Työpaikan tai oppilaitoksen tilin Microsoft 365 -ryhmät luominen ja päivittäminen

Ryhmien tietojen tarkasteleminen

• Ryhmän jäsenet voivat tarkastella tietoja tai poistua mistä tahansa ryhmästä käyttöoikeusryhmiä lukuun ottamatta.

• Ryhmän omistajat voivat tarkastella tietoja, luoda uuden ryhmän, lisätä, poistaa jäseniä, poistaa ryhmän tai uusia vanhenevia ryhmiä.

Ryhmän luominen työpaikan tai oppilaitoksen tilille

Et ehkä voi luoda ryhmiä organisaatiosi käytäntöjen mukaan. Ryhmiä on kahdenlaisia: 

• Microsoft 365. Tarjoaa yhteistyömahdollisuuksia antamalla jäsenille pääsyn jaettuun postilaatikkoon, kalenteriin, tiedostoihin, SharePoint-sivustoon ja muuhun. Tämän asetuksen avulla voit myös antaa organisaation ulkopuolisille henkilöille ryhmän käyttöoikeuden.

• Suojaus. Käytetään käyttäjäryhmän jaettujen resurssien jäsen- ja tietokonekäyttöoikeuden hallintaan. Voit esimerkiksi luoda käyttöoikeusryhmän tietylle suojauskäytännölle. Tällä tavoin voit antaa käyttöoikeudet kaikille jäsenille kerralla sen sijaan, että sinun pitäisi lisätä käyttöoikeudet kullekin jäsenestä yksitellen.

Uuden M365-ryhmän luominen  

1. Valitse myaccount.microsoft.com/groups Ryhmät-sivulla Luo M365-ryhmä. Modaalinen tulee näkyviin.

   

   

2. Anna tarvittavat tiedot. Jotkin asetukset eivät ehkä näy organisaatiosi käytäntöjen mukaan.  

   • Ryhmän nimi. Valitse selkeä, kuvaava nimi, jotta käyttäjät ymmärtävät ryhmän tarkoituksen 

   • Lähetä sähköpostialias. Tästä tulee ryhmän sähköpostiosoite (esimerkiksi emailalias@contoso.com), ja sen on oltava yksilöllinen organisaatiossasi. 

   • Ryhmän kuvaus. Lisää ryhmään valinnainen kuvaus. 

   • Luottamuksellisuustunniste. Valitse selite, jos haluat luokitella, kuinka arkaluonteinen ryhmän sisältö on, ja käyttää organisaation suojauskäytäntöjä. 

   • Ryhmän näkyvyys. Valitse, onko ryhmä julkinen (kuka tahansa organisaatiossasi voi liittyä siihen) vai Yksityinen (käyttäjät on hyväksyttävä liittymään). 

   • Lähetä tervetulosähköposteja. Lähetä uusille jäsenille tervetulosähköpostiviesti, kun he liittyvät ryhmään. Se auttaa uusia jäseniä pääsemään alkuun ja ymmärtämään ryhmän tarkoituksen.  

   • Jäsenet seuraavat ryhmäkeskusteluja automaattisesti. Jäsenet seuraavat ryhmää automaattisesti ja vastaanottavat ryhmän sähköpostiviestit ja kalenteritapahtumat omiin Saapuneet-kansioihinsa.  

   • Näytä ryhmän postilaatikko ja kalenteri Outlookissa. Tee ryhmän jaetusta postilaatikosta ja kalenterista jäsenten nähtävissä Outlookissa. 

   • Valtuutetut lähettäjät. Määritä, kuka saa lähettää viestejä ryhmälle. Jos se on tyhjä, kaikki jäsenet voivat lähettää viestejä ryhmälle.  

   • Piilota yleiseltä osoiteluettelolta. Estä ryhmän näkyminen organisaation osoitteistossa. 

   • Ota käyttöoikeusryhmän toiminnot käyttöön. Salli ryhmän käyttö myös sovellusten ja resurssien käytön hallintaan. Tätä asetusta ei voi poistaa käytöstä, kun se on otettu käyttöön. 

   • Salli organisaation ulkopuolisten henkilöiden lähettää ryhmälle sähköpostia. Anna ulkoisten lähettäjien lähettää ryhmälle sähköpostia. 

3. Valitse Luo. Uusi ryhmä luodaan kanssasi omistajana ja jäsenenä. Juuri luomasi ryhmä lisätään omistamieni ryhmien luetteloon. Koska olet jäsen, tämä ryhmä näkyy myös Ryhmät, jotka olen - luettelossa. 

Uuden käyttöoikeusryhmän luominen työpaikan tai oppilaitoksen tilille 

1. Valitse Ryhmät-sivulla Luo käyttöoikeusryhmä. Modaalinen tulee näkyviin. 
   

2. Anna tarvittavat tiedot:

   • Ryhmän nimi. Valitse selkeä, kuvaava nimi, jotta käyttäjät ymmärtävät ryhmän tarkoituksen

   • Ryhmän kuvaus (valinnainen). Lisää ryhmään valinnainen kuvaus.

   • Ryhmäkäytäntö. Voit sallia kaikkien liittyä ryhmään, edellyttää omistajan hyväksyntää tai sallia vain ryhmän omistajan lisätä jäseniä.

3. Valitse Luo. Uusi ryhmä luodaan kanssasi omistajana ja jäsenenä. Juuri luomasi ryhmä lisätään omistamieni ryhmien luetteloon. Koska olet jäsen, tämä ryhmä näkyy myös Ryhmät, jotka olen - luettelossa.

Aiemmin luodun ryhmän muokkaaminen

Kun olet luonut ryhmän, voit muokata sen tietoja, mukaan lukien päivittää suurimman osan aiemmin luoduista tiedoista ryhmätyyppiä lukuun ottamatta.

1. Valitse ryhmä, jota haluat muokata Ryhmät-sivulta, ja valitse sitten Muokkaa tietoja <group_name>-sivulla. Muokkaa tietoja -ruutu tulee näkyviin, ja voit päivittää ryhmän luomisen yhteydessä lisäämäsi tiedot.

2. Tee kaikki muutokset ja valitse sitten Päivitä.

Jäsenen lisääminen tai poistaminen

Voit lisätä tai poistaa jäseniä kaikissa omistamissasi ryhmissä lukuun ottamatta Exchangesta tai ennakkoon synkronoituja dynaamisia ryhmiä tai ryhmiä.

1. Valitse ryhmä, johon haluat lisätä jäseniä, ja valitse sitten + <group_name>-sivulla.
   

2. Etsi lisättävä jäsen Lisää jäseniä -ruudusta ja valitse sitten Lisää. Uudelle jäseneltä lähetetään kutsu organisaation sovellusten käytön aloittamiseksi.
   

3. Jos olet lisännyt jäsenen vahingossa tai jos jäsen on poistunut organisaatiosta, voit poistaa jäsenen valitsemalla poista jäsen jäsenen nimen vierestä <group_name>-sivulla.

Microsoft 365 -ryhmän uusiminen

Jos organisaatiosi sallii sen, voit uusia Microsoft 365 -ryhmän pidentäen vanhentumispäivääsi.

1. Valitse uusittava Microsoft 365 -ryhmä ja valitse sitten Uusi ryhmä.
   

2. Sulje vahvistusviesti valitsemalla OK . Kun olet päivittänyt sivun, näet päivitetyt Uusittu viimeksi- ja Ryhmän vanhentumispäivät .

Ryhmän poistaminen

Voit poistaa minkä tahansa oman ryhmän milloin tahansa. Jos poistat ryhmän vahingossa, sinun on kuitenkin luotava se ja lisättävä jäseniä uudelleen.

1. Valitse ryhmä, jonka haluat poistaa pysyvästi, ja valitse sitten <group_name>-sivulla Poista ryhmä .
   

2. Valitse vahvistusviestissä Kyllä . Ryhmä poistetaan pysyvästi.

Liittyminen olemassa olevaan ryhmään

Voit liittyä aiemmin luotuun ryhmään tai poistua siitä Ryhmät-sivulta.

1. Valitse Ryhmät-sivulla Liity ryhmään Ryhmät, jotka olen alueella. Liity ryhmiin -sivu tulee näkyviin.
   

2. Valitse Liity ryhmiin - sivulla sen ryhmän nimi, johon haluat liittyä, tarkastele ryhmän tietoja ja valitse sitten Liity ryhmään, jos ryhmä on käytettävissä. Jos ryhmä vaatii ryhmän omistajaa hyväksymään jäsenyyden, sinua pyydetään antamaan liiketoimintaperuste sille, miksi sinun on liityttävä ryhmään, ja valitse sitten Pyydä. Jos ryhmä ei edellytä hyväksyntää, sinut lisätään heti jäseneksi ja ryhmä näkyy Ryhmät, joissa olen - luettelossa.

3. Jos liityit ryhmään vahingossa tai jos sinun ei enää tarvitse olla osa sitä, voit valita ryhmän nimen Liity ryhmiin -sivulta ja valita sitten Poistu ryhmästä.
   

Seuraavat vaiheet

• Sovellusten käyttäminen Omat sovellukset-portaalissa

• Profiilitietojen muuttaminen