Failide loomise, haldamise ja ühiskasutuse alustamine OneDrive'is ja SharePointis

Watch: When to use OneDrive vs. SharePoint

OneDrive on pilvepõhine talletusplatvorm, kus saate talletada nii isiklikke kui ka isiklikke faile. OneDrive on tihedalt integreeritud rakendustega nagu Word, Excel ja PowerPoint, mis muudab delikaatsete dokumentide turvaliseks talletamiseks ja sellele juurdepääsemiseks mugavaks kohaks.

Kasutage OneDrive'i siis, kui soovite luua ainult teie dokumendi, näiteks väga tundliku või privaatse teabega töötades.

OneDrive'i kasutamise alustamiseks logige sisse oma Microsofti kontole või registreeruge selle kasutajaks, laadige alla ja installige OneDrive'i töölauarakendus, seejärel järgige sisselogimiseks viipasid ja valige kaustad, mida soovite pilvteenusega sünkroonida. 

• OneDrive'is uue faili loomiseks klõpsake lihtsalt nuppu Uus ja valige failitüüp, mida soovite luua (nt Word dokument või Exceli arvutustabel).

• OneDrive'is failide haldamiseks paremklõpsake faili ja valige Nimeta ümber, et anda sellele kirjeldavam nimi või pukseerige failid parema organisatsiooni jaoks erinevatesse kaustadesse.

• Failide OneDrive'is ühiskasutusse andmiseks klõpsake nuppu Anna ühiskasutusse ja sisestage nende inimeste meiliaadressid, kellega soovite faili ühiselt kasutada. Lugege lisateavet failide oneDrive'is haldamise kohta.

SharePoint on koostöötööriist, mida kasutatakse failide ja teabe haldamiseks ning jagamiseks kogu ettevõttes. SharePoint võimaldab mitmel kasutajal ühes keskses asukohas koostööd teha.

Kasutage SharePointi siis, kui teil on vaja luua dokument, mille kirjutab ja haldab inimeste meeskond või kui seda on vaja ühiselt kasutada. Näiteks saate seda kasutada meeskonnaliikmete keskse asukohana projekti ajaskaalade, tööülesannete ja vahe-eesmärkide vaatamiseks. See võimaldab meeskondadel jälgida edenemist, püsida ajakavas ja teha tõhusamat koostööd.

• SharePointis uue faili loomiseks liikuge dokumenditeeki, kus soovite faili luua, ja klõpsake nuppu Uus.

• Failide haldamiseks registreerige fail muudatuste tegemiseks välja ja kui olete valmis, registreerige fail uuesti sisse.

• Failide ühiskasutusse andmiseks klõpsake faili ja valige Anna ühiskasutusse. Samuti saate reaalajas koostööd teha, avades faili vastavas rakenduses (nt Word või Excel) ja lubades kaasautorluse. Faili varasemate versioonide vaatamiseks klõpsake faili ja valige Versiooniajalugu. Lugege lisateavet sharePointis failide haldamise kohta.

Reguleerida sisemiste, hankijate, töövõtjate ja välispartnerite juurdepääsu  

Kui soovite tagada, et OneDrive'is ja SharePointis oleks juurdepääs ainult volitatud kasutajatele tundlikele failidele ja andmetele, tehke järgmist.

• Saate määratleda juurdepääsupoliitikaid erinevat tüüpi kasutajate jaoks (nt sisemised, hankijad, töövõtjad ja välised osapooled). Näiteks saate luua juurdepääsupoliitika, mis lubab ainult teatud töötajatel juurde pääseda konfidentsiaalsele teabele (nt finantsandmetele või klienditeabele). Samuti saate määrata, millist tüüpi andmetele nad juurde pääsevad, kuidas nad neile juurde pääsevad ja kui kaua nad neile juurde pääsevad. See tagab, et ainult volitatud kasutajatel on juurdepääs tundliku sisuga failidele ja andmetele.

• Kindlatele failidele või kaustadele juurdepääsu reguleerimiseks saate kasutada õigusi ja rolle . Näiteks saate anda kirjutuskaitstud juurdepääsu meeskonnaliikmele, kes peab faile vaatama, kuid mitte muudatusi tegema (nt keegi, kes pole projektiga otseselt seotud, kuid peab olema kursis). Nende õiguste ja rollide määratlemisega saate tagada, et ainult volitatud kasutajatel on juurdepääs tundlikule teabele ning et nad saavad vaadata ja redigeerida ainult faile, millele neil on juurdepääs.

• Kasutage mitmikautentimist , et tagada, et tundliku sisuga andmetele pääseksid juurde ainult volitatud kasutajad. See võib hõlmata kasutajatelt parooli ja mobiilsideseadmele või meilile saadetava koodi sisestamist.

• OneDrive'i ja SharePointi keskkonna juurdepääsu ja kasutamise jälgimine, et tuvastada ja vältida volitamata juurdepääsu või kasutamist. Näiteks kui vaatate läbi kasutajategevuse logid, saate tuvastada ebatavalise tegevuse (nt volitamata juurdepääsukatsed) ja võtta meetmeid andmerikkumiste vältimiseks.

• Tundlike andmete krüptimise abil saate tagada, et isegi kui keegi saab andmetele loata juurdepääsu, ei saa ta seda ilma dekrüptimisvõtmeta lugeda. See aitab vältida andmetega seotud rikkumisi, kaitsta kliendiandmeid ja tagada andmete privaatsuse eeskirjade järgimist.

• Määrake ühislinkide aegumiskuupäevad , et tagada juurdepääsu automaatne tühistamine pärast teatud perioodi. Näiteks kui jagate lepingut hankija või töövõtjaga ja soovite tagada, et hankijal või töövõtjal on dokumendile juurdepääs ainult piiratud aja jooksul, saate määrata aegumiskuupäeva ja juurdepääs dokumendile tühistatakse automaatselt pärast määratud perioodi. See vähendab ohtu, et volitamata osapooled pääsevad dokumendile juurde.

Nende meetmete rakendamisega saate reguleerida OneDrive'is ja SharePointis sisemiste, hankijate, töövõtjate ja väliste osapoolte juurdepääsu ning tagada oma andmete turvalisuse. Lugege lisateavet selle kohta, kuidas oma andmeid kaitsta.

OneDrive'i ja SharePointi nõrkuste vähendamine  

Kuigi OneDrive ja SharePoint pakuvad andmerikkumise eest kaitsmiseks palju turbefunktsioone, võib nende olemite turvalisust mõjutada mitu peamist nõrkust.

• Andmepüügirünnakud võivad meelitada kasutajaid loobuma oma sisselogimisteabest, mida saab kasutada OneDrive'i või SharePointi juurdepääsuks.

• Nõrku paroole võib kergesti ära arvata või lahti murda, mis viib volitamata juurdepääsuni.

• Ründevara saab kasutada sisselogimisteabe varastamiseks, tundlike andmete jäädvustamiseks või kasutaja seadme juhtimise ülevõtmiseks, mis võib ohustada OneDrive'i või SharePointi.

• Insideri ohud, näiteks töötajad, kes jagavad tahtlikult või kogemata tundlikke andmeid volitamata osapooltega, võivad samuti oneDrive'i või SharePointi ohustada. Lisateave siseriskide haldamise kohta.

Nende nõrkuste leevendamiseks on oluline juurutada head turbetavad, harida kasutajaid ning regulaarselt läbi vaadata ja auditeerida kasutajaõigusi. Samuti on ülioluline koostada põhjalik intsidentidele reageerimise kava, et kiiresti reageerida võimalikele turvaintsidentidele.