Microsoft Word 2010:n tietosuojatietojen liite

Office.com-mallien käyttäminen

Microsoft Officen Backstage-näkymän uusi-välilehden (Valitse Tiedosto -välilehti ja valitse sitten Uusi) voi antaa sinulle ajan tasalla apua Office.com-sivuston tiedostot, jotka perustuvat malleja ladataan. Voit myös Lähetä palautetta mallit ja anna kunkin, jotka olet ladannut mallin numeerinen luokitus.

Kun avaat mallin tai malliin pohjautuvan tiedoston, Word 2010 muodostaa yhteyden Office.com-sivustoon käyttäjän online-ohjeasetusten mukaan. Se lähettää sivustoon kyseisen mallin tunnuksen, käyttämäsi ohjelman ja version tiedot sekä tietokoneesi perustiedot.

Mallin tunnusta käytetään Office.com-sivustosta ladatun tai Word 2010 ‑asennukseen sisältyvän alkuperäisen mallin tunnistamiseen. Tunnus ei toimi tiedoston yksilöllisenä tunnuksena. Kaikilla samaa mallia käyttävillä on sama mallin tunnus.

Linkittäminen kuviin ja muihin tiedostoihin

Jos luot linkin kuvaan, tiedostoon, tietolähteeseen, asiakirjaan tai muuhun kiintolevyn tai palvelimen kohteeseen, kohteen tiedostopolku tallennetaan tiedostoon. Joissakin tilanteissa linkki voi sisältää käyttäjänimen ja tietoja verkon palvelimista. Jos kyseessä on tietoyhteys, voit halutessasi tallentaa käyttäjätunnuksen ja salasanan tietoyhteyslinkkiin.

Kun otat XML-rakenteen käyttöön tiedostossa, luomasi XML-rakenteen tiedostopolku tallennetaan tiedostoon. Joissakin tapauksissa polku voi sisältää käyttäjänimesi.

Tulostaminen

Kun tulostat ja tallennat Word 2010 ‑tiedoston, Word 2010 tallentaa tulostimen polun samaan tiedostoon. Joissakin tilanteissa polku voi sisältää käyttäjänimen tai tietokoneen nimen.

Tiedostotyötilasivustot

Word 2010 -ohjelmalla voit käyttää Microsoft SharePoint Foundation 2010 ‑sivustossa olevaa tiedostotyötilasivustoa. Tiedostotyötilasivusto on jaettu tila, jossa voit käsitellä yhtä tai useaa tiedostoa yhdessä työryhmän muiden jäsenten kanssa.

Kun käytät tiedostotyötilasivustoa, Word 2010 lataa sinua varten joitakin tietoja tiedostotyötilasivustosta. Erittely ohjelman lataamista tiedoista:

• SharePoint Foundation -sivuston nimi

• sivuston URL-osoite tai osoite

• sivuston käyttäjien nimet, sähköpostiosoitteet ja käyttöoikeustasot

• luettelo asiakirjoista, tehtävistä ja muista tiedoista, jotka ovat käytettävissä sivustossa.

Word 2010 tallentaa myös käyttämiesi SharePoint Foundation ‑sivustojen luettelon tietokoneeseen evästeinä. Luettelon avulla voit nopeasti siirtyä aiemmin käyttämiisi sivustoihin. Microsoft ei käytä käyttämiesi sivustojen luetteloa, eikä luetteloa julkaista Internetissä, ellet halua määrittää luetteloa laajemmalti myös muiden käyttöön.

SharePoint Foundation

Microsoft SharePoint Foundation 2010 tarjoaa käyttöösi jaettuja verkkopohjaisia työtilasivustoja, joissa voit käsitellä asiakirjoja tai kokouksia yhdessä muiden käyttäjien kanssa.

Kun käytät SharePoint-sivustoa selaimella tai jollakin Office-ohjelmalla ja sinulla on oikeus luoda sivustoon uusia alisivustoja, sivusto tallentaa tietokoneeseesi evästeitä. Evästeet osoittavat, mitä sivustoja sinulla on oikeus käyttää. Useat Office-ohjelmat käyttävät evästeitä nopeuttamaan siirtymistä aiemmin käyttämääsi sivustoon.

Microsoft ei käytä käyttämiesi sivustojen luetteloa, eikä luetteloa julkaista Internetissä, ellet halua määrittää luetteloa laajemmalti myös muiden käyttöön.

Kun luot uuden verkkosivuston tai luettelon SharePoint Foundationissa tai lisäät tai kutsut käyttäjiä aiemmin luotuun verkkosivustoon tai luetteloon, sivusto tallentaa kaikista henkilöistä, myös sinusta, seuraavat tiedot:

• koko nimi

• sähköpostiosoite

Käyttäjätunnus lisätään jokaiseen osaan, jonka sinä tai joku muu sivuston käyttäjä lisää sivustoon tai jota sinä tai joku muu sivuston käyttäjä muokkaa sivustossa. Kuten kaikkea muutakin SharePoint-sivuston sisältöä käytettäessä, vain järjestelmänvalvojilla ja sivuston jäsenillä on oikeus käyttää näitä tietoja.

Kaikki SharePoint-sivuston osissa on nämä kaksi kenttää: Tekijä ja Muokannut. Tekijä -kenttään täytetään osan ja päivämäärä, kun se on luotu alun perin luoneen henkilön käyttäjänimi. Word 2010-asiakirja ja päivämäärä, jolloin se on viimeksi muokattu viimeksi muokanneen henkilön käyttäjänimi aihe Muokannut -kentässä.

SharePoint-sivustoja isännöivien palvelimien järjestelmänvalvojat voivat käyttää joitakin sivustojen tietoja. Tietojen perusteella luodaan sivuston käyttöanalyyseja ja pyritään parantamaan sivuston käytettävyyttä. Tiedot ovat vain palvelimen järjestelmänvalvojien käytettävissä. Tietoja ei jaeta Microsoftille, ellei Microsoft toimi SharePoint-sivuston isäntänä. Järjestelmänvalvojien käyttämiä tietoja ovat esimerkiksi sellaisten käyttäjien nimet, sähköpostiosoitteet ja käyttöoikeudet, jotka voivat käyttää sivustoa.

Kaikki käyttäjät, joilla on tietyn SharePoint-sivuston käyttöoikeudet, voivat etsiä ja tarkastella sivuston kaikkea sisältöä.

Valvonta

Microsoft SharePoint Foundation 2010 sisältää valvontatoimintoja, joilla järjestelmänvalvoja voi valvoa luotettavasti sitä, kuinka käyttäjät käsittelevät tiettyä sisältöä.

Kun SharePoint Foundation -järjestelmänvalvojat ottavat valvontatoiminnon käyttöön, palvelin tallentaa käyttäjän tekemät toimet automaattisesti SharePoint-sisältötietokantaan. Näitä toimia ovat esimerkiksi tietojen tarkasteleminen, muokkaaminen sekä kuittaaminen sisään ja ulos. Palvelin tallentaa jokaisen kirjatun toimen yhteyteen tiedoston tunnistetietoja, varsinaiset toimet ja käyttäjän SharePoint-tunnuksen. Microsoftille ei lähetetä tietoja näiden tapahtumien yhteydessä.

Tämä toiminto on oletusarvoisesti poissa käytöstä. Vain niiden SharePoint-sivustojen järjestelmänvalvojat voivat käyttää toimintoa, joihin sisältö on tallennettu.

Faksipalvelu

Faksipalvelun avulla voit lähettää fakseja Internetin välityksellä ja järjestää Word 2010 ‑ohjelmalla lähetetyt faksit. Faksipalvelussa tarvitaan Microsoftin ulkopuolista faksipalvelun tarjoajaa, joka käsittelee faksit ja lähettää ne Internetin välityksellä. Microsoft ei kerää tietoja faksipalveluominaisuuden avulla.

Kun rekisteröidyt faksipalvelun käyttäjäksi, faksipalvelun tarjoaja luo rekisteröintipaketin, jonka faksipalvelun tarjoaja ja Word 2010 tallentavat. Paketissa on faksipalvelun tarjoajan verkkosivuston osoite ja tunnussanoma, joka vahvistaa, että voit käyttää faksipalvelun tarjoajan palveluita. Kun lähetät faksin Office-ohjelmasta, rekisteröintipaketti liitetään tiedostoon.

Faksipalvelun avulla voit myös laskea faksin hinnan faksia lähettämättä. Jos haluat laskea faksin hinnan, Word 2010 lähettää rekisteröintitunnuksen, faksin vastaanottajan puhelinnumeron ja faksin sivumäärän faksipalvelun tarjoajalle salatun yhteyden välityksellä. Microsoft ei vastaanota tai tallenna näitä tietoja.

Oheistietopalvelu

Word 2010 mahdollistaa tiettyyn sanaan tai lauseeseen liittyvien tietojen pyytämisen eri sisällöntarjoajilta. Kun suoritat jonkin sanan tai lauseen hakupyynnön, Word 2010 lähettää Internetin välityksellä pyytämäsi tekstin, käyttämäsi ohjelmistotuotteen tiedot, järjestelmäsi aluetiedot ja käyttöoikeustiedot, jotka osoittavat, että sinulla on oikeus tarvittaessa ladata kolmannen osapuolen oheistietoja.

Word 2010 lähettää nämä tiedot Microsoftin tarjoamaan palveluun tai valitsemallesi kolmantena osapuolena toimivalle palveluntarjoajalle. Kyseinen palvelu palauttaa pyytämääsi sanaa tai lausetta koskevia tietoja.

Vastaanottamissasi tiedoissa on usein linkki palvelun verkkosivustossa oleviin lisätietoihin. Jos napsautat linkkiä, toimittaja voi lisätä järjestelmääsi evästeen, jonka avulla se tunnistaa tulevat tapahtumat. Microsoft ei vastaa kolmannen osapuolen verkkosivustojen tai palveluiden tietosuojakäytännöistä. Microsoft ei vastaanota eikä tallenna näitä tietoja, ellei käytetty kyselypalvelu ole Microsoftin omistama.

Voit estää Word 2010:tä tarkistamasta ja asentamasta uusia oheistietopalveluita automaattisesti toimimalla seuraavasti:

1. Valitse Tiedosto-välilehti.

2. Valitse Ohje-valikosta Asetukset.

3. Valitse Valvontakeskus.

4. Valitse Valvontakeskuksen asetukset.

5. Valitse Tietosuoja-asetukset ja poista sitten Salli Oheistiedot-tehtäväruudun etsiä ja asentaa uusia palveluja ‑valintaruudun valinta.

Käännöspalvelu

Word 2010 mahdollistaa tiedoston osan tai koko tiedoston kääntämisen kaksikielisen sanaston avulla tai konekäännöstä käyttämällä. Voit itse valita, miten tiedosto käännetään.

Voit valita tai kirjoita sana tai lause, jonka haluat kääntää tai voit kääntää koko asiakirjan kummassakin tapauksessa valitsemalla sovellettavan käännös Oheistiedot-ruudussa. Voit myös kääntäminen viemällä osoittimen haluamasi käännetyn sanojen asiakirjan vihjeitä-ominaisuus. Asiakirjan vihjeitä-ominaisuus on käytössä oletusarvoisesti. Voit poistaa ominaisuuden valitsemalla Tarkista-välilehden, ja valitsemalla sitten kieli -ryhmässä Käännä .

Jos valitset käännettäväksi sanan tai lauseen, ohjelma etsii sanalle tai lauseelle vastineita kaksikielisestä sanastosta. Ohjelmistossa on valmiina joitakin kaksikielisiä sanastoja, ja muut sanastot ovat käytettävissä Office.com-sivustossa. Jos antamasi sana tai lause ei ole ohjelmiston valmiissa kaksikielisessä sanastossa, sana tai lause lähetetään Microsoftin tai kolmannen osapuolen käännöspalveluun salaamattomassa muodossa.

Jos haluat kääntää koko tiedoston, tiedosto lähetetään salaamattomana Microsoftin tai kolmannen osapuolen käännöspalveluun. Kun tietoja lähetetään Internetin välityksellä salaamattomina, käännettävä sana, lause tai tiedosto voi olla muiden tarkasteltavissa.

Jos haluat käyttää Office.com-sivustossa olevaa sanastoa tai kolmannen osapuolen käännöspalvelua, Word 2010 lähettää Internetin kautta pyytämäsi tekstin, käyttämäsi ohjelmiston tyyppitiedot sekä järjestelmän alue- ja kielitiedot (valitse Tiedosto-välilehti ja Ohje-kohdasta Asetukset sekä sitten Kieli). Jos kyseessä on kolmannen osapuolen käännöspalvelu, Word 2010 voi myös lähettää välimuistiin aiemmin tallennettuja todennustietoja, jotka osoittavat, että olet rekisteröitynyt sivuston käyttäjäksi.

Pikaviestit ja ilmoitukset

Word 2010:n ominaisuudet mahdollistavat pikaviestien lähettämisen itse ohjelmasta ja ilmoitusten vastaanottamisen. Ilmoitukset voivat koskea muiden käyttäjien verkkoyhteyden tilan muuttumista tai jaettuihin tiedostoihin tai työtilasivustoihin tulleita muutoksia.

Koska Word 2010 voi käyttää pikaviestiohjelmaa, käyttäjä voi tarkastella muiden käyttäjien tavoitettavuustietoja ja lähettää viestejä muille käyttäjille. Word 2010:ssä on WWW-ohjausobjekti, joka näyttää pikaviestiohjelman käyttäjien tavoitettavuustiedot verkkosivussa. Sekä Microsoft SharePoint Foundation 2010 ‑sivut että Microsoft SharePoint Server 2010 ‑sivut tukevat tätä ohjausobjektia. Kumpikaan näistä sivutyypeistä ei lähetä tavoitettavuustietoja takaisin WWW-palvelimeen.

Tällä WWW-ohjausobjektilla voi lähettää tavoitettavuustiedot pikaviestiohjelmasta WWW-palvelimeen. Oletusarvon mukaan tavoitettavuustiedot voi lähettää vain intranet-sivustoihin, luotettuihin sivustoihin ja paikallisen tietokoneen sivustoihin.

Uudet tiedostomuodot

Word 2010 käyttää XML-pohjaisia tiedostomuotoja. XML-tiedostomuodot ovat laajennettavia, eli käyttäjät voivat määrittää tiedostoihin omia rakenteita ja tunnisteita. Myös apuohjelma tai muu kolmannen osapuolen luoma koodi voi liittää XML-tiedostomuotoihin metatietoja, joita ei voi tarkastella Word 2010:ssä.

Voit tarkistaa, onko XML-tiedostoon liitetty metatietoja, tarkastelemalla tiedostoa tekstinkatseluohjelmassa.

Kommentit

Jos kommentit tallennetaan tiedostoon, Word 2010 merkitsee oletusarvon mukaan kommenttien alkuun nimikirjaimesi. Nämä tiedot ovat kaikkien sellaisten käyttäjien käytettävissä, joilla on oikeudet käyttää tiedostoasi.

Voit poistaa henkilötietosi kommenteista seuraavasti:

1. Valitse Tiedosto-välilehti.

2. Valitse Tiedot.

3. Valitse Tarkista ongelmien varalta ja valitse sitten Tarkasta asiakirja.

Muutosten jäljittäminen

Kun muutosten jäljittämistoiminto on käytössä ja tiedostoon tehdään muutoksia, käyttäjätunnus ja/tai nimikirjaimet tallennetaan asiakirjaan ja liitetään tekemiisi muutoksiin. Nämä tiedot, mukaan lukien alkuperäinen ja muokattu teksti, ovat kaikkien sellaisten käyttäjien käytettävissä, jotka voivat käyttää tiedostoa.

Kun muutokset hyväksytään tai hylätään, nimesi poistetaan niiden yhteydestä. Voit poistaa henkilötietosi näistä muutosmerkinnöistä seuraavasti: napsauta Tiedosto-välilehteä ja valitse Tiedot, valitse Tarkista ongelmien varalta ja valitse sitten Tarkasta asiakirja.

Tietoja sijainneista, joihin nimesi voidaan tallentaa

Joissain tapauksissa Word 2010 tallentaa nimesi parantaakseen joidenkin ominaisuuksien käyttökokemusta. Nimesi tallennetaan muun muassa seuraaviin sijainteihin:

• Tekijä-kentät

• Tekijän nimi

Voit poistaa nimesi näistä kentistä ja ominaisuuksista seuraavasti: napsauta Tiedosto-välilehteä ja valitse Tiedot, valitse Tarkista ongelmien varalta ja valitse sitten Tarkasta asiakirja.

Muiden yritysten luomat Microsoft Office ‑ratkaisut voivat myös lisätä nimesi tai muita henkilötietoja tiedostoosi liittyviin mukautettuihin ominaisuuksiin.

Jos käytät Microsoft Officen WWW-ohjausobjektia, Microsoft Office Excel Data Accessia, DataCalcia tai muuta toimintoa, joka voi muodostaa yhteyden suoraan toiseen tietolähteeseen, valtuutustietosi (käyttäjätunnus ja salasana) voidaan tallentaa tiedostoon. Näiden valtuutustietojen muuttaminen tai poistaminen edellyttää, että yhteyden ominaisuuksia muutetaan oikealla tavalla.

Muut piilotetut tiedot ja metatiedot

Oletusarvon mukaan jokaisella tiedostolla, joka on tallennettu Word 2010 ‑ohjelmalla, on tietyt ominaisuudet. Näitä ominaisuuksia ovat esimerkiksi seuraavat:

• Tekijä

• Vastuuhenkilö

• Yritys

• Viimeksi tallentanut

• asiakirjan tarkastajien nimet.

Tiedostoon voidaan tallentaa myös muita ominaisuuksia sen mukaan, mitä toimintoja tai kolmansien osapuolten ratkaisuja käytetään. Jos tiedosto kuuluu esimerkiksi tiedostotyökulkuun, tiedostoon tallennetaan myös muita työnkulkua seuraavia tiedosto-ominaisuuksia.

Nämä tiedot ovat kaikkien sellaisten käyttäjien käytettävissä, joilla on oikeudet käyttää tiedostoasi.

Voit poistaa nimesi näistä ominaisuuksista seuraavasti: napsauta Tiedosto-välilehteä ja valitse Tiedot, valitse Tarkista ongelmien varalta ja valitse sitten Tarkasta asiakirja.

Tarkasta asiakirja ‑toiminnolla voi myös poistaa muita tietoja, jotka eivät välttämättä ole käytettävissä kaikissa näkymissä. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi kommentit ja muokkausmerkinnät. Microsoft suosittelee, että Tarkasta asiakirja ‑toimintoa käytetään tiedostoissa, jotka on tarkoitus asettaa julkisesti saataville.

Microsoft Office ‑objektimallilla voi myös lisätä piilotettuja tietoja ja metatietoja Microsoft Office ‑tiedostoihin. Voit esimerkiksi määrittää kuvat näkymättömiksi Microsoft Office ‑objektimallissa. Silloin ne eivät näy, kun tiedosto avataan, mutta ne tallentuvat tiedoston mukana mahdollista myöhempää käyttöä varten.

Yhdistämistarkkuus

Yhdistämistarkkuuden parantamiseksi Word 2010 lisää tiedostoon satunnaisen kymmennumeroisen luvun. Tämän satunnaisluvun avulla voidaan saada selville yhdistämistoiminnolla tehtyjen muutosten järjestys. Voit halutessasi poistaa tämän satunnaisen kymmennumeroisen luvun tekemällä seuraavat toimet:

1. Valitse Tiedosto-välilehti.

2. Valitse Ohje-valikosta Asetukset.

3. Valitse Valvontakeskus.

4. Valitse Valvontakeskuksen asetukset.

5. Valitse Tietosuoja-asetukset ja poista sitten Asiakirjakohtaiset asetukset -kohdassa Tallenna satunnaisluku yhdistämisen tarkkuuden parantamiseksi -valintaruudun valinta.

Makrojen nauhoittaminen

Makrojen tallentaminen tarkoittaa toimintosarjan tallentamista myöhempää toistoa varten. Jos tallennat makron, käyttäjänimesi tallentuu makron luonnin yhteydessä kommenttina makrokoodiin. Voit poistaa käyttäjänimesi näistä kahdesta paikasta manuaalisesti.

Digitaaliset allekirjoitukset

Digitaalinen allekirjoitus on lisätoiminto, jonka avulla voit todentaa tiedoston lähettäneen käyttäjän henkilöllisyyden. Digitaalinen allekirjoitus on yksilöllinen, salaustekniikalla suojattu arvo allekirjoitettavan tiedoston tiedoissa. Kun digitaalisesti allekirjoitettu tiedosto lähetetään, allekirjoitus lähetetään vastaanottajalle esityksen tietojen ja (lähettäjän) luotetun digitaalisen varmenteen kanssa. Digitaalisia varmenteita myöntävät VeriSign ja muut varmenteiden myöntäjät. Digitaalisissa varmenteissa on lähettäjän todennustiedot, ja niissä vahvistetaan, että tiedoston alkuperäiseen sisältöön ei ole tehty luvattomia muutoksia. Word saattaa muodostaa automaattisesti yhteyden varmenteen myöntäjään digitaalisen allekirjoituksen tarkistamiseksi.

Kun allekirjoitat tiedoston, näkyviin tulee valintaikkuna, jossa on digitaaliseen allekirjoitukseen sisällytettävät tiedot. Näitä tietoja ovat esimerkiksi järjestelmän päivämäärä ja kellonaika, käyttöjärjestelmän versionumero, Microsoft Office -versionumero ja Word-versionumero.

Sisältöoikeuksien hallinta

Sisältöoikeuksien hallinnan (IRM, Information Rights Management) avulla tietyille käyttäjille ja ryhmille voi myöntää asiakirjan käyttö- ja muokkausoikeuksia. Vaikka sisältöoikeuksien hallinta onkin samankaltainen toiminto kuin asiakirjan suojaaminen, kyseessä on kaksi eri ominaisuutta. Sisältöoikeuksien hallinta mahdollistaa yksittäisten toimintojen käyttöoikeuksien asiakirjakohtaisen määrittämisen. Tällaisia toimia ovat esimerkiksi asiakirjan tulostaminen tai lähettäminen edelleen sekä asiakirjan lukeminen tai muokkaaminen.

Kun tiedosto tallennetaan ja sisältöoikeuksien hallinta on käytössä, Word 2010 tallentaa tiedostoon sellaisten käyttäjien luettelon, joilla on oikeuksia tiedostoon, sekä tiedot käyttäjien käyttöoikeuksien laadusta. Nämä tiedot tallennetaan salatussa muodossa, joten vain tiedostojen omistajat voivat tarkastella tietoja.

Tiedostoissa, joissa sisältöoikeuksien hallinta on otettu käyttöön, on myös eräänlaisia sisältökäyttöoikeuksia. Sisältökäyttöoikeuteen kuuluvat sähköpostiosoite sekä käyttöoikeus- ja todennustiedot. Kun joku yrittää avata tiedoston, jossa sisältöoikeuksien hallinta on otettu käyttöön, Word 2010 vertaa tiedostoon tallennettuja sisältökäyttöoikeuksia käyttäjän tietoihin. Jos käyttäjä ei ole avannut tiedostoa aiemmin, Word 2010 muodostaa yhteyden IRM-palvelimeen, varmistaa käyttäjän henkilöllisyyden, lataa käyttäjälle uuden sisältökäyttöoikeuden (jos tarvittavat oikeudet on myönnetty käyttäjälle) ja tallentaa sisältökäyttöoikeudet tiedostoon.

Tiedostojen omistajat voivat halutessaan estää sisältökäyttöoikeuksien tallentamisen tiedostoon. Jos sisältökäyttöoikeutta ei tallenneta tiedostoon, Word 2010 -ohjelman on muodostettava yhteys IRM-palvelimeen aina, kun tiedosto avataan. Jos Word 2010 ei ole verkkoyhteydessä tai ei voi muodostaa yhteyttä IRM-palvelimeen, tiedostoa ei voi avata.

Asiakirjan suojaaminen

Tiedoston suojaamistoiminto mahdollistaa Word 2010 ‑tiedoston suojaamisen monella tavalla, kuten antamalla vain tietyille käyttäjille oikeuden muokata tai lukea tiedostoa tai lisätä siihen kommentteja.

Kun käytät tiedoston suojausta, ohjelma pyytää sinua kirjoittamaan käyttäjätunnukset Word 2010 -tiedostoon. Kyseiset käyttäjätunnukset voivat olla Windows NT -toimialuetilien muodossa (esimerkiksi TOIMIALUE\käyttäjänimi) tai Windows Live ID ‑sähköpostiosoitteita (esimerkiksi joku@example.com). Nämä käyttäjätunnukset tallennetaan aina, kun annat käyttäjille oikeuden lukea tekstiä tai tehdä siihen muutoksia.

Word 2010 ‑tiedoston voi kuitenkin suojata myös ilman salasanaa. Jos suojaat tiedoston käyttämättä salasanaa, kaikki tiedostoa tarkastelevat näkevät niiden käyttäjien käyttäjätunnukset, joille on myönnetty tiedoston käyttöoikeudet. Jos tiedosto tallennetaan XML- tai HTML-muodossa, käyttäjätunnukset ovat myös kaikkien tiedostoa lukevien tarkasteltavissa.

Jos haluat estää käyttäjätunnusten näkymisen, voit tallentaa tiedoston varustettuna salasanalla tai sisältöoikeuksien hallinnalla (IRM). Käyttäjätunnukset näkyvät sinun lisäksesi vain käyttäjille, joilla on tarvittavat käyttöoikeudet.

Office-tiedostojen tarkistamisvirheet

Kun avaat tiettyjen aiempien Word-versioiden tiedostoja Microsoft Officessa, Office-tiedostojen tarkistamistoiminto tarkistaa, vastaako tiedoston rakenne kyseisen tiedostomuodon Microsoft-määritystä. Jos tiedosto ei läpäise tarkistamista, Microsoft Office avaa sen Suojatussa näkymässä.

Kopioi ongelmallinen tiedosto, joka ei onnistu Office-tiedostojen tarkistaminen tallennetaan tietokoneessa sen jälkeen, kun suljet Wordin. Microsoftin Virheiden raportoiminen säännöllisesti pyytää sinua päätät kopion näiden tiedostojen lähettäminen Microsoftille. Lisätietoja Microsoftin virheraportointiin, mukaan lukien tietosuojalausunto on Microsoftin virheiden Raportointipalvelu tietosuojatiedot.

Officen automaattiset muokkausmerkinnät

Word 2010 tallentaa automaattisesti kopioita tiedoston muokkaamisen aikana. Tämä auttaa palauttamaan tiedoston tiedot, jos vahingossa suljet tiedoston tallentamatta tekemiäsi muutoksia. Jos et halua, että tiedostoista tallentuu automaattisesti kopioita, toimi seuraavasti:

1. Valitse Tiedosto-välilehti.

2. Valitse Ohje-valikosta Asetukset.

3. Valitse Tallenna.

4. Poista Tallenna tiedostot -kohdasta Säilytä viimeisin automaattisesti palautettu tiedosto, jos suljen tallentamatta ‑valintaruudun valinta.

Voit käyttää ja poistaa aiemmin tallennettujen asiakirjojen viimeisen tallennetut versiot valitsemalla Tiedosto -välilehti, valitsemalla tiedotja valitsemalla versiot-kohdasta haluamasi asiakirja. Voit avata ja poistaa viimeksi automaattisesti tallennetut versiot uusien asiakirjojen valitsemalla Tiedosto -välilehti, tiedot, Hallita versiotja valitsemalla Palauta tallentamattomat tiedostot. Word 2010: n poistaa automaattisesti tallennetut tiedostot säännöllisesti, jos et Avaa ja käytä niitä. Lisätietoja on artikkelissa Office-tiedostojen palauttaminen.

Sivun alkuun