro del banco para leer si se trata de una línea de encabezado, detalle o pie de página).


# de campos: el número de campos indica cuántos campos se deben definir en la Sección 3. Escriba el número de campos contenidos en la línea para el tipo de registro que se va a definir. Esta información debe especificarse para cada tipo de registro necesario en las especificaciones del banco.



Sección 3: introducir información de campo

Al hacer clic en un tipo de registro en la Sección 2, el número correspondiente de campos se mostrará en la Sección 3. 

Tipo de registro: el campo Tipo de registro de la columna más izquierda de la Sección 3 se mostrará de forma predeterminada al seleccionar un tipo de registro en la Sección 2.

# - El campo de número se mostrará de forma predeterminada con el número de campos especificados en la Sección 2. 

Tipo de campo: el campo Tipo de campo se usa para definir cada uno de los campos relevantes para cada uno de los tipos de registro. Seleccione el tipo de campo de la lista desplegable que incluye opciones para Cuentas, Fechas e importes. Si el nombre exacto del campo de las especificaciones de su banco no aparece en la lista, es posible que tenga que seleccionar una opción similar o usar la opción Relleno/Ignorar. Una vez más, solo necesita definir los campos relevantes, lo más importante: Números de cuenta, Números de comprobación, Fechas de comprobación, Importes de comprobación, Códigos de transacción, Códigos de tipo de registro, etc.

Nota Al igual que con los tipos de registro, solo tendrá que definir los campos que son relevantes para la conciliación electrónica. Si hay un campo en las especificaciones del banco que no se puede definir con un tipo de registro existente o no tiene que definirse, use la opción Relleno/Omitir. 


Formato: el campo Formato define el tipo de formato de salida para determinados campos. Los formatos solo tienen que establecerse para tipos de campo que contengan fechas o un importe de moneda, ya que estas son las únicas opciones para Formatos. No hay opciones para texto o cadena. Por lo tanto, si el campo no es una fecha o un importe de moneda, simplemente deje el campo Formato en blanco. Los campos De y A se usan para especificar las posiciones de carácter del campo. Escriba la posición de carácter inicial y final de cada campo en cada tipo de registro. Los campos De y A deben especificarse si usa el formato de archivo de campo fijo, por lo que si usa formatos de archivo delimitados por tabulaciones o delimitados por comas, puede dejar estos campos como cero.

Códigos de transacción (Entrada de códigos - Entrada de códigos de transacción)

Mientras sigue en la ventana Configurador de formato de conciliación electrónica, vaya a la ventana Entrada de códigos de transacción por la ruta de acceso que se muestra anteriormente en la barra de menús superior. Si no ha definido los códigos de transacción, recibirá el mensaje "No se ha encontrado la coincidencia del tipo de registro" en el informe de errores. 

Los códigos de transacción identifican el tipo de transacción que representa cada línea de detalle. Conciliación electrónica requiere un código de transacción en un formato bancario configurado para funcionar correctamente. Debe tener códigos de transacción o códigos de tipo de registro definidos para usar conciliación electrónica. Estos códigos deben venir del banco y deben aparecer en las especificaciones del banco.


Tipo de transacción: el campo Tipo de transacción se usa para definir cada uno de los distintos tipos de transacciones que aparecen en las especificaciones del banco. Seleccione un tipo de transacción de la lista para que coincida o que coincida estrechamente con las especificaciones de su banco. Tenga en cuenta que las opciones de la lista son los únicos tipos compatibles actualmente. En este momento, las dos opciones que coincidirán con el uso de Conciliación electrónica son Comprobar pagado y Depósito desactivado.

Nota: En Microsoft Dynamics GP 2013, también se han agregado opciones para transferir crédito y transferir débito y coincidirán electrónicamente en Conciliación electrónica. Sin embargo, debe escribir los Códigos de tipo de transacción bancaria según lo definido por el banco. La funcionalidad adicional de Microsoft Dynamics GP 2013 también es que puede tener varios códigos de tipo de transacción para cada tipo de transacción.


Código de tipo de transacción: el campo Código de tipo de transacción se usa para especificar el valor de cada tipo de transacción y este valor se le da como parte de las especificaciones de archivo de su banco. Escriba el valor Código de tipo de transacción que corresponde al tipo de transacción seleccionado. Esta información debe venir del banco y no se puede improvisar si no está disponible en las especificaciones del banco.

Cuenta de mayor: el campo Cuenta de mayor solo está disponible para los siguientes tipos de transacción: Ingresos por intereses, Otros ingresos, Otros gastos y Cargo por servicio. Escriba el número de cuenta mayor de una cuenta de registro de contabilidad general para el ajuste que se generará. Conciliación electrónica creará automáticamente ajustes para estos tipos de transacciones si aparecen en el archivo descargado de su banco.

Nota Los tipos de transacciones Ingresos por intereses, Otros ingresos, Otros gastos y Cargos por servicio no coinciden electrónicamente y, en su lugar, crearán entradas de ajuste en la conciliación. (Haga clic en el botón Ajustes de la ventana Seleccionar transacciones bancarias). 

Descripción de la cuenta: el campo Descripción de la cuenta se mostrará de forma predeterminada con la descripción de la cuenta de Contabilidad general y no se podrá editar.

Referencia de distribución: el campo Referencia de distribución se puede usar para especificar una referencia adicional para el ajuste que se realizará. Puede escribir una referencia de distribución si lo desea, pero no es un campo obligatorio.

Tipo de documento: el campo Tipo de documento se mostrará de forma predeterminada con el tipo de transacción que seleccionó en la parte superior de la ventana Entrada del código de transacción: Ingresos de interés, Otros ingresos, Otros gastos o Cargo por servicio. Este campo no se puede cambiar a menos que vuelva atrás y cambie el campo Tipo de transacción.

Definir códigos de estado: el botón Definir códigos de estado solo estará disponible si ha marcado la opción Usar códigos de estado en la ventana Configurador de formato de conciliación electrónica. Definir códigos de estado solo está disponible para determinados tipos de transacción: Comprobar pagados y depósitos eliminados. Después de seleccionar uno de estos 2 tipos de transacciones, seleccionaría el botón Definir códigos de estado para ir a la ventana Entrada de códigos de estado. Aquí seleccionaría: Cheque pagado, Reversión de cheque, Detener pago o Detener reversión de pago para el tipo de estado e introducir el código de estado correspondiente de las especificaciones de su banco. De nuevo, esta información tiene que venir de su banco y no se puede improvisar o conciliar electrónicamente no funcionará correctamente.



Notas especiales que debe recordar al configurar Conciliaciónelectrónica:

• Debe tener una copia impresa de las especificaciones de formato de archivo de su banco antes de configurar el Configurador de formato de conciliación electrónica.

• Cada banco es diferente. Por lo tanto, no puede seguir un formato estándar para todos los bancos.

• Si abre el archivo .TXT o .CSV con Bloc de notas, el sistema normalmente no leerá ninguna información después de la posición 245. Por lo tanto, asegúrese de que todos los campos necesarios para asignar están en la primera parte de la línea si las líneas tienen más de 245 caracteres. La información después de 245 se leerá como una nueva línea y aparecerá en el informe de errores Registro de datos sin procesar como "No se encuentra la coincidencia de tipo de registro: Tipo de registro = " porque no hay ninguna. Esto sería aceptable si no se necesitan campos adicionales a la posición 245. Si hay campos necesarios, tendrá que ponerse en contacto con su banco para ver si pueden volver a configurar el archivo para que sea más pequeño y no supere los 245 caracteres.

• El Configurador de formato de conciliación electrónica solo tiene que configurarse una vez al empezar a usar Conciliación electrónica y, después, solo tiene que seguir descargando . BAI, .TXT o .CSV del banco para que coincidan con este Configurador de formato.

• Los siguientes campos deben estar presentes en el formato bancario: Código de transacción, Número de cuenta, Número de serie/cheque, Importe de la transacción, Código de tipo de registro y fecha de autorización bancaria. Si el formato usa códigos de estado, el código de estado de la transacción también debe estar presente en la configuración.

• Si ha pasado por todo el proceso de conciliación electrónica y ninguna transacción está marcada como desactivada en el módulo Conciliación bancaria, lo más probable es que algo no esté configurado correctamente en el Configurador de formato de conciliación electrónica. El mensaje de error más común que se recibirá es un error"Coincidenciade tipo de registro no encontrada" en el informe Registros sin procesar que se imprime después de intentar descargar.  Normalmente, esto significa que el código de la transacción no está configurado en la Entrada de códigos.

• Si intenta volver a descargar el archivo .txt desde el banco, recibirá mensajes de error "Duplicar" porque el sistema ve las transacciones como duplicadas en lugar de descargar nuevas transacciones. (Debería borrar la carga anterior por el id. de carga (campo MEARLDID) en las tablas ME142806 y ME142807.

• Si intenta eliminar una conciliación y vuelve a escribir la información después de que ya haya descargado el archivo .txt del banco, recibirá mensajes de error "Duplicar" porque el sistema ve las transacciones como duplicadas.

• Asegúrese de que el número de cuenta bancaria es único para la chequera configurada con Conciliación electrónica. Si el número de cuenta bancaria se usa en varias chequeras, Conciliación electrónica no podrá encontrar la chequera y recibirá un mensaje que indica que el número de cuenta bancaria no está configurado.

• En la ventana Entrada de códigos del configurador, los tipos que coincidirán automáticamente son: Comprobar pagado, Depósito desactivado, Transferir débito y Transferir crédito.

• Los siguientes tipos deajuste crean una transacción 'ajuste' en la ventana Ajustes bancarios de conciliación (botón):(Por ejemplo, "interés" o una "cuota misc" en el extracto bancario no estaría en GP (por lo que nada que coincida con), por lo que necesita que el sistema reserve la entrada de ajuste/diario en GP para estos tipos).

  • Ingresos por intereses

  • Otros ingresos

  • Otros gastos

  • Cargo por servicio

• No hay ningún tipo en el configurador que coincida automáticamente con un ajuste increase, disminución del ajuste o retirada en la ventana Entrada de transacciones bancarias en GP. Estos tipos son para los ajustes en GP para los elementos que no esperaría ver en el extracto bancario. Debe marcar manualmente estos tipos como desactivados en la ventana conciliar.

• Las comprobaciones coincidirán con la cantidad de comprobación y el número de comprobación. Los depósitos coincidirán con la cantidad de depósito y la fecha de depósito (dentro de un intervalo predeterminado de 8 días, pero puede invalidarlo cuando se le solicite que sea un rango de días diferente). Consulte KB 851279 para obtener más información sobre los criterios para que coincidan automáticamente.

• La fecha de eliminación bancaria puede afectar al proceso de coincidencia. GP solo borrará los controles en los que la fecha Despejada bancaria sea DESPUÉS de la fecha de emisión de comprobación en GP. GP no borraría una comprobación en una fecha anterior a la fecha en que se emitió realmente en GP.

• GP omitirá los ceros a la izquierda en una comprobación en el proceso de coincidencia y, de hecho, los quitará del número de comprobación al importar. Los ceros a la izquierda no afectarán al proceso de coincidencia del número de comprobación. GP puede coincidir con el número de comprobación, independientemente de los ceros a la izquierda.

• Use Bloc de notas para abrir archivos, ya que el formato automático en Excel puede quitar ceros a la izquierda.  Losceros iniciales no importan en un cheque, pero sí en las fechas. Si las fechas se importan incorrectamente, significa que el formato de fecha en el configurador no coincide con lo que hay en el archivo o que faltan los ceros iniciales en la fecha en el archivo.  Si tiene el configurador asignado para usar MMDDYYYY, el archivo debe tener 08152017, por ejemplo.  O bien, si tiene MM/DD/AA, el archivo debe tener 08/15/17.  El formato de fecha debe coincidir exactamente.

• Al traer un archivo, escriba un número de confirmación de su elección.  Las comprobaciones se importarán después de introducir el número de confirmación.

• Si trae un archivo diario, debe conciliar cada día antes de traer el archivo del día siguiente.  El sistema solo coincidirá automáticamente con el último archivo que se ha presentado.  Por lo tanto, si importa en 5 archivos diarios primero y, a continuación, concilia el día 1, coincidirá automáticamente, pero cuando intente conciliar el día 2, no coincidirá automáticamente.  Tendría que volver a importar en el archivo para el día 2 de nuevo si desea que coincida automáticamente.

• Si la fecha se importa como todos los ceros o 00/00/0000, asigne el campo "Fecha de eliminación bancaria" en lugar de "fecha de transacción" en el configurador.

• Si la fecha se importa como codificada, el formato de fecha del configurador no coincide con el formato de fecha del archivo bancario.  Asegúrese de que si el archivo bancario tiene MMDDYYYY que ha seleccionado este mismo formato en el configurador para que coincida exactamente.  Asegúrese también de que el usuario no abrió el archivo en Excel y se descartaron los ceros a la izquierda en el MM o el DD.  Si es así, abra el archivo Bloc de notas y agregue los ceros a la fecha y vuelva a importarlo.  Use Bloc de notas para abrir archivos bancarios, no Excel.

• Para obtener más información sobre cómo coinciden las transacciones, vea KB 851279.

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