"Voit saada sen hyvin, nopeasti tai halvalla. Valitse kaksi."
Insinöörit ovat sanoneet tämän projektipäälliköille vuosikymmeniä.
Hieman eri termein kussakin projektissa on ajan, rahan ja laajuuden "kolmio" – et voi muuttaa yhtä kolmiota ilman, että se vaikuttaisi ainakin yhteen muuhun. Projektipäällikön tehtävänä on pitää kolmio tasapainossa.
Toimintaohjeet Kun ongelma ilmenee, etsi se ensin projektikolmiosta: liittyykö siihen aika (aikataulu), raha (budjetti) vai laajuus? Seuraavaksi selvitä, mitä kolmion kylkiä voit muuttaa ja mitkä "kiinteät" paikoilleen. Kolmanneksi säädä voitavaa määrää ongelman korjaamiseksi ja projektin optimoimiseksi. Neljänneksi, viimeistele projekti ja juhli!
Artikkelin sisältö
- Aika + raha + laajuus = laatu
- Tiedä, mitä et voi muuttaa
- Aikataulun optimointi
- Budjetin optimointi
- Laajuuden optimointi
- Lisätietoja projektinhallinnasta
Aika + raha + laajuus = laatu
Projektikolmio tunnetaan myös nimellä "rautakolmio" ja vähemmän runollisesti "kolmoisrajoitteet". Kutsuitpa sitä miksi tahansa, se tarkoittaa samaa asiaa: et voi muuttaa projektin budjettia, aikataulua tai laajuutta ilman, että se vaikuttaa ainakin yhteen kahdesta muusta osasta
Joitakin esimerkkejä siitä, miten se toimii:
- Jos haluat aikaistaa valmistumispäivää (aikaa), voit käyttää enemmän resursseja (rahaa), jotta saat työn valmiiksi nopeammin, tai vähentää ominaisuuksia (laajuus), jolloin tehtävä on vähemmän aikaa ennen uutta määräaikaa.
- Jos haluat saada projektin valmiiksi budjetissa (kustannus), voit päästä eroon ylitöistä ja saada projektin valmiiksi myöhemmin (aika) tai vähentää ominaisuuksia (laajuus).
- Jos haluat lisätä tuotteeseen ominaisuuksia (laajuus), voit pidentää määräaikaa, jotta uudelle työlle jää aikaa (aika), tai lisätä henkilöitä, jotta se valmistuu nopeammin (kustannus). Voit myös tehdä molemmat.
Laatu on projektikolmion neljäs osa. Se on keskellä, missä mikä tahansa muutos mihin tahansa sivuun vaikuttaa siihen.
Jos esimerkiksi olet aikataulusta edellä, voit ehkä korvata leikkuuominaisuudet tai vapauttaa enemmän aikaa olemassa oleviin tehtäviin. Kun aikaa ja laajuutta on lisätty, lopputuloksena saattaa olla parempi tuote.
Yksi keskeinen seikka: Laadulle ei ole olemassa yleismaailmallista standardia. Laatu määritetään projektissa itsessään. Joillekin yrityksille projektin pitäminen budjetissa on tärkein laadun mittari. Toisille sen saaminen markkinoille ajoissa on tärkeämpää. Projektipäällikön on tiedettävä, miten laatu määritellään organisaatiossa ja projektissa.
Edellisessä esimerkissä voit yksinkertaisesti saada tuotteen valmiiksi etuajassa vähemmillä ominaisuuksilla ja saada sen markkinoille kilpailijoita nopeammin. Tämä saattaa olla oman yrityksesi projektin laadun määritelmä.
Sivun alkuun
Tiedä, mitä et voi muuttaa
Useimmissa projekteissa vähintään yksi kolmion kylki on kiinteä paikoillaan. Et voi muuttaa sitä.
Ehkä budjetti ei ole neuvoteltavissa. (Kuulostaako tutulta?) Tai ehkä tuotteen on ehdottomasti tultava myyntiin tiettyyn päivämäärään mennessä. Ehkä molemmat ovat totta.
Usein projektin kiinteät elementit sanelevat projektipäällikön yläpuolelta, muttei aina. Joskus on omien harteidesi vastuulla päättää, mikä elementti on tärkeintä projektin onnistumisen kannalta. Ja sinun on todella tehtävä tämä selväksi, kun ongelmia ilmaantuu (ja niitä ilmenee aina).
Kun ongelma ilmenee kiinteällä puolella, toimintatapa on usein selvä. Jos esimerkiksi huomaat, että ohjelmiston ominaisuuden valmistuminen kestää ennakoitua kauemmin, ja olet allekirjoittanut sopimuksen, jossa olet sitoutunut toimittamaan kyseisen ominaisuuden (laajuuden), sinun on joko siirrettävä valmistumispäivää tai lisättävä resursseja, jotta se valmistuu ajoissa.
Joskiinteä puoli ja ongelmapuoli ovat erilaisia, älä luovuta. Se on projektikolmion kauneus; Aina on tilaa muutoksille Jos projektisi täytyy esimerkiksi valmistua ajallaan ja sen laajuus on kasvanut, voit silti säätää kustannuksia lisäämällä resursseja.
Jos kolmion kaikki kolme kylkeä ovat juuttuneet, älä panikoi. Projekti voi olla vaikeuksissa, mutta sinä ainakin tiedät , että se on vaikeuksissa, ja sinulla on hyvät lähtökohdat miettiä uudelleen projektin tavoitteita tai laatustandardeja.
Sivun alkuun
Aikataulun optimointi
Ennemmin tai myöhemmin edessäsi on projekti, jonka on määrä ylittää joustamaton määräaika.
Varma tapa tiukentaa aikataulua on lyhentää kriittistä polkua, eli sellaisten tehtävien sarjaa, joiden viimeinen tehtävä valmistuu projektin valmistumispäivänä. Muiden tehtävien muuttaminen ei välttämättä lyhennä aikataulua, mutta kriittisen polun tehtävien muuttaminen lyhentää sitä. Voit lyhentää kriittistä polkua seuraavasti:
- Lyhennä tehtävien kestoa (pienennä laajuutta tai lisää resursseja).
- Nopeuta aikataulua: lisää tehtäviä päällekkäin, jotta käyttäjät voivat työskennellä niiden parissa samanaikaisesti (lisätä resursseja). Tätä taktiikkaa kannattaa käyttää lähempänä projektin alkua.
- Aikataulun tiivistäminen: Lisää resursseja, jotta tehtävät saadaan suoritettua päätökseen nopeammin (raha).
- Poista tehtäviä (pienennä laajuutta).
Aikataulun korjaamisella voi tietysti olla merkittäviä vaikutuksia projektin budjettiin, laajuuteen ja laatuun.
Sivun alkuun
Budjetin optimointi
Useimmissa projekteissa suurin osa budjetista muodostuu resurssikustannuksista: korvausperusteisista ja kiinteistä kustannuksista, jotka liittyvät työntekijöihin, laitteisiin ja materiaaleihin. Budjetissa pysyminen voi edellyttää erittäin vaikeita valintoja:
- Pienennä projektin laajuutta siten, että siinä on vähemmän ja vähemmän lyhyempiä tehtäviä, joissa tarvitaan resursseja.
- Poista resursseja.
- Varmista, että korvaukset, korvaukset ja ylityöt ovat asianmukaisia.
- Varmista, että resurssit sopivat työhön parhaiten.
- Korvaa kallis resurssi halvemmalla.
Kustannusten saaminen hallintaan voi aiheuttaa määräajan siirtämistä tai projektin laajuuden leikkaamista. Jos et esimerkiksi salli tehtävien ylityötä, saatat huomata, että päättymispäivä siirtyy kuukaudella. Jos pienennät projektin laajuutta, valmistumispäivä saattaa siirtyä myöhemmäksi.
Sivun alkuun
Laajuuden optimointi
Voisitko säästää rahaa tekemällä sillan, joka on muutaman metrin lyhyempi kuin joki, jonka yli se ulottuu? Ei tietenkään. Joskus projektin laajuus ei muutu, joten sinun on tehtävä muita toimia:
- Lisää resursseja varmistaaksesi, että kaikki tehtävät on suoritettu loppuun (kustannus).
- Leikkaa pois tehtävät, jotka eivät ole kriittisellä polulla, jos niitä on (kustannus).
- Lisää tehtäviä tai lisää tehtävien kesto (kustannus).
- Pidennä määräaikaa, jotta kaikille tehtäville jää aikaa nykyisellä resurssitasolla (aika).
Sivun alkuun