Microsoft Office Excelissä on paljon ominaisuuksia, jotka helpottavat tietojen hallintaa ja analysointia. Jotta ominaisuuksia voidaan käyttää tehokkaasti, tiedot kannattaa järjestää ja muotoilla laskentataulukkoon seuraavien ohjeiden mukaisesti.
Tämän artikkelin sisältö
Tietojen järjestelyohjeet
Sijoita samankaltaiset osat samaan sarakkeeseen Järjestä tiedot siten, että kaikilla riveillä on samankaltaiset kohteet samassa sarakkeessa.
Pidä tietoalueen erillään Jätä ainakin yksi tyhjä sarake ja yksi tyhjä rivi aiheeseen liittyvän tietoalueen ja muiden tietojen väliin laskentataulukossa. Excel tunnistaa ne helpommin ja osaa valita alueen, kun tietoja lajitellaan, suodatetaan tai automaattisia välisummia lisätään.
Aseta tärkeät tiedot alueen ylä- tai alapuolelle Vältä tärkeiden tietojen sijoittamista alueen vasemmalle tai oikealle puolelle, sillä tiedot saatetaan piilottaa, kun suodatat alueen.
Vältä tyhjiä rivejä ja sarakkeita alueessa Vältä tyhjien rivien ja sarakkeiden lisäämistä tietoalueeseen. Tällä tavalla varmistat, että Excel tunnistaa helpommin aiheeseen liittyvän tietoalueen ja osaa valita sen.
Näytä kaikki alueen rivit ja sarakkeet Varmista, että kaikki piilotetut rivit tai sarakkeet näkyvät ennen kuin muokkaat tietoaluetta. Kun alueen rivit ja sarakkeet eivät ole näkyvissä, tiedot saatetaan poistaa vahingossa. Lisätietoja on artikkelissa Rivien ja sarakkeiden piilottaminen tai näyttäminen.
Tietojen muotoiluohjeet
Käytä sarakeotsikoita tietojen yksilöimiseen Luo sarakeotsikot tietoalueen ensimmäiselle riville käyttämällä tiedoissa erilaista muotoilua. Excel voi käyttää otsikoita raporttien luomiseen sekä tietojen etsimiseen ja järjestämiseen. Käyttää sarakeotsikoissa fonttia, tasausta, muotoilua, kuviota, reunaa tai kirjainkokotyyliä, joka poikkeaa alueen tiedoissa käytettävästä muotoilusta. Muotoile solut tekstiksi ennen kuin kirjoitat sarakeotsikot. Lisätietoja on artikkelissa Laskentataulukon muotoilemistavat.
Erota tiedot toisista solujen reunoilla Kun haluat erottaa otsikot tiedoista, lisää rivejä otsikoiden alle käyttämällä solujen reunoja tyhjien rivien tai katkoviivojen sijasta. Lisätietoja on artikkelissa Laskentataulukon solujen reunaviivojen käyttäminen tai poistaminen.
Vältä virheitä välttämällä solun alussa tai lopussa olevia välilyöntejä Vältä välilyöntien lisäämistä solun alkuun tai loppuun tietojen sisentämistä varten. Ylimääräiset välilyönnit voivat vaikuttaa lajittelemiseen, hakuun ja solussa käytettyyn muotoiluun. Sisennä tiedot välilyöntien kirjoittamisen sijaan käyttämällä solussa Suurenna sisennystä -komentoa. Lisätietoja on artikkelissa Tietojen siirtäminen solussa.
Laajenna tietojen muotoilua ja kaavoja Kun lisäät uusia tietorivejä tietoalueen loppuun, Excel laajentaa muotoilun ja kaavat yhdenmukaisiksi. Kolmessa viidestä edeltävästä solusta on käytettävä samaa muotoilua, jotta muotoilu laajennetaan. Kaikkien edeltävien kaavojen on oltava yhdenmukaisia, jotta kaava laajennetaan. Lisätietoja on ohjeaiheessa Laskentataulukon solujen täyttäminen automaattisesti.
Excel-taulukkomuodon käyttäminen toisiinsa liittyvien tietojen kanssa Voit muuttaa laskentataulukon yhtenäisen solualueen Excel-taulukoksi. Taulukon määrittämiä tietoja voidaan käsitellä erillään taulukon ulkopuolisista tiedoista, ja voit käyttää tiettyjä taulukon ominaisuuksia taulukon tietojen nopeaan lajitteluun, suodattamiseen, summaan tai laskemiseen. Voit myös käyttää taulukko-ominaisuutta toisiinsa liittyvien tietojen lokeroimiseen järjestämällä nämä tiedot useaan taulukkoon yhdessä laskentataulukossa. Lisätietoja on artikkelissa Excel-taulukoiden yleiskatsaus.
