Ekspordiviisardi abil saate eksportida andmeid Access andmebaasist failivormingusse, mida saab lugeda Excel. Selles artiklis kirjeldatakse, kuidas andmeid Excel ette valmistada ja eksportida. Samuti leiate siit tõrkeotsingu näpunäiteid levinumate probleemide lahendamiseks.
Selle artikli teemad
Andmete eksportimine Excel: põhitõed
Andmete eksportimisel Excel loob Access valitud andmetest koopia ja seejärel salvestab kopeeritud andmed faili, mida saab avada Excel. Kui kopeerite Access andmeid sageli Excel, saate eksporditoimingu üksikasjad salvestada edaspidiseks kasutamiseks ja isegi ajastada eksporditoimingu määratud intervalliga automaatselt käivituma.
Levinumad andmete Excel eksportimise stsenaariumid
-
Teie osakond või töörühm kasutab andmetega töötamiseks nii Access kui ka Excel. Salvestate andmed Access andmebaasidesse, kuid kasutate andmete analüüsimiseks ja analüüsitulemuste levitamiseks Excel. Teie meeskond ekspordib praegu andmeid Excel nagu ja millal nad peavad, kuid soovite muuta selle protsessi tõhusamaks.
-
Olete Access kauaaegne kasutaja, kuid teie ülemus eelistab andmetega töötada Excel. Regulaarsete intervallide järel kopeerite andmed Excel, kuid soovite aja säästmiseks selle protsessi automatiseerida.
Andmete eksportimine Excel
-
Access ei sisalda Excel vormingus käsku Salvesta nimega. Andmete kopeerimiseks Excel peate kasutama selles artiklis kirjeldatud ekspordifunktsiooni või kopeerima Access andmed lõikelauale ja seejärel kleepima Excel arvutustabelisse.
-
Eksportida saate tabeleid, päringuid, vorme ja aruandeid. Valitud kirjeid saab eksportida paljusid kirjeid sisaldavas vaates (nt arvutustabelis).
-
Excel sisaldab käsku andmete importimiseks Access andmebaasist. Seda käsku saate kasutada Access ekspordikäsu asemel; kuid Excel importimiskäsk võimaldab importida ainult tabeleid või päringuid. Lisateavet leiate Excel spikriartiklist Välisandmetega ühenduse loomine (importimine).
-
Makrosid ega mooduleid ei saa Excel eksportida. Kui ekspordite vormi, aruande või andmelehe, mis sisaldab alamvorme, alamaruandeid või alamandmelehti, eksporditakse ainult põhivorm, -aruanne või -andmeleht. Eksporditoimingut tuleb korrata iga alamvormi, alamaruande ja alamandmelehe puhul, mida soovite Excel eksportida.
-
Ühe eksporditoiminguga saate eksportida vaid ühe andmebaasiobjekti. Pärast üksikute eksporditoimingute lõpuleviimist saate aga Excel ühendada mitu töölehte.
Eksporditoimingu ettevalmistamine
Enne eksporditoimingut on soovitatav eksporditavad andmed üle vaadata ja veenduda, et need ei sisalda veatähiseid ega vigaseid väärtusi. Tõrgete korral proovige need enne andmete Excel eksportimist lahendada. Muidu võivad eksporditoimingu ajal ilmneda probleemid ja Excel töölehe lahtritesse võidakse sisestada tühiväärtused. Lisateavet probleemide kohta, mis võivad tekkida Excel eksportimisel, leiate jaotisest Tõrkeotsing puuduvate ja valede väärtuste korral.
Kui lähteobjekt on tabel või päring, saate andmed eksportida koos või ilma vorminguta. Vastav valik mõjutab tulemuseks saadud töövihiku kahte aspekti – eksporditavate andmete hulka ja andmete kuvamise vormingut. Järgnev tabel kirjeldab vormindatud ja vormindamata andmete eksportimise tulemit.
|
Eksport |
Lähteobjekt |
Väljad ja kirjed |
Vorming |
|---|---|---|---|
|
Vorminguta |
Tabel või päring Märkus.: Vorme ja aruandeid ei saa ilma nende vorminguta eksportida. |
Kõik põhiobjekti väljad ja kirjed eksporditakse. |
Selle toimingu käigus ignoreeritakse atribuudi Vorming sätteid. Otsinguväljade korral eksporditakse ainult otsingu ID väärtused. Hüperlingiväljade sisu eksporditakse tekstiveeruna, kus lingid on kuvatud vormingus kuvatav_tekst#aadress#. |
|
Vorminguga |
Tabel, päring, vorm või aruanne |
Eksporditakse ainult need väljad või kirjed, mis on praeguses vaates või objektis kuvatud. Filtreeritud kirjeid, peidetud veerge andmelehel ja vormis või aruandes mittekuvatavaid välju ei ekspordita. |
Viisard peab kinni atribuudi Vorming sätetest. Otsinguväljade korral eksporditakse otsinguväärtused. Hüperlingiväljade korral eksporditakse väärtused hüperlinkidena. Rikkaliku teksti väljade korral eksporditakse küll tekst, kuid vormingut mitte. |
Valige sihttöövihik ja failivorming. Arvestage, et aruandeid saab eksportida vaid varasemas failivormingus (*.xls), mitte uuemas failivormingus (*.xlsx).
Eksporditoimingu ajal palub Access teil määrata sihttöövihiku nime. Järgmine tabel annab ülevaate, millal töövihik luuakse (kui seda veel pole) ja millal üle kirjutatakse (kui see on juba olemas).
|
Kui sihttöövihik |
ja lähteobjekt on |
ning soovite eksportida |
siis |
|---|---|---|---|
|
Pole olemas |
Tabel, päring, vorm või aruanne |
Andmed koos või ilma vorminguta |
Töövihik luuakse eksporditoimingu käigus. |
|
Juba olemas |
Tabel või päring |
Andmed, kuid mitte vormingut |
Töövihikut ei kirjutata üle. Töövihikusse lisatakse uus tööleht, millele pannakse selle objekti nimi, kust andmeid eksporditakse. Kui samanimeline tööleht on töövihikus juba olemas, Access teil palutakse vastava töölehe sisu asendada või uuele lehele mõni muu nimi määrata. |
|
Juba olemas |
Tabel, päring, vorm või aruanne |
Andmed koos vorminguga |
Töövihiku andmed kirjutatakse eksporditavate andmetega üle. Kõik olemasolevad töölehed eemaldatakse ja luuakse uus tööleht, millel on eksporditud objektiga sama nimi. Excel töölehe andmed pärivad lähteobjekti vormingusätted. |
Andmed lisatakse alati uuele töölehele. Andmeid ei saa lisada ühelegi olemasolevale töölehele ega nimega vahemikku.
Eksporditoimingu käivitamine
-
Kui Excel sihttöövihik on avatud, sulgege see enne jätkamist.
-
Valige lähteandmebaasi navigeerimispaanil objekt, mida soovite eksportida.
Andmete osaline eksportimine
Kui objekt on tabel, päring või vorm ja soovite eksportida ainult osa andmetest, avage objekt andmelehevaates ja valige soovitud kirjed.
Vormi avamiseks andmelehevaates toimige järgmiselt.
-
Vormi avamiseks topeltklõpsake seda.
-
Paremklõpsake vormi ja seejärel klõpsake käsku Andmelehevaade. Kui see suvand pole saadaval, toimige järgmiselt.
-
Klõpsake käsku Kujundusvaade.
-
Atribuudilehe tööpaani kuvamiseks vajutage klahvi F4.
-
Valige atribuudilehe ülaosas olevast ripploendis suvand Vorm.
-
Seadke atribuudilehe menüü Vorming atribuudi Luba andmelehevaade väärtuseks Jah.
-
Klõpsake menüü Kujundus jaotises Vaated nuppu Andmelehevaade.
Märkus.: Aruannet ei saa osaliselt eksportida. Küll aga saate valida või avada tabeli või päringu, millel aruanne põhineb, ja seejärel eksportida osa selle objekti andmetest.
-
-
-
Klõpsake menüü Välisandmed jaotises Eksport nuppu Excel.
-
Vaadake dialoogiboksis Eksportimine – Excel arvutustabel üle Excel töövihiku soovitatud failinimi (Access kasutab lähteobjekti nime). Soovi korral saate failinime muuta.
-
Valige väljal Failivorming soovitud failivorming.
-
Kui ekspordite tabelit või päringut ning soovite eksportida vormindatud andmeid, märkige ruut Ekspordi andmed koos vormingu ja paigutusega. Lisateavet leiate jaotisest Eksporditoimingu ettevalmistamine.
Märkus.: Kui ekspordite vormi või aruannet, on see suvand alati valitud, kuid pole saadaval (kuvatakse tuhmina).
-
Sihttöövihiku Excel kuvamiseks pärast eksporditoimingu lõpuleviimist märkige ruut Ava sihtfail pärast eksporditoimingu lõpuleviimist .
Kui lähteobjekt on avatud ja valisite enne eksporditoimingu alustamist vaates vähemalt ühe kirje, võite märkida ruudu Ekspordi ainult valitud kirjed. Kui soovite eksportida kõiki selles vaates kuvatud kirjeid, jätke see ruut tühjaks.
Märkus.: Kui kirjeid pole valitud, pole see märkeruut saadaval (on tuhm).
-
Klõpsake nuppu OK.
Kui eksporditoiming nurjub tõrke tõttu, Access kuvab tõrke põhjust kirjeldava teate. Muul juhul ekspordib Access andmed ja avab olenevalt 7. juhises tehtud valikust sihttöövihiku Excel. Access seejärel kuvab dialoogiboksi, kus saate luua määrangu, mis kasutab eksporditoimingu üksikasju.
Mida on importimise kohta veel vaja teada?
-
Lisateavet selle kohta, kuidas salvestada ekspordi üksikasju määrangusse, mida saate hiljem uuesti kasutada, leiate artiklist Impordi- ja eksporditoimingu üksikasjade salvestamine määranguna.
-
Lisateavet selle kohta, kuidas käitada salvestatud ekspordimäärangud, leiate artiklist Salvestatud impordi- või eksporditoimingu käivitamine.
-
Lisateavet selle kohta, kuidas ajastada määranguid käivituma konkreetsetel aegadel, leiate artiklist Impordi- või eksporditoimingu ajastamine.
-
Lisateabe saamiseks määrangu nime muutmise, määrangute kustutamise või lähtefailide nimede värskendamise kohta määrangutes lugege artiklit Andmetoimingute haldamine.
Tõrkeotsing puuduvate ja valede väärtuste korral
Järgmine tabel kirjeldab erinevaid võimalusi levinumate tõrgete tõrkeotsingu sooritamiseks.
Näpunäide.: Kui leiate, et mõni väärtus on puudu, parandage need Excel töövihikus. Muul juhul parandage lähteobjekt Access andmebaasis ja korrake eksporditoimingut.
|
Probleem |
Kirjeldus ja lahendus |
|---|---|
|
Arvutuslikud väljad |
Arvutuslike väljade tulemused eksporditakse; arvutusi teostavaid alusavaldisi ei ekspordita. |
|
Mitme väärtusega väljad |
Mitut väärtust toetavad väljad eksporditakse semikoolonitega (;) eraldatud väärtuseloenditena. |
|
Pildid, objektid ja manused |
Graafikaelemente (nt logod, OLE-objektiväljade sisu ning manused, mis on osa lähteandmetest) ei ekspordita. Saate need lisada töölehele käsitsi, kui eksporditoiming on lõpule viidud. |
|
Graphi diagrammid |
Kui ekspordite vormi või aruande, mis sisaldab Microsoft Graphi objekti, siis graafikuobjekti ei ekspordita. |
|
Andmed vales veerus |
Nullväärtused loodaval töölehel asendatakse mõnikord andmetega, mis peaksid olema järgmises veerus. |
|
Puuduvad kuupäevaväärtused |
Kuupäevaväärtusi, mis on varasemad kui 1. jaanuar 1900, ei ekspordita. Vastavad lahtrid töölehel sisaldavad tühiväärtust. |
|
Puuduvad avaldised |
Väärtuste arvutamiseks kasutatavaid avaldisi ei ekspordita Excel. Eksporditakse ainult arvutuste tulemid. Lisage valem pärast eksporditoimingu lõpuleviimist käsitsi Excel töölehele. |
|
Puuduvad alamvormid, alamaruanded ja alamandmelehed |
Kui ekspordite vormi või andmelehe, eksporditakse ainult põhivorm või põhiandmeleht. Korrake eksporditoimingut iga eksporditava alamvormi, alamaruande ja alamandmelehe jaoks. |
|
Puuduvad või valesti vormindatud veerud |
Kui ükski loodud töölehe veerg ei paista olevat vormindatud, korrake eksporditoimingut ning veenduge, et olete viisardis märkinud ruudu Ekspordi andmed koos vormingu ja paigutusega. Kui lähteobjektist erinevalt näib, et ainult mõned veerud on vormindatud erinevalt, rakendage Excel käsitsi soovitud vorming. Veeru vormindamine Excel
|
|
Veeru väärtus # |
Veerus, mis vastab vormi Jah/ei-väljale, võite näha väärtust #. Selle põhjuseks võib olla eksporditoimingu käivitamine navigeerimispaanilt või vormivaates. Probleemi lahendamiseks avage vorm enne andmete eksportimist andmelehevaates. |
|
Veatähised või vigased väärtused |
Kontrollige, et lahtrites poleks veatähiseid (rohelised kolmnurgad nurkades) ega vigaseid väärtusi (õigete andmete asemel kuvatakse märgiga # algavad stringid). |
