Una de las mejores ventajas de las bases de datos de escritorio de Access es la capacidad de almacenar grandes cantidades de datos y mantenerlos organizados. Pero a veces terminas con una pantalla llena de números o texto y puede ser difícil elegir lo que es realmente importante. Aquí es donde el formato condicional puede ayudar. Puede establecer reglas para cada campo de un formulario y resaltar automáticamente los valores según dichas reglas.
Nota: El formato condicional no es compatible con la característica Publicar en Access Services en Access 2010, por lo que el comando no está disponible en la pestaña Formato cuando se trabaja en un formulario compatible con web. El formato condicional tampoco está disponible con las aplicaciones web de Access. Sin embargo, para los formularios de cliente estándar, el formato condicional puede ayudar a que los datos destaquen según las reglas que establezca.
En el vídeo
Dar formato a los campos según los valores que contengan (o en los resultados de una expresión)
-
En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario que desea cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Presentación.
-
Seleccione la columna o el campo al que desea aplicar formato condicional. Para aplicar las mismas reglas de formato a varias columnas o campos, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada una de ellas hasta que se seleccionen todas.
-
En la pestaña Formato , haga clic en Formato condicional.
-
En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales, haga clic en Nueva regla.
-
Escriba los criterios de la regla.
-
Para aplicar formato a los campos en función de los valores que contengan, seleccione Valor de campo es en la primera lista y, después, seleccione o escriba los criterios que desee.
-
Para aplicar formato a un campo basándose en un cálculo, seleccione Expresión es en la primera lista y, después, escriba la expresión en el cuadro. Para obtener más información sobre las expresiones, vea el artículo Introducción a las expresiones.
-
Para aplicar formato al campo seleccionado solo cuando el campo tiene el foco, seleccione El campo tiene el foco en la primera lista.
-
-
Seleccione el formato que desea aplicar. Puede establecer los siguientes estilos:
-
Negrita
-
Cursiva
-
Subrayado
-
Color de fondo
-
Color de fuente
-
Habilitar (esta opción deshabilita el campo para que no se pueda editar e invalida la configuración color de fondo y color de fuente).
Access muestra una vista previa del formato mientras selecciona las opciones.
-
-
Haga clic en Aceptar.
-
Para agregar una nueva regla al mismo campo o campos, haga clic en Nueva regla y repita este procedimiento desde el paso 5.
Nota: Puede agregar hasta 50 reglas por campo o grupo de campos. Las reglas se evalúan de arriba a abajo. Una vez que se cumplen los criterios de una regla, Access aplica el formato de esa regla y no evalúa las reglas que hay debajo.
-
Cuando termine de agregar reglas, haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales .
Comparar valores entre registros mediante barras de datos
-
En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario que desea cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Presentación.
-
Seleccione la columna o el campo al que desea aplicar formato condicional. Para aplicar las mismas reglas de formato a varias columnas o campos, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada una de ellas hasta que se seleccionen todas.
-
En la pestaña Formato , haga clic en Formato condicional.
-
En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales, haga clic en Nueva regla.
-
En Seleccionar un tipo de regla, seleccione Comparar con otros registros.
-
En Editar la descripción de la regla, seleccione las opciones que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
