Filtreerimise abil SharePointi vaate muutmine

Filtrid vähendavad tagastatavate andmete hulka, kuna võimaldavad üksused valida tehtemärkide (nt suurem või väiksem kui) ja filtrile vastavate andmete põhjal. Filtreeritud vaate loomisel peaks filtriavaldise esimene indekseeritud veerg andmehulka vähendama võimalikult suures ulatuses. Asukoha- või kuupäevavälja alusel filtreerimine näiteks aitab sageli andmehulka olulisel määral vähendada. Kui teil on 15 000 üksust, peaks teie eesmärk olema see, et esimene indekseerimine tagastaks vähem kui 5000 üksust. Isegi kui teie andmekomplektis pole üle 5000 üksuse, on see siiski hea tava.

SharePoint valib päringus esimese indekseeritud veeru ja kasutab siis andmete valimiseks ülejäänud veerge. Muud vaate filtris määratletud veerud võivad, kuid ei pea olema indekseeritud. Vaade ei kasuta neid indekseid isegi siis, kui filtreeritud vaate tulem tagastab loendivaate lävest vähem andmeid.

Oletame näiteks, et teil on päring: suurus = suur AND värv = punane. Värv on loendis indekseeritud, kuid suurus mitte. Kui loendis on alla 5000 „punase“ üksuse, sooritatakse päring mahukas loendis probleemideta. Kui teil on aga päring „suurus = suur OR värv = punane“, siis kuigi andmebaasist võidakse leida kõik „punased“ üksused, skannitakse kogu loendit kõigi „suurte“ üksuste leidmiseks. Kui tagastatakse üle 5000 üksuse, on päring ahendatud.

Kui filtriavaldises kasutatakse kaht või enamat veergu, peab määravas indeksis (või indeksites) kasutama operaatorit AND. Näiteks oletame, et tahate suurest loomade loendist leida koerad. Teil on indekseerimata veerg nimega Liigid, kus muuhulgas on väärtusena kasutusel Koer. Kui teete päringu „Liigid = Koer“, ahendatakse teie päring. Kui teil on aga indekseeritud veerg nimega Klass, saate teha päringu „Klass = Imetajad AND Liigid = Koer“. Samuti saate otside kasse ja koeri päringuga Klass = Imetajad AND (Liigid = Koer OR Liigid = Kass). Teine päring valib kõik imetajad ning seejärel filtreerib sealt koerad ja kassid.

Kui veergudel, mida filtreerimiseks kasutate, pole indekseid, võite alustuseks luua indeksid. Lisateavet leiate teemast Registri lisamine SharePointi veergu.

Veergude abil saate filtreerida loendi andmeid, mis loob vaate. Seejärel saate vaadet redigeerida ja filtreid kustutada. Peidetud veerge saab kasutada ka loendi sortimiseks, kuigi neid ei kuvata.

Vaate loomine

Avage loend või teek, kus soovite vaate luua.

1. Klõpsake selle veeru päist, mille alusel soovite filtreerida, ja valige menüüsuvanditest Käsk Filtreeri.

   

2. Valige lehe paremas servas avaneval filtripaanil veeruväärtused, mille alusel soovite loendit filtreerida. Kui olete lõpetanud, valige nupp Rakenda .
   
   
   
   Nüüd peaksite märkama, et teie veerupäise kõrval on filtriikoon, mis näitab, et teie loendit filtreeritakse selle veeru väärtuste järgi.
   
   
   
   Kui soovite lisateavet filtrite paani ja mitmes veerus talletatud väärtuste alusel filtreerimise kohta, lugege teemat Mis on loendi- ja teegifiltrite paan?

3. Korrake juhiseid 1 ja 2 kõigi muude veergude puhul, mille alusel soovite filtreerida.

4. Vaadake loendi või teegi paremas ülanurgas asuvat menüüd Vaated. Peaksite märkama praeguse vaate nime, mille kõrval on tärn (*), mis näitab, et vaade on salvestamata. Uue vaate loomiseks valige praeguse vaate nimi ja seejärel valige menüüsuvanditest Salvesta vaade nimega.
   
   

5. Tippige kuvatavale väljale Salvesta nimega oma vaate uus nimi. (Kui soovite, et kõik saaksid vaadet näha, jätke see avalikuks vaateks valituks . Muul juhul tühjendage see valik, et vaade oleks nähtav ainult teile.) Uue vaate loomiseks klõpsake nuppu Salvesta.
   
   
   
   Nüüd peaksite nägema oma loendi või teegi filtreeritud vaadet määratud nimega.

   Märkus.: Loendit või teeki on võimalik filtreerida ilma seda vaatena salvestamata. 

Filtri eemaldamine

Praegused filtrid kuvatakse loendi pealkirja all. Filtri eemaldamiseks valige lihtsalt loendi pealkirja all olev filter. Kõigi filtrite korraga eemaldamiseks valige paremal käsk Eemalda filtrid .  

Vaate muutmine

Avage loend või teek, kus soovite vaate luua.

1. Tehke vaates lisamuudatusi (nt sortimine, rühmitamine või lisafiltrite lisamine).

2. Järgige ülaltoodud juhistes 3 ja 4 toodud juhiseid, kuid seekord ärge muutke vaate nime. Klõpsake nuppu Salvesta. See värskendab olemasoleva vaate.

Vaate muutmine klassikalises vaateredaktoris

1. Liikuge kerides jaotiseni Filtrid ja valige Kuva üksused ainult siis, kui järgmine väärtus on tõene.

2. Lisage laused, et määratleda, millise veeru või veergude alusel soovite filtreerida.

   

   Kui teil on Or-laused , määrake need esmalt. Seejärel lisage vajalikud Ja-laused .

3. Kui teil on vaja filtrimääratlusesse veel kirjet lisada, valige paremas allnurgas Kuva rohkem veerge . Filtrimääratluses võib olla kuni 10 lauset.

   

4. Kui olete lõpetanud, klõpsake vaate salvestamiseks lehe üla- või allservas nuppu OK .

   Leht Vaate redigeerimine suletakse ja asendatakse teie määratletud vaatega.

Et vaade saaks kiiresti palju üksuseid filtreerida, peab filtri esimene veerg olema indekseeritud. Teised vaatefiltris määratavad veerud võivad samuti olla indekseeritud, kuid vaade ei kasuta neid indekseid. Filtri esimene veerg peaks tagastama loendivaate lävest vähem üksuseid.

Kui filtri esimene veerg tagastab loendivaateläves määratud üksustest rohkem üksuseid, saate kasutada kahe või enama veeruga filtrit. Kui määratlete filtreeritud vaate, milles kasutatakse kahte või enamat veergu, saate tagastatavate üksuste arvu piirata filtri AND (JA) abil. Ent isegi sel juhul peate filtris määrama esimeseks veeruks selle veeru, mis kõige suurema tõenäosusega tagastab vähem andmeid. Võtke arvesse, et filtri OR (VÕI) kasutamisega tagastatakse peaaegu alati rohkem üksusi ja selle kasutamine pole käesoleval juhul tõhus.

Lisateavet vaadete kohta leiate artiklist Loendi või teegi vaate loomine, muutmine või kustutamine

Filtreerimiseks saate kasutada kahte märksõna, mis põhinevad kas praegusel päeval ehk [Täna] või praegusel kasutajal ehk [Mina]. Need märksõnad on dünaamilised, muutudes vastavalt kasutajale või kuupäevale.

Märksõna [Mina] võib abiks olla näiteks siis, kui soovite suures teegis vaadata ainult oma dokumente. [Mina] kasutab inimeste teabel põhinevaid veerge, näiteks Autor või Muutja. Kui soovite näiteks kuvada kõik teie enda loodud dokumendid, määrake filter, kus veeru Autor väärtuseks on [Mina]. Kui olete toimetaja ja soovite näha faile, millega viimati töötasite, määrake filter, kus veeru Muutja väärtuseks on [Mina]. Mõlema veeru andmete kuvamiseks looge kaks filtrit ja ühendage need tehtemärgiga Or (Või).

Märksõna [Täna] töötab kuupäevapõhiste veergudega. Vastavalt tänase kuupäeva muutumisele muutuvate vahemike koostamiseks saate kasutada matemaatikatehteid. Kui soovite näha kõiki dokumente, mida muudeti viimase 30 päeva jooksul, looge kuupäevaveergu kasutav filter, mille väärtus on [Täna] - 30 või sellest suurem. Tänase päeva väljajätmiseks määrake kuupäevaveerule teine filter, mille väärtus on väiksem kui [Täna], ning ühendage need filtrid tehtemärgiga And (Ja).

Saate filtreerida SharePointi loendit, mis sisaldab metaandmete veergu. 

Metaandmete veeru lisamine loendisse

Avage loend ja valige +Add column (Lisa veerg).

Valige Rohkem... raadionupp Hallatavad metaandmed ja seejärel valige OK.

Kui olete loonud veeru Hallatavad metaandmed ja lisanud loendisse üksusi, saate metaandmete silte rakendada ka siis, kui klõpsate loendiüksuse redigeerimise paanil ikooni Silt .

Metaandmete siltide rakendamine puuvaatepaanil .

Hallatavate metaandmete siltide filter

1. Filtripaanile juurdepääsuks valige filtriikoon .

   

   Märkus.: Saate valida suvandi Puuvaade paani ülaosas asuvast ripploendist, mis pakub valitud veeruga seotud terminite hierarhilist vaadet.

2. Valige metaandmete sildid, mille alusel soovite filtreerida.

   

3. Kui veerus Hallatavad metaandmed on määratletud vähemalt 5 väärtust, võite filtripaani kuvamiseks klõpsata ka linki Kuva kõik .

   

4. Kontrollige metaandmete silte, mille alusel soovite filtreerida, ja valige Rakenda.

Järgnevalt mõned soovitused tüüpvaadete kohta, mis peaks koos indekseeritud veeru kasutamisega andma hea tulemuse.

Filtreerimisalus	Indekseeritav	Näide
Hiljuti muudetud üksused	Veerg Muudetud	Ainult viimase nädala jooksul muudetud üksuste kuvamiseks rakendage filter Muudetud on suurem kui[Täna]-7.
Uued üksused	Veerg Loodud	Ainult viimase nädala jooksul lisatud üksuste kuvamiseks rakendage filter Loodud on suurem kui [Täna]-7.
Minu üksused	Veerg Looja	Ainult teie lisatud üksuste kuvamiseks rakendage filter Looja võrdub [Mina].
Tänase tähtajaga üksused	Veerg Tähtaeg (teie poolt loendis või teegis loodud)	Tänase tähtajaga üksuste kuvamiseks rakendage filter Tähtaeg võrdub [Täna].
Arutelutahvli värskendused	Veerg Viimati värskendatud	Ainult viimase kuu jooksul värskendatud arutelude kuvamiseks rakendage filter Viimati värskendatud on suurem kui [Täna]-30.
Arhiivifailid dokumenditeegis	Muutmiskuupäev	Pärast 2016. aastat muutmata dokumentide (mida soovite arhiivida) kuvamiseks rakendage filter Muutmiskuupäev on väiksem kui 31. detsember 2016.
Finantsandmete alamhulga leidmine	Piirkond, Aasta (kaks lihtindeksit)	Kirdepiirkonna 2015. aasta finantsandmete kuvamiseks rakendage filter Piirkond võrdub "Kirre" AND Aasta võrdub 2015, sest veerus Piirkond on tõenäoliselt vähem väärtusi kui veerus Aasta.
Metaandmed	Hallatavate metaandmete veerg	Hallatavate metaandmete vaate loomiseks rakendage filter, mis põhineb loendi- ja teegifiltritepaanil määratletud metaandmete siltidel. Lisateavet leiate teemast Mis on loendi- ja teegifiltrite paan?

Toetatud veerutüübid Üks tekstirida Valik (ühe väärtusega) Arv Valuuta Kuupäev ja kellaaeg Isik või rühm (ühe väärtusega) Hallatavad metaandmed Jah/ei Otsing

Toetuseta veerutüübid Mitu tekstirida Valik (mitme väärtusega) Arvutuslik Hüperlink või pilt Kohandatud veerud Isik või rühm (mitme väärtusega) Välisandmed

Filtrid vähendavad tagastatavate andmete hulka, kuna võimaldavad üksused valida tehtemärkide (nt suurem või väiksem kui) ja filtrile vastavate andmete põhjal. Filtreeritud vaate loomisel peaks filtriavaldise esimene indekseeritud veerg andmehulka vähendama võimalikult suures ulatuses. Asukoha- või kuupäevavälja alusel filtreerimine näiteks aitab sageli andmehulka olulisel määral vähendada. Kui teil on 15 000 üksust, peaks teie eesmärk olema see, et esimene indekseerimine tagastaks vähem kui 5000 üksust. Ka siis, kui teie andmehulgas on alla 5000 üksuse, on see hea tava.

SharePoint valib päringus esimese indekseeritud veeru ja kasutab siis andmete valimiseks ülejäänud veerge. Muud vaate filtris määratletud veerud võivad, kuid ei pea olema indekseeritud. Vaade ei kasuta neid indekseid isegi siis, kui filtreeritud vaate tulem tagastab loendivaate lävest vähem andmeid.

Oletame näiteks, et teil on päring: suurus = suur AND värv = punane. Värv on loendis indekseeritud, kuid suurus mitte. Kui loendis on alla 5000 „punase“ üksuse, sooritatakse päring mahukas loendis probleemideta. Kui teil on aga päring „suurus = suur OR värv = punane“, siis kuigi andmebaasist võidakse leida kõik „punased“ üksused, skannitakse kogu loendit kõigi „suurte“ üksuste leidmiseks. Kui tagastatakse üle 5000 üksuse, on päring ahendatud.

Kui filtriavaldises kasutatakse kaht või enamat veergu, peab määravas indeksis (või indeksites) kasutama operaatorit AND. Näiteks oletame, et tahate suurest loomade loendist leida koerad. Teil on indekseerimata veerg nimega Liigid, kus muuhulgas on väärtusena kasutusel Koer. Kui teete päringu „Liigid = Koer“, ahendatakse teie päring. Kui teil on aga indekseeritud veerg nimega Klass, saate teha päringu „Klass = Imetajad AND Liigid = Koer“. Samuti saate otside kasse ja koeri päringuga Klass = Imetajad AND (Liigid = Koer OR Liigid = Kass). Teine päring valib kõik imetajad ning seejärel filtreerib sealt koerad ja kassid.

Kui veergudel, mida filtreerimiseks kasutate, pole indekseid, peaksite alustuseks looma indeksid. Lisateavet leiate artiklist Indeksi lisamine SharePointi veerule.

Pärast veeru indekseerimist saate selle vaate loomisel või muutmisel lisada ja seejärel seda kasutada vaate filtreerimiseks. Enne vaate loomist võite loendisse lisada veel veerge, et hõlbustada sortimist, rühmitamist ja filtreerimist. Sortimiseks ja filtreerimiseks saate valida veerud, mis on andmehulgas, kuid mitte kuvatud.

Vaate loomine

Avage loend või teek, kus soovite vaate luua.

1. Klõpsake menüüd Loend või Teek ja seejärel käsku Loo vaade.
   
   

2. Klõpsake lehel Vaate tüüp soovitud vaadet. Kui te pole kindel, valige Standardvaade.

   

3. Tippige Vaate nimi.

   

4. Redigeerige vaate veebiaadressi või aktsepteerige vaikeväärtus. Hiljem saate siia tagasi tulla ja aadressi muuta.

5. Jaotises Filter klõpsake käsku Kuva üksused ainult siis, kui järgmine tingimus on täidetud ja seejärel valige, kuidas soovite üksusi indekseeritud veeru alusel filtreerida.

   Näiteks ainult samal päeval muudetud üksuste vaate loomiseks valige veerg Muudetud (indekseeritud), seejärel määrake tingimus on võrdne ja tippige tekst [Täna].

   

   Märkus.: Kui te ei leia veerge, mille nime järel oleks kuvatud märge (Indekseeritud), pole selle loendi või teegi jaoks ühtegi indekseeritud veergu. Esmalt peate liht- või liitindeksi loomine.

6. Igal lehel kuvatavate üksuste arvu piiramiseks kerige alla jaotiseni Üksuste piirmäär ja määrake väärtus Kuvatavate üksuste arv. Vaate loomisel on kuvatavate üksuste vaikearv 30.

   

7. Lehel kuvatavate üksuste piirarvu seadmiseks on kaks võimalust.

   • Kuva üksused määratud mahuga hulkadena – loob andmete kuva lehthaaval, mis on kasulik, kui sirvite üksusi mitteinteraktiivsel viisil.

     Kui üksusi on teie piirväärtuse sättest rohkem, kasutatakse kuval lehekülgedeks jaotamist.

     

   • Piira tagastatavate üksuste koguarvu määratud hulgaga loob kindla piirangu, mis võib või ei pruugi tagastada teie filtritoimingu kõiki tulemeid. See võib olla kasulik vaate testimisel, prototüübi loomisel või ainult vaate suurimate väärtuste toomisel.

8. Jaotises Laad saate valida väärtuse Eelvaatepaan, et kõigi teie loendi üksuste teave kuvataks vertikaalpaanina. Eelvaatepaan on üks vaatelaadidest, mida saab vaate redigeerimisel või loomisel valida jaotises Laad.

   

   Andmete seas kiiremaks liikumiseks hoidke lehe vasakul serval asuval kerimisalal kursorit vastava üksuse pealkirjal, et kuvada üksuse kõikide veergude väärtused lehe paremal serval. Nii kuvatakse vähem algandmeid ja vaade kuvatakse kiiremini. Sellest laadist on eriti kasu siis, kui teie loend on lai, selles on palju veerge ja andmete kuvamiseks on vaja horisontaalselt kerida.

   

9. Klõpsake nuppu OK.

Vaatega tegutsemiseks on veel võimalusi, ent sellest piisab, et vaadata andmeid, mis ületavad loendivaate lävi, kui olite blokeeritud. Lisaks saate vaadet sortida, andmeid soovitud alusel rühmitada, kokkuvõtteid lisada, kaustu laiendada ja vaate nutiseadmes vaatamiseks optimeerida.

Vaate muutmine

Avage loend või teek, kus soovite vaate luua.

1. Klõpsake menüüd Loend või Teek , valige vaade jaotises Praegune vaade ja seejärel klõpsake käsku Muuda vaadet.
   
   

2. Kerige alla jaotiseni Vaated ja klõpsake vaadet.

3. Seejärel saate sätteid muuta, järgides ülalpool jaotises Vaate loomine toodud juhiseid 5–9.

4. Klõpsake nuppu OK.

Et vaade saaks kiiresti palju üksuseid filtreerida, peab filtri esimene veerg olema indekseeritud. Teised vaatefiltris määratavad veerud võivad samuti olla indekseeritud, kuid vaade ei kasuta neid indekseid. Filtri esimene veerg peaks tagastama loendivaate lävest vähem üksuseid.

Kui filtri esimene veerg tagastab loendivaateläves määratud üksustest rohkem üksuseid, saate kasutada kahe või enama veeruga filtrit. Kui määratlete filtreeritud vaate, milles kasutatakse kahte või enamat veergu, saate tagastatavate üksuste arvu piirata filtri AND (JA) abil. Ent isegi sel juhul peate filtris määrama esimeseks veeruks selle veeru, mis kõige suurema tõenäosusega tagastab vähem andmeid. Võtke arvesse, et filtri OR (VÕI) kasutamisega tagastatakse peaaegu alati rohkem üksusi ja selle kasutamine pole käesoleval juhul tõhus.

Lisateavet vaadete kohta leiate artiklist Loendi või teegi vaate loomine, muutmine või kustutamine

Filtreerimiseks saate kasutada kahte märksõna, mis põhinevad kas praegusel päeval ehk [Täna] või praegusel kasutajal ehk [Mina]. Need märksõnad on dünaamilised, muutudes vastavalt kasutajale või kuupäevale.

Märksõna [Mina] võib abiks olla näiteks siis, kui soovite suures teegis vaadata ainult oma dokumente. [Mina] kasutab inimeste teabel põhinevaid veerge, näiteks Autor või Muutja. Kui soovite näiteks kuvada kõik teie enda loodud dokumendid, määrake filter, kus veeru Autor väärtuseks on [Mina]. Kui olete toimetaja ja soovite näha faile, millega viimati töötasite, määrake filter, kus veeru Muutja väärtuseks on [Mina]. Mõlema veeru andmete kuvamiseks looge kaks filtrit ja ühendage need tehtemärgiga Or (Või).

Märksõna [Täna] töötab kuupäevapõhiste veergudega. Vastavalt tänase kuupäeva muutumisele muutuvate vahemike koostamiseks saate kasutada matemaatikatehteid. Kui soovite näha kõiki dokumente, mida muudeti viimase 30 päeva jooksul, looge kuupäevaveergu kasutav filter, mille väärtus on [Täna] - 30 või sellest suurem. Tänase päeva väljajätmiseks määrake kuupäevaveerule teine filter, mille väärtus on väiksem kui [Täna], ning ühendage need filtrid tehtemärgiga And (Ja).

Saate filtreerida SharePointi loendit, mis sisaldab metaandmete veergu. 

Metaandmete veeru lisamine loendisse

Avage loend ja valige +Add column (Lisa veerg).

Valige Rohkem... raadionupp Hallatavad metaandmed ja seejärel valige OK.

Kui olete loonud veeru Hallatavad metaandmed ja lisanud loendisse üksusi, saate metaandmete silte rakendada ka siis, kui klõpsate loendiüksuse redigeerimise paanil ikooni Silt .

Metaandmete siltide rakendamine puuvaatepaanil .

Hallatavate metaandmete siltide filter

1. Filtripaanile juurdepääsuks valige filtriikoon .

   

   Märkus.: Saate valida suvandi Puuvaade paani ülaosas asuvast ripploendist, mis pakub valitud veeruga seotud terminite hierarhilist vaadet.

2. Valige metaandmete sildid, mille alusel soovite filtreerida.

   

3. Kui veerus Hallatavad metaandmed on määratletud vähemalt 5 väärtust, võite filtripaani kuvamiseks klõpsata ka linki Kuva kõik .

   

4. Kontrollige metaandmete silte, mille alusel soovite filtreerida, ja valige Rakenda.

Järgnevalt mõned soovitused tüüpvaadete kohta, mis peaks koos indekseeritud veeru kasutamisega andma hea tulemuse.

Filtreerimisalus	Indekseeritav	Näide
Hiljuti muudetud üksused	Veerg Muudetud	Ainult viimase nädala jooksul muudetud üksuste kuvamiseks rakendage filter Muudetud on suurem kui[Täna]-7.
Uued üksused	Veerg Loodud	Ainult viimase nädala jooksul lisatud üksuste kuvamiseks rakendage filter Loodud on suurem kui [Täna]-7.
Minu üksused	Veerg Looja	Ainult teie lisatud üksuste kuvamiseks rakendage filter Looja võrdub [Mina].
Tänase tähtajaga üksused	Veerg Tähtaeg (teie poolt loendis või teegis loodud)	Tänase tähtajaga üksuste kuvamiseks rakendage filter Tähtaeg võrdub [Täna].
Arutelutahvli värskendused	Veerg Viimati värskendatud	Ainult viimase kuu jooksul värskendatud arutelude kuvamiseks rakendage filter Viimati värskendatud on suurem kui [Täna]-30.
Arhiivifailid dokumenditeegis	Muutmiskuupäev	Pärast 2016. aastat muutmata dokumentide (mida soovite arhiivida) kuvamiseks rakendage filter Muutmiskuupäev on väiksem kui 31. detsember 2016.
Finantsandmete alamhulga leidmine	Piirkond, Aasta (kaks lihtindeksit)	Kirdepiirkonna 2015. aasta finantsandmete kuvamiseks rakendage filter Piirkond võrdub "Kirre" AND Aasta võrdub 2015, sest veerus Piirkond on tõenäoliselt vähem väärtusi kui veerus Aasta.
Metaandmed	Hallatavate metaandmete veerg	Hallatavate metaandmete vaate loomiseks rakendage filter, mis põhineb loendi- ja teegifiltritepaanil määratletud metaandmete siltidel. Lisateavet leiate teemast Mis on loendi- ja teegifiltrite paan?

Toetatud veerutüübid Üks tekstirida Valik (ühe väärtusega) Arv Valuuta Kuupäev ja kellaaeg Isik või rühm (ühe väärtusega) Hallatavad metaandmed Jah/ei Otsing

Toetuseta veerutüübid Mitu tekstirida Valik (mitme väärtusega) Arvutuslik Hüperlink või pilt Kohandatud veerud Isik või rühm (mitme väärtusega) Välisandmed