Exceli andmeallika ettevalmistamine Wordi kirjakoosteks

Olete loonud kontaktide loendi ja ka muid andmeid, mida soovite kasutada Word kirjakoosteks. Kui teie andmeallikaks on olemasolev Excel arvutustabel, peate lihtsalt andmed kirjakoosteks ette valmistama. Kui aga andmeallikas on tabelduskohaga eraldatud (.txt) või komaeraldusega väärtuste (.csv) fail, peate esmalt andmed Excel-i importima ja seejärel selle kirjakoosteks ette valmistama.

1. juhis: Häälestage oma andmeallikas rakenduses Excel

Kui kasutate Excel arvutustabelit kirjakooste andmeallikana, jätke Word vahele. Kui andmeallikaks on .txt või .csv,saate andmete häälestamiseks kasutada tekstiimpordiviisardit Excel.

Pärast .TXT- või .CSV-faili importimist, jätkake 2. etapiga.

Avage Excel.
Avage Data > From Text/CSV (Andmefail tekstist/CSV-st).
Valige .txt või .csv fail ja seejärel valige Impordi.
Valige eelvaateaknas Käsk Teisenda andmed.
Valige vormindamiseks sihtnumber, sihtnumber või muu veerg.
Avage Menüü >Andmetüüp: ja valige Tekst.
Valige Asenda praegune.
Vajadusel korrake juhiseid 5–7.
Valige Sule & Laadi.
Avage Fail > Salvesta nimega ja salvestage teise nimega.

Avage Excel.
Excel 2016 Avage Data > Get External Data > From Text (Välisandmete toomine > Tekstist).
Valige .txt või .csv fail ja seejärel valige Impordi.
Valige Tekstiimpordiviisardi, paanil Algne andmetüüp valik Eraldajatega.
Kui failil on päised, valige paani Eelvaade kohal Minu andmetel on päised ja seejärel klõpsake nuppu Edasi.
Märkige paanil Eraldajad ruut, mis vastab eraldajale (nt tabeldusklahvile või komale), mida andmed kasutavad, ja seejärel klõpsake nuppu Edasi.
Valige jaotises Andmete eelvaade, veerg, mis sisaldab sihtnumbreid või postiindekseid, ja klõpsake jaotises Veeru andmevorming valikul Tekst.

Märkus.: Iga kord, kui rakendate andmevormingut – üld-, teksti- või kuupäevavormingut – veerule, kuvatakse selle veeru nimi tabelipäises.
Vajadusel rakendage 7. etappi uuesti ning valige veerg, mida soovite muuta, ja andmevorming, mida soovite rakendada.
Klõpsake nuppu Valmis.
Kinnitage dialoogiboksis Andmete importimine parameetri Olemasolev tööleht vaikesäte ja viidatava lahtri aadress ning seejärel valige OK.

Ettevaatust!: Väljal Andmete importimine kuvatakse hetkel valitud välja aadress. Andmete importi alustatakse sellelt väljalt.
Salvestage oma arvutustabeli fail uue nimega.

2. etapp. Valmistage ette oma andmeallikas

Veenduge, et Excel postitusloendi kirjakooste jaoks kasutatavas andmeallikas Word on arvandmete veerud korrektselt vormindatud. Vormindage arvudega veerg nii, et selle andmed vastaksid kindlale vormingu kategooriale (nt valuuta).

Kui valite kategooriaks protsendimäära, arvestage, et protsendivormingu puhul korrutatakse lahtri väärtus 100-ga. Selle korrutustehte vältimiseks vormindage protsendiväärtusi sisaldavad lahtrid tekstilahtritena.

Kirjakooste ajal andmete säilitamiseks tuleb sihtnumbrid või sihtnumbrid vormindada tekstina. Kui see pole imporditud, vormindage see kohe. Kui sihtnumbri lahtrid pole vormindatud tekstilahtritena, kustutatakse algusnulliga sihtnumbrites – näiteks 00399 – kirjakooste käigus algusnullid ära.

Valige veerg, mis sisaldab vormindamiseks sihtnumbere, sihtnumbere või muid andmeid.
Avage Avalehtja valige jaotises Arv allanooleväli Arvuvorming ja seejärel valige loendist soovitud suvand (nt Tekst).

Lisage kindlasti koostevälja ette või järele asjakohane sümbol. Siin on näited valuuta- ja protsendiväljade kujust, kui te neid sümboleid ei sisesta.

Kirjakooste dokument, kus on kirjas fraasid „Teie 50-dollariline panus“ ja „pakume teile 20%-list allahindlust.“

Kui sisestate ka sümbolid, kuvatakse arvud õigel kujul.

Kirjakooste tulemuste dokumendis on kirjas fraasid „Teie 50-dollariline panus“ ja „pakume teile 20%-list allahindlust.“

Lisage kirjakooste dokumendis vajalikud sümbolid koosteväljade ette või järele järgnevalt:

Kirjakooste näidisdokument, väljanime „Annetus“ ees on dollari sümbol ja väljanime „Protsent“ ees on protsendi märk.

Vaata ka

Andmeallika häälestamine ja ettevalmistamine on Wordi kirjakooste üks olulisemaid osi. Saate kasutada olemasolevat Excel või luua uue, importides tabelduskohaga eraldajaga (.txt) või komaeraldusega väärtuse (.csv) faili. Kui olete andmeallika häälestanud ja ette valmistatud, saate kirjakooste teha üksikasjaliku kirjakoosteviisardi ja dünaamilise andmevahetuse (Dynamic Data Exchange (DDE)) abil või käsitsi.

Kui te ei kasuta kirjakooste jaoks Excel olemasolevat andmeallikat, saate kasutada kontaktiloendit või aadressiraamatut .txt või.csv failis. Tekstiimpordiviisard juhendab teid toimingutes, mille abil saate .txt või .csv faili Excel.

Avage Excel.
Valige menüü Andmed käsk Tekstist/CSV-st.
Valige .txt või .csv fail ja seejärel valige Impordi.
Valige Tekstiimpordiviisardi, paanil Algne andmetüüp valik Eraldajatega.
Kui failis, mida impordite, on päised, märkige Eelvaate paani kohal asuv märkeruut Minu andmetel on päised ja seejärel valige Edasi.
Paanil Eraldajatega märgistage see märkeruut, mis vastab teie valitud eraldaja tüübile (nt tabeldusmärk või koma) ja seejärel valige Järgmine.

Näpunäide.: Paanil Andmete eelvaade kuvatakse tulemused tabelivormingus.
Valige jaotises Andmete eelvaade, veerg, mis sisaldab sihtnumbreid või postiindekseid, ja klõpsake jaotises Veeru andmevorming valikul Tekst.
Märkused:
- Saadaolevateks arvuvorminguteks on Üldine, Tekst ja Kuupäev. Iga kord, kui mõnele veerule andmevormingut rakendate, kuvatakse selle veeru nimi tabelipäises.
- Arvandmeid (nt protsenti või valuutaväärtust) sisaldavat veergu saab vormindada üksnes pärast faili importimist. Lisateavet leiate alamjaotisest „Arvandmete vormindamine Excelis“.
Vajadusel tehke uuesti 7. toiming ning valige veerg, mida soovite muuta, ja andmevorming, mida soovite rakendada.
Klõpsake nuppu Valmis.
Kinnitage dialoogiboksis Andmete importimine parameetri Olemasolev tööleht vaikesäte ja viidatava lahtri aadress ning seejärel valige OK.

Ettevaatust!: Väljal Andmete importimine kuvatakse hetkel valitud välja aadress. Andmete importi alustatakse sellelt väljalt.
Kui olete lõpetanud, salvestage andmeallikas uue failinimega.

Arvandmete vormindamine Excelis

Vormindage mis tahes arvulised andmed (nt protsendid või valuutaväärtused) mis tahes uues või olemasolevas andmeallikas Excel, mida kavatsete kasutada Word kirjakoostes. Kirjakooste ajal protsendina või valuutana vormindatud arvandmete säilitamiseks järgige juhiseid jaotises "2. juhis: dünaamiliste andmete Exchange (DDE) kirjakooste jaoks".

Veenduge, et Excel postitusloendi kirjakooste jaoks kasutatavas andmeallikas Word on arvandmete veerud korrektselt vormindatud. Vormindage arvudega veerg nii, et selle andmed vastaksid kindlale vormingu kategooriale (nt valuuta).

Avage oma Exceli andmeallikas.
Valige veerg, mida soovite vormindada.
Klõpsake menüü Avaleht jaotises Arv kastis Numbrivorming (Üldine) allanoolt ja tehke loendist soovitud valik.
Vajadusel korrake 2. ja 3. toimingut.
Kui olete lõpetanud, valige nupp Salvesta.

Kui kasutate vormindatud arve (nt protsente ja valuutaväärtusi) sisaldavat Exceli andmeallikat, võib mõnede arvandmete vorming kirjakooste käigus muutuda. Saate soovitud kirjakoostetulemid ja saate oma numbriliste andmete vormingut Excel DDE abil.

Exceli andmevormingu võrdlus Wordi koosteväljaga dünaamilise andmevahetuse kasutamise või mittekasutamise korral

Märkus.: Kui te dünaamilist andmevahetust kasutada ei soovi, järgige artiklis Meilisõnumite hulgipostituseks kasutage kirjakoostet toodud juhiseid.

Avage Word, valige Fail > Suvandid > Täpsemalt.
Märkige jaotisesÜldine ruut Kinnita failivormingu teisendamine avamisel.
Valige OK.
Klõpsake menüü Postitused nuppu Alusta kirjakoostet > Samm-sammult kirjakoosteviisard.
Valige paanil Kirjakooste jaotises Adressaatide valimine raadionupp Kasutan olemasolevat loendit.
Jaotises Kasuta olemasolevat loendit valige nupp Sirvi ja seejärel avage vormindatud arvutustabel.
Märkige dialoogiboksis Andmeallika kinnitamine ruut Kuva kõik ja valige MS Excel Töölehed DDE kaudu (*.xls) > OK.
Dialoogiboksis Microsoft Excel valige Kogu arvutustabel > OK.
Kui avatakse dialoogiboks Kirjakooste adressaadid, valige nupp OK.
Jätkake kirja, meilisõnumi,sildivõi ümbriku ühendamisega.

Näpunäide.: Saate vältida Wordi viiba kuvamist iga kord, kui avate mõne andmefaili. Kui olete postitusloendiga ühenduse loonud, valige Fail > Suvandid >Täpsemalt. Tühjendage jaotises Üldine ruut Kinnita failivorminguteisendus avamisel.

Kui olete kontaktiloendi loonud Excel arvutustabelis, on oluline vormindada sihtnumbrid või sihtnumbrid tekstina, et vältida andmete kaadmist. Kui impordite uude arvutustabelisse mis tahes kontakte tekstist (.txt) või komaga eraldatud väärtusefailist (.csv), aitab tekstiimpordiviisard teil andmeid importida ja vormindada.

1. juhis. Andmeallika häälestamine Excel

Kui kasutate wordis Excel andmeallikana arvutustabelit, jätkake selle teema 2. juhist. Kui andmeallikaks on .txt või .csv, mis sisaldab teie Gmaili kontakte, kasutage näiteks tekstiimpordiviisardit andmete häälestamiseksExcel.

Avage Excel ja valige menüü Andmed käsk Tekstist.
Valige .csv või .txt fail ja seejärel valige Too andmed.
Valige tekstiimpordiviisardisEdasi.
Märkige väljal Eraldajadruut, mis vastab eraldajale, mis eraldab teie andmete iga elemendi (nt tabeldusklahvi või koma). Seejärel valige Edasi.

Näpunäide.: Valitud andmepaani eelvaates kuvatakse tulemid tabelivormingus.
Valige jaotises Valitud andmete eelvaadeveerg, mis sisaldab sihtnumbrit või sihtnumbrit. Seejärel valige C-olumn andmevormingusTekst.
Korrake vajaduse korral 5. juhist, valides veeru, mida soovite muuta, ja andmevorming, mida soovite rakendada.

Märkus.: Iga kord, kui mõnele veerule andmevormingut rakendate, kuvatakse selle veeru nimi tabelipäises.
Klõpsake nuppu Valmis.
Valige dialoogiboksis Andmete importimine koht, kuhu soovite Excel andmed panna, ja seejärel klõpsake nuppu OK.

Märkus.: Salvestage oma arvutustabeli fail uue nimega.