Tärkeää: Kuten heinäkuussa 2022 ilmoitettiin, FindTime-apuohjelma korvataan pian aikataulukyselyllä Outlookin alkuperäisenä ominaisuutena. Katso lisätietoja täältä.
Jos kokouksen järjestäjä on ottanut automaattisen ajoituksen käyttöön järjestäjän koontinäytössä, FindTime ajoittaa kokoukset automaattisesti heti, kun yhteisymmärrykseen päästään.
FindTime tarkistaa jatkuvasti konsensuksen kyselystä ja siitä, milloin se saavutetaan:
-
Kokous on ajoitettu.
-
Järjestäjälle ilmoitetaan asiasta.
-
Kyselyt lähetetään osallistujille.
Automaattisen ajoituksen säännöt
Näitä sääntöjä käytetään määrittämään, milloin kokous on ajoitettu automaattisesti:
-
Konsensuksen määrittämisessä käsitellään vain pakollisten osallistujien ääniä: valinnaisten osallistujien äänet hylätään.
-
Jos pakolliset osallistujat pääsevät yhteisymmärrykseen useasta kerrasta, valinnaisten osallistujien äänet otetaan sitten huomioon. Kokous on ajoitettu parhaaseen käytettävissä olevaan aikaan sekä pakollisille että valinnaisille osallistujille.
-
Jos useampi kuin yksi aika on oikeutettu, aikaisin aika on etusijalla ja se ajoitetaan automaattisesti.
Järjestäjä voi ajoittaa kokouksen, ennen kuin automaattinen ajoitus käynnistyy äänestyssivulla. Katso lisätietoja artikkelista Kokousten ajoittaminen manuaalisesti artikkelista FindTime-äänestyssivun käyttäminen .
Jos järjestäjä ei ole ottanut automaattista ajoitusta käyttöön, hän voi ajoittaa kokouksen manuaalisesti äänestyssivulle valitsemalla Aikataulu sopivaksi ajaksi.
Kalenterin pidot
Jos järjestäjä on ottanut kalenterin pidot käyttöön järjestäjän koontinäytössä, pidot poistetaan kaikki ajoittamattomat kokousajat, kun kokous ajoitetaan automaattisesti.
