Jakaminen Outlookissa riippuu siitä, mitä haluat jakaa, ja sen mukaan, minkä tyyppisten käyttöoikeuksien haluat antaa henkilöille, joiden kanssa jaat sisältöä.
Voit esimerkiksi jakaa yksittäisen postilaatikon useille henkilöille, joissa kaikki saapuvat ja lähtevät viestit ovat kyseisestä postilaatikosta. Voit myös jakaa yhden tai useamman kansion tai koko postilaatikon muiden kanssa. Voit myös antaa muille mahdollisuuden hallita kalenteriasi tai postilaatikkoasi.
Kun myönnät jollekulle oikeuden hallita postilaatikkoasi, myönnät hänelle edustajan oikeudet. Tämä ylittää muokkausoikeudet, ja sen avulla joku voi lähettää tai vastata sähköposti- tai kalenterikohteisiin puolestasi. Erityistapauksissa voit jopa sallia postilaatikon ja kalenterin täyden hallinnan, jos edustajallasi on oikeus toimia käyttäjänä viestien tai tapahtumien luomisessa tai niihin vastaamisessa. Lisätietoja edustajista on artikkelissa Tietoja edustajista: Salli jonkun muun hallita sähköpostiasi ja kalenteriasi Outlookissa.
Jos ja miten voit käyttää näitä eri jakamisasetuksia Outlookissa, riippuu myös käyttämästäsi tilityypistä. Jotkin jakamisvaihtoehdot rajoittuvat esimerkiksi organisaatiossa käytettäviin työpaikan tai oppilaitoksen tileihin. Muilla asetuksilla, kuten kalenterin jakamisella, on laajempi käyttöoikeus, ja ne voidaan tehdä myös henkilökohtaisella tilillä, kuten Outlook.com tai Hotmail.com tilillä.
Vihje: Lisätietoja tileistä on artikkelissa Mitä eroa on Microsoft-tilillä ja työpaikan tai oppilaitoksen tilillä?
Eri tapoja jakaa Outlookissa
Alla olevassa taulukossa kuvataan eri tapoja jakaa Outlookissa, tarvittavan tilin tyyppi ja se, tarvitsetko organisaatiosi IT-järjestelmänvalvojaa määrittämään tämän puolestasi.
|
Jakamisen tyyppi |
Kuvaus |
Esimerkkejä eri tilanteista |
Tilin tyyppi |
Edellyttää IT-järjestelmänvalvojan määritystä |
|
Jaettu postilaatikko |
Jaettu postilaatikko tarjoaa ryhmän tai yksittäisen käyttöoikeuden koko postilaatikkoon. Tämä sisältää postilaatikon sisällön, kuten kansiot, kalenterit ja yhteystiedot. Kun ryhmän henkilö vastaa jaettuun postilaatikkoon lähetettyihin viestiin, sähköpostiviesti näyttää olevan jaetusta osoitteesta, ei yksittäiseltä käyttäjältä. Jaettujen postilaatikoiden käyttöoikeudet voivat vaihdella jäsenten välillä. |
Asiakaspalvelutiimi haluaa yhden postilaatikon, jossa kaikki saapuvat ja lähtevät sähköpostit lähetetään info@contoso.com. Kuka tahansa asiakaspalvelutiimin jäsen, jolla on jaetun postilaatikon käyttöoikeus, voi vastaanottaa viestejä ja vastata niihin. Vastaukset lähetetään aina info@contoso.com riippumatta siitä, kuka ryhmästä vastaa viestiin. |
Työpaikan tai oppilaitoksen tilit |
Kyllä, edellyttää järjestelmänvalvojan määritystä.Järjestelmänvalvoja määrittää käyttöoikeudet kaikille käyttäjille, jotka tarvitsevat käyttöoikeuden jaettuun postilaatikkoon. |
|
Jaetut kalenterit |
Jaetut kalenterit rajoittuvat postilaatikon kalenterikansioon. Voit jakaa kalenterisi yhden tai useamman henkilön kanssa. Käyttöoikeudet voivat vaihdella niiden henkilöiden välillä, joiden kanssa jaat kalenterisi, ja ne määräytyvät myös sen mukaan, mitä tiliä käytät kalenterin jakamiseen. Jotkin kalenterien jakamisen osa-alueet rajoittuvat vain työpaikan tai oppilaitoksen tileihin. |
Haluat ehkä jakaa kalentereita aikatauluttajien, johdon järjestelmänvalvojien, työtovereiden, ystävien, perheenjäsenten tai muiden luotettujen henkilöiden kanssa. |
Työpaikan tai oppilaitoksen ja henkilökohtaiset tilit |
Järjestelmänvalvojan määritystä ei tarvita. Useimmissa tapauksissa voit valita kalenterin, jonka haluat jakaa, ja määrittää käyttöoikeudet Outlookissa. Jos käytät työpaikan tai oppilaitoksen tiliä, voit myöntää edustajalle oikeuksia, joiden avulla edustaja voi lähettää kokouskutsuja ja vastata niihin puolestasi. |
|
Jaetut kansiot |
Valitse, haluatko jakaa yhden tai useamman postilaatikon kansion organisaation muiden käyttäjien kanssa. Voit määrittää kunkin henkilön käyttöoikeustason myöntämällä vain tarkastelu-, muokkaus- tai delegointioikeudet.Delegointioikeuksia on kahdenlaisia. Voit määrittää, että henkilöt lähetetään puolestasi, tai lähettää ne puolestasi. |
Skenaario 1: Haluat jakaa kansion, jossa näkyvät vain käyttöoikeudet. Hallitset esimerkiksi projektia ja haluat antaa työryhmäsi jäsenille käyttöoikeudet kaikkiin kyseisen kansion sähköposteihin. Voit antaa tälle henkilölle mahdollisuuden vastata viesteihin, mutta hän voi vastata vain itse, ei sinun puolestasi.Tilanne 2: Esimies määrittää edustajaoikeudet avustajalleen, jotta avustaja voi valvoa sähköpostiviestejä ja vastata niihin heidän puolestaan. Tai hän haluaa avustajan hallinnoivan postilaatikkoaan täydellisesti ja antavan hänelle lähetä käyttöoikeuksina. Kummassakin tapauksessa esimies voi jakaa koko postilaatikkonsa (kalenteri mukaan lukien) tai jakaa vain valitut kansiot. |
Työpaikan tai oppilaitoksen tilit |
Järjestelmänvalvojan määritys voi olla pakollinen sen mukaan, miten haluat muiden käyttää sitä. Voit jakaa kansioita organisaation muiden henkilöiden kanssa. Tähän sisältyy henkilön lisääminen edustajaksi ja lähettäminen käyttöoikeuksien puolesta . Jos haluat myöntää Lähetä käyttöoikeuksina -ominaisuuden jollekulle, sinun on kuitenkin otettava yhteyttä organisaatiosi Outlookin hallinnasta vastaavaan IT-järjestelmänvalvojaan, jotta voit määrittää tämän puolestasi. |
Oletko valmis aloittamaan jakamisen?
Valitse alta artikkeli jakamisen aloittamisesta.
