Andmebaaside kasutamise alustamine

Kujunduse fookuse hoidmiseks tehke kokkuvõte andmebaasi eesmärgist ja vaadake kokkuvõtet sageli. Kui soovite näiteks koduettevõtte jaoks väikest andmebaasi, võite kirjutada midagi lihtsat, näiteks "Kliendiandmebassein säilitab klienditeabe loendi postituste ja aruannete koostamiseks." Ettevõtteandmebaasis võib teil vaja minna mitut lõiku, et kirjeldada, millal ja kuidas eri rollides inimesed andmebaasi ja selle andmeid kasutavad. Koostage konkreetne ja üksikasjalik missioon, millele soovite kogu kujundusprotsessi jooksul viidata.

Alustage olemasoleva teabe ja jälgimismeetoditega. Näiteks võib-olla salvestate praegu ostutellimusi pearaamatusse või hoiate klienditeavet pabervormidel. Nende allikate abil saate loetleda praegu jäädvustatud teabe (nt kõik vormide väljad). Kui te praegu olulist teavet ei jäädvusta, mõelge järele, millist eraldi teavet te vajate. Igast üksikust andmetüübist saab teie andmebaasi väli.

Ärge muretsege esimese loendi täiuslikuks muutmise pärast – saate seda aja jooksul viimistleda. Võtke aga arvesse kõiki inimesi, kes seda teavet kasutavad, ja küsige nende ideid.

Järgmiseks mõelge, mida soovite andmebaasist välja ja millist tüüpi aruandeid või postitusi soovite luua. Seejärel veenduge, et jäädvustaksite nende eesmärkide täitmiseks vajaliku teabe. Kui soovite näiteks aruannet, mis kuvab müüki piirkondade kaupa, peate müügiandmed jäädvustada piirkondlikul tasemel. Proovige aruannet visandada tegeliku teabega, nagu soovite seda näha. Seejärel loetlege andmed, mida peate aruande loomiseks tegema. Tehke sama ka andmebaasist pärinevate postituste või muude väljundite puhul.

Näide

Oletagem, et annate klientidele võimaluse valida regulaarseid meilivärskendusi (või neist välja) ja soovite printida loendi neist, kes on selle lubanud. Tabelis Klient on vaja veergu Saada meilisõnum, mille lubatud väärtused on Jah ja Ei.

Nende jaoks, kes soovivad meilisõnumeid saada, vajate meiliaadressi, mis nõuab ka välja. Kui soovite lisada õige tervituse (nt hr, proua või proua), lisage tervitusväli. Kui soovite klientidega meili teel pöörduda eesnime järgi, lisage väli Eesnimi.

Kui olete nõutavate andmete loendi saanud, määrake kindlaks peamised olemid (või teemad), mida teil on vaja oma andmete korraldamiseks. Vältige andmete dubleerimist kõigis olemites. Näiteks võib tootemüügi andmebaasi esialgne loend välja näha selline:

Peamised üksused on kliendid, tarnijad, tooted ja tellimused. Alustage neist neljast tabelist: üks klientide kohta, teine tarnijate kohta jne. See ei pruugi olla teie lõplik kujundus, kuid see on hea alguspunkt.

Selleks et mõista, miks on rohkem tabeleid parem kui vähem, kaaluge siin esitatud tabelit.

Iga rida sisaldab teavet nii toote kui ka selle tarnija kohta. Kuna teil võib olla mitu sama tarnija toodet, tuleb tarnija nime ja aadressi teavet mitu korda korrata. See raiskab kettaruumi. Selle asemel salvestage tarnija teave ainult üks kord eraldi tabelisse Tarnijad ja seejärel linkige see tabel tabeliga Tooted.

Teine probleem selle kujundusega on ilmne, kui peate tarnija teavet muutma. Oletagem, et teil on vaja tarnija aadressi muuta. Kuna see esineb mitmes kohas, võite andmed muuta küll ühes kohas, kuid kogemata unustada seda teha teises kohas. Tarnija aadressi salvestamine ainult ühes kohas lahendab selle probleemi.

Lõpuks oletagem, et Coho Winery tarnib ainult ühte toodet ja soovite toote kustutada, kuid säilitada tarnija nime ja aadressi. Kuidas kustutaksite selle kujunduse abil tootekirje ilma tarnija teavet kaotamata? See pole võimalik. Kuna iga kirje sisaldab lisaks tarnijaga seotud faktidele ka toote kohta fakte, ei ole võimalik ühte kirjet ilma teist kustutamata kustutada. Nende faktide eraldi hoidmiseks jagage see tabel kaheks: esimene tooteteabe ja teine tarnijateabe jaoks. Seejärel kustutatakse tootekirje kustutamisel ainult toote kohta käivad andmed, mitte tarnija andmed.

Kui olete andmebaasitabeli teema valinud, peaksid selle tabeli veerud talletama ainult selle teema kohta käivaid fakte. Näiteks peaks tootetabelis talletama fakte ainult toodete, mitte tarnijate kohta.

Tabelis jälgitava teabe valimiseks kasutage varem loodud loendit. Näiteks võib tabel Kliendid sisaldada järgmist: Eesnimi, Perekonnanimi, Aadress, Saada meilisõnum, Tervitus ja Meiliaadress. Iga tabeli kirje (klient) sisaldab samu veerge, nii et talletate iga kliendi kohta täpselt sama teavet.

Looge oma esimene loend ning vaadake see läbi ja täpsustage seda. Jaotage teave kindlasti väikseimateks võimalikeks väljadeks. Näiteks kui teie algses loendis on väli Aadress, jaotage see aadressiväljaks Tänav, Linn, Maakond ja Sihtnumber või kui teie kliendid on globaalsed, veel rohkematele väljadele. Nii saate näiteks postitusi teha õiges vormingus või koostada aruande tellimuste kohta osariigi järgi.

Pärast iga tabeli andmeveergude piiritlemist olete valmis valima iga tabeli primaarvõtme.

Iga tabeli iga rea kordumatuks tuvastamiseks on vaja viisi. Kas mäletate varasemat näidet, kus kahel kliendil on sama nimi? Kuna nad jagavad nime, peate iga nime eraldi tuvastama.

Seega peaks iga tabel sisaldama veergu (või veergude kogumit), mis tuvastab iga rea kordumatult. Seda nimetatakse primaarvõtmeks ja see on sageli kordumatu number( nt töötaja ID või seerianumber). Access kasutab primaarvõtmeid mitme tabeli andmete kiireks seostamiseks ja andmete koondamiseks.

Mõnikord koosneb primaarvõti kahest või enamast väljast. Näiteks tabel Tellimuse üksikasjad, kus talletatakse tellimuste reaüksusi, võib primaarvõtmes olla kaks veergu: Tellimuse ID ja Toote ID. Kui primaarvõti sisaldab mitut veergu, nimetatakse seda ka koondvõtmeks.

Kui teil on juba tabelis oleva teabe ainuidentifikaator (nt tootenumbrid, mis tuvastavad kordumatult iga kataloogis oleva toote), kasutage seda, kuid ainult siis, kui väärtused vastavad primaarvõtmete puhul järgmistele reeglitele.

• Iga kirje identifikaator on alati erinev. Duplikaatväärtused pole primaarvõtmes lubatud.

• Üksusel on alati väärtus. Igal teie tabeli kirjel peab olema primaarvõti. Kui kasutate võtme loomiseks mitut veergu (nt osapere ja osa number), peavad mõlemad väärtused alati olemas olema.

• Primaarvõti on väärtus, mis ei muutu. Kuna võtmetele viitavad teised tabelid, tähendab iga muudatus ühes tabelis primaarvõtme muutmist kõikjal, kus sellele viidatakse. Sagedased muudatused suurendavad vigade ohtu.

Kui teil pole ilmset identifikaatorit, kasutage primaarvõtmena suvalist kordumatut numbrit. Näiteks saate igale tellimusele määrata kordumatu tellimusenumbri ainult tellimuse tuvastamiseks.