Olete kuulnud Microsoft 365 rühmadest ja sellest, kuidas neid Outlook kasutada, kuid võib-olla pole te kindel, kuidas alustada. Selles artiklis anname teile juhised selle kohta, kuidas teie ja teie meeskond saate microsoft 365 rühmadega Outlook. Lisaks leiate siit põhjalikuma teabega lingid, mida vaadata, kui tahate proovida midagi keerukamat.
Kui te pole kindel, millised rühmad on, võite esmalt külastada Microsoft 365 kohta.
Microsoft 365 rühmadest kõige tõhusamaks Outlook peab teil olema Microsoft 365 leping, mis toetab Exchange-SharePoint online'i (nt Business Premium, E3 või E5).
Märkus.: Microsoft 365 rühmade kasutamiseks Outlook Windows peate Outlook vahemälurežiimis Exchange kasutama. Lisateavet selle kohta leiate teemast Vahemälurežiimi Exchange sisselülitamine.
Funktsiooni kohta lisateabe saamiseks valige allpool soovitud vahekaart.
Esmalt tuleb rühm luua. Rühma loomine Outlook väga lihtne protsess. Lühidalt tehke järgmist.
-
Klõpsake lindi jaotises Rühmad nuppu Uus rühm. Kui kasutate töölauaversiooni asemel Outlooki veebirakendust, saate toimingu alustamiseks klõpsata nupu Uus kõrval olevat rippnoolt ja valida Rühm.
-
Pange rühmale nimi.
-
Määrake privaatsussätted. Rühmad on vaikimisi privaatsed. See tähendab, et neid saavad vaadata ainult rühma liikmed ja nad vajavad liitumiseks rühma omaniku luba. Avalikke rühmi saavad vaadata ja nendega liituda kõik inimesed teie ettevõttes. Kummagi sätte korral ei pääse rühmadele juurde inimesed teie ettevõttest väljastpoolt, välja arvatud juhul, kui olete nad spetsiaalselt külalisteks kutsunud.
Näpunäide.: Rühmad on vaikimisi privaatsed, kui nad loovad Outlooki veebirakendus. Mõne järgmise kuu jooksul on need vaikimisi privaatsed, kui need luuakse mis tahes Outlook abil.
-
Otsustage, kas soovite, et uued liikmed järgiksid rühma (Täpsemad suvandid). Rühma jälgivad liikmed saavad iga rühmasõnumi koopiad isiklikus sisendkaustas. Liikmed, kes on lihtsalt liitunud, peavad rühmavestlustes osalemiseks minema rühma ühisesse sisendkausta.
Veel toiminguid
-
Lisateavet rühma loomise kohta leiate teemast Rühma loomine Outlookis.
-
Lisateavet kellegi teise loodud rühmaga liitumise kohta leiate teemast Rühmaga liitumine Outlookis.
-
Lisateavet selle kohta, kuidas sisendkaustas rühmasõnumeid vastu võtta või rühmast üldse väljuda, leiate teemast Rühmastlahkumine Outlook .
Kui rühm on loodud, saate sellesse liikmeid lisada. Uute liikmete lisamiseks tehke järgmist.
-
Avage oma rühm Outlook, leides selle vasakpoolsel navigeerimispaanil. See peaks olema jaotises Rühmad teie postkasti all.
-
Kui rühm on avatud, klõpsake lindil nuppu Lisa liikmeid. Kui kasutate Outlooki veebirakendust, klõpsake kohta, kus on näha rühma liikmete arv (akna paremas ülanurgas), ja klõpsake käsu Lisa liikmed.
-
Tippige väljale iga inimese nimi või meiliaadress, kelle soovite lisada. Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu OK ja need lisatakse. Igaüks neist saab rühmale tervitussõnumi, mis annab neile mugavad lingid rühma sisule juurde pääsemiseks.
Näpunäide.: Kui soovite lisada kõik liikmed olemasolevasse leviloendisse, tippige lihtsalt leviloendi nimi ja liikmed lisatakse ühekorraga.
Veel toiminguid
-
Lisateavet selle kohta, kuidas kutsuda külalisi ettevõttest väljastpoolt rühma, leiate teemast Külalisjuurdepääs Microsoft 365 rühmades.
-
Lisateavet rühma liikmete lisamise või eemaldamise kohta leiate teemast Rühmaliikmete lisamine ja eemaldamine Outlook.
Microsoft 365 rühmade vestlused Outlook rühma ühiskaustas. Kasutajad saavad sõnumeid lugeda ja sellele vastata ning liikmed saavad hõlpsalt sõnumiajaloost otsida või tagasi kerida, et saada teada, mida on varem arutatud. Ühiskasutusse antud sisendkaust näeb välja selline, nagu see on isiklik sisendkaust, Outlook kasutajad on tuttavad. Iga vestlus kuvatakse vasakul sõnumiloendis eraldi ja klõpsamine avab selle lugemispaanil. Kui kasutaja märgib sõnumi või vestluse loetuks, ei mõjuta see seda, kuidas rühma teised liikmed sõnumeid kuvavad, nii et te ei pea muretsema, et teised liikmed võivad olulise sõnumi maha jätta.
Näpunäide.: Hiljutine muudatus sõnumite kuvamise ja loendamise viisis onOutlook võib-olla lähtestanud rühma nime kõrval kuvatava arvu Outlook navigeerimispaanil. Kui soovite selle arvu nulliks lähtestada, paremklõpsake rühma ja valige Märgi kõik loetuks.
Nüüd, kui rühm on loodud, alustame uut vestlust. Uue sõnumi postitamiseks avage rühma ühine sisendkaust ja klõpsake lindil nuppu Uus vestlus. Või saatke rühma pseudonüümile lihtsalt meilisõnum. Kõik rühma liikmed saavad lugeda teie postitatud uut sõnumit ja rühma jälgivad liikmed saavad teie sõnumi koopia oma isiklikus sisendkaustas.
Veel toiminguid
-
Kui soovite kasutada Outlooki veebirakendus lugege teemat Rühmavestluse Outlook.
Iga Microsoft 365 rühm saab ühisfailide teegi, kus saate talletada, ühiskasutusse anda ja teha koostööd dokumentide, töövihikute, esitluste või mis tahes tüüpi failidega.
Failide teegile juurdepääsemiseks valige oma rühm Outlook (vasakul navigeerimispaanil) ja klõpsake lindil nuppu Failid. Failiteek avatakse brauseris, kus saate luua uusi faile, laadida faile üles oma arvutist ning teha kõike muud, mida saab teha ka SharePointi dokumenditeegis. Mõelge, milliseid faile võiks rühmaga jagada, ja ärge piirduge ainult Microsoft Office’i failidega. Jagada saab ka PDF-faile, fotosid või muud tüüpi faile, mida teie rühmal võiks vaja minna.
Faili allalaadimiseks või kustutamiseks valige lihtsat fail. Suvandid kuvatakse ülal tööriistaribal.
Veel toiminguid
-
Lisateavet rühma failidega töötamise kohta leiate teemast Rühmafailide ühiskasutus.
Igal Microsoft 365 rühmal on oma OneNote, kus nad saavad ideid koguda, koostööd teha ja uurimistööd talletada.
Avage oma rühm Outlook, kui soovite selle üles leida vasakpoolsel navigeerimispaanil võiOutlooki veebirakendus paanil Inimesed. Kui olete seal, klõpsake rühma ühismärkmiku avamiseks lindil nuppu Märkmik.
Rühma ühismärkmiku esmakordsel avamisel avatakse see brauseris OneNote’i veebirakendus. Muudatusi saate teha seal, või kui teil on OneNote 2016 ja eelistate kasutada seda, klõpsake lihtsalt lindil nuppu Redigeeri OneNote’is. Kui olete märkmiku avanud OneNote sünkroonitakse märkmik avatud märkmike loendiga ja pääsete sellele juurde otse OneNote ilma esmalt rühma avamata.
Proovige avada oma rühma OneNote’i märkmikku ja mõelge, millest võiks rühmale olla abi ideede kogumisel ja koos töötamisel. Näiteks võib teil olla jaotis, mida kasutate meeskonna jaoks asjakohase veebisisu kogumiseks ja kommenteerimiseks.
Märkus.: Rühma märkmik on teie jaoks OneNote for iOS-i või Androidi kaudu kättesaadav ka nutitelefonis ja tahvelarvutis.
Veel toiminguid
-
OneNote’i kasutamise alustamiseks lugege teemat Põhitoimingud rakenduses OneNote 2016 for Windows.
Tõenäoliselt toimub teie rühmas sündmusi, koosolekuid, vahekokkuvõtteid ja muid tegevusi, mille puhul oleks abi ühiskalendrist. Igal Microsoft 365 rühmal on ühiskalender, mida kõik liikmed saavad vaadata ja sellele kaasa aidata.
Rühma kalendriga töötamine ei erine isikliku kalendriga töötamisest. Kui valite navigeerimispaanil kalendrinupu, kuvatakse teie isiklik kalender ja kõigi nende rühmade ühiskalendrid, mille liige olete. Märkige ruut iga kalendri kõrval, mida soovite näha, ja vaadake neid üksteise kõrval või kattuvalt.
Üksuse lisamine ühiskalendrisse toimib sa nagu teie isiklikus kalendris. Iga ühiskalendrisse lisatav koosolek kutsub ka teisi rühma liikmeid sellele sündmusele, et nad saaksid selle oma kalendris kasutada. Rühma ühiskalendrisse lisatud kohtumisi ei kuvata teiste liikmete erakalendrites.
Nüüd, kui teil on ühiskalender, proovige lisada sinna eelseisvad koosolekud või sündmused, milles teie rühm võib osaleda.
Veel toiminguid
-
Lisateavet rühma ühiskalendri kasutamise kohta leiate teemast Koosoleku plaanimine rühmakalendrisOutlook .
Kui teil on rühm ja see töötab, siis mida võiksite edasi teha?
-
Microsoft Planneri abil saate oma rühma liikmetele määrata ülesandeid ja neid hallata. Lisateavet leiate Planneri spikrist.
-
Teil on võimalik kutsuda rühmaga liituma ja seal koostööd tegema ka oma ettevõttest väljastpoolt pärit inimesi. Vaadake teemat Külalisjuurdepääs Microsoft 365 rühmades.
-
Migreerige olemasolevad leviloendid Microsoft 365 rühmadesse. Lugege teemat Miks tuleks leviloendid Outlookis rühmadeks uuendada?.
-
Püsivestluse pidamiseks lisage oma rühma Microsofti meeskond. Lugege teemat Microsoft Teamsi lühijuhend.
Vaata ka
Kas teil on küsimusi?
Küsimuste postitamiseks ja rühmadega seotud vestlustes osalemiseks külastage Microsoft Techi kogukonna Microsoft 365.
Ootame klientide arvamusi
Ben värskendas seda artiklit teie tagasiside põhjal viimati 25. juunil 2021. . Kui sellest artiklist oli abi, aga ka siis, kui ei olnud (eriti just siis), klõpsake allpool tagasisidenuppu ja saatke meile oma kommentaarid, et saaksime artiklit täiustada.
