Use la plantilla Base de datos de administración de tareas de Access para realizar un seguimiento de un grupo de elementos de trabajo que usted o su equipo deben completar. También puede buscar y filtrar detalles de tareas, mostrar u ocultar columnas, enviar mensajes de correo electrónico y asignar las direcciones de los propietarios de las tareas.
¿Desea watch un vídeo sobre el uso de esta plantilla? Vea este artículo, Usar la plantilla de base de datos de administración de tareas.
Nota: La plantilla de base de datos administración de tareas se ha actualizado en los últimos años. Estas instrucciones hacen referencia a la última versión de la plantilla disponible para su descarga. Si los pasos siguientes no coinciden con lo que está viendo, es probable que esté usando una versión anterior de la plantilla.
Usar la base de datos
En este artículo, tratamos los pasos básicos del uso de la plantilla Base de datos de administración de tareas.
Preparar la base de datos para su uso
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La primera vez que abra la base de datos, Access mostrará el formulario de bienvenida. Para evitar que este formulario se muestre la próxima vez que abra la base de datos, desactive la casilla Mostrar bienvenida al abrir la base de datos .
Cierre el formulario de bienvenida para empezar a usar la base de datos.
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Para asegurarse de que todo el contenido de la base de datos está habilitado, en la barra de mensajes, haga clic en Habilitar este contenido.
Para obtener más información sobre cómo habilitar el contenido de la base de datos, vea el artículo Decidir si se debe confiar en una base de datos.
Buscar una tarea o un contacto
El cuadro Búsqueda rápida le permite encontrar rápidamente una tarea en el formulario Lista de tareas o un contacto en el formulario Lista de contactos .
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Escriba el texto que desea buscar en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, presione ENTRAR.
Access filtra la lista para mostrar solo los registros que contienen el texto que ha buscado. Para volver a la lista completa, haga clic en Borrar la búsqueda actual. (Es la X dentro del cuadro de búsqueda).
Filtrar la lista de tareas
En el formulario Lista de tareas , puede filtrar la lista de tareas y guardar sus filtros favoritos para usarlos en el futuro.
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Aplique filtros haciendo clic con el botón derecho en el formulario y seleccionando los filtros que desee.
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Haga clic en Guardar filtro.
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En el formulario Detalles del filtro, escriba un nombre y una descripción del filtro y, a continuación, haga clic en Cerrar.
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Use el cuadro Filtrar favoritos para aplicar un filtro guardado o haga clic en (Borrar filtro) para quitarlo.
Mostrar u ocultar columnas
En el formulario Lista de tareas y en el formulario Lista de contactos , algunos campos (columnas) están ocultos de forma predeterminada. Para cambiar los campos que se muestran:
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Haga clic en Mostrar u ocultar campos.
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En el cuadro de diálogo Mostrar columnas , seleccione el botón junto a cada columna que desee mostrar. Desactive la casilla para ocultar la columna.
Mostrar detalles de tareas o contactos
El formulario Detalles de la tarea y el formulario Detalles de contacto le permiten ver e introducir más información sobre un elemento. Para mostrar el formulario Detalles de la tarea o el formulario Detalles de contacto :
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En el formulario Detalles de la tarea o en el formulario Detalles de contacto, haga clic en Abrir junto al elemento que desea ver.
Agregar datos adjuntos
En el formulario Detalles de la tarea y en el formulario Detalles de contacto, puede agregar imágenes y otros datos adjuntos.
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En el marco de imagen del formulario Detalles de la tarea, haga clic en Agregar o quitar datos adjuntos.
En el marco de imagen del formulario Detalles de contacto , haga clic en Editar imagen.
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En el cuadro de diálogo Datos adjuntos , haga clic en Agregar.
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En el cuadro de diálogo Elegir archivo , busque la carpeta que contiene el archivo.
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Seleccione el archivo que desea agregar y, a continuación, haga clic en Abrir.
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En el cuadro de diálogo Datos adjuntos , haga clic en Aceptar.
Nota: Puede adjuntar varios archivos para cada elemento, incluidos diferentes tipos de archivo, como documentos u hojas de cálculo.
Agregar contactos desde Microsoft Outlook
Si usa Microsoft Outlook, puede agregar contactos o propietarios de tareas desde ese programa sin tener que volver a escribir la información.
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En el formulario Lista de contactos , haga clic en Agregar desde Outlook.
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En el cuadro de diálogo Seleccionar nombres para agregar , seleccione los nombres que desea agregar a la base de datos.
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Haga clic en Agregar y luego en Aceptar.
Mostrar un mapa de la dirección de un contacto
En el formulario Detalles de contacto, si ha introducido una dirección postal para el contacto, puede mostrar un mapa de esa ubicación:
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Haga clic en Hacer clic para asignar.
Mostrar informes
La base de datos de tareas incluye varios informes, como Tareas activas, Detalles de tareas, Libreta de direcciones de contacto y mucho más. Para mostrar un informe:
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En el panel de navegación, en Informes, haga doble clic en el informe que desea mostrar.
Puede crear sus propios informes personalizados. Para obtener más información, vea el artículo Crear un informe sencillo.
Modificar la plantilla de base de datos de administración de tareas
Personalice la base de datos de tareas agregando un nuevo campo a la tabla Tareas y, a continuación, agregando ese campo al formulario Lista de tareas , al formulario Detalles de la tarea y al informe Detalles de la tarea.
Agregar un campo a la tabla Tareas
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Cerrar todas las pestañas abiertas.
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En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla Tareas .
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Desplácese hacia la derecha hasta que vea la columna denominada Agregar nuevo campo. Haga doble clic en el encabezado de columna y escriba el nombre del campo.
La primera vez que escriba datos en la columna, Access establece el tipo de datos por usted.
Agregar un campo a un formulario o informe
Una vez que un campo se ha agregado a una tabla, puede agregarlo a un formulario o informe.
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Haga clic con el botón secundario en el formulario o informe en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Presentación.
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En la pestaña Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.
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Arrastre el campo que desee de la Lista de campos al formulario o informe.
