Aikataulun täyttäminen Vuorot-sovelluksessa

Artikkelin sisältö

• Vuorojen järjestäminen ryhmän mukaan

  Henkilöiden lisääminen aikatauluun

• Vuoron lisääminen

• Aikataulun jakaminen työryhmän kanssa

• Toisen aikataulun avaaminen

• Aikataulun kopioiminen

• Merkitsemisen määrittäminen vuoron mukaan

Vuorojen järjestäminen ryhmän mukaan

Aloita uudessa aikataulussa yhdestä nimettömästä ryhmästä, anna sille nimi, lisää siihen henkilöitä ja vuoroja. Voit lisätä tarvittaessa lisää ryhmiä ja antaa niille kaikki nimet. Ryhmän nimien avulla voit järjestää työryhmän jäsenet aikataulun mukaan roolin tai osaston mukaan. Hotellilla voi olla esimerkiksi seuraavat ryhmät: "Vastaanotto", "Huonepalvelu" ja "Palvelija".

Ryhmät kannattaa luoda ennen kuin aloitat henkilöiden lisäämisen aikatauluun. Ihmiset ja heidän vuorojaan ei voi siirtää ryhmästä toiseen.
 

Ryhmän lisääminen:

• Valitse Lisää ryhmä ja kirjoita ryhmän nimi.

Ryhmän nimeäminen tai nimeäminen uudelleen:

• Valitse Kirjoita ryhmän nimi tai aiemmin luodun ryhmän nimi ja kirjoita uusi nimi.

Kun olet luonut ryhmät, voit lisätä niihin henkilöitä.

Henkilöiden lisääminen aikatauluun

Järjestä aikataulu ryhmien mukaan, jotta voit lisätä henkilöitä oletusryhmään.

1. Etsi ryhmä, johon haluat lisätä henkilön, ja valitse Lisää henkilöitä ryhmään .
   
   
   

2. Kirjoita henkilön nimi tai sähköpostiosoite ja valitse hänet luettelosta.

3. Valitse Lisää.

4. Jatka henkilöiden lisäämistä tarvittaessa ja valitse sitten Sulje , kun olet valmis.

Vuoron lisääminen

Voit lisätä vuoron alusta alkaen:

1. Valitse sen henkilön riviltä, jolle olet määrittämässä työvuoroa, haluamasi päivämäärän alapuolella > Lisää vuoro tai kaksoisnapsauta tyhjää vuoroa.

2. Täytä vuoron tiedot. Harkitse teemavärin valitsemista asioiden järjestämiseksi.

3. Anna vuorolle nimi, jotta se on helppo erottaa muista vuoroista. Vuoron nimi on oletusarvoisesti sen alkamis- ja päättymisaika.

4. Lisää vuoron muistiinpanoja, kuten "tehtävät on tehtävä".

5. Lisää tauot tai lounas Aktiviteetit-osioon .

6. Valitse Tallenna , jos haluat tallentaa ilman jakamista, tai Jaa , jos olet valmis tallentamaan ja jakamaan vuoron tiimin kanssa.

Uuden vuoron perustaminen aiemmin luotuun vuoroon

Siirry sen henkilön riville, jolle olet määrittämässä työvuoroa. Valitse haluamasi päivämäärän alapuolella ja valitse sitten vaihto luettelosta. Jos luettelo on pitkä, voit etsiä haluamasi luettelon.

Vuoron kopioiminen toiseen aikataulun kohtaan

Valitse aiemmin luodussa vuorossa > Kopioi, siirry kohtaan, johon haluat lisätä vuoron, ja valitse > Liitä.

 Avoimen vuoron lisääminen

Lisää avoin työvuoro nyt ja määritä se jollekulle myöhemmin osana aikataulun suunnittelua tai jaa se tiimin kanssa, jotta käyttäjät voivat pyytää sitä.

1. Valitse Avaa vuorot -rivillä sen päivämäärän alapuolella, jolle olet luomassa vuoroa, , valitse sitten + Lisää vaihto aloittaaksesi alusta tai valitse olemassa oleva vuoro luettelosta uuden perustaksi.

2. Täytä vuoron tiedot, mukaan lukien niiden lähtö- ja saapumisaikojen määrä, jotka haluat antaa saataville. Voit etsiä kolikkopelien määrän liu'uttamalla Avaa vaihto -vaihtopainikkeen asentoon Käytössä.

3. Anna vuorolle nimi, jotta se on helppo erottaa muista vuoroista. Vuoron nimi on oletusarvoisesti alkamis- ja päättymisaika.

4. Lisää aktiviteetteja, kuten taukoja tai lounastaukoja.

5. Valitse Tallenna , jos haluat tallentaa ilman jakamista, tai Jaa , jos olet valmis tallentamaan ja jakamaan avoimen työvuoron tiimin kanssa.

   Huomautukset: Jos haluat muokata vuoroa sen jälkeen, kun olet jakanut sen tiimin kanssa, muista seuraavat asiat:

   • Jos muutat käytettävissä olevien lähtö- ja saapumisaikojen määrää, sinun on valittava Jaa. Et voi tallentaa muutoksia ja jakaa sitä myöhemmin.

   • Jos muutat työvuoron alkamis- tai päättymisaikaa, kaikki työvuoroa odottavat pyynnöt hylätään automaattisesti, kun jaat sen uudelleen tiimin kanssa.

Aikataulun jakaminen työryhmän kanssa

Kun teet muutoksia aikatauluun, voit valita, milloin muutokset jaetaan työryhmälle. Voit siirtää asioita aikataulussa, kunnes kaikki on kunnossa. Kaikki tekemäsi muutokset merkitään tähdellä (*)– Jaa tiimin kanssa -painikkeessa on myös tähti, vain muistuttaaksesi sinua jakamaan päivitykset työtovereiden kanssa.

Aikataulun jakaminen:

1. Valitse Jaa tiimin kanssa.
   
   

2. Varmista, että valittu aikaväli on se, jonka haluat jakaa.

3. Päätä, haluatko ilmoittaa koko tiimille vai vain henkilöille, joihin muutokset vaikuttavat.

4. Valitse Jaa.

Toisen aikataulun avaaminen

Näin voit avata eri aikataulun, jos sinulla on useampi kuin yksi tiimi:

1. Valitse Vuorot-kohdan vasemmassa yläkulmassa -valikko.

2. Valitse tiimi, jonka haluat alkavan työstää toista aikataulua.

Aikataulun kopioiminen

1. Valitse kopioi aikataulu sovelluksen oikeasta yläkulmasta.

2. Valitse kopioitavan aikajakson alkamis- ja päättymispäivät.

3. Valitse Vaihtomuistiinpanot, Vapaa-aika, Aktiviteetit tai Avaa vuorot , jos haluat sisällyttää ne.

4. Valitse Kopioi, niin kopioidun aikataulun alapuolella näkyy aikataulun kaksoiskappale. 

Merkitsemisen määrittäminen vuoron mukaan

Vuorolla merkitsemisen avulla voit tavoittaa työvuorossa olevat henkilöt reaaliaikaisesti. Teams määrittää automaattisesti käyttäjille, joiden tunnisteet vastaavat heidän aikatauluaan, ja siirtää ryhmän nimen Vuorot-sovelluksesta, mikä mahdollistaa dynaamisen roolipohjaisen viestinnän. Ilmoitukset lähetetään vain niille, jotka ovat vuorossa, kun tunnistetta käytetään keskustelun aloittamiseen tai kanavan julkaisuun.

Tunnisteen luominen vuoron mukaan: 

1. Siirry Teamsissa Vuorot-sovellukseen.

2. Luo vuororyhmiä ja nimeä ne määritteen, kuten roolin, mukaan. Esimerkiksi EngineerOnCall. Vuororyhmän nimi on tunnisteen nimi.

3. Täytä aikataulu määrittämällä työvuorot tiimiesi jäsenille. Kun olet valmis, valitse Vuorot-sovelluksen oikeassa yläkulmassa Jaa tiimin kanssa.

4. Odota 15 minuuttia, että ajoitetut vuorot täyttävät merkintäpalvelun.

5. Käytä tunnistetta missä tahansa, missä käytät tunnisteita Teamsissa.

Haluatko lisätietoja?

Lue lisää Vuorot-sovelluksesta

IT-järjestelmänvalvojille

Organisaatiosi Vuorot-sovelluksen hallinta