Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .
Tiedostojoukon on joukko Aiheeseen liittyvät tiedostot, jotka voivat hallita kuin yhden kohteen. Voit luoda yhdellä kertaa tiedostojoukon ja määritä sen ominaisuuksia ja metatiedot.
Tiedostojoukon kuvaus
Henkilöiden tuottaa usein monenlaisia projektien liittyvien tiedostojen koko joukko. Joissakin tapauksissa tämän joukon asiakirjoja voi olla projektin tuloksen tai ”toimituksen”. Esimerkiksi asiantuntijapalveluita yritys voi tuottaa standard ”etäisyyttä kirja” kun hän vastata ehdotuksen pyynnön mahdollista asiakasohjelmassa. Etäisyys kirjan aina saattaa olla näiden laitteita ja tieto mukauttaa sen tietyn projektin mukaan:
-
Palveluyrityksen esittely
-
Vahvuuksien, heikkouksien, mahdollisuuksien ja uhkien (SWOT) analyysi
-
Liiketoimintasuunnitelma
-
Vertailuanalyysi
Muissa tapauksissa tällainen tiedostojoukko voi sisältää vain erilaisia tietoja, jotka tukevat suurempaa projektia ja johtavat jonkin muun asian luomiseen tai toimittamiseen. Esimerkiksi tuotantoyritys voi tuottaa kunkin valmistamansa tuotteen suunnitteluun, testaamiseen ja valmistukseen liittyvien tiedostojen standardijoukon.
Nämä tiedostot voi voi luoda, samaan aikaan tai vaiheet. Tiedostot on ehkä valmistettu tai tarkistetaan yhden henkilön tai usean käyttäjän. Kaikki asiakirjat voi olla saman muotoilun (esimerkiksi Word-asiakirjoja). Voit myös ehkä liittyä eri tiedostomuodossa (esimerkiksi, Word-asiakirjoja, OneNote-muistikirjat, PowerPoint-esityksiä, Visio-kaavioiden, excel-työkirjojen ja niin edelleen).
Tiedostojoukot voivat auttaa organisaatioita hallitsemaan projektejaan entistä paremmin. Tiedostojoukko järjestää useita toisiinsa liittyviä tiedostoja yhdeksi näkymäksi, jolloin niitä voidaan käsitellä ja hallita yhtenä kokonaisuutena. Kun luot uuden tiedostojoukon, luot itse asiassa uuden sisältötyypin. Sisältötyyppi on käytettävissä koko sivustokokoelmassa, ja voit määrittää uuden Tiedostojoukko-sisältötyypin kullekin erilaiselle monia tiedostoja sisältävälle kokoelmalle.
Kun Tiedostojoukko-sisältötyyppi lisätään kirjastoon, käyttäjät voivat luoda uusia tiedostojoukkoja samalla tavalla kuin yksittäisiä asiakirjoja.
Tiedostojoukon käyttö
Uusi Tiedostojoukko-sisältötyyppi sisältää useita ominaisuuksia, jotka helpottavat monta tiedostoa sisältävän kokoelman luomista ja hallintaa. Voit tehdä seuraavat toimet Tiedostojoukko-sisältötyypin määrityksen yhteydessä:
-
Mukauta tiedostojoukon aloitussivua tiedostojoukon, joka sisältää kaikki tiedot käyttäjän tarvitsemat joukkoa. Tervetuloa-sivu on Web-osa-sivun, joka voidaan määrittää projektitiedot tai resursseja, joiden avulla työryhmän jäseniä, jotka työskentelevät tiedostojoukon (esimerkiksi,, projektin aikajana, linkkejä, resursseja ja niin edelleen). Se näyttää myös tiedostot, jotka on lisätty Määritä luettelo.
-
Määritä oletusarvoinen sisältö , joka on luotu automaattisesti ja sisällyttää kunkin uuden esiintymän tiedostojoukon. Voit määrittää tiettyjen tiedostojen automaattisesti mukaan sekä malleilla, jotka käyttävät voidaan hallita sitä. Voit olla varma, että oletusarvo-tiedostot ovat oikeat sisältötyypit. Esimerkiksi jos organisaatiossa on mukautettu malleja määrättyjä tietoliikenteen käyttöön, voit ladata ne määrittäessäsi tiedostojoukon sisältötyypin.
-
Määritä sallitut sisältötyypit , joita tiedostojoukossa voi käyttää (esimerkiksi asiakirja-, kuva-, ääni- ja videotiedostot).
-
Määritä jaetut metatiedot ja metatietosarakkeet, jotka haluat joukon kaikkiin tiedostoihin. Metatiedot lisätään oletusarvoisiin tiedostoihin automaattisesti, kun tiedostojoukko luodaan, ja voit määrittää jaetut metatiedot näkymään aloitussivulla.
-
Määritä työnkulut , jota haluat käyttää tiedostojoukon. Voit käyttää vakio Tarkista tai hyväksynnän työnkulut tiedostojoukot ja koko tiedostojoukon etenee työnkulun vaiheet, jos se yhteen tiedostoon. Lisäksi organisaation voit kehittää mukautettuja työnkulkuja, tiedostojoukkoja.
-
Lähetä tiedostojoukot sisällönjärjestämistoiminnolle, joka reitittää ne kohdekansioon, sivustoon tai kirjastoon.
Kun lisäät Tiedostojoukko-sisältötyypin kirjastoon, sivuston käyttäjät voivat käyttää tuttuja tiedostonhallintaominaisuuksia sekä erityisiä Tiedostojoukko-ominaisuuksia.
Tiedostojoukon tekijät voivat:
-
luoda uusia usean tiedoston työtuotteita nopeasti ja helposti käyttämällä tiedostokirjaston Uusi tiedosto -komentoa
-
siepata versiohistorian tilannevedoksen tiedostojoukon senhetkisistä ominaisuuksista ja tiedostoista
-
aloittaa työnkulkuja koko tiedostojoukossa tai tiedostojoukon yksittäisissä kohteissa hallitakseen tavallisia tehtäviä, kuten tarkistusta ja hyväksyntää
-
lähettää tiedostojoukon linkin sähköpostitse
-
siirtää tai kopioida tiedostojoukon toiseen sijaintiin Lähetä-komennolla (kohde on määritettävä keskitetyssä hallinnassa)
-
hallita tiedostojoukon käyttöoikeuksia.
Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin
Luo ja määritä uusi tiedostojoukon sisältötyyppi
