Koontinäytön luominen ja jakaminen Excelin ja Microsoft-ryhmien avulla

Tietojen hakeminen

1. Voit kopioida ja liittää tiedot suoraan Exceliin tai voit määrittää kyselyn tietolähteestä. Tässä aiheessa olemme käyttäneet Myyntianalyysi-kyselyä Microsoft Accessin Northwind Traders -mallista. Jos haluat käyttää sitä, voit avata Accessin ja siirtyä Kohtaan Tiedosto > Uusi > Haku ja kirjoittamalla Haku-kohtaan "Northwind" ja luomalla mallitietokannan. Kun olet tehnyt tämän, voit käyttää kaikkia malliin sisältyviä kyselyjä. Olemme jo lisänneet nämä tiedot Excel-työkirjaan puolestasi, joten sinun ei tarvitse huolehtia, jos sinulla ei ole Accessia.

2. Varmista, että tiedot on jäsennetty oikein ilman puuttuvia rivejä tai sarakkeita. Kunkin rivin tulee edustaa yksittäistä tietuetta tai kohdetta. Lisätietoja kyselyn määrittämisestä tai tietojen käsittelystä on artikkelissa & Muunna Excelissä.

   

3. Muotoile tiedot Excel-taulukoksi, jos sitä ei ole vielä tehty. Kun tuot tiedot Accessista, ne tuodaan automaattisesti taulukkoon.

Pivot-taulukoiden luominen

1. Valitse mikä tahansa tietoalueen solu ja valitse sitten Lisää > Pivot-taulukko > Uusi laskentataulukko. Katso lisätietoja artikkelista Pivot-taulukon luominen laskentataulukon tietojen analysointia varten.

2. Lisää haluamasi pivot-taulukon kentät ja muotoile niitä haluamallasi tavalla. Tämä Pivot-taulukko on muiden pohjana, joten sinun kannattaa käyttää aikaa tyylin, raportin asettelun ja yleisen muotoilun muuttamiseen, jotta sinun ei tarvitse tehdä sitä useita kertoja. Lisätietoja on artikkelissa Pivot-taulukon asettelun ja muotoilun suunnitteleminen.

   Tässä tapauksessa on luotu tuoteluokkien mukaan lajiteltu ylätason myyntiyhteenveto, joka on järjestetty laskevaan järjestykseen Myynti-kentän mukaan.

   

   Saat lisätietoja artikkelista Pivot-taulukon tai pivot-kaavion tietojen lajittelu.

3. Kun olet luonut pivot-päätaulukon, valitse, kopioi se ja liitä se laskentataulukon tyhjille alueille niin monta kertaa kuin on tarpeen. Tässä esimerkissä pivot-taulukot voivat vaihtaa rivejä, mutta eivät sarakkeita, joten olemme sijoittaneet ne samalle riville ja jättäneet jokaisen taulukon viereen tyhjän sarakkeen. Sinun on kuitenkin ehkä sijoitettava pivot-taulukoita toisten taulukoiden alapuolelle, jos taulukoiden sarakkeet voivat laajentua.

   Tärkeää: Pivot-taulukot eivät voi mennä päällekkäin, joten varmista, että niiden välissä on riittävästi tilaa, jotta ne voivat laajentua ja supistua, kun arvot suodatetaan, lisätään tai poistetaan.

   Tässä vaiheessa haluat ehkä antaa Pivot-taulukoille merkitykselliset nimet, jotta tiedät, mitä ne tekevät. Muussa tapauksessa Excel antaa niille nimeksi Pivot-taulukko1, Pivot-taulukko2 ja niin edelleen. Voit valita kunkin taulukon, siirtyä Sitten Pivot-taulukon analysoiminen > Pivot-taulukkoon ja kirjoittaa sitten uuden nimen Pivot-taulukon nimi -ruutuun. Tämä on tärkeää, kun sinun on yhdistettävä pivot-taulukot osittajiin ja aikajanan ohjausobjekteihin.

   

Pivot-kaavioiden luominen

1. Napsauta mitä tahansa kohtaa ensimmäisessä Pivot-taulukossa, siirry Pivot-taulukon analysoiminen > työkalut > Pivot-kaavio ja valitse sitten kaaviolaji. Valitsimme yhdistelmäkaavion, jossa myynti on yhdistelmäpylväskaavio ja % yhteensä2-akselille piirrettynä viivakaaviona.

   

2. Valitse kaavio ja valitse sitten haluamasi koko ja muotoilu Pivot-kaavion Analysoi-, Rakenne- ja Muotoile-välilehdistä. Lisätietoja on artikkelissa Kaavioiden muotoilusarja.

3. Toista sama menettely jokaisen jäljellä olevan pivot-taulukon kohdalla.

4. Nyt on myös hyvä aika nimetä pivot-kaaviot uudelleen. Siirry Pivot-kaavion analysoiminen > Pivot-kaavioon ja kirjoita sitten uusi nimi Kaavion nimi - ruutuun.

Osittajien ja aikajanan lisääminen

Osittajien ja aikajanojen avulla voit nopeasti suodattaa Pivot-taulukot ja Pivot-kaaviot niin, että näet vain sinulle merkitykselliset tiedot.

1. Valitse mikä tahansa Pivot-taulukko ja siirry pivot-taulukkoon Analysoi > Suodata > Lisää osittaja ja valitse sitten jokainen kohde, jota haluat käyttää osittajana. Tässä koontinäytössä valittiin Luokka, Tuotteen nimi, Työntekijä ja Asiakkaan nimi. Kun valitset OK, osittajat lisätään näytön keskelle pinottuina päällekkäin, joten sinun on järjestettävä ja muutettava niiden kokoa tarpeen mukaan.

   

2. Osittajan asetukset: Jos napsautat mitä tahansa osittajaa, voit siirtyä Osittaja-välilehteen ja valita erilaisia vaihtoehtoja, kuten Tyyli ja näytettävien sarakkeiden määrä. Voit tasata useita osittajia valitsemalla ne ctrl+ykköspainikkeella ja käyttämällä sitten Tasaatyökalut Osittajatyökalut -välilehdessä.

3. Osittajan Connections: Osittajat yhdistetään vain pivot-taulukkoon, jota käytit niiden luonnissa, joten sinun on valittava kukin osittaja ja siirry sitten Osittaja > Osittaja > Raportti-Connections ja tarkista, mitkä Pivot-taulukot haluat yhdistää kuhunkin. Osittajat ja aikajanat voivat hallita pivot-taulukoita missä tahansa laskentataulukossa, vaikka laskentataulukko olisi piilotettu.

   

4. Aikajanan lisääminen: Valitse mikä tahansa Pivot-taulukko ja siirry pivot-taulukkoon Analysoi > Suodata > Lisää aikajana ja valitse sitten kaikki kohteet, joita haluat käyttää. Tässä koontinäytössä valittiin Tilauspäivä.

5. Aikajanan asetukset: Napsauta Aikajanaa, siirry Aikajana-välilehteen ja valitse asetukset, kuten Tyyli, Ylätunniste ja Kuvateksti. Valitse Raportin yhteydet aikajanan linkittämiseksi haluamaasi pivot-taulukkoon.

Lue lisätietoja osittajista ja aikajanan ohjausobjekteista.

Seuraavat vaiheet

Koontinäyttö on nyt toiminnallisesti valmis, mutta sinun on todennäköisesti järjestettävä se haluamallasi tavalla ja tehtävä lopulliset muutokset. Haluat ehkä esimerkiksi lisätä raportin otsikon tai taustan. Koontinäytössä lisäsimme muotoja Pivot-taulukoiden ympärille ja poistamme otsikot ja ruudukot käytöstä Näytä-välilehdessä .

Varmista, että testaat jokaisen osittajien ja aikajanojen avulla, että Pivot-taulukot ja Pivot-kaaviot toimivat haluamallasi tavalla. Saatat joutua tilanteisiin, joissa tietyt valinnat aiheuttavat ongelmia, jos yksi Pivot-taulukko haluaa säätää ja limittäistä toista taulukkoa, mitä se ei voi tehdä ja näyttää virhesanoman. Nämä ongelmat on korjattava ennen koontinäytön jakamista.

Kun koontinäytön määritys on valmis, saat lisätietoja sen jakamisesta napsauttamalla Jaa koontinäyttö -välilehteä tämän ohjeaiheen yläosassa.

Olet nyt luonut uuden koontinäytön. Tässä vaiheessa näytetään, miten voit määrittää Microsoft-ryhmän jakamaan koontinäytön. Tässä annettuja ohjeita noudattamalla voit kiinnittää koontinäytön ryhmäsi SharePoint-tiedostokirjaston yläosaan, jolloin käyttäjät voivat käyttää sitä helposti milloin tahansa.

Koontinäytön tallentaminen ryhmään

Jos et ole vielä tallentanut raporttinäkymän työkirjaa ryhmään, siirrä se sinne. Jos se on jo ryhmän tiedostokirjastossa, voit ohittaa tämän vaiheen.

1. Siirry ryhmään joko Outlook 2016:ssa tai Outlookin verkkoversiossa.

2. Voit käyttää ryhmän tiedostokirjastoa valitsemalla ryhmän kortissa Tiedostot .

3. Valitse Tiedostot > Lataa > Tiedostot, selaa ja valitse raporttinäkymän työkirja ja lataa se sitten tiedostokirjastoon valitsemalla Avaa .

Lisääminen ryhmän SharePoint Online -ryhmäsivustoon

1. Siirry ryhmän SharePoint Online -ryhmäsivustoon. Valitse Outlookin Viestintä-ryhmässäTiedostot.

2. Valitse vasemmalla olevassa siirtymisruudussa Tiedostot.

3. Etsi koontinäytön työkirja ja valitse valintaympyrä nimen vasemmalla puolella.

4. Kun koontinäyttötyökirja on valittuna, valitse Kiinnitä alkuun.

Nyt kun käyttäjät tulevat SharePoint Online -ryhmäsivuston Tiedostot-sivulle , raporttinäkymän laskentataulukko on siellä ylhäällä. He voivat valita sen ja käyttää helposti koontinäytön nykyistä versiota.