Jos työryhmäsi käyttää jakeluluetteloita, tiedostojen jakamista ja muistiinpanojen yhteiskäytöstä asioiden Microsoft 365 -ryhmätOutlook. Microsoft 365 -ryhmät on tehokas ja tuottoisa käyttöympäristö, joka tuo keskustelut ja kalenterin Outlookista, tiedostot SharePointista, tehtävät Plannerista ja jaetun OneNote-muistikirjan yhteen yhteistyötilaan tiimiä varten.

Kun seuraat ryhmää, kaikki sähköpostiviestit ja kokouskutsut lähetetään suoraan Saapuneet-kansioosi. Ne tallennetaan myös ryhmäkansioosi. Sinun ei siis tarvitse huolehtia sisällön poistamisesta vahingossa tai luoda sääntöä, joka siirtää postin Saapuneet-kansiosta yksityiseen kansioon. Voit poistaa viestin Saapuneet-kansiosta sen lukemisen jälkeen ja viestistä on silti kopio turvallisesti tallessa haettavassa ryhmäkansiossa; itse asiassa kaikki viestit ryhmän alusta lähtien ovat tallennettuina ryhmäkansiossa. Vaikka et olisi ollut jäsen ryhmän alussa, näet liittymisen jälkeen ryhmän koko historian.

Vihje: Jos et ole vielä aloittanut Microsoft 365 -ryhmät, lue ensin kohta Ryhmien käytön Microsoft 365 aloittaminen Outlook.

Vinkit, miten saat Microsoft 365 -ryhmätOutlook

  1. Ryhmien käyttö jakeluluetteloiden kaltaista    Saapuneet-kansioon tulee uusia sähköpostiviestejä ja kokouspyyntöjä, ja kaikki ryhmälle lähetetyt viestit toimitetaan kaikille ryhmän jäsenille jakeluluettelon mukaisesti. Mikä tahansa Outlook tai Outlookin verkkoversio versio toimii. Aloita viestintä kirjoittamalla ryhmän sähköpostiosoite sähköpostiviestin Vastaanottaja-riville.

    Huomautus: Kun luot ryhmän, valitse Lähetä kaikki ryhmäkeskustelut -valintaruutu, jotta kaikki jäsenet saavat ryhmän sähköpostiviestien kopiot Saapuneet-kansioonsa.

  2. "Lisää suosikkeihin" ryhmäsi pikakäyttötoimintoon    Siirtymisruudun Outlook-kohdassa näkyvät ryhmät, joiden omistat ja/tai joiden jäsen olet. Napsauta ryhmää hiiren kakkospainikkeella ja siirrä se siirtymisruudun yläreunaan valitsemalla Lisää suosikkeihin.

    Suosikkiluettelo, jossa on kaksi ryhmää korostettuna

    Suosikkeihin lisäämisen myötä sisältöä voi käyttää myös offline-tilassa.

  3. Viestejä ei tarvitse enää siirtää yksityiseen kansioon    Kun seuraat ryhmää, kaikki sähköpostiviestit ja kokouskutsut lähetetään suoraan Saapuneet-kansioosi. Ne tallennetaan myös ryhmäkansioosi. Sinun ei siis tarvitse huolehtia sisällön poistamisesta vahingossa tai luoda sääntöä, joka siirtää postin Saapuneet-kansiosta yksityiseen kansioon. Voit poistaa viestin Saapuneet-kansiosta sen lukemisen jälkeen ja viestistä on silti kopio turvallisesti tallessa haettavassa ryhmäkansiossa; itse asiassa kaikki viestit ryhmän alusta lähtien ovat tallennettuina ryhmäkansiossa. Vaikka et olisi ollut jäsen ryhmän alussa, näet liittymisen jälkeen ryhmän koko historian.

    Jos et halua, että sähköposti tulee Saapuneet-kansioosi, lopeta ryhmän seuraaminen (mutta pysy mukana). Posti toimitetaan yhä ryhmäkansioosi mutta ei Saapuneet-kansioon.

  4. Ryhmän kokoukset on helppo aikatauluttaa    Kun valitset jonkin ryhmän siirtymisruudussa, näet näytön ylälaidassa erityisen Ryhmät-valintanauhan. Avaamalla kalenterin näet kaikki ryhmän kokoukset, jotka on aikataulutettu tälle kuukaudelle. Ryhmäkalenterin avaaminen:

  5. Tiedostojen helppo jakaminen kaikille ryhmän jäsenille     Voit ladata helposti jaettuja tiedostoja tai liittää tiedostoja kirjastosta sähköpostiviesteihin. Koska oikeat käyttöoikeudet on jo määritetty ja käytössä kaikilla ryhmän jäsenillä, jaettujen tiedostojen käyttöoikeuksia ei tarvitse hallita. Voit avata ryhmän tiedostotilan ryhmien valintanauhassa seuraavasti:

  6. Voit käyttää tiimin muistikirjaa nopeasti    Muistikirjan avulla voit kerätä tiimin keskustelut, kokoukset, suunnitelmat ja toiminnot yhteen paikkaan. Voit avata ryhmän muistikirjan ryhmien valintanauhassa seuraavasti:

    • Outlook valitse Aloitus >muistikirja.

    • Valitse Outlookin verkkoversiossa Muistikirja.

  7. Etsi etsimistäsi    Etsitkö kaikkia tiettyä aihetta koskevat kokoukset? Haluatko etsiä muistiinpanoja viime viikon ruskeasta säkistä? Ryhmäkeskustelut, kalenteri, tiedostot ja muistikirja ovat haettavissa, ja käyttöoikeudet määritetään automaattisesti, joten kaikki ryhmän jäsenet voivat hakea mitä tahansa haluamiaan.

  8. Sosiaalisen median saaminen tykkääminen ja @mentions    Pidätkö ryhmän jäsenen ideasta? Sano niin. Se on helppoa ja nopeaa (ja voit sanoa hyvästit vanhalle "+1") Haluatko kiinnittää jonkun huomion? Käytä @mention sähköpostiviestissä, ja viesti lähetetään ryhmän jäsenen Saapuneet-kansioon, jotta hän voi seurata viestejä.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Microsoft Insider-käyttäjille

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kuinka tyytyväinen olet käännöksen laatuun?
Mikä vaikutti kokemukseesi?

Kiitos palautteestasi.

×